Актуальные проблемы обеспечения сохранности Архивного фонда Республики Дагестан

 

Если конечной целью деятельности архивных органов и архивных учреждений является использование документов, т.е удовлетворение  информационных, социальных потребностей гражданина, общества, государства, то незыблемой остается задача обеспечения сохранности документов на всех этапах. А без постановки на государственный учет невозможно достижение поставленной цели. Из этой триады наиболее трудоемким, требующим постоянных финансовых вложений, и зависимым от социально-экономического состояния государства и развития региона является направление обеспечения сохранности.
Стабильное развитие архивного дела Дагестана, начиная с 2001 года, способствовало значительному продвижению архивов республики в обеспечении их помещениями с оптимальными условиями хранения, оснащении их оборудованием и оргтехникой. Кризисный 2008 год архивы республики пережили в штатном режиме. Благодаря государственной поддержке, законодательно-правовому решению многих вопросов 1 439 698 ед. хр. Архивного фонда РД поставлены на государственный учет, ведется планомерная работа по внедрению автоматизированных технологий на государственном и муниципальном уровнях. ЦГА в 2011 году приступил к созданию страхового фонда. Ежегодно проводятся организационные мероприятия по обеспечению сохранности документов, ужесточению контроля за движением документов внутри архивов, проверке наличия и реставрации. В 2010 году деятельность ЦГА РД проверена Росахранкультурой. Все рекомендации, указанные в справке удалось выполнить.
Однако, это не означает, что у нас все благополучно с обеспечением сохранности документов.
В связи с секвестированием на 20% в апреле т.г. утвержденного республиканского бюджета на 2013г. по ЦГА на сумму 1 915 000 руб. полностью исключены из номенклатуры продукции, предусмотренной к закупке, такие проекты, как перевод архивных документов в электронный вид (создание фонда пользования), приобретение оборудования для канальной системы кондиционирования  и его установка.
Муниципальное звено. Как правило, его развитие зависит от компетентности руководителя архивного отдела администрации и отношения главы муниципального образования к историко-документальному наследию своего региона. Несмотря на интенсивную нормативно-методическую подпитку со стороны Дагархива, постоянные проверки в ходе командировок специалистов, направление решений коллегии, обращения через Администрации Президента РД, неудовлетворительное состояние с обеспечением сохранности АФ РД сохраняются в 3-х (Бежтинский, Тляратинский, Цумандиский) МА.
Очередная паспортизация документов в очередной раз выявила вековые проблемы с обеспечением документов на ведомственном уровне.
Не буду перечислять эти проблемы, если кратко сформулировать, документ, не успев зародиться или сформироваться в ведомстве, там же утрачивается, затем его ищут в госархиве.
Если неправильное формирование, утрата в ведомстве документа постоянного хранения – головная боль ЭПК, круговорот описей до их утверждения, т.е видимая часть бумеранга, то утрата документа по личному составу, искажение в нем информации – это социальная беда отдельно взятого человека и общества в целом. Вызывает  сложные чувства и статус самого документа по личному составу,  который не входит в Архивный фонд РФ, но государственному учету подлежит.
Отдельная тема – судьба  документов ликвидированных организаций, банкротов, а также организаций, предприятий, отошедших от профильной уставной деятельности и существующих за счет сдачи в аренду основных средств (ОАО «Фабрика модельной обуви», Автобаза ДУСа, ГП «Дом бытовых услуг» и др.)  
Думаем, что должны быть законодательно закреплены полномочия архивных органов в сфере делопроизводства и на государственном уровне должно быть пересмотрено отношение к приему документов личного состава. У государственных и муниципальных архивов при всем желании нет возможности принять эти документы.
Другая актуальная проблема – это работа с документами на электронных носителях. Отсутствие единой нормативной базы, недоработки в методологическом плане, доказательная сила ЭЦП...
Немаловажная проблема в этой связи – вопрос профессиональной квалификации архивистов. Требования к специалистам зафиксированы в Едином квалификационном справочнике. Требования довольно высокие, напрашивается приобретение нескольких дополнительных полноценных профессий. Но по плечу ли это архивисту, у которого, в нашем случае, заработная плата от 5,4 до 13,0 тыс. руб., хотя по замысловатой формуле подсчета средняя зарплата выглядит внушительно – 15 тыс. руб., и сопоставима с зарплатой учителей, врачей.
Остается на повестке дня вопрос взаимоотношений уполномоченных органов в области архивного дела субъектов РФ с федеральными органами власти и учреждениями. Заключение трехсторонних соглашений о сотрудничестве – это временный выход из положения. Всего заключено 31 соглашение из 68 возможных.
В связи с созданием межрайонных организаций по земельным ресурсам и землепользованию, сложилась ситуация, создающая угрозу сохранности документов государственной собственности (горрайкомземов) – некоторые руководители передавали эти документы в архив «Росреестра» или перевозили в головную организацию. Так, удалось вернуть документы Гергебильского и Чародинского МА.
Случай, когда при изъятии документов правоохранительными органами в архиве остается копия, пусть даже нотариально заверенная, бьет и по архивному фонду, и по авторитету архивиста, который десятилетиями бережно лелеял его. Все-таки в архиве хозяином должен быть архивист. И всяк приходящий в архив, в т.ч. и прокурор, пусть его уважает.
 С целью исправления создавшегося с сохранностью документов положения Дагархивом, а теперь МЮ РД, ведется разноплановая работа.
Внедрение в архивных учреждениях правил работы, регламента госучета документов, других нормативных отраслевых актов сопровождается также разработкой Дагархивом, ЭПК дополнительных инструкций и памяток. Например: Памятка о порядке действий сотрудников архивов РД в случае изъятия (выемки) ед.хр. (документов) органами, осуществляемыми оперативно-розыскную деятельность, дознание и предварительное следствие; Отчет об итогах паспортизации архивных отделов МО; Методические рекомендации по отбору, описанию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов в архивных отделах администраций МО; Анкета по проверке состояния госучета документов АФ РД; Рекомендации по проведению паспортизации ВА; Инструкция по созданию резервной копии ПК «Архивный фонд-3».
После анализа состояния дел в организациях-источниках комплектования МА на ЭПК решено вывести из Списка№1 управления и отделы ГУ «Отделения пенсионного фонда РФ по РД», отделения ФГУП «Ростехинвентаризация – Федеральное ГОМП», расположенные в городах и районах республики, в связи с тем, что документы с постоянным сроком хранения и по личному составу централизованно хранятся в головной организации. Такая же история и с отделениями Территориального органа Федеральной службы госстатистики по РД. Практически все статотчеты заводятся в одном экземпляре, на местах не сохраняется никакая информация, в то же время инициативе некоторых заведующих МА статотчеты заводятся в 2-х экземплярах и оставляются на муниципальном хранении.
Не функционирующие в течение последних 5 лет, но официально не ликвидированные общественные организации также выведены из Списка №1, приняв в архив все сохранившиеся документы.
При рассмотрении ЭПК предложения МА о выводе по разным причинам из Списка №1 организации к заведующим МА предъявляются требования представить акт приема документов в архив, справку об утере или незаведении дел за последние 5 лет, заверенной его руководителем.
За последние годы в Список №1 введены судебные участки Службы мировых судей городов и районов, разработана примерная номенклатура дел Службы.
В ходе ликвидации или банкротства организаций, не являющихся  источниками комплектования архивов, помимо документов по личному составу, ими на рассмотрение ЭПК представляются описи на  документы с постоянным сроком хранения. Архивистам приходится делать выбор, выкинуть эти документы или сохранить  для истории. И мнение членов ЭПК по этому вопросу неоднозначно.
В связи с изменением сроков хранения гражданских дел «о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина», ЭПК решено на эти дела составлять отдельную опись долговременного хранения.
         Архивным учреждениям рекомендуется при проведении экспертизы ценности максимально сохранить переписку как документы, отражающие основные проблемы и ход решения важных для отрасли задач. Вследствие, членам ЭПК приходится тщательно разбираться в актах на уничтожение документов.
По итогам паспортизации 2012 года за подписью министра юстиции РД во все органы исполнительной власти направлены рекомендации по включению в планы проведения внутреннего аудита и внутреннего контроля вопросов обеспечения сохранности документов и состояния делопроизводства в министерствах и подведомственных учреждениях. В настоящее время в Правительство РД представлено распоряжение Правительства РД о мерах по обеспечению сохранности документов АФ РД, которым все министерства, ведомства республики обязываются до ноября текущего года согласовать на ЭПК Минюста РД номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, то же рекомендовано осуществить и муниципальным властям. На днях будет издано распоряжение Правительства РД о включении министерства юстиции в состав контрольно-надзорных органов.
Чтобы ликвидация Управления Правительства РД по делам архивов, казавшаяся вначале недоразумением и свершившаяся в аккурат к 90-летию архивного дела республики, не была воспринята руководителями городских округов и муниципальных районов как директива к действию, Министерством юстиции РД своевременно направлено письмо о необходимости сохранения статуса архивного органа, его штатной численности и обеспечения сохранности архивных фондов.
 Уважаемые коллеги! Основной упор я в своем сообщении сделала на проблему взаимоотношений с фондодеражателями и пользователями документальной информации, а также сохранности документов в ведомствах, так как состояние документов в государственных и муниципальных архивах напрямую зависит от их состояния в фондообразователях. Достигнуты определенные успехи. Но до совершенства дойти нелегко. Будем надеяться, что в составе Министерства юстиции РД архивистам удастся добиться более значимых результатов.
Спасибо за внимание.
 
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83