Выступление Белоконь В. В.

АКТУАЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ
И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ НА ОСНОВЕ
ВНЕДРЕНИЯ НОВЕЙШИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

В соответствии со Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, указаниями Федерального архивного агентства и Правительства Ставропольского края архивной службой края в целях совершенствования деятельности в приоритетном порядке реализуется комплекс мероприятий, направленных на практическое решение вопросов применения современных информационных технологий.

Повышению эффективности работы архивов способствует автоматизация процессов по описанию, учету и сохранности документов, развитию научно-справочного аппарата, предоставлению услуг.

При этом особое внимание уделяется созданию единой информационно-поисковой системы к архивным документам на базе отраслевого программного комплекса «Архивный фонд». В целом по краю в настоящее время в учетную базу данных внесено 13,5 тысяч фондов или 78 %. Следует отметить, что государственными архивами осуществляется автоматизированный учет всех хранящихся в них фондов. Муниципальными архивами планируется включить сведения обо всех фондах к концу текущего года.

В рамках формирования Электронного архива Ставропольского края в приоритетном порядке проводится работа по переводу в электронный вид описей и наиболее востребованных архивных документов. В настоящее время в электронные описи внесено практически 295 тысяч ед. хр., что составляет 10 % документов, хранящихся в архивах; переведено на электронные носители около 9 тысяч ед. хр. документов (главным образом, это наиболее востребованные распорядительные документы органов государственной власти и местного самоуправления). Электронные образы документов включены в соответствующий раздел базы данных «Архивный фонд» и используются в ходе поиска необходимых сведений. Для обеспечения единых подходов и высокого качества работ для муниципальных архивов подготовлено электронное методическое пособие по проведению оцифровки документов. В соответствии с Планом мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Ставропольском крае к концу 2015 года планируется оцифровать описи не менее чем на 20 % документов, хранящихся в архивах, и перевести в электронный вид 1,5 % архивных документов.

Приоритетным направлением в деятельности архивов является также развитие научно-справочного аппарата к документальным фондам. Созданы и активно используются социально значимые автоматизированные базы данных: «Краевой каталог сведений о местонахождении документов по личному составу», «Ветераны труда», «Нормативно-распорядительные документы органов управления города Ставрополя» и др. Наряду с увеличением количества баз данных одновременно отмечается и рост их информационного объема - в сравнении с 2007 годом отчетные показатели увеличились в 2 раза. В настоящее время ведется 17 баз данных, включающих 534 тысячи записей.

Повышению эффективности информационного взаимодействия с населением, предоставлению архивных документов в сети Интернет способствовала модернизация в 2010 году сайта комитета по делам архивов (www.stavkomarchiv.ru), в ходе которой не только усовершенствована его структура с целью обеспечения быстрого поиска сведений, но и введены новые разделы: «Обращения граждан», «Государственные услуги и функции», «Помощь» и ряд других.

Наряду с этим созданы сайты краевых государственных архивов. Имеются страницы архивных отделов на всех сайтах администраций муниципальных районов и городских округов. В сети Интернет размещена основная информация о составе хранящихся в архивах документов, предоставляемых услугах, электронные формы заявлений и другие сведения.

Это особенно важно в условиях стабильно высокого количества обращений граждан и организаций: в 2010 году в архивы Ставропольского края обратилось свыше 107,5 тысяч человек, что на 3 тысячи пользователей больше чем в 2009 году. Одновременно развивается интерактивное взаимодействие с пользователями сети Интернет: только в минувшем году рассмотрено более 280 Интернет-обращений, что в 3 раза превышает отчетный показатель 2009 года. С начала текущего года исполнено 249 электронных запросов.

При этом Интернет-обращения поступают как на сайты, так и по электронной почте. Рассматриваются они в течение двух - трех дней и электронной почтой направляются уведомления о приеме запросов к рассмотрению или пересылке по месту хранения соответствующих документов. Таким образом реализуется принцип «одного окна», исключающий необходимость обращения граждан в другие архивы.

В целях улучшения информирования населения принимаются меры по дальнейшему развитию архивных сайтов и страниц архивных отделов, в том числе прорабатываются вопросы не только оперативного внесения изменений, но и расширения информации о деятельности архивной службы, обеспечения доступа пользователей Интернет к справочному аппарату и электронным образам документов. Уже сейчас на сайтах краевых государственных архивов можно ознакомиться с архивными документами периода Великой Отечественной войны, о жизни и деятельности нашего земляка писателя И.Д.Сургучева, педагога-просветителя Я.М.Неверова и др.

В 2011-2012 годах планируется оборудование читальных залов краевых государственных архивов компьютерным оборудованием и программным обеспечением для доступа пользователей к созданным базам данных и сети Интернет.

Для предоставления наиболее востребованных населением услуг в электронном виде обеспечено подключение к Сводному реестру государственных и муниципальных услуг, а также уточнен перечень услуг в области архивного дела, который размещен на Едином портале государственных и муниципальных услуг. В данный перечень включены государственные услуги по информационному обеспечению граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Ставропольского края и других архивных документов, а также по выдаче копий документов Архивного фонда Ставропольского края, подтверждающих право на владение землей.

В целях повышения качества и сокращения сроков рассмотрения обращений граждан комитетом по делам архивов и краевыми государственными архивами заключено соглашение с отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Ставропольскому краю об информационном обмене, в том числе в электронном виде. Проводится работа по подготовке аналогичных соглашений администрациями муниципальных районов и городских округов. Одновременно принимаются меры, чтобы с июля текущего года обеспечить обмен электронными документами также с управлением Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, нотариальной палатой, другими организациями и предоставление архивных справок, копий и выписок в электронном виде. Для обеспечения электронного взаимодействия государственными и муниципальными архивами в приоритетном порядке решаются вопросы приобретения и установки соответствующего программного обеспечения, каналов связи, средств защиты информации с функциями электронной цифровой подписи, определению ViPNet-коор-динаторов.

Таким образом развивается и модернизируется электронная и сетевая инфраструктура. Сегодня компьютерный парк архивной службы Ставропольского края насчитывает 268 автоматизированных рабочих мест (на 1 персональный компьютер приходится один штатный сотрудник). Локальные вычислительные сети действуют в краевых государственных архивах и 65 % муниципальных архивов. К концу текущего года планируется создание ЛВС и в остальных 35 % муниципальных архивов.

Всесторонне и взвешенно прорабатываются вопросы оснащения архивов новейшим специализированным оборудованием, в том числе сканерами с высокой степенью разрешения, электронными архивохранилищами и другим необходимым оборудованием. Решающее значение в достижении поставленных задач имеет поддержка Правительства Ставропольского края. На реализацию данных мероприятий в 2011 году Правительством края выделено государственным архивам 5 млн. руб. Для развития и модернизации материально-технической базы муниципальных архивов привлекаются как муниципальные средства, так и субвенции, выделяемые из краевого бюджета в соответствии с Законом Ставропольского края «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края».

В условиях опережающего развития информационных технологий повышенное внимание уделяется обеспечению непрерывного обучения специалистов. Наиболее значимые вопросы регулярно рассматриваются коллегией комитета по делам архивов. В целях обеспечения единых отраслевых подходов практические вопросы организации и проведения работ по внедрению современных информационных технологий обсуждаются на совещаниях-семинарах, которые проводятся не менее 3 раз в год. Например, в 2010- 2011 годах рассмотрены вопросы предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде, ведения базы данных «Архивный фонд», развития информационно-поисковых систем, автоматизации деятельности архивов в ходе внедрения межведомственного электронного документооборота и др. Совершенствуются также формы обучения: наряду с лекциями организуются тренинги, деловые игры, тестирование.

Реализуемый архивной службой Ставропольского края указанный комплекс мер способствуют не только повышению эффективности деятельности архивов, но обеспечивает качественно новый уровень работ по описанию, учету и использованию архивных документов, развитию автоматизированных поисковых систем и расширению доступа пользователей к архивным информационным ресурсам.

В целях оптимизации работ предлагается:

ускорить подготовку и утверждение на федеральном уровне нормативных правовых актов, определяющих вопросы работы с электронными документами и формирования электронных архивов;

в целях повышения квалификации архивных работников и обмена передовым опытом по вопросам внедрения современных информационных технологий обеспечить проведение кустовых совещаний-семинаров на базе Научно-методического совета.