Об организации предоставления государственной услуги по исполнению социально-правовых запросов  в государственном  казенном учреждении Волгоградской области  «Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области»

 

Одним из основных  направлений деятельности  ГКУВО «Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области»   является  предоставление  ретроспективной информации по документам архива – выполнение  государственной услуги  по исполнению запросов на основе архивных документов. 
Граждане, реализуя свои права, обращаются с многочисленными запросами   в архив с просьбой подтвердить сведения, необходимые им  при решении вопросов социально-правового обеспечения. Тематика  социально-правовых запросов  граждан  охватывает вопросы:  о подтверждении стажа, о размере  заработной  платы, об отпусках , о переименовании предприятий и другие.   
На 1 января 2013 года на хранении в ГКУВО «ГАСПЗГВО» находится 166690 ед.хр. , сформированных в 470 фондов.  Это документы     по личному составу  904 ликвидированных    предприятий   и     организаций всех форм собственности Волгоградской области.
На государственном  хранении  находятся документы крупных промышленных предприятий и строительных организаций  Волгоградской области : ОАО «Завод «Ахтуба», АООТ «Волгоградский деревообрабатывающий завод им. Куйбышева», ОАО «Волгоградский сталепроволочноканатный завод»,  АООТ «Медия – завод медицинского    оборудования»,  АОЗТ «АОРА», ОАО «Волгоградский завод технического углерода», АООТ «Прикаспийбурнефть» , ОАО «Сарептский шпалопропиточный завод», ОАО «Волгоградский завод технического углерода»,  АООТ «Нефтегазмаш»,  ОАО «Волгоградский мясокомбинат», АООТ «Волгоградский комбинат хлебопродуктов» , ОАО «Волгоградстрой» и др.   а также многочисленных коммерческих организаций, кооперативов, товариществ. Документы   архива востребованы.
Государственным  заданием на выполнение  государственной услуги «Оказание информационных услуг на основе архивных документов на исполнение  социально-правовых запросов» на 2012 год   определен   объем государственной услуги  -  исполнение 13500 запросов социально-правового характера; показатель, характеризующий качество госуслуги – доля исполненных запросов в установленные сроки – 100% .  
В 2012г.  было    принято    16142  запроса, исполнены все поступившие хапросы.   В      30-дневный срок – запланированные 13500 запросов ,  срок исполнения 2642 запросов был продлен.    
Объем госуслуги в натуральных показателях на 2013 год, установленный государственным заданием,    также включает показатель  13500 запросов. Но   за  январь-апрель 2013г. поступление уже составило   6305 запросов.  
Заявителями на получение  государственной услуги являются  граждане РФ, иностранные граждане, лица без гражданства, организации, юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством РФ либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством РФ, полномочиями выступать от их имени.      
От учреждений Пенсионного фонда поступает 65% запросов, заявления граждан  составляют 33%,  запросы суда, прокуратуры, других органов государственной власти  - 2%.
 Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов , поступающих в архив осуществляется  в соответствии с нормативными правовыми актами, регулирующими порядок  ее оказания: Конституцией Российской Федерации ;  Федеральным законом  от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от  13.05.2008г.) «Об архивном деле в Российской Федерации» ; Федеральным  законом  Российской Федерации от 27 июля  2006г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации; Федеральный закон Российской Федерации от 2мая 2006 г. № 59-ФЗ «   О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации; Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993г. № 2334 (ред. от 01ю09.2000)»О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию»; Приказ  Министерства культуры и массовых коммуникации Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук»,  Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 01.02.2012 № 24 « Об утверждении административного регламента по предоставлению государственными архивами Волгоградской области  государственной услуги « Оказание информационных услуг на основе архивных документов».
Заявители могут ознакомиться со сведениями о  местонахождении архива, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах, графике работы, выходных днях  расположены на  интернет-сайтах ГКУВО «ГАСПЗГВО».
Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится ежедневно по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, при непосредственном обращении заявителя в  архив. Большая часть консультаций производится по телефону – в 2012 году  консультации по телефону получили  4500 человек, за  январь- апрель 2013 г. проконсультировано по телефону  более  2200  человек.
При  личном обращении граждан  консультации оказываются  в приемные дни начальником отдела исполнения справок социально-правового характера  или сотрудником, его замещающим.  
 Информация  об услуге  представлена на информационных стендах,  доступных для посетителей.
Результатом предоставления госуслуги  является выдача информационных писем, архивных справок, архивных выписок архивных копий, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений, уведомлений о направлении соответствующих запросов на исполнение в другие органы.
Исполнение запросов осуществляется  в соответствии с установленными сроками  в порядке очередности по дате регистрации обращения. Вопрос о сроках предоставления  госуслуги   -  очень непростой для нас. Государственная услуга  должна предоставляться в 30-дневный срок с момента регистрации запроса, но к сожалению, объем поступающих запросов  не позволяет исполнять  все запросы  в течение месяца.  Кроме того,    нельзя не отметить, что некоторые виды работ при исполнении запросов весьма трудозатратны ( например, изготовление копий  документов большого формата, с нечетким текстом, требующим редактирования четкости, расшивки дел и т.д.), что не может не сказаться на сроках исполнения запросов.     В таких ситуациях, заявителю направляется  информационное письмо  о продлении сроков исполнения ( если запрос получен  по почте).   При личном обращении в случаях, когда  в 30-дневный  срок запрос   не может быть выполнен, гражданам  вручается уведомление.
Запросы суда, прокуратуры, других органов государственной власти исполняются в срок, не  превышающий 5 дней.    Также в срочном порядке (до 10 дней) исполняются справки для льготных категорий граждан ( по медицинским показаниям при  наличии мед.заключения,    при оформлении пенсии по потере кормильца,  при  оформлении инвалидности при досрочном выходе на пенсию  ).
Основание  для предоставления госуслуги - это письменные запросы заявителей (99%) , а также запросы, поступивший по электронной почте ( их количество не превышает  1 % от всех поступающих запросов).
На личном приеме начальник  отдела   проверяет документы, удостоверяющие личность гражданина,  правильность заполнения заявления, при необходимости  помогает сформулировать запрос.              Вместе с запросом представляются:  паспорт или  иной документ , удостоверяющий личность; документы, подтверждающие право заявителя на получение запрашиваемой информации в случае направления запроса на получение архивных документов, доступ к которым ограничен; документы,  подтверждающие полномочия третьих лиц выступать от имени  заявителя, предусмотренные законодательством РФ.
Основанием для отказа в  предоставлении государственной услуги является отсутствие       обязательных требований, предъявляемых к запросам. Госпошлина за предоставление государственной услуги не взимается. Запросы исполняются бесплатно.
 Переходя к вопросу о требованиях к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, следует отметить, что   ГКУВО «ГАСПЗГВО»   собственным зданием  не располагает. До 2012 г. архив  по безвозмездному договору аренды  занимал 2 архивохранилища и 3 рабочих кабинета в здании  Центра документации новейшей истории Волгоградской области. В январе 2012 г.  был  заключен  договор об  аренде помещения для размещения архива общей площадью 664,8 кв.м  ( в арендованном здании обрудованы два архивохранилища, два рабочих кабинета, приемная  для граждан, имеются подсобные помещения). Таким образом,  архив  в настоящее время располагается  в  2-х помещениях .
 Прием заявителей ведется в приемной, оборудованной    табличкой с указанием  должностей , фамилий , имен, отчеств лиц, ответственных за предоставление  госуслуги.  Прием  осуществляется начальником отдела исполнения справок социально-правового характера либо главными специалистами отдела в соответствии с графиками работы и приема. Иногородние заявители  принимаются  независимо от графика приема.  Места для  ожидания, для заполнения запросов , информирования и приема заявителей обрудованы столами, стульями, канцелярскими принадлежностями. Имеются информационные стенды с образцами заполнения запросов, перечнями запросов и необходимых документов. Помещение  соответствует   санитарно-эпидемиологическим  правилам и нормам,   оборудовано  противопожарной системой оповещения .
Регистрация запросов осуществляется в электронной базе регистрации  запросов, затем запросы  направляются  директору , далее с резолюцией  руководителя передаются начальнику отдела исполнения справок социально-правового характера, который  обеспечивает рассмотрение запросов заявителей в соответствии с нормативными документами.
Исполнением запросов постоянно  занимаются 12   сотрудников , в том числе  задействованы сотрудники отдела госучета и сохранности документов.    Работа ведется   в 4-х хранилищах, расположенных по двум адресам.  Специалисты    самостоятельно  занимаются  выдачей-раскладкой дел на места хранения. В 2012 г. для исполнения запросов было выдано 50605 ед.хр. и 4088 описей. На 2013 год запланирована выдача 50000 ед. хр.  (При такой значительной выдаче-раскладке  сотрудниками отдела госучета и сохранности  ведется постоянный контроль за правильностью раскладки дел.)  
Конечным результатом предоставления госуслуги являются архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Оформление  этих документов производится в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 № 19. 
 Нельзя не сказать о положительной роли «Методических рекомендаций  по исполнению запросов социально-правового характера», подготовленных ВНИИДАД.  Конечно, как и у многих государственных архивов, у нас наработан свой практический опыт  по работе с обращениями  . Но в  этом пособии  содержатся детальные рекомендации,  приведены конкретные примеры оформления архивных справок  по наиболее сложным и часто встречающимся запросам,  которые  необходимы  в работе  при  постоянном  дефиците времени. Хочется заметить, что в текущем году мы  надеемся разработать свои методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера.
Как уже было сказано ранее , в  2012г.  поступило     16142  запроса,    в      30-дневный срок исполнены 13500 запросов ,  срок исполнения 2642 запросов был продлен.    К сожалению, не на все поступающие запросы можно подготовить положительный ответ. В 2012г.  с положительным результатом был   исполнен  81%   запросов,   с отрицательным -19%.  Как правило, причиной  является неполный состав  сдаваемых документов. 
 В ГКУВО «ГАСПЗГВО» действует комиссия по проверке сроков и качества выполнения запросов.  Чаще всего проверяются именно отрицательные ответы на поступающие запросы. По итогам проверок ежеквартально составляются акты, представляемые на рассмотрение дирекции. При необходимости , могут быть проведены внеплановые проверки. 
Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма , ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются почтой  простыми письмами, либо заявители сами получают подготовленные документы в приемные дни . 
Таким образом, отвечая на общественные потребности, ГКУВО «ГАСПЗГВО» с большими или меньшими издержками, в целом справляется с теми задачами, которые стоят на этом  важном участке деятельности. Жалоб на деятельность архива по предоставлению госуслуги по исполнению запросов  не поступало. На все    вопросы , возникающие у заявителей ( а это, чаще всего вопросы, касающиеся      отсутствия запрашиваемых сведений )  , даются подробные разъяснения  и консультации.
  Ежеквартально  и ежегодно составляются отчеты  о выполнении  государственного задания  по выполнению госуслуги.
Подводя итоги  года по выполнению госзадания  по предоставлению                                    данной госуслуги в 2012 году, мы столкнулись(как и в прошлые годы) с тем фактом, что плановые цифры не совпадают с отчетными, причем отклонение колеблется не в пределах рекомендуемых 1-2%, а значительно выше. Причина- увеличение количества обращений в архив. Но спрогнозировать точное количество потребителей госуслуги по исполнению запросов социально-правового характера не представляется возможным ( в отличие, например, от выставок). Мы руководствуемся отчетными цифрами за прошлые годы и бюджетом рабочего времени (своими возможностями по своевременному исполнению запросов). Разумеется, увеличение количества оказываемых услуг производится за счет сокращения других видов архивных работ ( не указанных в государственном задании). В текущем году, как уже было сказано выше, показатели объема, вероятно, вновь не совпадут с запланированными.  Этот вопрос  для нас актуален.  Поскольку архив является казенным учреждением, вероятно , необходим    иной  подход при определении количественных показателей.
 
 
Директор ГКУВО «ГАСПЗГВО»                         О.А.Носова
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83