УТВЕРЖДЕН
Приказом комитета по управлению
архивным делом Администрации
Ростовской области
от 07.06.2011 № 34

 

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
по исполнению комитетом по управлению архивным делом
 Ростовской области государственной функции
осуществления контроля за соблюдением архивного
законодательства Российской Федерации в Ростовской области
 

1. Общие положения

 

Предмет регулирования административного регламента

 

         1. Предметом регулирования административного регламента комитета по управлению архивным делом  Ростовской области (далее – комитет) является осуществление контроля за соблюдением архивного законодательства в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, отнесенных к Архивному фонду Ростовской области.
         Регламент устанавливает порядок и формы проведения проверок при осуществлении государственного контроля в организациях, определяет документы, на основании которых проводятся проверки, а также оформляются их результаты, сроки и последовательность действий административных процедур при исполнении государственной функции.
         2. Государственный контроль состояния хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Ростовской области проводится в соответствии с полномочиями комитета в отношении:
         - государственных архивных учреждений Ростовской области;
         - органов государственной власти и иных государственных органов Ростовской области;
         - государственных предприятий и государственных учреждений Ростовской области;
         - городских округов и муниципальных районов в части исполнения переданных им государственных полномочий Ростовской области по хранению, комплектованию, учету и использованию документов, относящихся к государственной собственности Ростовской области;
         - территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, расположенных на территории Ростовской области,  заключивших с комитетом и подведомственными ему государственными архивными учреждениями, договоры о сотрудничестве в сфере архивного дела;
         - организаций и граждан, находящихся на территории Ростовской области, заключивших с комитетом и подведомственным ему государственными архивными учреждениями договоры о сотрудничестве в сфере архивного дела.
         3. Государственная функция исполняется государственными гражданскими служащими – должностными лицами комитета, в необходимых случаях с привлечением других работников государственных и муниципальных архивных учреждений Ростовской области.
         4. Результатом исполнения государственной функции является нормативное обеспечение сохранности архивных документов в соответствии с едиными правилами и порядком, установленными действующим законодательством Российской Федерации и Ростовской области, а также выявление и пресечение, предупреждение и профилактика нарушений законодательства в сфере архивного дела.
        
Требования к порядку информирования о предоставлении
государственной услуги
         5. Местонахождение комитета: 344006, г. Ростов-на-Дону, пр. Ворошиловский, 28.
         Электронный адрес комитета: cuadaro@mail.ru
         Телефон (факс) приемной председателя комитета – 244-09-83;
         Телефоны отдела организационно-методической и научной работы (863-2) 262-29-45 (Факс), 262-07-27, 244-09-84.
         6. График работы комитета: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13.45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы комитета сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
         7. Информация по процедурам выполнения государственной функции предоставляется:
         по   письменным запросам;
         по телефону;
         по электронной почте;
         при личном обращении граждан;
         на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro. donland.ru.
         8. По письменным запросам по процедуре выполнения государственной функции ответ направляется Заявителю в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации запроса, по почте.
         9. Должностные лица комитета, принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей, обязаны дать необходимую информацию по вопросам организации исполнения государственной функции непосредственно в момент обращения. На личном приеме Заявитель обязан предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
         10. Прием граждан проводится в рабочие дни недели вторник – четверг с 9-00 до 17-00, пятница с 9-00 до 16-00, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45.
         11. По электронной почте по процедурам выполнения государственной функции ответ направляется на электронный адрес Заявителя в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации поступления запроса.
 
П. Стандарт предоставления государственной услуги
        
         Наименование государственной услуги
         12. Административный регламент (далее – Регламент) комитета по управлению архивным делом Ростовской области по исполнению государственной функции осуществления контроля за соблюдением архивного законодательства Российской Федерации в Ростовской области.
 
Сроки исполнения государственной функции
 
         13. Плановая проверка проводится не чаще чем один раз в три года.
         Срок проведения каждой из проверок, предусмотренных настоящим Регламентом, не может превышать двадцати рабочих дней.
         14. В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения сложных и (или) длительных исследований, специальных экспертиз и расследований на основании мотивированных предложений должностных лиц. проводящих выездную плановую проверку, срок проведения выездной плановой проверки может быть продлен председателем комитета не более чем на двадцать рабочих дней.
        
Перечень нормативных правовых актов, непосредственно
регулирующих исполнение государственной функции
 
         15. Предоставление государственной функции осуществляется в соответствии с:
         - Гражданским кодексом Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 г.  № 51-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994);
         - Гражданским кодексом Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 г. № 14-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996);
         - Федеральным законом от  26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008);
         - Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации. Издательство «Юридическая литература», 2004);
         - Областным законом от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области». (Газета «Наше время» от 21 марта 2007 г. №№ 89-90 918151-18152);
         - Положением о комитете по управлению архивным делом  Ростовской области, утвержденного постановлением Администрации Ростовской области от 19.04.2006 № 141. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте Комитета).
         - Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. Издательство «Юридическая литература» от 14 мая 2007 г. № 20, регистрационный номер 9059).
 
Ш. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их выполнения
 
         16. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры комитета:
         - организация исполнения государственной функции и подготовка к проведению проверок;
         - организация и проведение проверки;
         - оформление результатов проверок;
         - контроль за исполнением выданных рекомендаций и принятия мер по результатам проверки;
         - организация учета документации по контролю.
         17. Организация и проведение проверок осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации и настоящим регламентом.
         18. В настоящем Регламенте под проверкой понимается совокупность мероприятий по контролю, проводимых уполномоченными должностными лицами комитета в рамках осуществления предусмотренной законодательством Российской Федерации государственной функции для оценки соблюдения юридическим  лицом обязательных требований.
         19. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.
         10. Плановые проверки проводятся на основании ежегодного плана комитета, утверждаемого председателем комитета.
         21. Основанием для включения плановой проверки в ежегодный план проведения плановых проверок является истечение трех лет с года регистрации организации и проведения последней плановой проверки.
         22. Утвержденный ежегодный план проведения проверок доводится до сведения заинтересованных лиц посредством его размещения на официальном сайте комитета в сети Интернет либо иным доступным способом.
         23. Проверка, не включенная в планы проверок, является внеплановой (обращения граждан и др.).
         24. Проверки проводятся на основании  приказа председателя комитета о проведении проверки, который оформляется в соответствии с Типовой формой распоряжения (приказа), утвержденной Приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 № 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 13 мая 2009 г., регистрационный № 13915).
         25. При проведении проверки должностные лица комитета не вправе:
         - проверять выполнение обязательных требований, контроль, надзор за соблюдением которых не отнесен действующим законодательством к компетенции комитета;
         - осуществлять выездные внеплановые проверки в случае отсутствия должностных лиц юридического лица или уполномоченного им представителя;
         - требовать представления документов, информации, не относящихся к предмету проверки, а также изымать оригиналы документов, относящихся к предмету проверки;
         - распространять информацию, полученную в результате проведения проверки и составляющую государственную, коммерческую, служебную, иную охраняемую законом тайну, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
         26. При формировании  состава комиссии к проведению проверки (отдельных мероприятий по контролю) могут привлекаться эксперты и специалисты, обладающие соответствующими знаниями и навыками, в том числе для проведения экспертизы с применением технических (технологических) средств.
         27. Для проверки юридического лица, имеющего в составе архивных фондов материалы, содержание сведения ограниченного доступа или составляющие государственную тайну, в  состав комиссии включается должностное лицо комитета, наделенное в установленном порядке правом на доступ к вышеупомянутым сведениям.
         28. Председатель комиссии по проверке распределяет обязанности между членами комиссии и является лицом, ответственным за достоверность и обоснованность результатов проверки.
         29. О проведении плановой проверки юридическое лицо уведомляется не позднее чем в течение трех рабочих дней до начала ее проведения посредством направления копии приказа и информационного письма о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, доставки курьером или иным доступным способом.
         30. О проведении внеплановой выездной проверки юридическое лицо уведомляется  не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.
         31. Выездная проверка проводится в случае, если при документальной проверке не представляется возможным:
         - удостовериться в полноте и достоверности сведений, содержащихся в документах юридических лиц, имеющихся в распоряжении органов комитета;
         -  оценить соответствие деятельности юридического лица обязательным требованиям без проведения соответствующего мероприятия по контролю.
         32. Выездная проверка проводится по месту нахождения юридического лица и (или) по месту фактического осуществления его деятельности.
         33. Выездная проверка начинается с предъявления служебного удостоверения должностными лицами комитета, обязательного ознакомления руководителя или иного уполномоченного должностного лица юридического лица с приказом о проведении выездной проверки, с целями, задачами, основаниями проведения выездной проверки, видами и объемом мероприятий по контролю, со сроками и с условиями ее проведения.
         34. Руководитель или уполномоченный представитель юридического лица обязаны предоставить должностным лицам комитета, проводящим выездную проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки, в случае, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки, а также обеспечить доступ проводящих выездную проверку должностных лиц на территорию в используемые юридическим лицом при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения, к используемым юридическим лицом оборудованию и к хранящимся архивным документам.
         35. По результатам проверки должностными лицами комитета, проводящим проверку, составляется акт  в соответствии с Типовой формой акта проверки, утвержденной Приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. № 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 13 мая 2009 г., регистрационный № 13915).
         36. В акте проверки указываются:
         - дата, время и место составления акта проверки;
         - наименование органа государственного контроля (надзора);
         - дата и номер распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора);
         - фамилии, имена, отчества и должности  должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку;
         - наименование проверяемого юридического лица  или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, а также фамилия, имя, отчество  и должность руководителя, иного должностного лица  или уполномоченного представителя юридического лица, уполномоченного представителя индивидуального предпринимателя, присутствовавшего при проведении проверки;
         - дата, время, продолжительность и место проведения проверки;
         - сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях обязательных требований, установленных правовыми актами, об их характере и о лицах, допустивших указанные нарушения;
         - сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом проверки руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, присутствовавших при проведении проверки, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи, а также сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием у юридического лица, индивидуального предпринимателя указанного журнала;
         - подписи должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку.
         37. Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения в двух экземплярах, один из которых с копиями приложений вручается руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки. В случае отсутствия руководителя или уполномоченного представителя юридического лица, а также в случае отказа проверяемого лица дать расписку об ознакомлении либо от отказе в ознакомлении с актом проверки акт направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в комитете.
         38. Юридическое лицо после ознакомления с результатами проверки обязано привести деятельность организации в области архивного дела в соответствие с нормативными требованиями, о чем своевременно в письменном виде проинформировать комитет.
 
 
1У. Организация контроля за устранением выявленных нарушений
 
 
         40. Организацию контроля за устранением выявленных нарушений осуществляют должностные лица комитета.
         Должностные лица комитета:
         помещают копию акта в наблюдательное дело организации, ведущееся в комитете и отслеживают устранение выявленных нарушений в установленные сроки;
         при необходимости проводят информирование организаций о путях устранения недостатков, о приближении сроков устранении выявленных нарушений в форме писем, направляемых в их адрес по почте, напоминанием в устной форме по телефону;
         рассматривают информацию организации об объективных причинах, повлекших за собой невыполнение мероприятий по устранению выявленных нарушений в срок;
         оказывают методическую и практическую помощь по устранению нарушений и подготовке документов к архивному хранению, подготовке нормативно-методических документов организации по архивному делу.
 
 
 
 
 
У. Порядок обжалования действий (бездействия)
должностного лица, а также принимаемого им решения
при исполнении государственной функции
 
         41. Юридическое лицо может обжаловать в досудебном и судебном порядке действия (решения), совершенные (принятые) в ходе исполнения государственной функции должностными лицами комитета в результате которых, по мнению заявителя, нарушены его права и свободы, созданы необоснованные препятствия к реализации его прав и свобод, либо на заявителя незаконно возложена какая-либо обязанность или он незаконно привлечен к юридической ответственности.
         42. Обжалование происходит в соответствии с действующим законодательством.
 
 
 
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг 2017 год экологии в России
© 2011 - 2017 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83