Об   организации    государственной    услуги    предоставления информации   гражданам,  органам   государственной   власти, местного самоуправления и организациям на основе документов
Архивного фонда КЧР и других архивных документов

На современном этапе развития общества потенциал архивных документов становится необходимым и наиболее востребованным для удовлетворения информационных потребностей общества, обеспечения конституционных прав граждан, реализации задач государственного и муниципального управления, развития культуры, расширения информационной базы исследований общественных наук.
Архивы Карачаево-Черкесии отнюдь не исключение. Одним из основных видов деятельности архивных учреждений Карачаево-Черкесской Республики является использование документов Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики в целях обеспечения потребностей общества в документной информации.
На слайде 1 представлена динамика роста исполнения запросов архивными учреждениями  республики за 2010-2012 г.г.
Высок процент исполненных в 2012 году запросов с положительным результатом:
- по государственным архивам КЧР он составляет 84%;
- по муниципальным архивам – 91%.
На слайде 2 отражено исполнение запросов в процентном соотношении между государственным архивом и его филиалами и архивными отделами администраций муниципальных районов и городских округов Карачаево-Черкесской Республики.
Предоставление государственной услуги архивными учреждениями Карачаево-Черкесской Республики осуществляется в соответствии                          с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 ноября 2006 г. № 85-РЗ                     «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики», Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, положениями республиканского архива и его филиалов, архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов, административным регламентом «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики, находящимся на временном хранении в архивных отделах администраций муниципальных районов и городских округов Карачаево-Черкесской Республики».
Архивные учреждения республики предоставляют государственные услуги и муниципальные услуги в соответствии с разработанными ими административными регламентами, которые предусматривают возможность получения заявителем государственной или муниципальной услуги                             в электронной форме, если это не запрещено законом. Административные регламенты регулируют отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг между архивами и потребителем информации, размещены на сайтах Управления КЧР по делам архивов                 и муниципальных образований администраций муниципальных районов            и городских округов, что обеспечивает доступ заявителей к информации и сведениям о предоставляемых  государственных и муниципальных услугах.
В течение последних трёх лет, методом анкетирования,                                        в государственных учреждениях республики ежегодно проводится мониторинг качества предоставления государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти Карачаево-Черкесской Республики, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в республиканских государственных архивах, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам».
Целями проведения мониторинга качества предоставления государственной услуги являются:
- анализ существующего порядка предоставления государственной услуги, качество и доступность государственной услуги, в том числе полных временных и финансовых затрат;
- выявление недостатков и последующее определение и реализация мер по улучшению качества и доступности государственной услуги гражданам и бизнесу;
- контроль последующей динамики параметров качества и доступности государственной услуги.
Перед архивистами была поставлена конкретная цель: методом анкетирования граждан, обратившихся в архив, провести анализ существующего порядка предоставления государственной услуги. Для достижения поставленной цели необходимо было решить следующие задачи:
 
  1. Изучить объективную составляющую по следующим показателям:
  • комфортность
  • информированность
  • технологичность
  • доступность предоставления услуги
  • минимизация издержек
  • коррупциогенные риски при предоставлении услуги
  • возможность предоставления государственной услуги.
  1. Изучение мнений жителей Карачаево-Черкесской Республики о качестве предоставления государственной услуги.
Анализ существующего порядка предоставления государственной услуги, по данным анкетирования, выявил: достаточную степень (67%) взаимодействия населения с архивами республики и достаточно эффективную работу архивов по предоставлению услуги населению. Так, 91% потребителей услуги удовлетворены решением своей проблемы, при этом большинство опрошенных - 92,7% удовлетворены качеством обслуживания. Вместе с тем обращают на себя внимание ответы: сократить срок предоставления услуги; провести ремонт помещений; установить кондиционер; оснастить архивы современным электронным оборудованием; создать информационные электронные базы; установить выход в Интернет для посетителей. Наши потребители информации увидели, что в архивах, в процессе предоставления услуги, существуют значительные проблемы с внедрением современных информационных технологий и указали на них в своих ответах. Нам остаётся только добиваться устранения всех выявленных в процессе анкетирования проблем.
Результаты проведения мониторинга качества предоставления государственной услуги используются Управлением КЧР по делам архивов            в целях повышения качества предоставления государственных услуг в рамках мероприятий административной реформы.
Результаты мониторинга позволяют  нам:
- оценить эффективность функционирования архивных учреждений, исполняющих государственную услугу;
- повысить качество предоставления государственной услуги архивными учреждениями.
Согласно Федеральному закону от 27.07.2010 года № 210                             «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»      в республике, как и во всей стране, формируется качественно новая система взаимодействия граждан и государства в процессе предоставления государственных услуг населению. Прежде всего, это выражается                            в предоставлении государственных услуг в электронной форме. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2010 №227-ФЗ «О внесении изменений                         в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи                           с применением Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» внёс изменения в Федеральный закон от 17.12.2001 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», касающиеся обязанности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, бюджетных учреждений, государственных                     и муниципальных организаций, в которых должны находиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов документы, необходимые для назначения, перерасчёта размера и выплаты трудовой пенсии, представлять названные документы в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение. При этом указанные документы могут быть представлены на бумажных носителях либо в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг.
Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов на основании совместного письма Федерального архивного агентства                            и Пенсионного фонда Российской Федерации «Об информационном взаимодействии между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации» организовало работу по подготовке и заключению соглашений об информационном взаимодействии между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации в Карачаево-Черкесской Республике и архивными учреждениями Карачаево-Черкесской Республики. Также было заключено соглашение с филиалом открытого акционерного общества «ИнфоТеКС Интернет Траст» на установку и техническое сопровождение виртуальной защищённой сети (VPN) c использованием технологии ViPNet, которая обеспечила организацию защищённого электронного документооборота               с возможностями шифрования и подписания документов электронными цифровыми подписями. Были найдены оптимальные решения по вопросам защиты конфиденциальной информации, в том числе персональных данных            в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ                «О защите персональных данных».
Стоимость услуг по установке и техническому сопровождению ViPNet              и защищённого, юридически значимого электронного документооборота                 с ОПФР для всех архивных учреждений республики обошлась в 134 тысячи рублей. В среднем от 7 до 11 тысяч рублей на архивное учреждение.
Архивным учреждениям республики пришлось поработать в плане приобретения более мощных компьютеров, их подключения к сети Интернет. На семинаре, организованном Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, научились работать с технологическими картами электронного взаимодействия и применять на практике методы документального обмена сведениями.
В целях организации социально-правового защищённого электронного документооборота между Управлениями ПФР и Архивом (архивными отделами) в рамках проведения работы по установлению и выплате пенсий              и других специальных выплат в соответствии с соглашениями, заключёнными между Отделением и Архивными учреждениями республики Управлением ПФР разработаны методические рекомендации, которые согласованы                     с Управлением КЧР по делам архивов, и которые определили порядок обмена информацией (документами) социально-правового характера для реализации гражданами своих пенсионных прав в электронной форме с использованием средств криптографической защиты информации программного комплекса ViPNet с функциями шифрования и электронной подписью. Считаем, что последовательные действия и планомерное отслеживание результатов процесса обмена документами, позволят архивам добиться значительных практических результатов в исполнении социально-значимых запросов, так как в данном случае исключается наиболее трудоёмкая операция по приёму, непосредственно от граждан, заявлений. Заявитель, обращаясь в Пенсионный фонд, не будет приходить в архив. Пенсионный фонд будет определять, какие 5 лет необходимо взять для начисления пенсии. Исчезнут запросы, требующие подтверждения заработной  платы за 10-15 и более лет. Меньше людей придёт в архив, тем самым увеличится время на исполнение запросов.
Межэлектронное взаимодействие архивных учреждений республики и отделений Пенсионного фонда предполагает обмен документами по трудовой деятельности, трудовом стаже и заработке гражданина по архивным документам, которые в соответствии с законодательством об архивном деле             в Российской Федерации переданы на хранение в государственные или муниципальные архивы. Данное электронное взаимодействие по предоставлению государственных и муниципальных услуг по исполнению социально-правовых запросов граждан ставит конкретные цели:
- повышения качества и доступности услуги;
- упрощения процедуры исполнения услуги и сокращения сроков её исполнения;
- обеспечения контроля сроков предоставления услуг;
- повышения комфортности предоставления услуги;
- противодействия коррупции, ликвидации посреднических услуг.
Наш опыт по  вводу информационных систем «Награды» и «Нормативно-распорядительные акты органов власти Карачаево-Черкесской Республики» убедительно показал, что исполнение запросов ускорилось, облегчился труд архивистов, так как программы избавили их от выполнения многих рутинных операций, способствовали обеспечению сохранности архивных документов. Так за 4 дня было выполнено 260 запросов о подтверждении награждения  мам  медалями, то есть за один день  было выполнено 65 запросов.
Таким образом, шаг за шагом мы превращаем наши архивы из информационной системы «для себя» в информационную систему «для общества».
Главными задачами в настоящий момент являются мероприятия по максимально оперативному переходу на предоставление государственной услуги посредством межэлектронного взаимодействия между архивами                    и отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации в Карачаево-Черкесской Республике. Для чего сотрудникам архивов и отделений Пенсионного фонда необходимо работать скоординировано на одну цель, позволяющую заявителю получать запрашиваемые документы и информацию, социально-значимую для него, в установленные законодательством сроки и без непосредственного обращения в архив.
Одновременно развивается интерактивное взаимодействие                              с пользователями сети Интернет. При этом Интернет-обращения поступают как на сайт Управления Карачаево-Черкесской Республики, так и по электронной почте.
В целях улучшения информирования населения принимаются меры по дальнейшему развитию сайта Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, страниц республиканского государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики»               и его филиалов, в том числе прорабатываются вопросы не только оперативного внесения изменений, но и расширения информации                             о деятельности архивной службы, обеспечения доступа пользователей  Интернет к справочному аппарату и электронным образцам документов.             На сайте Управления КЧР архивные учреждения республики разместили списки фондов, содержащие документы по личному составу, тем самым создан информационный ресурс данных о месте хранения архивных документов по личному составу, что значительно облегчает поиск гражданами сведений, необходимых для оформления или перерасчёта пенсий.
Управление Карачаево-Черкесской Республики, заботясь о качественном улучшении деятельности архивных учреждений, снижении ими затрат на выполнение архивных работ, создании инфраструктуры доступа                             к оцифрованным документам  и обеспечении оперативного и результативного поиска архивной информации, включило в республиканскую целевую программу «Развитие архивного дела в Карачаево-Черкесской Республике на 2011-2016 годы» мероприятия по совершенствованию процессов                              и технологий, связанных с организацией работы архивов, обеспечению их лицензионными программами, компьютерной техникой, техникой для копирования и переводу традиционных документов в электронный вид. Республиканская целевая программа «Развитие архивного дела в КЧР на 2011-2016 годы» предусматривает создание инфраструктуры доступа                                  к оцифрованным документам и перевод информационных ресурсов архивов                 в цифровую форму.
В настоящее время перед архивными учреждениями Карачаево-Черкесской Республики поставлены задачи по инновационному развитию архивного дела, для чего необходимо в кратчайшие сроки довести до высокого уровня материально-техническую базу архивов, оснастить их специальным оборудованием и современными информационно-коммуникационными технологиями, и провести автоматизацию основных направлений архивной деятельности. Всё это позволит эффективно использовать трудовые                       и материальные ресурсы, повысить качество предоставляемых гражданам            и организациям услуг, расширить доступ пользователей к архивным информационным ресурсам, в том числе в сети Интернет, будет способствовать развитию автоматизированного научно-справочного аппарата. Конечным результатом станет уровень удовлетворённости граждан, общества и государства в архивной информации.
Век информационных технологий  не позволит архивам остаться где-то позади. Информационные технологии проникают во все сферы общественной жизни, и мы, внедряя их в архивную отрасль, понимаем, что информационными технологиями приближаем массового потребителя                     к архивным документам, способствуем расширению доступа к ним.                    А перспективы внедрения информационных технологий в деятельность архивных учреждений Карачаево-Черкесской Республики напрямую зависят от способности реализовать комплексный, системный подход, связанный                 с решением финансовых, технологических, кадровых вопросов и технической обеспеченности государственных и муниципальных архивов.


Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83