Из опыта работы по обеспечению сохранности архивных
документов в ГКУ РО «Центр документации новейшей истории Ростовской области»
 
В ГКУ РО «ЦДНИРО» хранится 3703 фонда, 1.138.132 единиц хранения за 1919-2007 годы.
Сложность и многоаспектность проблем обеспечения сохранности такого большого массива архивных документов требуют одновременного решения многих вопросов. Нельзя сохранить архивные документы, не обеспечивая необходимые параметры, а это связано со зданием, где они хранятся, его оснащенностью соответствующим оборудованием, техническими средствами, состоянием организации хранения, государственного учета документов и т.д.
Успешное решение вопросов обеспечения сохранности документов возможно лишь тогда, когда на каждом участке строго соблюдается установленный порядок.
В 1987 году при уточнении структуры Центра документации был образован отдел «Обеспечения сохранности и государственного учета документов».
При выполнении широкого круга работ с архивными документами отдел обеспечения сохранности документов взаимодействует с другими структурными подразделениями. Координация работы структурных подразделений, отдельных исполнителей по обеспечению сохранности документов реализуется на основе положений об отделах, должностных инструкций сотрудников, что повышает уровень взаимодействия отделов, ответственность работников за выполнение конкретных заданий. Вопросы координации деятельности решаются при разработке  годовых, а также специальных планов.
За последние годы в ходе реализации комплексного плана по обеспечению сохранности документов в Центре документации были предприняты эффективные  меры по решению проблем сохранности документов.
         Планово и систематически ведется работа по поддержанию в хорошем техническом состоянии здания Центра специальной постройки, в помещениях которого проведен капитальный ремонт с установкой пластиковых окон, подвесных потолков, негорючих панелей, с заменой дверей в архивохранилищах и рабочих кабинетах на металлические с автоматически запирающимися замками. Проведены капитальный ремонт питающей и распределительной сети электроосвещения здания и замены силового оборудования.
         В ходе реализации плана мероприятий «Областной долгосрочной целевой программы энергосбережения и повышения энергетической эффективности в Ростовской области на период до 2020 года» установлены энергосберегающие светодиодные светильники в коридорах, рабочих кабинетах и хранилищах Центра.
Здание Центра оснащено системой автоматической охранной сигнализации, которую обслуживает служба вахтеров, осуществляющих сдачу под охрану и прием из-под охраны помещений Центра, которая в 2010 году была модернизирована. Введена в эксплуатацию система тревожной сигнализации, осуществляющая связь с отделом вневедомственной охраны. На входной двери здания установлена система контроля доступа. В 2008 году установлена, а в 2011 году модернизирована система видеонаблюдения – 16 камер, расположенных по периметру здания, в холле и в читальном зале Центра.
Сегодня действующая система контроля позволяет фиксировать вход каждого сотрудника и посетителя в здание с выводом изображения на монитор постового (вахтера), а также сохранять это в памяти процессора, вести мониторинг перемещения пользователей по зданию Центра.
 Действующая с  1987 года система автоматического газового пожаротушения и пожарной сигнализации, управляемая дежурным оператором, модернизирована. Проведен ремонт пожарной сигнализации в пяти архивохранилищах Центра с заменой датчиков на извещатели пожарные  дымовые (ИП 212-3сх), и установлена голосовая система оповещения о пожаре. По предписанию Госпожнадзора проведена замена горючих панелей коридоров 1-2 этажей на гипсокартон с декоративной штукатуркой. Оконные решетки 1 этажа здания переоборудованы в распашные.
Важным направлением обеспечения сохранности документов является соблюдение температурно-влажностного режима в архивохранилищах Центра.
Система вентиляции и тепло-вентиляции Центра является составной частью системы вентиляции и тепло- вентиляции Северо-Кавказской академии государственной службы РФ и находятся в подвальных помещениях СКАГС, т.к. здания СКАГС и ЦДНИРО были сданы в эксплуатацию в 1987 году, как единый комплекс с общей системой неразделимых коммуникаций, расположенных на территории СКАГС и  обслуживаемых службами академии.  В 2011 году был проведен ремонт вышедшей из строя системы орошения архивохранилищ, являющейся составной частью системы вентилирования. Заведующие архивохранилищами ежедневно измеряют параметры температурно-влажностного режима, показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах по каждому архивохранилищу Центра и передаются на диспетчерский пункт академии. В зимний период при низкой температуре наружного воздуха заведующие архивохранилищами и специалисты, обслуживающие систему, отрабатывают специальную схему работы моторов-нагревателей, обеспечивающих поступление теплого воздуха в архивохранилища.
Центр имеет пять архивохранилищ, общая площадь которых составляет 2287 м2.. Хранилища Центра оборудованы металлическими стеллажами, общая протяженность архивной полки составляет 17.000 м.
Проводится плановая работа по совершенствованию деятельности архивохранилищ. Утверждены Положения архивохранилищ и о порядке выдачи документов и описей из архивохранилищ. Проведена значительная работа по передаче архивохранилищ на ответственное хранение.
В ходе этой работы были решены некоторые проблемы рационального размещения фондов. Устранено разобщенное хранение дел одних и тех же фондов, предусмотрены места для последующих поступлений по планам комплектования и после упорядочения неописанных документов ликвидированных партийных структур КПСС, ВЛКСМ, поступивших в Центр в россыпи, в объеме приблизительно 300.000 ед. хранения за 1976-1991 годы.
На данный момент описание управленческой документации партийных органов КПСС, ВЛКСМ завершено. Прошедшие описание документы по 85 фондам закартонированы и размещены в пределах соответствующих фондов. Все изменения внесены в топографические указатели.
Усилен контроль за порядком и оформлением выдачи документов из архивохранилищ, сроком возврата их после использования, сохранностью документов на всех стадиях работы с ними, условиями хранения дел в кабинетах сотрудников, читальном зале Центра.
         Ежеквартально заведующими архивохранилищами проводится выверка книг выдачи документов. В целях контроля за соблюдением нормативных режимов хранения и правил работы 1 раз в полугодие проводятся проверки сохранности выданных из хранилищ документов, итоги которых фиксируются в справках о проверке правильности выдачи (подкладки) и использования документов. В заверительной надписи выборочно полистно проверенных дел делается отметка о проведении проверки.
Читальный зал имеет специальное помещение для хранения дел, оборудованное стеллажами, шкафами и сейфом. Сейфами и шкафами оборудованы также рабочие помещения структурных подразделений, где за каждым сотрудником закреплено постоянное место для хранения выданных  ему дел.
В комплексе работ по обеспечению сохранности архивных документов одно из ведущих мест занимает проверка наличия и состояния документов, которая проводится в соответствии с Перспективным планом проведения проверки наличия и состояния документов на 2012-2015гг., разработанным с учетом  необходимости проведения проверки наличия фондов, содержащих особо ценные документы и фондов первичных партийных организаций, подвергшихся затоплению  в старом здании партийного архива в 1986 году.
         При составлении годового плана работы задачи перспективного плана по проверке наличия и состояния архивных документов на планируемый год по необходимости корректируются. Результаты проверки наличия и состояния дел служат основанием для планирования работ по улучшению физического состояния документов. Для учета дел, требующих реставрации и уже отреставрированных дел, ведется сводная ведомость, в которой отражаются поисковые адреса дел, нуждающихся в реставрации и уже отреставрированных дел, которая пополняется после проверки наличия и состояния дел фондов, в процессе других работ с фондами.
На основании этого учета составляется план реставрации, подшива и нумерации дел.
Реставрация документов – одно из важнейших направлений обеспечения сохранности документов.
В структуре отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов работает реставрационная лаборатория, штатная численность которой – 4 человека. Всю реставрационную обработку каждого документа от начала до конца проводит один и тот же специалист, несущий персональную ответственность за качество проведенных работ.
К сожалению, Центр имеет свою историю аварийного повреждения документов.  В 1986 году в связи с прорывом центрального водовода подвальные помещения архивохранилищ старого здания партийного архива подверглись затоплению, в результате которого пострадали документы в объеме 96.000 ед.хранения.
На сегодняшний день из этого объема дел отреставрировано 45.574 ед.хранения.
         Объем дел, требующий улучшения физического состояния, резко вырос в связи с необходимостью технической обработки дел после описания документов ликвидированных партийных структур КПСС, ВЛКСМ, поступивших в Центр в россыпи.
В настоящий момент упорядочение и техническая обработка этого массива документов закончены, подшито и пронумеровано 130 описей, 148.856 ед.хранения.
Важнейшей составной частью по обеспечению сохранности архивных документов и организации их использования является учет архивных документов, именно учет объединяет все направления деятельности архива.
Главной особенностью деятельности Центра с 1991 года являлось решение проблемы интеграции учета документов Центра в систему государственного учета АФ РФ, когда архивные фонды и документы бывших органов КПСС и ВЛКСМ вошли в состав государственной части АФ РФ, что обусловило необходимость их включения в систему государственного учета АФ РФ и изменения в связи с этим порядка учета документов.
Действовавшая в партийных архивах система учета не предусматривала заведение полного комплекта основных учетных документов на каждый фонд и не обеспечивала отражение в учетных справочниках динамики изменений объемов дел по каждой описи.  Не велись итоговые записи к, так называемым, «открытым описям» первичных партийных организаций, отсутствовали реестры описей, не были предусмотрены паспорта архивохранилищ, полным комплектом описей считался комплект описей, составленный в 2-х экземплярах.
В настоящее время в Центре ведутся основные учетные документы, предусмотренные  «Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
         В Центре разработана и утверждена схема порядка ведения и движения учетных документов, которая определяет состав учетных документов, закрепляет последовательность работ по учету.
Для контроля за движением фондов, описей и дел в Центре ведется развернутая форма Паспорта, которая ежегодно к 1 декабря представляется в комитет. Внедрены Паспорта архивохранилищ, которые служат основой для составления сводного Паспорта Центра на 1 января каждого года. Для четкости и однотипности внесения информации структура Паспорта архивохранилища аналогична структуре сводного Паспорта.
         Описи учитываются по повидовым реестрам, которые ведутся по каждому из 5 архивохранилищ заведующими и сводные – главным хранителем фондов.
Ежегодно подводится итог наличия и комплектности описей. Составляемые описи печатаются в трех экземплярах по единой форме. Подводится плановая работа по увеличению комплектности описей, созданных до 1991 года.
Система основных и вспомогательных справочников по каждому архивохранилищу, их сбалансированность со сводными учетными справочниками обеспечивает четкий централизованный учет архивного фонда Центра и плановое решение вопросов обеспечение сохранности, находящихся в архивохранилище документов.
В соответствии с Перспективным планом подготовки и вводу информации в базу данных «Архивный фонд» была проведена целевая выверка учетных документов 650 фондов, по которым в процессе составления реестров описей выявлены разночтения с Паспортом Центра. Проведено повидовое уточнение документов по 450 фондам, имеющим в своем составе дела по личному составу.
На настоящий момент в БД «Архивный фонд» (версия IV- 1) введена информация о 3703 фондах, 7445 описях, 1138132 ед. хранения.
По заданию Росархива в Центре проводится детальная апробация программного комплекса «Архивный фонд» (версия 5). Анализируется его пригодность для ведения единовременно автоматизированного фондового и нефондового учета.
В конце 2011 года в Центре начала формироваться инфраструктура, необходимая для реализации перевода документов в электронную форму.
В ходе реализации плана мероприятий Областной долгосрочной целевой программы «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Ростовской области на 2010-2013 годы» в декабре 2011 года Центром были приобретены комплекс «Книжный сканер планетарного сканирования ZEUTSCHEL OSI 2000 HG ADUANCED и программно-информационный комплекс, обеспечивающий комплексную информатизацию Центра, серверное оборудование, сетевой архивный накопитель с программным обеспечением.
В Центре был решен ряд организационных вопросов по переводу НСА и подлинников архивных документов в электронный вид.
В соответствии с приказом директора была создана рабочая группа по оцифрованию документов из специалистов-архивистов трех отделов, которые совмещают эту работу с другими видами работ.  На методической комиссии Центра были определены объемы предстоящих работ, исходя из необходимости первоочередного оцифрования всего НСА и особо ценных документов архивного фонда Центра. Составлен перспективный План создания электронных копий НСА и подлинников документов на 2012-2015гг.
На данный момент в цифровую форму переведено 226 описей 15 фондов на 114.253 листах, 100 дел на 8000 листах из одного особо ценного фонда.
 
В последние годы Центром предприняты значительные усилия по улучшению системы обеспечения сохранности архивных документов. Однако,  работа по обеспечению сохранности документов рассматривается в Центре как постоянный процесс, в ходе которого решается целый комплекс вопросов, связанных не только с обеспечением сохранности документов, но и с их комплектованием и использованием.
 
 
Главный хранитель фондов                                                           И.В. Белобородова
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83