О ВЗАИМОДЕЙСТВИИ АРХИВНЫХ ОРГАНОВ
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ С МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНЫМИ ЦЕНТРАМИ В ЧАСТИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА

В настоящее время по всей России открываются многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг. Ставропольский край не стал исключением.
Краевым законом «О государственной поддержке создания и деятельности многофункциональных центров» определены задачи предоставления государственных и муниципальных услуг по принципу «одного окна». Данный принцип максимально ограничивает заявителя от процессов сбора различных справок и документов, необходимых для получения той или иной услуги.
Постановлением Правительства Ставропольского края утвержден перечень 19 государственных услуг, предоставляемых центрами. Всего в настоящее время на базе МФЦ заявители имеют возможность получить            80 государственных и муниципальных услуг, в том числе и в области архивного дела.
Для организации многофункциональных центров на территории края местными администрациями приняты специальные постановления. Порядок взаимодействия определен Соглашениями между муниципальными органами и МФЦ. Единое соглашение заключается в отношении всех государственных и муниципальных услуг, которые предполагается предоставлять в многофункциональном центре. В соглашении обозначаются права и обязанности администрации и центра, порядок взаимодействия сторон, ответственность за неисполнение возложенных обязанностей. Приложением к соглашению является перечень всех предоставляемых услуг.
В ряде городов и районов края уже имеется опыт взаимодействия архивных отделов с МФЦ. Принцип взаимодействия строится следующим образом. Порядок работы многофункционального центра определяется регламентом МФЦ, устанавливающим режим работы и общие правила взаимодействия с заявителями. Предоставление государственных и муниципальных услуг в области архивного дела осуществляется на основе административных регламентов. При их разработке мы сразу учли возможность предоставления услуг через многофункциональные центры.
Специалисты центров проходили стажировку в архивных отделах, чтобы научится порядку работы по вопросам предоставления архивной информации. Они присутствовали на приеме граждан, изучали разные виды запросов: о предоставлении архивной информации о заработной плате, стаже работы, награждении государственными и ведомственными наградами, а также о подтверждении имущественных прав. Было показано, какие именно документы необходимо просмотреть во время беседы с гражданином, на что обращать особое внимание, чтобы не возникало необходимости в получении дополнительной информации.
 
Прием документов от заявителей осуществляется в многофункциональных центрах специалистами в соответствии с перечнем документов, указанным в административных регламентах. Копии документов, прилагаемых к обращению, заверяются также работниками МФЦ во время приема. Заявителю выдается перечень принятых документов с указанием должности, фамилии, инициалов и подписи ответственного сотрудника центра, и даты приема документов.
На сегодняшний день сложилась практика доставки обращений из МФЦ в архивный отдел на бумажных носителях посредством курьерской службы. Срок доставки обращения составляет не более одного рабочего дня.
В архивный отдел поступает дело, состоящее из следующих документов:
1. Расписка с номером и датой составления дела, названием услуги в соответствии с регламентом. Сведения о заявителе, перечень принятых документов.
2. Заполненное на имя заведующего архивным отделом обращение заявителя.
3. Заверенные копии документов в соответствии с требованиями административных регламентов.
Вместе с документами направляется два экземпляра реестра по приему-передаче документов, в котором делается отметка о передаче дела.
При получении дела заведующий или специалист архивного отдела проверяет состав и правильность заполнения представленных документов. После проверки работник архивного отдела расписывается в реестре по приему-передаче документов из МФЦ, указав время и дату получения дела.
В дальнейшем работа с запросом, поступившим из центра, ведется в порядке, предусмотренном административными регламентами. После выполнения и регистрации ответа, документы передаются курьеру МФЦ. Выдача ответа заявителю производится в многофункциональном центре.
Следует отметить, что, как и в каждом новом деле, при взаимодействии возникли проблемы. Бывали случаи, когда запросы присылались не по назначению. Из-за частых кадровых перемен в многофункциональных центрах постоянно возникает необходимость в дополнительных консультациях по вопросам розыска места нахождения документов, работы с административными регламентами, видам запросов и формам заявлений по ним.
Не смотря на то, что создание МФЦ предусматривает сокращение сроков предоставления услуг за счет экономии рабочего времени архивных работников, которое занимает ведение приема граждан в архивном отделе, архивистам все еще приходится работать в обучающем режиме. В связи с этим предусматривается проведение специальных семинаров для специалистов центров.
В то же время получение архивной информации на базе многофункционального центра имеет много заметных плюсов для заявителей. Это облегчает процедуры и повышает комфортность получения нескольких сопутствующих услуг в едином присутственном месте. Обслуживание в МФЦ ведется до 19-20 часов, включая субботу, что удобно для обслуживания работающих граждан.
Для популяризации деятельности центров в средствах массовой информации, на сайтах и информационных стендах архивных отделов размещена вся необходимая информация о новых возможностях получения услуг.
Актуальной задачей на ближайшее время является исключение передачи запросов в архивные отделы курьерской службой, то есть обеспечение электронного взаимодействия с МФЦ. Минэкономразвития края ведется работа по внедрению автоматизированной информационной системы поддержки деятельности многофункциональных центров. В свою очередь администрациями муниципальных районов и городских округов Ставропольского края решается вопрос об установке соответствующего программного обеспечения по защищенным каналам связи с МФЦ.
Мы надеемся, что дальнейшее укрепление и развитие взаимодействия с многофункциональными центрами даст возможность повысить качество обслуживания пользователей архивной информацией, сократить сроки ее предоставления, повысить эффективность труда архивных работников.
Благодарю за внимание.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83