Об обеспечении сохранности архивных документов
в процессе их использования.

Республиканское государственное бюджетное учреждение "Центральный государственный архив Республики Северная Осетия-Алания (РГБУ "ЦГА РСО-А", далее ЦГА РСО-А), выполняя свои основные функции в соответствии с Конституцией Российской Федерации ФЗ №125 ОТ 22.10.2004 г., с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда  РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук", 2007 г.  и с "Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ", 1998 г. в полном объеме организует обеспечение права пользователя на получение информации из документов, хранящихся в государственном архиве, на принципах общедоступности и открытости документов Архивного фонда    РСО-А.
         Документ, выполнивший свое оперативное назначение, но определенный в результате целого комплекса работ, как документ, сохранивший политическую, историческую, научную, экономическую, культурную или иную ценность, получает в государственном архиве, именно в процессе использования его, вторую жизнь.
         Порядок доступа и допуска пользователя к использованию архивных документов, а также права, обязанности и ответственность его при работе с документами государственных архивов установлен вышеуказанными документами.
         Порядок же обеспечения сохранности архивного документа - материального носителя с зафиксированной на нем информацией - работа достаточно серьезная, ответственная и многоуровневая.
         И потому обеспечение сохранности архивных документов в процессе их использования, наверное, для каждого государственного архива  требует более детальной и дополнительной проработки с учетом всех многообразий форм использования их.
         Основными формами использования документов в  государственном архиве являются:
- информационное обеспечение пользователей (органов государственной  власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
- представление документов пользователям для исследований в читальном зале;
- экспонирование документов на выставках;
- использование документов в средствах массовой информации;
- проведение информационных мероприятий (встречи с общественностью, экскурсии в архивах, презентации, дни открытых дверей, лекции, доклады, практические занятия со студентами) с использованием документов;
- выдача документов во временное пользование;
- подготовка изданий и публикаций.
         Известно, что наиболее серьезная нагрузка в деле обеспечения доступа пользователей архивной информации к документам для научных и практических целей, для удовлетворения законных прав и интересов граждан, приходится на читальный зал.
         С учетом того, что документы и сотрудники Центрального государственного архива РСО-А находятся в двух территориально разобщенных зданиях, нами  в дополнение к "Правилам работы пользователей в читальных залах Государственных архивов РФ" 1998 г., разработан Регламент работы пользователей в читальном зале ЦГА РСО-А.
         Регламент конкретизирует порядок допуска пользователей к работе с документами с учетом особенностей обеспечения сохранности документов в двух читальных залах, в том числе с учетом необходимости транспортировки дел и документов из одного здания в другое.
         Чтобы наиболее четко прогнозировать все аспекты работы пользователей в читальном зале, отдел использования архивных документов и научно-исследовательской работы ЦГА РСО-А, ежегодно проводит анализ использования документов Архивного фонда РСО-А через читальный зал по специально разработанной методике.
         Основной целью анализа является определение уровня эффективности использования документов, но самое главное, анализ позволяет вести контроль над наиболее используемыми группами документов и наиболее используемыми фондами. Это, прежде всего, позволяет корректировать цикличность плановой проверки наличия и состояния документов фондов, не только с учетом ОЦД, но и с учетом наиболее используемых документов и фондов.
         По итогам ежегодного анализа мы контролируем динамику количества пользователей и посещений ими читального зала, и как следствие динамику количества выданных пользователям дел. Кроме того, анализируется статус и категории и география пользователей, структурируется тематика наиболее разрабатываемых тем и цели исследований пользователей.
         Результаты анализа и их обсуждение на заседаниях дирекции и на коллегии Архивной службы, способствует улучшению работы читального зала, через соблюдение установленных норм и правил по использованию и сохранности документов, а так же норм и правил, предъявляемых к пользователям при работе с документами.
         Кроме того, приказом Архивной службы РСО-А №17 от 17.05.2011 г. утверждены стандарты государственных услуг:
         - "Обслуживание пользователей в читальных залах РГБУ "ЦГА РСО-А"";
         - "Копирование архивных документов, находящихся на хранении в РГБУ
            "ЦГА РСО-А"";
         - "Выдача документов во временное пользование из фондов РГБУ "ЦГА        РСО-А", в соответствии с которыми проводится мониторинг пользователей по оценке качества оказания государственной услуги.
          Так как использование документов осуществляется не только в читальном зале, но и сотрудниками государственного архива в ЦГА РСО-А разработан единый "Порядок обеспечения сохранности документов РГБУ "ЦГА РСО-А" в процессе использования", который носит инструктивный характер.
         Инструкция разработана с учетом требований "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской Академии наук", 2007 г., Федерального Закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации №50 - ФЗ от 2 мая 2006 г., Федерального Закона "Об архивном деле в Российской Федерации" №125-ФЗ от 22 октября 2004 г., Закона Республики Северная Осетия - Алания "Об архивном деле в Республике Северная Осетия-Алания" №80-РЗ от 30 декабря 2005 г., и "Правил работы пользователей в читальных залах Государственных архивах Российской Федерации, 1998 г.".
         Инструкция конкретизирует  порядок выдачи  архивных дел и порядок работы пользователей с архивными документами и регламентирует права и обязанности пользователей и сотрудников архива по обеспечению сохранности архивных документов.
         Инструкция содержит алгоритм движения архивных дел из хранилищ и обратно, отражение в учетных документах движения и использования архивных документов, а также порядок транспортировки и перемещения архивных дел.
         К инструкции прилагаются все необходимые формы документов, обеспечивающие сохранность и учет использования архивных документов:
         - Заказ (требование) на выдачу архивных дел;
         - Книга учета выдачи дел из архивохранилища;
         - Лист-заверитель дела;
         - Лист-заверитель особо ценного дела;
         - Лист использования;
         - Заказ на копирование архивных документов;
         - Акт выдачи дел во временное пользование;
         - Карта-заместитель дела;
         - Пропуск на вынос дел;
         К инструкции прилагается Блок-схема последовательности движения архивных документов в читальный зал и обратно в хранилище.
         Кроме традиционных форм обеспечения сохранности документов в ЦГА РСО-А, в настоящее время ведется работа по оцифровке архивных документов, в том числе для формирования фонда пользования в электронном виде.
         Это  направление деятельности координируется республиканской целевой программой "Развитие архивного дела в Республике Северная Осетия-Алания (2012-2014)", утвержденной Постановлением №148 Правительства РСО-А от 27.05.2011 г. Кроме того, в подпрограмму "Архивы России"  Федеральной целевой программы "Культура России 2012-2018", в части оцифровки документов и справочно-поисковых средств к ним включена Республика Северная Осетия-Алания.
         Порядок работы по оцифровке документов и учета оцифрованных документов регламентируется Инструкцией по созданию фонда пользования на электронных носителях на особо ценные и наиболее используемые документы Архивного фонда Республики Северная Осетия-Алания", утвержденной Приказом Архивной службы №2 от 21.01.2013 г. 
         В целях оптимизации поиска информации и исключения нерациональной выдачи архивных документов ведется работа по разработке и созданию тематических аннотированных баз данных в электронном виде, с учетом анализа востребованности информации.
         Последние явились результатом вышеупомянутого анализа работы читального зала, то есть его прикладным результатом. Анализ тематики и целей исследования пользователей, а также динамика наиболее выдаваемых фондов и документов демонстрирует, что пользователями наиболее востребована генеалогическая информация. В нашем случае это не генеалогия по двум или четырем родственным линиям, а история целого рода или всей фамилии, а следовательно, наиболее востребованные документы, содержащие генеалогическую информацию. Среди них мы особо выделяем, как особо ценный документальный пласт, посемейные списки населенных пунктов Владикавказского округа 1886 года из фонда "Владикавказское окружное полицейское управление". Эта уникальная информация, содержащая сведения об этнических, конфессиональных, демографических, сословно-имущественных и социо-культурных взаимоотношениях, пока еще не столь востребована наукой.  И потому, прежде всего, мы приступили к реализации издательского проекта "Архивный фонд Осетии". В рамках проекта уже издана первая часть первого тома книги "Посемейные списки населенных пунктов Владикавказского округа Терской области на 1886 год". Издание осуществляется на основе программы Microsoft Office Access, как база данных, вместившая в себя всю информацию из оригинала документа, и позволяющая структурировать все данные из документа для удобства пользователя.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83