«Из практики работы архивного отдела муниципального образования Лабинский район Краснодарского края по оказанию муниципальных услуг»
 
Архивный отдел является структурным подразделением администрации МО Лабинский район  и осуществляет свою деятельность на основании «Положения об архивном отделе» утвержденного постановлением главы администрации МО Лабинский район от 19.06.2006 №1545.
Архивный фонд муниципального образования насчитывает 374 фонда, 64932 ед.хр., особо ценных дел – 1832 ед.хр, документов личного происхождения – 1005 ед.хр., фотодокументов – 2252 ед.хр./2730 ед.уч., видеодокументов – 50ед.хр/140 ед.уч.
         Стратегическая цель деятельности архивной отрасли остается неизменной: обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
         Одной из главных задач муниципальных архивов в соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства является:
         - организация и предоставление муниципальной услуги, в первую очередь связанной с социальной защитой граждан, предусматривающей пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. В этой работе архивный отдел активно взаимодействует с управлением Пенсионного фонда РФ в Лабинском районе и многофункциональным центром.
         Оказание муниципальной услуги по предоставлению архивных справок, архивных выписок и архивных копий проводится согласно нормативно-правового акта – постановления администрации муниципального образования Лабинский район от 30.08.2012 года № 2405 «Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги по предоставлению архивных справок, архивных выписок и архивных копий», которым установлен порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги и размещен на официальном сайте администрации муниципального образования в сети Интернет, опубликован в средствах массовой информации.
Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для получателей муниципальной услуги по предоставлению архивных справок, архивных выписок, архивных копий и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при предоставлении муниципальной услуги.
Получателями муниципальной  услуги являются:
физические лица, от имени физических лиц заявления на предоставление муниципальной услуги могут подавать:
- законные представители;
- представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности;
- юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации всех форм собственности).
Стандарт предоставления муниципальной услуги:
муниципальная услуга предоставляется администрацией муниципального образования Лабинский район и осуществляется через архивный отдел.
Информация о месте нахождения и графике работы отдела, о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется посредством ее размещения в официальных средствах массовой информации администрации на официальном сайте. Официальный сайт администрации муниципального образования Лабинский район в сети Интернет http://labinskadmin.ru.
Муниципальная услуга предоставляется в соответствии с:
- Федеральным законом от 06.10.2003 года №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 22.10.2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 02.05.2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 27.07.2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральным законом от 27.07.2010  № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 года №373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»;
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 года №19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии  наук»;
- Законом Краснодарского края от 06.12.2005 года №958-КЗ «Об архивном деле в Краснодарском крае»;
- Законом Краснодарского края от 28.06.2007 года №1270-КЗ «О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Краснодарском крае».
Для получения муниципальной услуги заявитель подает следующие документы:
- заявление (запрос) на имя начальника архивного отдела.
В заявлении (запросе) указываются:
- наименование юридического лица на бланке организации;
- для физических лиц - фамилия, имя и отчество;
- почтовый и (или) электронный адрес заявителя;
- интересующие заявителя тема, событие, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения заявителем информации (архивная копия, архивная выписка, архивная справка);
- подпись должностного лица или личная подпись физического лица;
- дата отправления.
Заявление (запрос) на предоставление муниципальной услуги  подписывается заявителем либо уполномоченным на такие действия представителем заявителя.
Документы, подтверждающие полномочия лица действовать от имени физических лиц или юридических лиц, принимаются в форме доверенности, оформленной в установленном законом порядке.
Заявление и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, могут быть поданы с использованием электронных документов, подписанных электронной подписью в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством Российской Федерации.
Но может быть отказ в предоставлении муниципальной услуги.
 Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- отсутствие в заявлении (запросе) наименования юридического лица (для физического лица - фамилии, имени и отчества), почтового адреса заявителя;
- отсутствие в заявлении (запросе) сведений, необходимых для его исполнения;
- отсутствие у заявителя документов, подтверждающих в соответствии с законодательством Российской Федерации его полномочия на получение сведений ограниченного доступа.
Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
Помещение для оказания муниципальной услуги оснащено стульями, столами, скамейками (банкетками).
Рабочее место специалиста архивного отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги, оснащено оргтехникой и канцелярскими принадлежностями.
На информационных стендах архивного отдела размещаются необходимые для получения муниципальной услуги материалы:
- извлечения из законодательных и нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- адрес местонахождения архивного отдела, режим (график) приема граждан, номера телефонов для справок (консультаций), адрес электронной почты;
- основания отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- порядок обжалования решения, действия (бездействия) должностных лиц при предоставлении муниципальной услуги;
- блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги;
- порядок предоставления муниципальной услуги.
Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий: копии архивных документов изготавливаются на обычных листах, с помощью копировальных аппаратов. На каждой копии документов проставляются архивные шифры (номер фонда,  описи, единицы хранения  и номера листов единиц хранения). Если копия архивного документа состоит из 2 или более листов, все листы архивной копии скрепляются  и на месте скрепления заверяются печатью архивного отдела  и подписью начальника архивного отдела или иным уполномоченным на эти действия лицом.
Архивная справка и архивная выписка изготавливаются на бланке архивного отдела.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия подписываются начальником архивного отдела или иным уполномоченным на эти действия лицом, и заверяется печатью архивного отдела.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии выдаются заявителю на руки, либо направляются почтой, электронной почтой, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации по выбору заявителя.
Результатом административной процедуры является: выдача заявителю архивной справки, архивной выписки, архивной копии. Регистрация муниципальной услуги оформляется в журнале регистрации.
При отсутствии в архивном отделе запрашиваемых сведений специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги подготавливает и направляет заявителю уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги в связи с отсутствием запрашиваемых сведений почтой, электронной почтой, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации по выбору заявителя.
Результатом административной процедуры является подготовка письменного уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
Контроль за соблюдением последовательности действий осуществляется руководителем, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
Все должностные лица, участвующие в предоставлении муниципальной услуги несут персональную ответственность за выполнение своих обязанностей и соблюдение сроков выполнения административных процедур.
Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия должностных лиц в досудебном порядке:
- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Краснодарского края, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными  правовыми   актами    Российской   Федерации,   нормативными правовыми актами Краснодарского края, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Краснодарского края, муниципальными правовыми актами;
- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Краснодарского края, муниципальными правовыми актами;
- отказ администрации, должностного лица администрации в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в администрацию,  может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием сети Интернет, официального сайта администрации, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
По результатам рассмотрения жалобы администрация принимает одно из следующих решений:  
- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных администрацией опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Краснодарского края, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
- отказывает в удовлетворении жалобы.
         Прием граждан осуществляется через МФЦ по мере поступления запросов, а также специалистами архивного отдела непосредственно на месте.
         Установлено информационное взаимодействие и обмен юридически значимыми документами социально-правового характера в электронной форме для назначения и выплаты пенсий с управлением Пенсионного фонда.
Приобретены  и функционируют программное обеспечение, каналы связи, средства криптографической защиты информации с функциями электронной подписи.
Заключены Соглашения о сотрудничестве в области архивного дела с управлением Пенсионного фонда РФ в Лабинском районе и МФЦ, в которых отражены цели и предмет соглашения, технические условия, порядок осуществления обмена электронными документами, права, обязанности и ответственность сторон.
           Составлен план совместных мероприятий, который предусматривает ежеквартальное проведение планерных совещаний, заседаний Круглого стола и проведение семинаров-совещаний на темы: «Об информационном взаимодействии...»,  «Использование архивных документов органов местного самоуправления для исполнения социально-правовых запросов граждан»,
рабочих  встреч, на которых обсуждаются вопросы, возникающие при выдаче справок, подтверждающих периоды работы по ликвидированным предприятиям, о должностных инструкциях льготных профессий и другие.
         С целью обеспечения качественного информационного взаимодействия с управлением Пенсионного фонда РФ в Лабинском районе, Лабинским МФЦ в архивном отделе произведен монтаж локальной сети на основе беспроводных технологий (Wi-Fi), закуплены и установлены 4 рабочих места.
         Для решения задачи оказания муниципальной услуги и ускорения обработки запросов граждан планируется создание электронного архива по документам органов исполнительной власти муниципального образования. Это требует большого объема работ по сканированию и ретконверсии архивных документов. С этой целью необходимо приобрести профессиональное оборудование, позволяющее производить сканирование как расшитых современных документов до формата А2 в развернутом виде, так и ветхих сшитых документов с толщиной переплета до 15 см. Перевод документов на бумажной основе в электронный вид позволит оперативно осуществлять поиск необходимых документов, а также обеспечит их сохранность и удобство пользования.
         Для обеспечения доступа пользователям к архивным документам осуществляется работа по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата: - проведена оцифровка всех 407 описей дел, находящихся на хранении в архивном отделе, на официальном сайте администрации муниципального образования размещены списки фондов архивного отдела и описи дел.
         Архивным отделом исполнено 6275 запросов за 2012 год, выдано архивных справок, выписок, копий – 6775                                                                                                  (последние пять лет эти цифры колеблются в пределах 5-6 тысяч). Через МФЦ исполнено около 70 %  социально-правовых запросов, совместная работа с которым способствует упрощению процедуры получения гражданами и юридическими лицами муниципальной услуги.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83