Информация об итогах работы комитета по управлению архивным делом Ростовской области, государственных и муниципальных архивных учреждений в 1-ом полугодии 2012 года.

Государственное регулирование развития архивного дела

В отчетном периоде деятельность архивных учреждений Ростовской области была направлена на выполнение задач в сфере архивного дела, изложенных в посла­ниях Прези­дента Российской Федерации Федеральному Собра­нию Россий­ской Федера­ции, норма­тивно-правовых актах Российской Федерации и Ростовской области, указаниях Федерального ар­хивного агентства,  ре­комендациях Совета по архивному делу при Федеральном ар­хивном агентстве и Научно-мето­дического совета архивных учреждений Южного федерального окру­га.

Мероприятия и объемы практических работ, намеченные Основ­ными направлениями развития архивного дела на первое полугодие 2012 года, выпол­нены полностью.

Важную роль в обеспечении стабильной работы архивных учреж­дений области сыграло государственное регулирование архивного дела, включаю­щее в себя комплекс мер правового, организационного и фи­нансово-эконо­мического характера.

Исходя из поставленных задач, комитет принимал участие в правовом и организационном регулировании проблем архивной отрасли. С этой целью по инициативе комитета были приняты меры по корректировке основных областных нормативно-правовых актов в сфере архивного дела.

Подготовлен проект постановления и внесен на согласование в Правительство Ростовской области «О порядке расходования субвенций бюджетам муниципальных районов и городских округов на осуществление государственных полномочий Ростовской области по содержанию архивных учреждений»

С учетом рекомендаций Федерального архивного агентства комитет принимал участие в реализации Федерального закона от 08.06.2010 №83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».

В связи с изменением наименования комитета, произведенным на основании постановления Администрации Ростовской области от 17.08.2011 №530 «О переименовании отдельных органов исполнительной власти Ростовской области и внесении изменений в некоторые правовые акты Администрации Ростовской области» подготовлены соответствующие изменения к уставам подведомственных комитету государственных казенных архивных учреждений Ростовской области.

В ходе реализации Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» комитет и подведомственные ему государственные архивные учреждения осуществили значительный объем мероприятий по совершенствованию системы предоставления государственных услуг, методическому и правовому обеспечению перехода на межведомственное и межуровневое взаимодействие при предоставлении государственных услуг в сфере архивного дела.

В ходе реализации плана мероприятий Ростовской области по методическому и правовому обеспечению перехода на межведомственное и межуровневое взаимодействие при предоставлении государственных услуг комитетом и подведомственными ему государственными архивными учреждениями проделана работа по переработке  административных регламентов по предоставлению государственных услуг в соответствии с положениями Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Доработанные проекты административных регламентов были размещены на сайтах для проведения независимой экспертизы в течение месяца. В настоящее время проекты административных регламентов вместе с пояснительными записками переданы в министерство информационных технологий и связи для подготовки экспертного заключения.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и пунктом 2 приложения 1 решения коллегии Администрации Ростовской области от 22.08.2011 № 77, разработана  и внедрена в работу государственных архивов форма анкеты, заполняемая заявителями при получении государственных услуг, предоставляемых государственными казенными архивными учреждениями Ростовской области  для проведения мониторинга  качества и доступности оказания государственных услуг.

В соответствии с протоколом №1 заседания комиссии по противодействию коррупции в Ростовской области от 29.02.2012 года утверждено Положение о порядке приема обращений граждан, поступивших на телефон «горячей линии» по противодействию коррупции комитета.

В соответствии с требованиями федеральных и областных правовых актов комитетом предпринимались активные меры по внедрению в практику работы архивных учреждений области современных информационно-коммуникационных технологий.

Это направление деятельности осуществлялось в первом полугодии  2012 года в основном в рамках Областной долго­срочной целе­вой программы «Развитие и использо­вание ин­формацион­ных и телекоммуни­кационных технологий в Ростовской области на 2010-2014 годы». В ходе реализации данной программы в 2012 году областной архивной отрасли было выделено 2310,0 тыс. руб. по трем мероприятиям «Перевод архивных фондов в электронный вид», «Повышение эффективности ведения архивного дела за счет реализации принципов электронного правительства», «Обновление вычислительной техники и программного обеспечения, подготовка информационной и телекоммуникационной инфраструктуры к формированию электронного правительства».

В ходе реализации плана мероприятий Областной долгосрочной целевой программы «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Ростовской области на 2010-2014 годы» комитетом и государственными архивами приобретены:книжный сканер, 8 компьютеров в комплекте, 4 монитора, 1 цифровая фотокамера, расходные материалы к компьютерной технике,программное обеспечение системы защиты информационной системы обработки персональных данных и программное обеспечение по защите и аттестации информационной системы, составляющей государственную тайну, проведено обучение на курсах повышения квалификации,произведена оплата услуг «Гаранта» и Интернета.

В рамках реализации плана мероприятий "Областной долгосрочной целевой программы энергосбережения и повышения энергетической эффективности в Ростовской области на период до 2020 года" приобретены светодиодные светильники в ЦДНИРО.

Меры, предпринятые комитетом в сфере совершенствования государственного регулирования архивного дела, способствовали сохранению устойчивого и планомерного характера работы государственных и муниципальных архивов.

С учетом складывающейся ситуации в экономике обеспечено обоснованное планирование пара­метров развития архив­ного дела в Ростовской области, реализация требова­ний постановления Пра­вительства Ростовской области от 23.12.2011 №286 «Об утверждении плана мероприятий по реализации в 2012 году программы по повышению эффективности бюджетных расходов в Ростовской области на период до 2012 года».

На основе практики многоканального финансирования  в первом полугодии 2012 года  осуществлено эффективное целевое использование средств на содер­жание коми­тета и государственных архивных учреждений, в том числе:

1. Обеспечено полное и качественное освоение средств областного бюджета, выделенных на содержание комитета, областных государствен­ных и муниципальных архивных учреждений, в объеме 31828,0 тыс. руб., в том числе:

Текущие расходы

31802,0 тыс. руб.

из них:

 

- денежное содержание начислениями

20683,9 тыс. руб.

- другие текущие расходы

11118,1 тыс. руб.

Капитальные вложения

26,0 тыс. руб.

из них:

 

- приобретение предметов длительного пользования

26,0 тыс. руб.

2. Осуществлено своевременное целевое использование средств Об­ластной долгосрочной целевой программы «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Ростовской области на 2010-2014 годы» в объеме 2310,0 тыс. руб. в целях дальней­шего укрепления информационной базы и системы защиты информации архивных учреждений исполнено за 1-е полугодие 481,1 тыс.руб.

3. Обеспечено своевременное и целевое использование средств Областной долгосрочной целевой программы энергосбережения и повышения энергетической эффективности в Ростовской области на период до 2020 года в объеме 270,0 тыс. руб., израсходовано в 1-м полугодии 100,0 тыс.руб.

4. В соответствии с Областным законом от 22.10.2005 № 375-ЗС «О на­де­лении органов местного самоуправления государственными полно­мочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений» продолжен про­цесс выплаты субвенций из областного бюджета на ис­полнение муниципаль­ными архивами переданных им отдельных госу­дарственных полномочий. Общая сумма субвенций, выделенных на 2012 год, составила 10045,3 тыс. руб., выделено в 1 - м полугодии 4973,4тыс.руб.

Из резервного фонда Правительства Ростовской области в соответствии с распоряжением  Правительства Ростовской области от 11.05.2012 № 156 «О выделении средств комитету по управлению архивным делом Ростовской области» выделено 198, 5 тыс. руб. на выполнение работ по предпроектной подготовке  капитального ремонта кровли и чердачного помещения здания ГАРО.

Принятые меры позволили обеспечить финансирование расходов по содержанию и эксплуатации зданий, инженерного, противопожарного и охранного оборудования архивов, продолжить модернизацию материально-технической базы государственных и муниципальных учреждений.

В ГАРО по-прежнему уделялось внимание выполнению предписаний Госпожнадзора. Проведено освидетельствование пожарной лестницы, ее состояние оформлено актом; составлены программы обучения руководителей и специалистов по пожарному минимуму.

В ЦДНИРО были приняты меры для обеспечения бесперебойной работы систем жизнеобеспечения здания. Проведено согласование лимитов на энергоносители, топливные ресурсы, водоснабжение и водоотведение; выполнены дезинфекционные, дезинсекционные и дератизационные работы в архивохранилищах и кабинетах сотрудников; узел учета тепловой энергии подготовлен к отопительному сезону 2012-2013 годов; произведена госпроверка приборов узла управления тепловой энергией; закуплены канцелярские товары, хозматериалы и архивные коробки.

В государственных архивах проведены занятия в коллективах по технике безопасности и действиям при чрезвычайных си­туациях. Кроме того, со сторожами - вахтерами проведены индивидуальные занятия по их действиям в нештатных ситуациях.

Важным направлением работы в отчетный период  оставалось обеспечение безопасности архивов: на первых этажах, у входной двери функционируют вахтерские посты, действует пропускная система.

В отчетном периоде продолжена работа по контролю за выполнением распоря­жения Администра­ции Ростовской области от 19.10.2005 № 267 «О мерах по обеспечению сохранности архивных доку­мен­тов, укреплению ма­териально-технической базы и пожарной безопасно­сти муниципальных ар­хивных учреждений Ростов­ской области».

Как показывает анализ, приведенный на 01.07. 2012 года, состояние материально-технической оснащенности 13муниципальных архивов полностью соответствует современным нормативным требованиям. Вплотную приблизились к этим показателям 51 процент муниципальных архивов.

В течение полугодия проведена работа по материально – техническому оснащению в муниципальных архивах области.

Выделены новые помещения под архивохранилища 2 муниципальным архивам  и 1 архиву документов по личному составу.Дополнительная площадь под архивохранилище выделена  2  архивам документов по личному составу. Общее увеличение площадей архивохранилищ муниципальных архивов составило 42,6 кв.м. Все помещения архивохранилищ введены в эксплуатацию.

Проведен текущий ремонт в 6 муниципальных архивах  и в 4 архивах документов по личному составу.

В помещении одного архива документов по личному составу установлена пожарная сигнализация.Установлены системы  охранной сигнализации в 1 муниципальном архиве и в 2 архивах  документов по личному составу.Общий прирост протяженности стеллажных полок составил  771,6 п.м., из них  771,6 п.м. металлических. Проведена пропитка деревянных стеллажей в одном архиве документов по личному составу. Приобретены сплит-системы для архивохранилищ одного муниципального архива и одного архива документов по личному составу.

Муниципальными архивными учреждениями приобретено 4 порошковых огнетушителя, 3 компьютера, 3 МФУ,  2277 архивных коробок,

6 приборов для измерения температуры и влажности воздуха.Подключены к сети «Интернет» 2 муниципальных архива и 1 архив документов по личному составу.

Вместе с тем, в работе по укреплению материально-технической базы архивных учреждений области имеется немало нерешенных про­блем.

К настоящему времени 33 процента архивных учреждений  городских окру­гов и муниципальных районов Ростовской области не преодолели качествен­ного отставания от нормативно-достаточного уровня материально-техниче­ского обеспечения архивных учреждений.

Серьезной проблемой, отрицательно сказывающейся на качест­венных и количественных показателях реализации основных направле­ний архивного дела, остается перегруженность архивохранилищ, недо­статочная эффектив­ность мер по оснащению архивов необходимым оборудованием.

В настоящее время сверхнормативную загруженность имеют ГАРО, Таганрогский филиал ГАРО, ЦХАД, ЦДНИРО, а также 11 муниципальных архивов и 15 архивов документов по личному со­ставу. В среднем, за­груженность архивохранилищ государственных архи­вов составляет 104 про­цента, муниципальных архивов – 78 процентов, архивов до­кументов по личному составу – 63 процента.

В течение длительного времени не предпринимаются меры по обеспечению нормативных условий размещения архивных документов и решению проблем сверхнормативного заполнения архивохранилищ в 11 муниципальных архивах и 15 архивах документов по личному составу.

Несмотря на предпринимаемые меры не в полном объеме прове­дены мероприятия по противопожарному и охранному оборудованию муници­пальных архивов. Так, системами пожарной сигнализации осна­щены 90 процентов муниципальных архивов и 85 процентов архивов до­кументов по лич­ному составу. Охранную сигнализацию и сторожевуюохрану имеют 100 про­центов муниципальных архивов и 94 процента архивов документов по личному со­ставу.

Не завершен процесс полного укомплектования архивохранилищ ме­таллическими стеллажами. Их доля в общей протяженности стеллаж­ных по­лок составляет в государственных архивных учреждениях 80 процентов, муниципальных архивах – 84 процента, архивах документов по личному составу – 65 процента. Доля муниципальных архи­вов, эксплуа­тирующих компьютерную технику составляет 83 процен­тов, множительную технику – 64 процента.

В связи с отсутствием современного компьютера в муниципальном архиве г. Зверево не в полном объеме выполняется указание Федерального архивного агентства о ведении автоматизированного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (внедрение 4-ой версии программного комплекса «Архивный фонд»). Компьютерная техника, необходимая для внедрения современных методов учета архивных документов  и исполнения обращений организаций и граждан, отсутствует в 32 процентах архивов документов по личному составу. В 3 архивах документов по личному составу г. Гуково, Волгодонского и Егорлыкского районов компьютерная техника отсутствует.

Несмотря на сложности экономического характера, комитет, госу­дарственные и муниципальные архивы продолжают работу по доведе­нию материально-технической базы до уровня нормативных требований, принимают активные меры по наращиванию организационных усилий, оптимизации режима экономии и бережливости в интересах сохранения и развития накопленного материально-технического потенциала.

В отчетном периоде важным направлением в работе комитета являлись вопросы совершенствования сети и штатной численности архивных учреждений, повышения эффективности труда и профессиональной квалификации архивистов.

В первом полугодии комитет и подведомственные ему государственные архивные учреждения продолжили работать в рамках ранее установленной организационно-штатной структуры.

Произошла реорганизация муниципальных архивных учреждений  Белокаливинского района. На основании решения Собрания депутатов Белокалитвинского района от 29.03.2012 № 129 «О внесении изменений в решение Собрания депутатов Белокалитвинского района от 16.12.2005 № 78 «Об утверждении структуры администрации Белокалитвинского района, в том числе отраслевых (функциональных) органов администрации Белокалитвинского района» и распоряжения администрации Белокалитвинского района от 13.04.2012 № 18 «О приеме передаче архивных документов по личному составу» из структуры администрации района был исключен муниципальный архив документов по личному составу, который вошел в состав архивного отдела администрации района. В результате этого объединения количество муниципальных архивов документов по личному составу сократилось на 1 и их общее количество в области на 01.07.2012 составляет 47.

Комитет продолжил работу по материальному и моральному стимулированию труда работников областной архивной отрасли. В целях оказания дополнительной социальной поддержки осуществ­ля­лось обеспечение сотрудников архивных учреждений области страхо­выми полисами медицинского обслуживания.

В связи с празднованием Дня архивов комитет предпринял меры по мо­ральному поощрению работников областной архивной отрасли, общая численность ко­торой составляет 402 человека.

Всего в течение полугодия  поощрено 44 архивиста, в т.ч.:

  • - Почетной грамотой Федерального архивного агентства – 8;

  • - Благодарностью Руководителя Федерального архивного агент­ства - 15;

  • - Почетной грамотой комитета по управлению архивным делом Ростовской области – 14;

  • - Благодарностью председателя комитета по управлению архив­ным де­лом Ростовской области – 7.

  • Важным направлением деятельности комитета являлась работа по повышению методической и профессиональной подготовки сотрудников архивных учреждений области.

Повышение квалификации сотрудников комитета и государственных архивных учреждений осуществлялось в разных формах, в том числе путем самостоятельного изучения нормативно-методической литературы и профессиональных периодических изданий (журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Вопросы истории», «Отечественная история»). Ежеквартально проводились обзоры литературы, методических пособий,  журналов «Отечественные архивы», «Вестник архи­виста», «Делопроизводство» и др., поступивших в СИФ ГАРО.

Продолжена работа по повышению квалификации сотрудников комитета и государственных архивов в системе профессиональной подготовки.

Комитетом проведен областной семинар с заведующими муниципальными архивами на тему:«Современные проблемы и перспективы внедрения, развития и использования в деятельности архивных учреждений области информационно-телекоммуникационных технологий».

Важным направлением в работе комитета оставалось решение научно - методических задач и текущих организационных вопросов по реализации положений Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государствен­ных и муниципальных архи­вах, музеях и библиотеках, организациях РАН.

Важнейшим направлением деятельности коми­тета оставалось совершенствование практики взаимодействия с органами местного самоуправ­ления по вопросам развития архивного дела. В адрес руко­во­дителей органов местного самоуправления направлено 33 персональных  и 3 циркулярных обращения по вопросам государствен­ной поддержки муни­ципальных архивов. Органами местного самоуправ­ления принято 46 поста­новлений и распоряжений в сфере регулиро­вания архивного дела в  муниципальных образованиях области.

В соответствии с планом работы комитета, ст.16 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п.3.3 Положения о комитете по управлению архивным делом Администрации области проведены 19проверок соблюдения законодательства об архивном деле в муниципальных образованиях и 2 в государственных органах исполнительной власти Ростовской области.

Специалистами комитета проводились консультации по вопросам архивного дела.

Продолжена работа коллегиальных и совещательных органов комитета и государственных архивов.

Проведено 2 заседания коллегии комитета, на которых рассмотрены вопросы:

- об итогах работы архивных учреждений Ростовской области в 2011 году и задачах на 2012 год;

- о реализации Областной долгосрочной программы «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Ростовской области на 2010-2014гг.»

Комитетом в качестве базового органа, организована работа Научно - методического совета архивных учреждений Южного федерального округа.

В соответствии с планом работы в мае 2012 года проведено совместное заседание научно-методических советов архивных учреждений Южного и Северо-Кавказского федеральных округов с повесткой дня  «Актуальные проблемы использования документов на современном этапе», а также совещание-семинар на тему: «Состояние и перспективы внедрения информационных технологий в практику работы архивных учреждений» и заседание Круглого стола, посвященное вопросам правового и финансового обеспечения деятельности архивных учреждений в условиях реализации Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ.

Специалистами комитета и подведомственных ему государственных архивных учреждений написаны рецензии на проекты методических рекомендаций "Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов" (Росархив, ВНИИДАД), по работе с уникальными документами в государственных архивах Российской Федерации (Росархив),по исполнению запросов генеалогического характера, разработанные государственным казенным учреждением Астраханской области, об организации работы по исполнению запросов социально-правового характера в государственном архиве Волгоградской области,правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (Росархив), на документальный альбом "Этот день мы приближали, как могли…". Документы и материалы из фондов  ГУ "ЦДНИВО" (г.Волгоград), на 5 дипломных  работ  студентов ДГТУ.

В целом, комплекс правовых, организационных, финансово-экономических и научно-методических мероприятий обеспечил стабильную и эффективную работу архивных учреждений по выполнению основных направлений развития архивного дела, запланированных на I полугодие 2012 года.

Подробная информация о выполнении основных показателей по направлениям деятельности дана в соответствующих разделах. 

I. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Ар­хивного Фонда Российской Федерации

 

Работа по обеспечению сохранности и совершенствованию госу­дарст­венного учета документов организовывалась в соответствии с по­ложениями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правил организации хранения, ком­плектования, учета и использования до­кументов Архивного фонда Рос­сийской Федерации и других архивных доку­ментов в государственных и муниципальных ар­хивах, музеях и библиотеках, организациях Россий­ской академии наук», Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, рекомендациями Федерального архивного агент­ства и решениями коллегий комитета.

Принимались меры по поддержанию нормативных параметров темпера­турно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического ре­жимов хране­ния архивных документов.

В соответствии с рекомендациями Росархива про­должалась работа по усилению безопасности архивов и архивных фондов, неукос­нитель­ному со­блюдению нормативных требований по организации хранения и выдачи до­кументов различным категориям пользователей, включая ра­бот­ников архив­ных учреждений.

С целью обеспечения сохранности документов и улучшения их физи­ческого состояния в архивных учреждениях области проведены  ра­боты по ре­став­рации 401 ед. хр., физико-химической обработке (пере­плету и под­шивке) 4191 ед. хр.,  в т.ч. по муниципальным архивам – 1912 ед.хр., картони­рованию  48601 ед. хр., в т.ч. по муниципальным архивам - 17073 ед. хр., восстановлению 25 листов затухающего текста.

Проводились работы по оцифрованию НСА и дел. Оцифрована 361 опись по 152 фондам на 8146 листов и 150 единиц хранения из 25 фондов на 27161 лист.

 В архивном секторе администрации Мясниковского района оцифровано 15 описей по 15 фондам на 300 листов.

В архивных учреждениях области проведена проверка наличия и физи­ческого состояния 81630 ед. хр. на бумажной основе и 2066 фотодо­ку­ментов (позитивов).

В ходе внесения сведений по текущим поступлениям в программный комплекс БД «Архивный фонд» и в соответствии с требованиями Регламента государственного учета до­кументов Архивного фонда Российской Федерации при работе с фон­дами в архивах проведено уточнение учетных документов (листов фондов, кар­точек фондов, реестров описей) по 157 фондам.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Архивными учреждениями области продолжена работа по уточнению списков организаций - источников комплектования. В ЦДНИРО продолжается работа по установлению контактов с руководи­телями зарегистрированных политических, общественных, религиозных объ­единений, действующих на территории Ростовской области.

 В списки организаций - источников комплектования  включены 2организации. Исключены из списков  организаций-источников комплектования 39 организаций, в т.ч. 8 негосударственных. Всего в сводном Спи­ске организаций-источников комплектования ар­хивных учреждений Рос­товской области значится 2021 организация.

Продолжена работа по плановому комплектованию архивных уч­реж­де­ний Ростовской области.Архивными учреж­дениями Ростовской области осуществлен прием 21107 ед. хр. управленческой документации, 49531 ед. хр. документов по личному составу, 169 ед. хр. личного происхож­де­ния, 3 ед.хр. научно-технической документации, 653 фотодокумента.

В ходе упорядочения документов организаций - источни­ков ком­плек­тования архивных учреждений области утвер­ждены на ЭПК коми­тета описи дел постоянного хранения в количестве 26608 ед.хр., научно-технической документации – 150 ед.хр., фо­тодокументов - 611 ед.хр., личного происхож­дения -  169 ед. хр.

Организована работа ЭПК комитета. В ходе проведения  11 заседа­ний рассмотрены, утверж­дены и согласованы описи дел посто­янного хранения, по личному составу, личного происхож­дения, НТД, особо ценных документов, фо­тодокументов; переработанные описи. Со­гласо­ваны инструкции по де­лопроизводству, номенкла­туры дел, положения об ЭК и архи­вах.

Проведены 2 выездных заседания ЭПК комитета в г.Красный Сулин и ст. Тацинской, на которых присутствовало около 100 человек. На выездных заседаниях были рассмотрены научно-методические вопросы о роли ЭПК комитета и экспертных комиссий в формировании Архивного фонда Российской Федерации, о составлении номенклатур дел организаций, исторических справок и предисловий к описям, об экспертизе ценности документов, о правилах формирования дел, составления и оформления описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, о составлении описей дел на похозяйственные книги и документы нотариальных действий, о формировании и описании дел территориальной избирательной комиссии.

Рассмотрены методические вопросы: о проекте «Методические рекомендации по составлению сводной номенклатуры дел администрации муниципального образования», о внесении изменений в Правила ведения личных дел несовершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан; о порядке и сроках передачи архивных документов отделений Управления Федерального казначейства по Ростовской области в связи с проведением реорганизационных мероприятий; об отборе и формировании дел постоянного хранения отделов госстатистики.

Важное внимание уделялось ЭПК комитета оказанию методической помощи сотрудникам архивных учреждений области и организаций в работе по составлению инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, исторических справок и предисловий к описям.ЭПК комитета согла­совано 85 инст­рукций по дело­про­извод­ству, 580 номенклатур дел,  172 по­ложения об ар­хиве организаций и 180 по­ложений об ЭК.

Архивными учреждениями продолжена работа по контролю обес­пече­ния сохранности доку­ментов на стадии ведомственного хранения. Проведены обследования состояния хранения документов Архивного фонда  Рос­сийской Федера­ции в 205 организациях - источниках комплек­тования.

Для обеспечения сохранности документов по личному составу ли­кви­дированных, реорганизуемых организаций архивными учрежде­ниями об­ласти проводилась ко­ординационная работа с руководителями организаций, кон­курсными управляющими.

Архивными учреждениями области проведена работа по повыше­нию квалификации работников архив­ных и делопроизводственных служб: проведено 28 семинаров, оказано 3204 консультации организа­циям по вопросам делопроизводства и архивного дела, в т.ч. муници­пальными архивами проведено 23 семинаров с лицами, ответственными за ведение де­лопроизводства и работу архива и оказано 2772 консульта­ций.

Сотрудники ГАРО приняли участие в семинарах, проведенных:

- в управлении Федерального казначейства по Ростовской области для руководителей отделов на тему «Составлении номенклатуры дел»;

- в ГБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Ростовской области» для руководителей структурных подразделений на тему «Формирование и оформление дел в делопроизводстве организации, передача дел в ведомственный архив».

ЦХАД проведено 3 семинара с лицами, ответственными за ведение делопроизводства и работу архива организаций - Отделение по городу Шахты Управления Федерального казначейства по Ростовской области, ГКУ «Центр занятости населения г. Шахты», Центр восстановительной медицины и реабилитации № 2 по РО на тему: «Составление номенклатуры дел» и «Оформление дел и составление описей».

Продолжено оказание консультационно-методической и практической помощи специалистам архивов организаций, служб ДОУ организаций и заведующим муниципальными архивами области по вопросам организации делопроизвод­ства и работы архивов.

Осуществлялась методическая и практическая помощь архивам доку­ментов по личному составу. 

ГАРО была продолжена работа по отбору и приему на постоянное хранение научно – технической документации в соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 03. 12. 2002 №АГ-ПФ 16872.

 

Было продолжено внедрение в практику работы государственных и муниципальных архивов «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в   деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

 

3. Создание учетных БД, автоматизированного НСА и
информаци­онно-поисковых систем

Продолжена работа по ведению автоматизированной системы госу­дарственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архивных учреждениях области.

Государственными и муниципальными архивами введены данные в БД «Архивный фонд» (4-я версия) по 350 фондам.

В ГАРО в программную систему «Комплекс_Архив» в ходе попутной каталогизации введены заголовки 2632 ед. хр. и 6460 записей по фонду Р-1817 «Совет народных депутатов и его исполнительный комитет г.Ростова- на Дону» за 1977-1979гг.

ЦХАД продолжена работа по целевой ка­талогизации фонда Р-1045 комбинат «Ростовуголь», закаталогизированно 50 ед.хр., составлено  и влито в каталог 100 тематических карточек. В ГАРО за­каталогизированны текущие поступ­ления 584 фотодокументов.

В архивных учреждениях области описано, усовершенствовано, пере­работано 5215 ед. хр. документов на бумажной основе, 169 ед. хр. документов личного про­исхож­дения, 611 ед. хр. фотодо­кумен­тов.

Государственными архивами проводилось целевое выявление ОЦД. Выявлен 251 документ. Выявленные ОЦД на бумажной основе опи­саны.

Сотрудники ГАРО в качестве головной организации продолжили работу по региональной теме НИР «Проведение анализа состава особо ценных документов, выявленных архивными учреждениями ЮФО за предшествующие годы, и выработка рекомендаций по совершенствованию их состава». Собраны ответы государственных архивов на вопросы анкеты по проведению анализа   состава особо ценных документов, выявленных за предшествующие годы. Заполнена сводная анкета. Разработана схема текстовой части анализа. Создан первый вариант текстовой части, который после рассмотрения ЭМК ГАРО планируется доработать и отправить на рецензирование.

 

4. Предоставление информационных услуг
и использование доку­ментов

Архивные учреждения области провели 441 информационное ме­ро­приятие. 405 мероприятия осуществлено архивами в качестве голов­ных ор­ганизаций при проведении выставок, радио-теле­передач, конференций, встреч с общественностью, «круглых столов», лек­ций, бесед, практики студентов, школьных уроков,  экскурсий, на­писании статей, участии в подготовке сборников документов.

Архивные учреждения области участвовали в мероприятиях, предусмотренных под­программой Росархива по реализации Государственной программы «Патрио­тическое воспитание граждан Российской Федерации» на 2011-2015 гг.

В рамках договора о сотрудничестве с Архив­ным управлением Правительства Чеченской республики продолжено выявление документов по истории Чеченской Республики.

Архивными учреждениями области организовано 78 постоянно-дейст­вующих и временных выставок копий документов, подготовлено и проведено 27 ра­дио и телепередачи, подготовлены 74 статьи и подбо­рки документов.

Архивные учреждения области приняли участие в проведении 11 конфе­ренций, 14 заседаниях «круглых столов», 6 встречах с общественностью, 17 уроков для школьни­ков, 13 практик студентов учебных заведений. Прочитано 38 лекций, проведено 75 обзорных и те­матических экскурсий.

В связи с 200-летием Отечественной войны 1812 года комитет, ГАРО совместно с Росархивом, Российским государственным военно-историческим архивом, Российским государственным историческим архивом принимает участие в подготовке сборника документов «Донские казаки в Отечественной войне 1812 года и зарубежных походах 1813-1814гг.».

ЦХАД совместно с департаментом культуры г. Шахты, Шахтинским отделением журналистов, Шахтинским филиалом  ЮРГИ  работает над сборником «Энциклопедия города Шахты» и совместно с Главным управлением МВД России по  Ростовской области, Советом  ветеранов  органов внутренних дел работает над сборником по истории правоохранительных  органов на Дону.

Важное внимание уделялось работе архивных учреждений по ис­полне­нию запросов социально-правового характера. Всего в архивные учреждения области поступило 19459 запросов, ис­полнено - 19459, с по­ло­жи­тельным результатом - 14620.

Архивными учреждениями области исполнено 17997 тематических запроса.

Организация работы читальных залов архивных учреждений об­ласти была направлена на полное и своевременное удовлетворение по­требностей пользователей и обеспечение сохранности документов. Ко­личество фактических посещений пользователями читальных залов ар­хивных учреждений области составило 3119; пользователей, работавших в читальных залах - 634.

Среди пользователей - преподаватели и студенты, аспиранты, кандидаты и доктора  исторических, политических и философских наук вузов Ростовской области, сотрудники библиотек и музеев, представители предприятий и организаций, краеведы, преподаватели школ и колледжей,  журналисты, представители  администраций городов, районов и сельских поселений, члены Общества изучения истории отечественных спецслужб (г. Москва), поисковых отрядов и групп. 

Общее количество пользователей архивной информацией составило 52160, в т.ч. в муниципальных архивах 30231.

Всего пользователям выдано 146658 ед.хр., в т.ч. в муниципальных архивах -  69982. Всего  изготовлено 50600 листов копий документов, в т. ч.  муниципальными архивами 38732.

В ЦДНИРО в ходе реализации Указа Президента Российской Федерации от 02.06.2001 № 627 «Вопросы межведомственной комиссии по защите госу­дарственной тайны» продолжено рассекречивание архивных документов в со­ответствии с утвержденным планом работы Областной межведомствен­ной экспертной комиссии при Губернаторе Ростовской области по рассекречиванию архивных документов. Рассекречивание документов проводится Областной межведомственной экспертной комиссией при Губернаторе Ростовской области по рассекречиванию архивных документов. Специалистами экспертной группы ЦДНИРО полистно просмотрено и изучено 2919 ед.хр.на 150106 листахпо 9 фондам.

Таким образом, мероприятия и объемы научно-производственных работ, запланированные на первое полугодие 2012 года, выполнены полностью. Достигну­тый уровень и результативность работы архивных учреждений соответ­ствуют требованиям по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Феде­рации, предъявляемым Федеральным архивным агентством и Админи­страцией Ростовской области.

Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг 2017 год экологии в России
© 2011 - 2017 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83