Огаркова 1 - Комитет по управлению архивным делом

О ВЗАИМОДЕЙСТВИИ АРХИВНЫХ ОРГАНОВ

СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ С МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНЫМИ ЦЕНТРАМИ В ЧАСТИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ

ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА

В настоящее время по всей России открываются многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг. Ставропольский край не стал исключением.

Краевым законом «О государственной поддержке создания и деятельности многофункциональных центров» определены задачи предоставления государственных и муниципальных услуг по принципу «одного окна». Данный принцип максимально ограничивает заявителя от процессов сбора различных справок и документов, необходимых для получения той или иной услуги.

Постановлением Правительства Ставропольского края утвержден перечень 19 государственных услуг, предоставляемых центрами. Всего в настоящее время на базе МФЦ заявители имеют возможность получить 80 государственных и муниципальных услуг, в том числе и в области архивного дела.

Для организации многофункциональных центров на территории края местными администрациями приняты специальные постановления. Порядок взаимодействия определен Соглашениями между муниципальными органами и МФЦ. Единое соглашение заключается в отношении всех государственных и муниципальных услуг, которые предполагается предоставлять в многофункциональном центре. В соглашении обозначаются права и обязанности администрации и центра, порядок взаимодействия сторон, ответственность за неисполнение возложенных обязанностей. Приложением к соглашению является перечень всех предоставляемых услуг.

В ряде городов и районов края уже имеется опыт взаимодействия архивных отделов с МФЦ. Принцип взаимодействия строится следующим образом. Порядок работы многофункционального центра определяется регламентом МФЦ, устанавливающим режим работы и общие правила взаимодействия с заявителями. Предоставление государственных и муниципальных услуг в области архивного дела осуществляется на основе административных регламентов. При их разработке мы сразу учли возможность предоставления услуг через многофункциональные центры.

Специалисты центров проходили стажировку в архивных отделах, чтобы научится порядку работы по вопросам предоставления архивной информации. Они присутствовали на приеме граждан, изучали разные виды запросов: о предоставлении архивной информации о заработной плате, стаже работы, награждении государственными и ведомственными наградами, а также о подтверждении имущественных прав. Было показано, какие именно документы необходимо просмотреть во время беседы с гражданином, на что обращать особое внимание, чтобы не возникало необходимости в получении дополнительной информации.

Прием документов от заявителей осуществляется в многофункциональных центрах специалистами в соответствии с перечнем документов, указанным в административных регламентах. Копии документов, прилагаемых к обращению, заверяются также работниками МФЦ во время приема. Заявителю выдается перечень принятых документов с указанием должности, фамилии, инициалов и подписи ответственного сотрудника центра, и даты приема документов.

На сегодняшний день сложилась практика доставки обращений из МФЦ в архивный отдел на бумажных носителях посредством курьерской службы. Срок доставки обращения составляет не более одного рабочего дня.

В архивный отдел поступает дело, состоящее из следующих документов:

1. Расписка с номером и датой составления дела, названием услуги в соответствии с регламентом. Сведения о заявителе, перечень принятых документов.

2. Заполненное на имя заведующего архивным отделом обращение заявителя.

3. Заверенные копии документов в соответствии с требованиями административных регламентов.

Вместе с документами направляется два экземпляра реестра по приему-передаче документов, в котором делается отметка о передаче дела.

При получении дела заведующий или специалист архивного отдела проверяет состав и правильность заполнения представленных документов. После проверки работник архивного отдела расписывается в реестре по приему-передаче документов из МФЦ, указав время и дату получения дела.

В дальнейшем работа с запросом, поступившим из центра, ведется в порядке, предусмотренном административными регламентами. После выполнения и регистрации ответа, документы передаются курьеру МФЦ. Выдача ответа заявителю производится в многофункциональном центре.

Следует отметить, что, как и в каждом новом деле, при взаимодействии возникли проблемы. Бывали случаи, когда запросы присылались не по назначению. Из-за частых кадровых перемен в многофункциональных центрах постоянно возникает необходимость в дополнительных консультациях по вопросам розыска места нахождения документов, работы с административными регламентами, видам запросов и формам заявлений по ним.

Не смотря на то, что создание МФЦ предусматривает сокращение сроков предоставления услуг за счет экономии рабочего времени архивных работников, которое занимает ведение приема граждан в архивном отделе, архивистам все еще приходится работать в обучающем режиме. В связи с этим предусматривается проведение специальных семинаров для специалистов центров.

В то же время получение архивной информации на базе многофункционального центра имеет много заметных плюсов для заявителей. Это облегчает процедуры и повышает комфортность получения нескольких сопутствующих услуг в едином присутственном месте. Обслуживание в МФЦ ведется до 19-20 часов, включая субботу, что удобно для обслуживания работающих граждан.

Для популяризации деятельности центров в средствах массовой информации, на сайтах и информационных стендах архивных отделов размещена вся необходимая информация о новых возможностях получения услуг.

Актуальной задачей на ближайшее время является исключение передачи запросов в архивные отделы курьерской службой, то есть обеспечение электронного взаимодействия с МФЦ. Минэкономразвития края ведется работа по внедрению автоматизированной информационной системы поддержки деятельности многофункциональных центров. В свою очередь администрациями муниципальных районов и городских округов Ставропольского края решается вопрос об установке соответствующего программного обеспечения по защищенным каналам связи с МФЦ.

Мы надеемся, что дальнейшее укрепление и развитие взаимодействия с многофункциональными центрами даст возможность повысить качество обслуживания пользователей архивной информацией, сократить сроки ее предоставления, повысить эффективность труда архивных работников.

Благодарю за внимание.