10 августа 2012 г. состоялось заседание коллегии комитета " О состоянии и мерах совершенствования работы комитета и областных архивных учреждений по предоставлению государственных услуг и реализации задач по организации системы межведомственного взаимодействия».
РЕШЕНИЕ
коллегии комитета по управлению
архивным делом Ростовской области
10 августа 2012 года
О состоянии и мерах совершенствования
работы комитета и областных архивных учреждений
по предоставлению государственных услуг
и реализации задач по организации системы
межведомственного взаимодействия
Рассмотрев итоги работы, коллегия комитета отмечает, что архивными учреждениями Ростовской области проведена определенная работа по выполнению Федерального закона от 27 июля 2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», внедрению в практику работы современных требований к предоставлению государственных услуг и организации системы межведомственного взаимодействия в процессе информационного обеспечения организаций и граждан.
В ходе реализации Областной долгосрочной целевой программы «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Ростовской области на 2010-2014гг.» комитет и подведомственные ему архивные учреждения продолжили работу по формированию технической инфраструктуры архивов, переводу документов в электронный формат и предоставлению государственных услуг в режиме удаленного доступа.
В основном закончена работа по обеспечению главного условия информатизации областной архивной отрасли – формированию современного компьютерного парка архивных учреждений. На сегодняшний день компьютерным оборудованием оснащены все государственные архивы, 98 % муниципальных архивов администраций городских округов и муниципальных районов и 84 процента архивов документов по личному составу.
Обеспечен доступ к сети Интернет во всех государственных, 22 муниципальных архивах и 12 архивах документов по личному составу.
В комитете и подведомственных ему государственных архивах созданы и поддерживаются Интернет-сайты, содержащие подробную информацию о системе областных и муниципальных архивов, формах предоставления государственных услуг, местах хранения архивных документов и обеспечивающие возможность приема обращений граждан в электронном виде.
Государственным архивом Ростовской области и его Таганрогским филиалом проводится успешно работа по внедрению и эксплуатации программной системы «Комплекс-Архив», позволяющей в едином массиве вести поиск документов по любой теме. Начата разработка электронных архивов ЦДНИРО и ЦХАД.
В государственных и муниципальных архивах ведутся компьютерные базы «Учет и исполнение запросов», которые позволяют оперативно производить поиск по фамилии и адресу заявителя, теме запроса, видеть статистическую картину по исполнению запросов.
В Реестр государственных услуг Ростовской области включены государственные услуги комитета и подведомственных ему государственных архивных учреждений:
- организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства;
- информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
- организация рассекречивания сведений, составляющих государственную тайну, в том числе по запросам граждан, организаций и органов государственной власти Российской Федерации;
- организация работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций;
- обслуживание пользователей в читальных залах государственными архивными учреждениями Ростовской области.
В настоящее время комитет и подведомственные ему государственные архивные учреждения продолжают работать по реализации требований Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
Вместе с тем, наряду с положительными результатами в работе архивных учреждений сохраняются отдельные недостатки.
До настоящего времени в муниципальных архивах г. Зверево, а также в архивах документов по личному составу: Азовского, Мартыновского, Ремонтненского районов не решен вопрос замены устаревших компьютеров на современные, позволяющие внедрить в практику работы 4-ю версию БД «Архивный фонд». Отсутствует компьютерное оборудование в архивах документов по личному составу г. Гуково, Волгодонского, Егорлыкского районов.
Не обеспечен доступ к сети Интернет в 57 % муниципальных архивов и 75 % архивов документов по личному составу.
В муниципальных архивах отсутствует необходимое оборудование для оцифровки и перевода в электронный вид научно-справочного аппарата и единиц хранения.
Перечисленные проблемы замедляют темпы проведения мероприятий по предоставлению государственных услуг и организации системы межведомственного взаимодействия.
Коллегия решила:
- Комитету по управлению архивным делом Ростовской области:
1.1. Продолжить работу по развитию и совершенствованию информационно-телекоммуникационных систем, их внедрению в практику работы государственных и муниципальных архивов. С этой целью усилить контроль за ходом работы по информатизации архивных учреждений и устранением имеющихся недостатков. Не реже одного раза в полугодие осуществлять сбор и обобщение информации по данной проблеме. Сводную информацию направлять в органы местного самоуправления и государственные архивные учреждения.
1.2. Организовать в пределах своей компетенции реализацию Плана перехода на предоставление в электронном виде государственных услуг. Ежемесячно проводить анализ хода реализации Плана перехода на предоставление в электронном виде государственных услуг.
1.3. Ежегодно проводить проверки полноты и качества предоставления архивами государственных услуг в соответствие с административными регламентами по предоставлению государственных услуг.
1.4. Ежеквартально проводить мониторинг удовлетворенности полнотой и качеством государственных услуг.
1.5. Организовать ежедневный мониторинг фактов нарушений законодательства в части сроков и качества предоставления государственных услуг.
1.6. Принять меры по организации финансирования оцифровки описей и дел за счет средств Федеральной долгосрочной целевой программы «Культура России».
1.7. Осуществить мероприятия по дальнейшему совершенствованию организационно-штатной структуры государственных архивов, созданию подразделений информационных технологий комитета и подведомственных ему государственных архивных учреждений путем получения дополнительных штатных единиц.
2. Директорам государственных казенных архивных учреждений:
2.1. В связи с выделением средств в рамках Областной долгосрочной целевой программы «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Ростовской области на 2010-2014 годы» обеспечить выполнение задач по дальнейшему приобретению необходимого оборудования.
2.2. Запланировать и осуществлять мероприятия по началу массовой оцифровки научно-справочного аппарата и архивных документов.
2.3. Организовать доступ пользователей в читальных залах к описям в электронном формате.
3. Руководителям архивных учреждений городских округов и муниципальных районов:
3.1. Считать ведение системы автоматизированного государственного учета документов и автоматизированного научно-справочного аппарата приоритетным направлением своей деятельности.
3.2. Активизировать работу по разработке и внедрению в практику работы тематических баз данных.
4. Рекомендовать главам городских округов и муниципальных районов области:
4.1. Принять меры по оснащению муниципальных архивов сканерным оборудованием, цифровыми фотокамерами, необходимыми для перевода архивных документов в электронный вид.
4.2. Обеспечить создание Интернет – страниц муниципальных архивов на сайтах администраций городских округов и муниципальных районов, организовать доступ в сеть Интернет муниципальных архивов.
4.3. Главам городских округов и муниципальных районов: г.Гуково, г.Зверево, Азовского, Волгодонского, Егорлыкского, Мартыновского, Ремонтненского решить вопрос приобретения или замены устаревших компьютеров на современные для возможности внедрения 4-й версии базы данных «Архивный фонд».
5. Контроль за выполнением настоящего решения коллегии возложить на заместителя председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области Хорькова С.Г.