Дегула 2 - Комитет по управлению архивным делом

Версия для печати

«Организация приема-передачи архивных документов для создания страхового фонда и фонда пользования в лаборатории микрофильмирования документов»

Наш архив начал заниматься микрофильмированием документов для создания страхового фонда и фонда пользования документов Государственного архива Краснодарского края около 3,5 лет назад. Из числа работников архива была выделена одна единица для работы в лаборатории микрофильмирования.

С целью ознакомления с работой и стажировки специалисты лаборатории посетили Центр микрографии и реставрации документов в городе Москве, где поэтапно практически отработали весь алгоритм создания страхового фонда и фонда пользования, оцифровки документов. После посещения Центра микрографии реставрации документов через корпорацию «Элар» было закуплено недостающее оборудование и лаборатория начала работать.

После первых месяцев работы возникли вопросы, и было решено направить специалиста лаборатории на обучение в город Тулу в «Научно-исследовательский институт репрографии» - федеральное государственное унитарное предприятие Российской Федерации, где по программе разработанной специально для нас, под наше оборудование специалист лаборатории прошел теоретический и практический курс обучения по «классике» микрофильмирования.

В настоящее время лаборатория архива оснащена следующим оборудованием:

-аппарат для съёмки оригинала;

-аппарат для химико-фотографической обработки плёнки;

-копировальный аппарат для изготовления позитивной плёнки;

- читальный аппарат;

-оборудование для монтажа плёнки: монтажный стол, сварочный аппарат;

-люксметр (прибор для выставления освещённости съёмочного стола);

- сканер для создания электронного фонда пользования.

-металлические шкафы для хранения архивных документов и хранения лабораторных принадлежностей;

-холодильная камера для хранения химикатов и отснятой плёнки до проявки;

-установка для очистки и умягчения воды.

Для установления порядка работы с заказчиком - Крайгосархивом нами была разработана инструкция по приему-передаче архивных документов для создания страхового фонда и фонда пользования, данная инструкция и легла в основу методического пособия.

Методическое пособие по теме: «Организация приема-передачи архивных документов для создания страхового фонда и фонда пользования в лаборатории микрофильмирования документов» разработано в дополнение к Типовому технологическому регламенту изготовления микрофильмов страхового фонда и фонда пользования на галогенсеребряной рулонной плёнке для обобщения, адаптации и детализации технологического регламента по организации приема-передачи архивных документов для создания страхового фонда и фонда пользования архивных документов на микрофильмах с последующей оцифровкой.

Методическое пособие состоит из 6 разделов, каждый из которых описывает часть процесса организации работы с документами, а именно:

Раздел «Общие положения» содержит в себе перечень нормативных документов, правил, регламентов, ГОСТов и требований по созданию страхового фонда и фонда пользования архива.

Раздел «Основные понятия» раскрывает понятия, термины и определения, используемые в методическом пособии.

В Разделе «Требования к документам, передаваемым на микрофильмирование» перечислены критерии, предъявляемые к архивным документам, передаваемым на микрофильмирование, приведен подробный алгоритм действий по подготовке к передаче и приему на изготовление микрофотокопий.

Разделы «Контроль качества негатива» и «Контроль качества позитива» рассказывают об инструментальной и визуальной оценке фотопленки и последовательности контроля, оформлению и размонтированию по единицам хранения негатива и позитива.

В разделе «Порядок выдачи микрофильмов заказчику» указан исчерпывающий перечень материалов и учетных документов, передаваемых заказчику из лаборатории. Кроме того к методическому пособию в качестве приложения имеются пять форм документов, необходимых для оформления мероприятий по созданию страхового фонда и фонда пользования (бланк заказа на изготовление микрофотокопий, акт технического состояния микрофильма, акты приема передачи страховых копий и фонда пользования на пленке и оптическом диске).

Данное пособие направлялось управлением по делам архивов Краснодарского края для рецензирования в агентство по делам архивов Астраханской области и министерство культуры Волгоградской области. Хочу выразить слова благодарности коллегам за высказанные замечания и предложения, которые позволили дополнить или уточнить некоторые вопросы методического пособия.

Надеемся, что данное методическое пособие, подготовленное нашим архивом, поможет сотрудникам других архивов в детализации регламента по организации приема-передачи архивных документов для создания страхового фонда и фонда пользования архивных документов и может быть эффективно использовано в работе архивных учреждений Южного и Северо-Кавказского Федеральных округов.