О   состоянии   работы   по   обеспечению   сохранности   в республиканском государственном бюджетном учреждении «Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики»

Архивные документы, хранящиеся в республиканском государственном бюджетном учреждении «Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики» (далее - РГБУ «ГА КЧР»), являются важнейшей и неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов, населяющих Карачаево-Черкесскую Республику. Обширный комплекс документов содержит сведения о правовых, организационных основах становления как  республики в целом, так и отдельных ее районов, отражает историю развития отраслей народного хозяйства на территории КЧР. Архивные документы являются информационным потенциалом для осуществления преемственности культурно – исторических традиций, научного и технического прогресса, социальных гарантий граждан. Поэтому необходимо обеспечить сохранность документов АФ КЧР в интересах граждан, общества, государства. Материально – техническая база является основой функционирования любого архива.
РГБУ «ГА КЧР» в своей деятельности придает первостепенное  значение обеспечению сохранности документов как основной задаче и одной из важнейших функций государственной архивной службы. Решение этой задачи может быть реализовано только путем комплексного подхода. Создание в архиве условий, обеспечивающих возможность постоянного хранения документов, заключается в планомерном и целенаправленном осуществлении комплекса взаимосвязанных работ по созданию оптимальных условий хранения архивных фондов, обеспечению их физической сохранности, страховому копированию и учету.
Решение указанной проблемы, как ни одно другое направление деятельности архивов, зависит от поддержки государства, его экономических возможностей, достигнутого правового, технического и научного уровня.
РГБУ «ГА КЧР» при непосредственной поддержке Управления КЧР по делам архивов, несмотря на сложности экономического характера, продолжает работу по доведению материально – технической базы архива до уровня нормативных требований.
Отсутствие свободных площадей для приема документов на постоянное хранение превратилось в проблему, сдерживающую темпы комплектования архива. В связи с этим, на протяжении ряда лет продолжается работа по вопросу строительства нового типового здания архива. Разработана проектно – сметная документация, которая прошла Главгосэкспертизу. На проект получено сводное заключение от 05.06.2005. Однако, в виду отсутствия финансовых средств, строительство здания не ведется. Работа по строительству объекта включена в республиканскую целевую программу «Развитие архивного дела в Карачаево-Черкесской Республике на 2011-2016 гг.». В 2012 году строительство здания архива было включено в проект программы «Развитие Северо-Кавказского Федерального округа», к сожалению, строительство нового здания архива было исключено, как наименее важный в экономическом отношении для республики объект. Работа в данном направлении продолжается. В текущем году на имя Главы Карачаево-Черкесской Республики было направлено письмо с просьбой о содействии по включению строительства нового здания в программу «Социально- экономическое развитие Карачаево-Черкесской Республики».
Длительное время, в связи с отсутствием финансирования также не решался вопрос создания республиканского государственного учреждения «Государственный архив КЧР документов по личному составу».                              В соответствии с постановлением Правительства КЧР от 02.02.2011 № 285              «Об утверждении Плана мероприятий по оптимизации расходов бюджета Карачаево-Черкесской Республики на 2011 год», постановлением Правительства КЧР от 02.12.2011 № 458 «О реорганизации республиканского государственного казенного учреждения «Центр документации общественных движений и партий Карачаево-Черкесской Республики» путем присоединения к республиканскому государственному бюджетному учреждению «Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики» республиканское государственное казенное учреждение «Центр документации общественных движений и партий КЧР» реорганизовано в филиал РГБУ «ГА КЧР» «Центр документации новейшей истории» (далее - «ЦДНИ»). Приказом директора также был создан другой филиал РГБУ «ГА КЧР»  «Архив документов по личному составу» (далее - «АДЛС»). Оба филиала действуют без права образования юридического лица. Архиву документов по личному составу выделено нежилое помещение площадью 115м2. В нем проведена перепланировка, позволяющая разместить большее количество стеллажей; проведен ремонт; установлена охранно-пожарная сигнализация с выводом на пульт вневедомственной охраны. РГБУ «ГА КЧР» планирует передать в «АДЛС» порядка 30000 единиц хранения по личному составу, имеющихся на хранении в архиве. Загруженность государственного архива составляет 129%. В связи с массовой ликвидацией  организаций, не имеющих правопреемников,  архив вынужден был вести прием документов по личному составу. С 2006 по 2011год было принято на хранение 12000 дел  по личному составу. По этой причине был снижен показатель по приему документов, находящихся как на ведомственном хранении, так и государственной части Архивного Фонда, хранящихся в архивных отделах муниципальных образований республики. Для сравнения, за этот период от организаций – источников комплектования поступило на хранение управленческой документации 9876 единиц хранения, из архивных отделов муниципальных образований – 5927. По состоянию на 01.01.2013 в организациях  продолжает оставаться 30000 единиц хранения, в архивных отделах – 53000.
Следует отметить, что благодаря поддержке Федерального архивного агентства, в рамках реализации федеральных целевых программ «Архивы России (2000 – 2005 гг.)» и «Культура России (2006-2010 гг.)», на укрепление  материально – технической базы архива Архивной службе КЧР в 2005 – 2007 гг. было выделено 850,0 тысяч рублей. Финансирование позволило провести работы по замене электропроводки и охранно-пожарной сигнализации с выводом на пульт вневедомственной охраны, а также приобрести стеллажи, компьютеры и ксерокс. Выражаем благодарность руководству ФАА и надеемся на его поддержку и в дальнейшем.
За счет дополнительных ассигнований из средств республиканского бюджета в размере 250,0 тысяч рублей была проведена замена теплового узла и всей отопительной системы здания архива.
В рамках реализации республиканской целевой программы «Архивы Карачаево-Черкесской Республики (2006-2010 гг.)» в филиале «ЦДНИ» установлена охранно-пожарная сигнализация на сумму 147,3 тыс. рублей, в РГБУ« ГА КЧР» произведена замена и установка окон на сумму 123,7 тыс. рублей, в хранилищах также установлены рол ставни.
В связи с выделением помещения под филиал «Архив документов по личному составу» на средства, выделенные из бюджета, приобретены металлические стеллажи, архивные коробки, выполнен ремонт, частично оплачена установка охранно-пожарной сигнализации.
Выделяемых бюджетных средств, конечно же, не хватает для нормального функционирования архива.
Для стабилизации финансово-экономического состояния архива используются также внебюджетные средства и благотворительная помощь.
Управлению КЧР по делам архивов удалось привлечь внимание ООО «Агростройкомплект» к нуждам архива. За счет помощи спонсора отреставрирован фасад здания республиканского архива, отремонтирована комната в архивохранилище, которая не эксплуатировалась на протяжении 20 лет. В результате ремонта площадь архивохранилищ увеличилась на 29.5 м2, протяженность архивных полок на 100 погонных метров.
За 2009-2012 гг. из внебюджетных средств, заработанных отделом научно-технической обработки документов, содержащимся за счет средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, поступило 8 414 000 рублей, из них: 6 504 000 рублей - заработная плата, 749 000 рублей – фонд материального поощрения, 1 161 000 рублей – фонд развития материально-технической базы архива.
За счет полученных внебюджетных средств обеспечена безопасность и улучшено состояние архивных документов, произведена доплата недостающей суммы, профинансированной из бюджета, на установку охранно-пожарной сигнализации в «АДЛС», приобретены: стеллажи, специальные обогревательные приборы для поддержания температурно-влажностного режима в архивохранилище, средства для пожарной безопасности (огнетушители, ящик для песка, лопаты, багор), схема эвакуации сотрудников,  архивные коробки, проведен замер сопротивления электрической сети.
Всего же приобретено как за счет бюджетных, так и внебюджетных средств 100 погонных метров стеллажей, 2070 архивных коробок.
В рамках повышения антитеррористической защищенности и противопожарной безопасности обновлены документы о действиях в чрезвычайных ситуациях, инструкция об охранном режиме, проводится инструктаж по программе пожарно-технического минимума и контроль исправности технических средств противопожарной защиты. Работники, уполномоченные на решение задач в области гражданской обороны, чрезвычайных ситуаций и пожарной безопасности, прошли обучение в Карачаево-Черкесском республиканском бюджетном учреждении «Центр гражданской защиты».
В комплекс работ по обеспечению сохранности архивных документов входят контроль физического состояния документов и улучшение состояния при помощи реставрации.
 
Динамику реставрационных работ можно проследить на слайде:
Контроль физического состояния документов осуществляется в основном в процессе проверки наличия и состояния архивных дел. Так как у нас нет лаборатории по обеспечению сохранности дел, главный специалист отдела обеспечения сохранности и государственного учета (реставратор)  выполняет: подшив, переплет дел, подклеивает листы, восстанавливает угасающие тексты путем набора на компьютере, то есть, располагая минимальным набором технических средств и оборудования, продляем жизнь документов.
Сохранность документов в архиве также обеспечивается их картонированием.
Как мы видим из слайда в 2011 году произошло снижение показателя, что объясняется уменьшением объемов финансирования материальных затрат на этот год. Но за счет средств, выделенных в 2011 году по республиканской целевой программе «Архивы Карачаево-Черкесской Республики (2011-2015 гг.)», удалось довести показатель картонирования в 2012 году до 13376 дел.
В целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов, выявления и устранения недостатков в учете, выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной и технической обработки, проводятся проверки наличия и состояния архивных документов, динамика которых представлена на следующем слайде:
Высокий показатель в 2009 году объясняется внеплановой проверкой наличия и состояния архивных документов для подготовки описей фондов к переработке.
Принимая документы на государственное хранение от организаций – источников комплектования, мы тем самым также обеспечиваем их сохранность.
Из слайда видно, что работа по обеспечению сохранности документов носит целенаправленный и динамичный характер, несмотря на загруженность архивохранилищ.
Проблема сохранности дел в РГБУ «ГА КЧР» и филиале «ЦДНИ» решается также путем профилактических мероприятий, например, пользователям в читальный зал не выдаются дела, находящиеся в плохом физическом состоянии.
Активизация использования документов повлекла за собой значительный рост их копирования с применением современных копировально-множительных аппаратов, что приводит к разрушению документа. В последнее время в архивах ксерокопирование документов сведено до минимума. Пользователи, имеющие фотоаппарат, могут получить разрешение директора на отснятие заявленного документа под контролем работника читального зала. При исполнении тематических запросов сотрудники выдают ответ в виде архивных справок, архивных выписок, ксерокопии выдаются крайне редко.
Обеспечению сохранности дел способствуют также созданные тематические базы данных в архиве: Награды («Медаль материнства») (введены 23812 позиций) и «Нормативно-распорядительные документы органов государственной власти КЧР» (введены 15000 позиций). Работа по вводу данных будет продолжена. На обеспечение сохранности направлены усилия специалистов, ведущих переработку и усовершенствование описей, путем раскрытия заголовков, что позволяет пользователю конкретизировать заказ на выдачу документов.
Сохранность документов в РГБУ «ГА КЧР» и филиалах обеспечивается путем проведения контрольных проверок за движением документов, выданных из хранилища, путем полистных проверок особо ценных дел, проверкой правильности подкладки дел в фонды.
По обеспечению нормативных параметров температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов архивных документов проводятся обеспыливание и влажная уборка хранилищ, а также проветривание помещений. В холодное время года для поддержания необходимой температуры применяется дополнительное отопление в виде нагревательных приборов (конвекторы и калориферы).
Приоритетным направлением является повышение качества ведения учётной документации, позволяющей обеспечить сохранность архивных дел               и возможность адресного поиска документов. В соответствии с приказом Управления КЧР по делам архивов от 31.03.2011 № 16 «Об организации                     и проведении республиканского конкурса «Обеспечение сохранности архивных документов Архивного Фонда Карачаево-Черкесской Республики» среди государственных архивных учреждений, архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов, проводимом в целях повышения уровня безопасности и обеспечения сохранности документов, РГБУ «ГА КЧР» и филиал «Центр документации новейшей истории» принимали участие                в конкурсе по обеспечению сохранности архивных документов, проводимом Управлением КЧР по делам архивов в 2011-2012 годах и заняли призовые места.
Несмотря на определенные достигнутые успехи в деятельности РГБУ «ГА КЧР» имеется ряд проблем, обусловленных несоответствием объемов финансирования современным требованиям к материально-техническому оснащению архивов и уровню развития архивных технологий.
Как мы видим по слайду 6 последние годы РГБУ «ГА КЧР» финансировалось минимально и по самым необходимым статьям, объясняется это тем, что республика является одним из дотационных субъектов. Ежегодно архивом готовились бюджетные планы. При формировании бюджета                      на очередной финансовый год в него включались все мероприятия, обеспечивающие единые отраслевые подходы к обеспечению хранения                  и учета документов Архивного фонда КЧР и других архивных документов              в интересах государства, общества и граждан. Но при получении бюджета               из Министерства финансов КЧР в нем оставались: заработная плата работников, как правило, на 10,5-11 месяцев; коммунальные платежи                        и минимум расходов на развитие отрасли, без гарантии обязательного финансирования их в течение года.
 
Анализ финансирования за последние несколько лет, приведенный в диаграмме, показывает: на заработную плату работников приходится 80% (от общего объема утвержденных средств), на оплату коммунальных услуг – 12%, на улучшение материально - технической базы архива – 8%. И это далеко не достаточно для проведения ряда серьезных работ по доведению материально - технической базы архива до уровня нормативных требований, таких как: обеспечение требований пожарной безопасности, обеспечение антитеррористических мероприятий, приобретение оборудования и др.
В результате такого финансирования остаются нерешенными некоторые проблемы обеспечения безопасности архивных фондов, повышения технической укрепленности архива. Так, с 1986 года ни разу не проводился капитальный ремонт приспособленного под архив здания, год постройки которого входит в начало 20 века (1906 г.), в архивохранилищах отсутствует система принудительной вентиляции и нет возможности для ее установки в виду ветхости здания, нет кондиционеров для поддержания установленных нормативов температурно-влажностного режима, в результате чего в архивохранилищах - сырость, на стенках - грибок, штукатурка осыпается.
Также остаются нерешенными задачи по обеспечению финансирования противопожарной безопасности и выполнению предписаний органов госпожнадзора, по обеспечению антитеррористических мероприятий; не проводится работа по страховому копированию архивных документов, являющаяся важнейшим фактором обеспечения их сохранности, и как следствие этого не создается фонд пользования.
Серьезной проблемой, отрицательно сказывающейся на качественных и количественных показателях реализации основных направлений архивного дела, остается перегруженность архивохранилищ, недостаточная эффективность мер по оснащению архивов необходимым оборудованием.
Несмотря на сложные условия, нам удалось достигнуть определенных успехов в решении задач обеспечения сохранности документов.
Современный уровень обеспечения сохранности архивных дел помимо комплексного подхода требует высокого качества проводимых мероприятий, внедряемых технологий, оборудования, материалов. Для достижения такого уровня потребуется вложить ни один миллион рублей, ведь от этого зависит, сумеем ли мы сохранить документальную историю  региона.
 
 

Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83