Роль ИКТ в организации предоставления государственных услуг в сфере архивного дела на примере ГКУ РО «ГАРО»
 
«Настоящее время характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом, общественными организациями и органами государственной власти; повсеместным внедрением в государственном масштабе систем электронного документооборота (в том числе межведомственного), переводом в электронный вид государственной учетной деятельности, а также созданием и развитием специальных информационных систем обслуживания запросов населения и организаций.
Эти приоритетные направления информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, выполняющих важные общественные и государственные функции, основными направлениями деятельности которых становятся внедрение электронного делопроизводства и документооборота, формирование цифрового контента, развитие сервисов для обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, а также организация приема на постоянное хранение и дальнейшего использования электронных документов».[1]
Внедрение автоматизированных информационно-коммуникационных технологий (далее ИКТ) в практику работы ГКУ РО «ГАРО» последние годы осуществляется в рамках реализации областной программы «Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Ростовской области на 2010-2014 гг.» (далее ДЦП).
В настоящее время материально-техническая база ГКУ РО «ГАРО» включает в себя 70 ПК, объединенных в локально-вычислительные сети (далее ЛВС) как в ГКУ РО «ГАРО», так и в двух его филиалах. Кроме того, отдельная ЛВС объединяет компьютеры бухгалтерии госархива. Информационные системы ГКУ РО «ГАРО» в бухгалтерии и кадрах приведены в соответствие с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
В целях оцифровывания описей и архивных документов используются:
-         в ГКУ РО «ГАРО» два книжных сканера планетарного типа Zeutschel OS12000HQ и Элар План Скан А1-ЦЗР, а также планшетный сканер для сканирования микроформ Epson Expression 10000XL;
-         в Таганрогском и Новочеркасском филиалах ГКУ РО «ГАРО» два книжных сканера планетарного типа Элар План Скан А2ВЦ-600.
Понятно, что при объеме хранения только в ГКУ РО «ГАРО» 1,1 млн. ед. хр. этого сканирующего оборудования недостаточно, но при сегодняшней кадровой численности, наверное, именно это количество является оптимальным.
Архивные документы сканируются в цвете с разрешением 300 dpi и сохраняются в формате jpeg (без сжатия) со среднестатистическим размером одного файла 5-6 Мб. На 01.01.2013 в ГКУ РО «ГАРО» оцифровано 2971 ед. хр. (363564 файлов, 669914 Мб), 747 описей, в Таганрогском филиале ГКУ РО «ГАРО» 461 опись.
За 1 квартал текущего года оцифрована 131 ед. хр. Конечно, темпы сканирования силами архива невелики и сегодня уже назрела необходимость заключения договора о проведении работ по сканированию и ретроконверсии с какой-либо сторонней организацией.
По заказам пользователей читального зала и при исполнении  тематических запросов в ГКУ РО «ГАРО» в настоящее время предоставляются в основном цифровые копии документов. Копирование осуществляется в соответствии с «Правилами копирования архивных документов и использования компьютерной и цифровой техники в читальном зале ГКУ РО "ГАРО"» 2009 г., уже подготовлена к рассмотрению на методической комиссии новая редакция правил 2013 г. 
В связи с возрастанием объемов цифровой информации возникла острая необходимость приобретения систем хранения данных и их обработки, в том числе серверного оборудования. В настоящее время в ГКУ РО «ГАРО» функционирует сервер (второй сервер – резервный – уже морально устарел, поэтому мы планируем приобрести два новых сервера, для создания отказоустойчивой системы, защищенной от рисков физического отказа оборудования), система хранения данных EMC VNX 5100 (основная) и 2 сетевых дисковых хранилища для резервного хранения: NAS Iomega StorCetnter ix-200d и  Iomega ix4-200d Network Storage. В настоящее время дисковый массив хранения составляет 16 Тб.
Помимо эксплуатации ПК «Архивный фонд» в ГКУ РО «ГАРО» созданы две специализированные архивные программы.
В целях повышения качества обслуживания населения и сокращения сроков исполнения запросов в ГКУ РО «ГАРО» совместно с НИИ нейрокибернетики ЮФУ в 2006 г. разработана и внедрена БД «Запросы», которая постоянно модернизируется и дорабатывается.
В данной базе проходят регистрацию все виды обращений, поступающие в архив: во время личного приема в столе справок, по почте, факсу, электронной почте, через действующую на сайте госархива форму «обратной связи». Наличие такого программного средства позволяет проводить проверку на повторность запроса за весь период ведения БД, давать оперативный ответ гражданам о статусе запроса (исполнен или в работе у сотрудника), отслеживать обращения с истекающим сроком исполнения. Помимо этого, электронная база дает возможность в некоторых случаях ускорить их выполнение – приступая к работе над поступившим запросом, сотрудник обращается к запросам, выполненным ранее, что сокращает время работы особенно над наиболее сложными тематическими запросами (по истории населенных мест и учреждений), исполнение которых, как правило, требует значительных временных затрат.
Хотелось бы отметить, что все запросы, поступающие в ГКУ РО «ГАРО», выполняются в установленные законодательством сроки.
В ГКУ РО «ГАРО» создана также специализированная программа «Комплекс-Архив». Система функционирует в виде образа виртуальной машины Oracle VirtualBox под управлением OS Fedora 16,0.
Программа включает в себя следующие модули.
«Картотека» - электронный аналог каталожной тематической карточки ГКУ РО «ГАРО». В БД «Картотека» каталогизация ведется подокументно. Для оптимизации поиска в БД используются как иерархические справочники таблицы и запросы из БД «Каталог», «Персоны», «АТД», «Рубрикатор», созданный на основе «Единого классификатора  документной информации АФ России», разработанного ВНИИДАДом,  и «Фотокаталог».
«Каталог» - содержит перечень всех источников информации в архиве: Фонд, Опись, Дело с кратким описанием каждой позиции. В данном случае мы не пытаемся подменить или заменить ПК «Архивный фонд». В нашу БД не вносилась вся учетная информация, а только та, которая необходима пользователям при поиске по интересующей их теме. В настоящий момент в БД «Каталог» уже введены сведения обо всех фондах и описях: название, крайние даты и количество дел в фонде (описи). Введение информации по делам разбито на 2 этапа: введение номеров всех дел госархива, что уже реализовано, и введение заголовков дел, крайних дат, кол-ва листов, отметок о физическом состоянии, что постепенно реализуется при практическом использовании БД или в рамках плановой каталогизации. К этому виду работ в ГКУ РО «ГАРО» привлекаются также и студенты в ходе ежегодной практики. К сожалению, данная работа идет достаточно медленно, в настоящее время введено около 55960 заголовков дел, что составляет 5,4% от общего объема хранения. Кроме функции поединичной каталогизации данный справочник является основой для создания нового модуля «Читальный зал».
«Персоны» - генеалогическая БД, позволяющая автоматически формировать родственные связи и строить генеалогическое древо, а также получать самую разнообразную информацию по любой персоне.
«Административно-территориальное деление» («АТД») - историко-географический справочник по всем объектам АТД региона (области войска Донского и нынешней Ростовской области).
«Фотоархив» - каталог оцифрованных документов ГКУ РО «ГАРО». Всем оцифрованным документам в ГАРО присваивается индекс, соответствующий номеру фонда, описи, дела и листа в нем. При такой индексации оцифрованных документов с помощью гиперссылки, которая создается автоматически, самой программой, можно открыть любой оцифрованный источник в любом графическом редакторе.
 «Автоматизация работы с ведомственными архивами» позволяет вести паспорта архивов в электронном формате, создавать электронные наблюдательные дела, конвертировать сначала в модуль «Организации – источники комплектования (ОИК)» описи, предоставляемые организациями в электронном формате, а затем, через сформированный Акт приема-передачи, переносить их в основной модуль с автоматическим изменением учетных данных, а также автоматизировать отчетность. Т.е. в дальнейшем заголовки дел не будут поединично вводится в программу вручную, весь этот процесс будет автоматизирован, что позволит оперативно пополнять БД «Каталог». Таким образом, госархив планирует уже в ближайшее время получать от ведомств как традиционные, так и электронные описи.
«Читальный зал» позволяет осуществлять электронный заказ дел, в том числе, автоматически разделяя в разные требования уникальные и особо ценные дела и оцифрованные дела, осуществлять контроль их движения, предоставлять непосредственно на компьютеры читального зала оцифрованные дела (читальный зал уже оснащен 4 компьютерами для исследователей и мы уже предоставляем оцифрованные дела, но не автоматически, а вручную), осуществлять поиск информации в разных каталогах через интуитивно понятные несложные, но многовариантные запросы, регистрировать пользователей читального зала.
Однако ГКУ РО «ГАРО» при запуске нового модуля столкнулся с рядом проблем.
К сожалению, система при ее запуске требует постоянного участия специалиста в области IT, что, вероятно, из-за отсутствия такого специалиста не позволит развернуть ее в полном объеме. Надеемся, что в данной ситуации архив сможет развернуть хотя бы часть системы, связанную с поиском информации в архивных базах данных и автоматизацией заказа оцифровки. Остается под вопросом организация предоставления доступа к оцифрованным документам и электронный заказ дел, которые могут потребовать постоянного участия специалиста в области IT.
Кроме того, в связи с разработкой модуля «Читальный зал», а также эксплуатацией и дальнейшей доработкой БД «Запросы», в которой ведется регистрация всех запросов, поступающих в ГКУ РО «ГАРО», как социально-правовых, так и тематических, и в которой также используются персональные данные, возникает необходимость проведения работ по приведению информационных систем архива в соответствие с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Сейчас нами реализуется некое компромиссное решение, которое на данном этапе имеет больше плюсов, чем минусов, но при развертывании системы в полном объеме сегодняшнее компромиссное решение будет затруднять работу читального зала. В связи с этим нас очень заинтересовал опыт ГАРФа по созданию электронного читального зала. Впрочем, мы уже сейчас предвидим определенные «подводные рифы»: организации, занимающиеся защитой ПД, предлагают стандартные решения и в связи с довольно низкой конкуренцией на этом рынке услуг, не заинтересованы в защите нетривиальных решений, что ограничивает использование ПО несертифицированного ФСТЭК. Т.е. при составлении ТЗ на создание специализированного архивного ПО необходимо учитывать и этот аспект, что ставит перед архивами еще более сложные задачи при отсутствии в штате специалистов.
В декабре 2011 года открыт официальный сайт ГКУ РО «ГАРО», основными задачами которого являются обеспечение граждан широким доступом к архивным информационным ресурсам,  общей информации о деятельности архива, а также упрощение интерактивного взаимодействия архивистов с пользователями.
Для информирования граждан на сайте госархива размещены: порядок исполнения запросов, анкеты-заявления, разработанные на каждый вид обращения, различные справочные сведения.
Также на сайте ГКУ РО «ГАРО» размещены выставки: «75 лет Ростовской области» и «1812 год». Выставки размещаются в двух форматах: jpeg для ознакомления с материалом и tiff или pdf для печати постеров, которые могут быть использованы образовательными учреждениями для проведения уроков по краеведению, а также для патриотического воспитания молодежи, что можно рассматривать и как участие ГКУ РО «ГАРО» в проекте «Архивы школе». С этой же целью на сайте представлена подборка документов по участию Дона в Великой Отечественной войне, которая, судя по статистике, вызывает стабильный интерес пользователей.
Кроме того, одной из наиболее популярных страниц сайта является страница «Состав и содержание НСА», позволяющая исследователям ориентироваться в справочниках и указателях, созданных специалистами ГКУ РО «ГАРО» и позволяющих более адресно обращаться к архивным фондам, описям и делам. Здесь же размещен список фондов ГКУ РО «ГАРО» дореволюционного периода и Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО», готовится к размещению список фондов Таганрогского филиала. На сайте также представлены тематические обзоры, обзоры фондов, сведения о новых поступлениях и рассекреченных фондах.
Потребителями материалов, выложенных на сайте, являются люди разных возрастов, профессий, жители разных стран. Наличие информации on-line помогает пользователям сориентироваться в видах запросов, правильно заполнить анкету-заявление, используя размещенные на сайте образцы их заполнения, вследствие чего сотрудники госархива получают грамотно составленные, информативные запросы.
К сожалению, в ГКУ РО «ГАРО» отсутствует отдел информационно-коммуникационных технологий, специалисты которого отвечали бы за своевременное и безошибочное создание выгрузок баз данных на сайт и периодическое его обновление, а также создавали бы новые страницы, позволяющие расширить количество информационных услуг, предоставляемых удаленным пользователям.
В начале 2013 г. ГКУ РО «ГАРО» заключил договор с Донской государственной публичной библиотекой (далее ДГПБ) о сотрудничестве, в рамках которого специалисты ДГПБ на своей технике в помещении госархива оцифровывают печатные издания, хранящиеся в ГКУ РО «ГАРО». Эти издания в режиме on-line предоставляются на сайте библиотеки как книжная коллекция ГКУ РО «ГАРО».
Таким образом, как мы видим, информатизация архивного дела в ГКУ РО «ГАРО» осуществляется комплексно и направлена на развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования документов архивного фонда Ростовской области, защиту его информационных ресурсов и своевременного и полного предоставления информационных услуг.
 
Гл. архивист ГКУ РО «ГАРО»                                            З.А.Чумакова

[1]Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг. М, 2011.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83