КОМИТЕТ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

 

АКТУАЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВНЫХ ОРГАНОВ И УЧРЕЖДЕНИЙ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ ПО СОХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И УСИЛЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ АРХИВНЫХ ОБЪЕКТОВ

Уважаемые коллеги!

Сохранение документальных фондов является одним из приоритетных направлений деятельности архивных органов и учреждений в Ставропольском крае. В целях улучшения условий хранения документальных фондов принимаются меры по модернизации и укреплению материально-техниче-ской базы, совершенствованию организации хранения и улучшению физического состояния документов, а также обеспечению их сохранности в процессе использования.

Решению вопросов развития материально-технической базы государственных и муниципальных архивов большое значение придается Правительством Ставропольского края. Принятое в ноябре 2012 года распоряжение Правительства края предусматривает планомерную реализацию мероприятий по всем указанным направлениям. 

При этом особое внимание уделяется муниципальному звену архивов, как наиболее многочисленному и требующему решения организационных, финансовых и других вопросов в связи с наделением их правом постоянного хранения документов. Комитетом по делам архивов настойчиво ставятся вопросы перед руководством администраций муниципальных районов и городских округов. Ежегодно проблемы рассматриваются на совещаниях, проводимых аппаратом Правительства Ставропольского края, а также на краевых семинарах архивных работников. Передовой опыт и достижения муниципальных архивов изучаются в ходе выездных расширенных заседаний коллегии комитета. Все это способствует эффективному решению задач.

Составной частью контроля за состоянием хранения документальных фондов в государственных и муниципальных архивах является мониторинг. С этой целью в 2012 году архивами заполнены анкеты, содержащие около        70 вопросов о состоянии материально-технической базы и организации работ по обеспечению сохранности документов. Итоги мониторинга рассмотрены на расширенном заседании коллегии комитета по делам архивов, в котором приняли участие заместитель председателя Правительства Ставропольского края, представители Главного управления Министерства по чрезвычайным ситуациям России по Ставропольскому краю и Управления вневедомственной охраны по городу Ставрополю. Коллегией отмечается, что в архивах Ставропольского края в целом созданы оптимальные условия хранения архивных документов. Характеризуя состояние материально-технической базы, следует отметить следующее:

Государственные архивы располагаются в специально построенных зданиях. Несмотря на то, что муниципальные архивы размещаются в приспособленных зданиях и помещениях, в них также созданы нормативные режимы хранения архивных документов.

В условиях стабильно высоких объемов работ по комплектованию,        с 2005 года выделены новые и дополнительные помещения для 58% муниципальных архивов, в результате чего их площади увеличились практически на 2 тыс. квадратных метров. При этом целенаправленно решаются вопросы по обеспечению сохранности архивных документов на всех участках работы с ними. Оборудуются комнаты приема и акклиматизации документов, лаборатории, читальные залы и другие помещения основного назначения.

В приоритетном порядке принимаются меры по повышению безопасности и улучшению технической укрепленности, модернизации оборудования и систем инженерно-технических коммуникаций, жизнеобеспечения зданий. Для этого государственным архивам выделяется финансирование из краевого бюджета, а также используются средства от оказания платных услуг. Муниципальными образованиями, наряду с собственными средствами, привлекаются также субвенции, предоставляемые из бюджета Ставропольского края на выполнение отдельных государственных полномочий в области архивного дела.

В настоящее время охрана всех государственных и муниципальных архивов осуществляется службами вневедомственной охраны. Наряду с этим в государственных архивах системы видеонаблюдения обеспечивают круглосуточный контроль за охраной объектов, как по периметру зданий, так и в читальных залах. Системы видеонаблюдения сегодня имеются и в 32% муниципальных архивов.

Все архивы оснащены современной охранно-пожарной сигнализацией, которая подключена к источникам бесперебойного питания. Это позволяет системам работать и при отсутствии электропитания от сети. При этом государственные и большинство муниципальных архивов оборудовано также автоматизированными системами оповещения о пожаре.

Обеспечены нормативная комплектность, учет и регулярная проверка состояния первичных средств пожаротушения. В необходимых случаях в муниципальных архивах оборудованы запасные эвакуационные выходы, заменены электросчетчики и электропроводка.

В государственных архивах модернизированы системы пожаротушения, в архивохранилищах установлены сертифицированные противопожарные двери. Последовательно проводится работа по оснащению современными системами автоматического пожаротушения и муниципальных архивов – сегодня оборудовано 26%.

Принимаются также меры по улучшению температурно-влажност-ного, светового, санитарно-гигиенического режимов хранения документов. Регулярно проводятся ремонтные работы. Во всех архивохранилищах муниципальных архивов установлены современные системы кондиционирования воздуха, позволяющие регулировать температуру и влажность воздуха. По примеру государственных архивов в архивохранилищах муниципальных архивов устанавливаются окна со светозащитным покрытием.

Улучшению условий хранения архивных документов способствует установка автоматических рольставней. Они создают усиленную защиту от несанкционированного взлома, устойчивы к различным механическим повреждениям, надежно защищают помещения от солнечных лучей, пыли и влаги, обеспечивают звукоизоляцию.

 

Одновременно совершенствуется организация хранения архивных документов. Архивы края полностью оснащены металлическими стеллажами. За последние 5 лет протяженность стеллажных полок увеличилась более чем на 2 тыс. погонных метров. Проводится работа по рациональной установке стеллажей. Для защиты документов от негативного воздействия внешних факторов осуществляется картонирование дел. При этом нестандартные дела обертываются в крафт-бумагу.

Повышенное внимание уделяется также проведению работ по созданию нормативных режимов, улучшению условий хранения архивных документов и в организациях – источниках комплектования. В этих целях архивы организаций оборудуются охранно-пожарной сигнализацией, системами кондиционирования воздуха, металлическими стеллажами, в том числе и передвижными.

Наряду с модернизацией и развитием материально-технической базы, принимаются меры по сохранению документов на всех этапах работы с ними. Для этого государственными и муниципальными архивами проводится комплекс внутриархивных мероприятий, предусмотренных Правилами. Перед выдачей дел из архивохранилищ и при их возврате осуществляется полистная проверка наличия и состояния документов. В случае отсутствия в делах нумерации листов проводится соответствующая работа, при этом в листах-заверителях фиксируются все особенности в оформлении и физическом состоянии документов, а также имеющиеся вложения. В целях предотвращения хищений документов, государственными архивами также выявляются и берутся на особый учет марки, печати, автографы, открытки, литографии и другие изобразительные материалы, представляющие интерес для коллекционеров.

Усилен контроль за соблюдением сроков выдачи дел пользователям и сотрудникам. Ежемесячно проводится выверка книг выдачи архивных документов и обеспечивается своевременное возвращение документов в архивохранилища. Исключена выдача в читальные залы подлинных документов при наличии фонда пользования, а также дел, не подшитых и нуждающихся в улучшении физического состояния. Чтобы обезопасить документы от негативного воздействия при экспонировании, для выставок изготавливаются копии высокого качества. Экспонирование подлинников допускается только в течение строго ограниченного времени (до 2-4 часов) и только тех документов, которые находятся в удовлетворительном состоянии.

Важной составляющей мер по обеспечению сохранности документов, безусловно, является планирование действий архивов на случай возникновения чрезвычайных ситуаций. В связи с этим отрабатываются практические действия работников при возникновении чрезвычайных ситуаций, в том числе проводятся тренировочные учения с участием служб пожарной безопасности.    

Сохранности архивных документов способствует также проводимая с 2009 года в плановом порядке работа по переводу в электронную форму научно-справочного аппарата и наиболее востребованных документов. Государственным архивом Ставропольского края включаются в фонд пользования и электронные копии документов, изготовленные по запросам граждан и организаций, а также заявкам пользователей, работающим в читальном зале. Для увеличения объемов работ и сокращения сроков оцифровки привлекаются и федеральные средства.

В дальнейшем для улучшения сохранности документов в архивах Ставропольского края планируется продолжить работу по совершенствованию архивной инфраструктуры. Будут приняты меры по подбору помещений для расширения площадей государственного архива Ставропольского края. Для муниципальных архивов предусматривается не только строительство и приобретение новых зданий, но и, в необходимых случаях, реконструкция имеющихся помещений, выделение дополнительных площадей. Очередной мониторинг состояния материально-технической базы архивов запланирован на октябрь 2014 года.

Жизнь показывает, что стабильно высокий уровень востребованности архивной информации негативно сказывается на сохранности документов. Эта проблема, отмечаемая в последние годы архивистами и музейными работниками Москвы, Санкт-Петербурга, характерна и для Ставропольского края. В связи с этим планируется оснащение государственных архивов современным реставрационным оборудованием. Это позволит повысить не только качество, но и сложность работ по улучшению физического состояния наиболее ценных и потенциально менее долговечных документов.

Для обеспечения полноценного развития архивного дела актуальной остается задача по обучению и повышению квалификации кадров. В условиях широкого использования современных информационных технологий и внедрения электронного документооборота архивы нуждаются в специалистах, обладающих необходимым кругом знаний по комплектованию, учету и хранению электронных документов.

Безусловно, важное значение имеет также обмен архивов передовым опытом. В связи с этим считаем своевременным проведение совещания главных хранителей фондов государственных архивов, которое запланировано Федеральным архивным агентством на этот год.

Благодарю за внимание.

 

 

 

 

 

Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83