«Актуальные проблемы обеспечения сохранности архивных документов
и архивных фондов Республики Калмыкия»
Важнейшим направлением деятельности архивных учреждений республики является сохранность  архивных документов, архивных  фондов  Республики Калмыкия, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации  и относящихся к информационным ресурсам.
Несмотря на тяжелое финансово-экономическое положение при содействии органов государственной власти и местного самоуправления удалось осуществить ряд мероприятий по укреплению материально-технической базы архивных учреждений.
Проблемы обеспечения сохранности архивных документов рассматривались на заседании правительства, коллегии Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия, на заседаниях собраний депутатов районных муниципальных образований.
Учитывая состояние развития архивного дела в республике и необходимости принятия неотложных мер по сохранению документов Архивного фонда Республики Калмыкия, находящихся на государственном, муниципальном и ведомственном хранении, а также отсутствие резерва  архивных площадей в архивах,  Правительством  Республики Калмыкия принято постановление от 21 декабря 2009 г. № 381-р, благодаря которому  даны поручения руководителям республиканских органов исполнительной власти, учреждений, организаций и предприятий республики и рекомендации руководителям территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, расположенных на территории Республики Калмыкия, принять меры:
- по созданию нормативных условий для длительного хранения                     архивных документов;
- своевременному упорядочению документов Архивного фонда Республики Калмыкия.
Главам РМО рекомендовано рассмотреть вопросы по обеспечению  сохранности документов Архивного фонда Республики Калмыкия и принять меры по улучшению состояния архивного дела в районах.
Во исполнение поручений Правительства РК на муниципальном уровне повсеместно были обсуждены вопросы развития архивного дела, определены приоритеты и проведены мероприятия по улучшению его состояния.
Так, за период с 2010 по 2012 гг., в  6-ти муниципальных архивах улучшились условия хранения архивных доку­ментов:  это в архивных отделах  Городовиковского,  Лаганского,  Малодербетовского, Октябрьского,  Яшалтинского и  Яшкульского РМО. В общей сложности данными архивами приобретены 1160 архивных коробок, что позволило  закартонировать 10962 дел (38 фондов). Наибольшие показатели по картонированию документов отмечены в архивах  Малодербетовского и Октябрьского РМО, хотя процент картонирования документов в данных архивах составляет на отчетную дату 50 %. Полностью проблема с картонированием решена только в  одном архиве - это в архивном отделе Черноземельского РМО.
В архивохранилищах архивных отделов Администраций Лаганского, Сарпинского и Черноземельского  РМО установлена современная система пожарной сигнализации. В целом по состоянию на 01.01.2013 г.  из 14 муниципальных архивов только  8 архивов оснащены  системами охранно-пожарной сигнализации, остальные 6 архивов продолжают пользоваться сторожевой охраной.
Состояние сохранности архивных документов в районных муниципальных образованиях не вызывает особых опасений.
Беспокойство вызывает техническое состояние здание КУ РК «Национальный архив».
          Отделом надзорной деятельности по г. Элиста УНД ГУ МЧС России по Республике Калмыкия 18 января 2012 г. была проведена плановая проверка с целью соблюдения требований пожарной безопасности в здании КУ РК «Национальный архив»В ходе проверки установлено, что объект эксплуатируется с нарушениями требований правил пожарной безопасности в Российской Федерации и других нормативных документов, регламентирующих требования пожарной безопасности. Требования по устранению нарушений пожарной безопасности, указанные в акте № 5 от 18.02.2012 г. были частично устранены.    
В связи с прорывом наружной водопроводной трубы произошло подтопление  здания архива, из-за чего стены здания просели и образовались многочисленные трещины. Ширина трещин ежегодно увеличивается: 2008 г. – 1,5 см, 2009 г. – 3,0 см, 2010 – 5 см.  В целях определения степени нанесенного вреда  приказом МОКиН РК от 12.04.2012 г. № 363 создана рабочая комиссия по обследованию здания КУ РК «Национальный архив». В ходе проверки выявлено ухудшение условий хранения. В акте технического обследования здания Нацархива РК от 12.04.2012 года отмечено, что здание госархива, сдано в эксплуатацию в 1978 году, земельный участок под  его строительство  был выделен в 1968 году (решением Элистинского горСовета от 29 октября 1968 г.).
 С момента сдачи здания производился капитальный ремонт системы отопления, кровли (2000 г.), косметический ремонт фасада (2006 г.), частичный ремонт охранно-пожарной сигнализации (2011 г.). Капитальный ремонт систем электроснабжения,  водоснабжения, канализации не производились. Требуется капитальный ремонт кровли, всех систем, лифта.
На эти же проблемы было обращено внимание и при проверке госархива Нижне-Волжским управлением Минкультуры России  (сентябрь 2012 г.).
Во исполнение предписаний Нижне-Волжского управления Минкультуры России госархивом приняты меры по устранению выявленных недочетов в работе. Выделено помещение  площадью 8 кв. метров для приема и временного хранения  документов, до передачи их в архивохранилище. Помещение оборудовано металлическими стеллажами, протяженностью 15 пог. метров. Многие замечания, касающиеся укрепления материально-технической базы архивов, не были выполнены из-за отсутствия финансирования.
Мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия  вошли в  подпрограмму «Государственные архивы Калмыкии» проекта Госпрограммы Республики Калмыкия «Культура Калмыкии на 2013-2017 гг.». В настоящее время подпрограмма проходит процедуру согласования.
Большое внимание уделяется соблюдению режима обеспечения сохранности документов, предотвращению аварийных ситуаций. Во всех архивах разработаны планы мероприятий работы в чрезвычайной ситуации, планы эвакуации документов, планы антитеррористической деятельности архивов, планы гражданской обороны и т.д.
Особое внимание уделялось организации работы с ведомственными архивами. В соответствии с приказом МОКиН РК «О проведении семинаров-совещаний по вопросам организации делопроизводства и архивного дела в подведомственных учреждениях МОКиН РК» от 16.04.2012 г. № 387 и в целях совершенствования организации работы с документами проведены 4 семинара-совещания с работниками делопроизводственных служб образовательных учреждений и учреждений культуры.
В рамках межведомственного взаимодействия архивные учреждения республики оказывают методическую и практическую помощь в организации хранения и учета архивных документов учреждениям, организациям, предприятиям, в том числе музеям, библиотекам.
За последние 3 года, т.е.  за период с  2010 по 2012 гг., архивными учреждениями республики оказана консультативная, методическая и практическая помощь 616 учреждениям, организациям и предприятиям  республики по вопросам  упорядочения  документов, составления и обновления номенклатур дел, описей дел, исторических справок, положений об архивах, положений об ЭК, уточнения заголовков дел и сроков хранения документов  в соответствии с нормативными и методическими документами, в том числе:
- государственными архивами  192 организациям;
- муниципальными архивами  424 учреждениям, предприятиям.
Во всех архивах проводятся работы по улучшению физического состояния дел. В среднем в год переплетаются и подшиваются  до 1200 ед. хранения. В плановом порядке проводятся реставрационные работы. Ежегодно просматриваются до 200 ед.хр., реставрируются до 150 ед. хр. (15000 листов). При планировании учитывается штатные возможности и уровень материального обеспечения.
Физическое состояние документов, хранящихся в архивных учреждениях республики, в основном удовлетворительное. Особую озабоченность вызывают документы дореволюционного периода, тексты некоторых из них затухают. Такие документы стоят на особом контроле. К сожалению, из-за отсутствия материалов для проведения сложных реставрационных работ и  высококвалифицированных специалистов-реставраторов, архивисты руководствуются принципом «Не навреди!». В настоящее время начата работа по оцифровке этих документов.
Создание страхового фонда уникальных и особо ценных документов с 1992 г. не производилось, ввиду устаревшего оборудования и отсутствия финансирования на приобретение оборудования  для работы по микрофильмированию.
Еще одной проблемой в организации обеспечения сохранности документов является тот факт, что  в государственных архивах республики закартонировано  всего 210788 ед.хр.,  что составляет 49,3 % .
В целях создания нормативных условий сохранности архивных документов и архивных фондов Рес­публики Калмыкия приказом Министерства образования, культуры и науки РК от 18.11.2010 г № 1413 была утверждена ведомственная целевая программа «Картонирование архивных учрежде­ний Республики Калмыкия. 2011-2013 гг.». Данная программа прошла все стадии согласования. Планируется  выделить на приобретение архивных коробов 1500 млн. рублей. Фактически финансовые средства до настоящего времени не выделялись.
Также хотела отметить, что степень загруженности архивохранилищ КУ РК «Национальный архив» по состоянию на 01.01.2013 г. составляет 97 %, что практически исчерпан  резерв площадей.  На муниципальном уровне  из 14  архивов  8 загружены уже на 100 %, что уже не позволяет вести плановый приём  документов в установленные сроки.
Безопасность архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия напрямую зависит от состояния материально-технической базы архивов. Ее укрепление – это одна из самых главных задач архивов, которая на протяжении последних лет слабо решается. Выделение финансовых средств с каждым годом уменьшается. Так, например, по ст.310 «Увеличение стоимости основных средств» было выделено:
2008 г. - 113896,00 руб.;
2009 г. -  25000,00 руб.;
2010 г. -  10400,00 руб.;
2011 г. – 0,00;
2012 г. – 0,00.
Госархивы Калмыкии ежегодно представляют проекты бюджета на очередной финансовый год, в которых предусматриваются расходы учреждений, направленные  на укрепление материально-технической базы архивов. К сожалению, потребности госархивов не учитываются при формировании бюджетов Республики Калмыкия на очередной финансовый год.
 
Начальник Отдела по делам архивов
Министерства образования, культуры
и науки Республики Калмыкия
 
17.05.2013 г.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83