«Актуальные вопросы создания и обеспечения сохранности страхового фонда и фонда пользования документов Архивного фонда
Астраханской области»

Архивные документы являются важнейшим информационным ресурсом любого государства и общества. И задача архивистов состоит в сохранении документального   богатства в полном объеме.

Несмотря на предпринимаемые усилия по обеспечению сохранности архивных документов всегда имеется риск их безвозвратной утраты, прежде всего в результате чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, военных конфликтов и других форс-мажорных обстоятельств.

Информация, содержащаяся в утраченных документах, может быть эквивалентно восполнена только при наличии заранее изготовленных и надежно хранимых копий документов. На решение именно этой проблемы направлена работа по созданию страхового фонда архивных документов.

Особое место занимает страховое копирование  и в основной деятельности Государственного архива современной документации Астраханской области.

Законодательной основой проведения этой работы является п.3.ст.17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым на уникальные и особо ценные документы создаются их страховые копии. Однако такой подход существовал не всегда. Но об этом немного позже.

         Лаборатория по созданию страхового фонда в архиве была создана в 1989 году. Штат лаборатории состоял из  двух человек: инженера и оператора. Штатная единица оператора была сокращена до перехода партийного архива в систему государственных архивов. В настоящее время страховой фонд архива создается в лаборатории по созданию страхового фонда, реставрации и переплету архивных документов при отделе организации хранения и государственного учета архивных документов Астраханской области.

Несмотря на возникавшие проблемы с финансированием  архив сохранил лабораторию и квалифицированного сотрудника и обеспечил ее функционирование с момента перехода в систему государственных архивов.

Работа лаборатории ГАСД АО по микрофильмированию документов проводится на оборудовании «Старт». Весь комплекс оборудования выпущен в 1989 году, срок службы 10 лет. За 24 года техника нас не подвела и в настоящий момент  находится в удовлетворительном состоянии.

         Деятельность архива по созданию страхового фонда можно разделить на три этапа:

  1. Первый этап-1989-1991гг.
  2. Второй этап- 1992-2003гг.
  3. Третий этап- с 2004г.- по настоящее время

На первом этапе (до 1991 года), тогда еще  в партархиве Астраханского обкома  проводилось сплошное микрофильмирование партийных документов. Микрофильмировали  фонды Астраханского губкома, обкома, горкома партии. В состав страхового фонда входили протоколы заседаний бюро, секретариата, планы и отчеты, ведомости по начислению заработной платы.

         Второй этап (1992-2003гг.) работы стал носить более целенаправленный характер. В соответствии с «Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами  в государственных архивах» (М.,1983г.) для страхового копирования стали отбираться особо ценные документы.

  И  третий этап начинается с тематической проверки в 2004г. Агентства по делам архивов Астраханской области «Создание, обеспечение сохранности и учет страхового фонда и фонда пользования», где  было выявлено ряд нарушений при создании страхового фонда и его учета. Основными замечаниями проверки было следующее:

  1. На одну микрофишу снималось не одно, а несколько дел;
  2. Страховой фонд создавался  на особо ценные  и дела 1 категории;
  3. Фонд пользования создавался в одном экземпляре и с 1998 года его создания полностью прекращено, из-за отсутствия финансирования.
  4. Страховой фонд должен храниться территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда (ЦХСФ г. Ялуторовск)

В результате возникла необходимость ведения раздельного учета на страховой фонд особо ценных  документов и страховой фонд на дела, не отнесенные к категории особо ценных. Отмечу, что с 2007 года  в архиве началось внедрение  новых «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах РФ» (М. 2006.) и выявление особо ценных документов продолжилось на основании данного методического пособия. На 01 мая 2013 года в архиве насчитывается 3070 особо ценных документов.

В 2009-2010гг. страховой фонд, отснятый с документов Ф-325»Астраханский обком КПСС», был разделен на три группы:

-         страховой фонд, созданный на ОЦД  (1216 ед.уч., 2881 ед.хр., 213580 кадров);

-         страховой фонд, созданный на документы не являющимися ОЦД (5930 ед.уч., 11314 ед.хр., 763096 кадров);

-         страховой фонд, отснятый с нарушением требований: на одной микрофиши две или несколько единиц хранения (743 ед.уч., 1040 ед.хр., 82627 кадров).

На каждую группу составлена отдельная опись страхового фонда.

В июле 2009 г. составлены описи страхового фонда на документы, не отнесенные к особо ценным документам  (опись №2) и опись страхового фонда отснятого с нарушениями (опись №3), в марте 2010 г. составлена опись страхового фонда  особо ценных дел (опись №1).

На 01 июля 2010 была проведена полная выверка страхового фонда.

В результате проведенных работ по проверке страхового фонда  и фонда пользования, было выявлено несоответствие  в объеме страхового фонда, фонда пользования  в  учетных документах – паспорте архива.

         Далее были выявлены все нарушения, допущенные при микрофильмировании и составлении учетных документов, что повлияло на расхождения в объеме страхового фонда,  фонда пользования и учетных документах.

Фонд пользования (диазокопии) в архиве создавались  с 1989 по 1998 годы в одном экземпляре. Фонд пользования создан на все  дела фонда №1 «Астраханский Губком РКП (б) и часть фонда № 325 «Астраханский обком КПСС».

В 2010 году составлены описи фонда пользования на диазокопиях  – как вспомогательный учетный документ.

По состоянию на 01 мая 2013 года объем страхового фонда на особо ценные документы архива составляет  426633 кадров, 6201микрофиш. Создание страхового фонда на особо ценные документы находится в завершающей стадии, в 2014 году планируется смикрофильмировать  216 дел отнесенные к ОЦД.

Объем документов на бумажной основе, прошедших страховое копирование в архиве составляет  93 %.

На данном этапе работы архива конкуренцию микрофильмированию составляет цифровой перевод документов (оцифровка). Работа в этом направлении проводится с  2011 года. Оцифровка дает  возможность получать изображение с корректировкой качества, что решает проблему усиления слабоконтрастных, угасающих текстов, обеспечивает возможность  выдачи информации и многократного его копирования без обращения к подлинникам.

Однако, несмотря на ряд преимуществ, оцифровка архивных документов нами рассматривается только как создание фонда пользования, но не страхового фонда.

Причины такого подхода объясняются следующим:

  1. Эксперты подвергают сомнению возможность долгосрочного хранения информации, записанной на предлагаемых производителями на сегодняшний день носителях.
  2. Интенсивное развитие цифровых технологий приводит к быстрой замене, как самих цифровых носителей, так и аппаратно-программных средств для их записи, что представляет серьезную проблему для будущего доступа к страховому фонду документации, хранящейся в цифровом формате.

К этому следует добавить, что микрофиши отображают конкретный документ и сохраняют его внешний вид, в чем можно убедиться зрительно в любой обстановке, не прибегая к помощи каких-либо считывающих устройств. Кроме того, привести микрофиши в негодность значительно сложнее, чем цифровые носители.

           Указанная точка зрения бала высказана заместителем руководителя Росархива  В.П. Тарасовым на состоявшейся в октябре 2011 года в г. Толедо (Испания) 43 Международной конференции «Круглого стола архивов» на тему: «Поддержка архивов в цифровом мире: сохранение архивов в XXl столетии». Выступление Владимира Петровича на тему: «Копии страхового фонда документов. Зачем они нужны?» вызвало всеобщий интерес и нашло поддержку большинства присутствующих, хотя и высказывалось другое мнение.

На данном этапе работы, когда практически создан страховой фонд на все особо ценные документы, необходимо создание определенной технической и материальной базы. Это специальный высокопроизводительный  сканер, позволяющий оцифровывать микрофиши.

         В заключении хочется отметить, в настоящий период, например, в Национальном архиве Швеции происходит постепенное возвращение к микрофильмированию архивных документов, хотя некоторое время назад считалось, что в скором будущем  этот процесс будет полностью вытеснен применением компьютеров. Это объясняется опасением, что через некоторое время, в связи с бурным развитием информационных технологий, возникнут технические проблемы с использованием сегодняшних компьютерных баз данных. Поэтому, несмотря на сложное экономическое положение ГКУАО «ГАСД АО» стремится продолжать микрофильмирование документов. Так как это на сегодняшний день наиболее надежный и гарантированный способ сохранения оригиналов ценных  исторических источников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83