Из опыта работы Казенного учреждения Республики Калмыкия
«Национальный архив» по организации предоставления государственных услуг.

В настоящее время в Республике Калмыкия ведется  определенная работа по регламентации и стандартизации государственных услуг в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» в органах исполнительной власти и в том числе в архивной области.
Еще в 2009 году по приказу Министерства образования, культуры и науки РК «О проведении административной реформы в Министерстве образования, культуры и науки Республики Калмыкия» в состав рабочей группы включена начальник отдела по делам архивов министерства, началась работа по разработке Административных регламентов для внесения их в реестр государственных услуг (функций), предоставляемых органами исполнительной власти Республики Калмыкия.
И в 2010 году Министерством образования, культуры и науки РК утверждены Административные регламенты по исполнению государственных услуг:
- по организации исполнения запросов российских граждан, поступивших в государственные и муниципальные  архивы республики, а также из-за рубежа, связанные с реализацией их законных прав и свобод;
- по согласованию положений об Экспертной комиссии, ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, перечней документов и номенклатур дел, образующихся в процессе деятельности федеральных территориальных органов и федеральных организаций, республиканских органов исполнительной власти и подведомственных организаций, и иных организаций;
- по согласованию регламентов государственных и муниципальных архивов Республики Калмыкия по доступу пользователей к документам Архивного фонда Республики Калмыкия.
Данные регламенты разработаны Отделом по делам архивов Министерства образования, культуры и науки РК в целях определения порядка взаимодействия министерства с республиканскими органами государственной власти, с органами исполнительной власти республики в области архивного дела, с государственными и муниципальными архивами республики, органами местного самоуправления и организациями.
Постановлением Правительства Республики Калмыкия от 20 июля 2011 г. № 230 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг» Управление по развитию электронного правительства Республики Калмыкия   определено уполномоченным органом исполнительной власти РК по проведению  экспертизы проектов административных регламентов исполнения государственных функций и  государственных услуг.
После актуализации перечня услуг уполномоченным органом в области архивного дела определены 1 функция – «Контроль за соблюдением законодательства в архивном деле» и 1 услуга – «Проведение экспертизы ценности архивных документов, принятие решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации».
В 2012 году по предложению Отдела по делам архивов Министерства образования, культуры и науки РК дополнительно включены в Реестр Административные регламенты по предоставлению услуг «Ведение Государственного реестра уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия» и «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства», утвержденные Министерством образования, культуры и науки Республики Калмыкия.
Казенным учреждением Республики Калмыкия «Национальный архив»  разработаны за период с 2009 г. по 2011 г. Административные регламенты по предоставлению государственных услуг, связанные с вопросами формирования Архивного фонда, а именно:
- оказание методической и практической помощи учреждениям, организациям и предприятиям по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива;
- по составлению и согласованию примерных номенклатур дел, образующихся в деятельности органов государственной власти и подведомственным им организаций, с указанием сроков хранения;
- по приобретению в собственность государства документов личного происхождения;
- по подготовке и передаче архивных документов ликвидируемых организаций в архив;
- по подготовке к согласованию и утверждению положений об экспертных комиссиях исполнительных органов государственной власти, других государственных органов и организаций.
Ежегодно архивом проводится работ по предоставлению данных государственных услуг – организациям – источникам комплектования на безвозмездной основе.
Деятельность архива по предоставлению  информационных услуг и использования документов осуществляется  на основе Административных регламентов по предоставлению государственных услуг:
- по организации исполнения запросов граждан и органов государственной власти, поступивших в архив;
- по информационному обслуживанию государственных учреждений, организаций, предприятий и граждан в читальном зале архива;
- копирование архивных документов с применением современных электрографических и сканирующих устройств.
Государственная услуга по исполнению запросов включает в себя исполнение архивом тематических запросов, запросов социально-правового характера и генеалогических запросов.
В Административном регламенте по информационному обслуживанию государственных учреждений, организаций, предприятий и граждан в читальном зале архива устанавливается порядок организации работы  в соответствии с Правилами работы читального зала архива, оговариваются вопросы в случаях отказа или отсрочки выдачи дел, в том числе содержащих конфиденциальную персональную информацию; вопросы копирования документов, неопубликованных справочников.
Вопросы копирования архивных документов нашли отражение в Административном регламенте «Копирование архивных документов с применением современных электрографических и сканирующих средств». Данная работа проводится как непосредственно самим архивом, так и самостоятельно пользователем с разрешения директора архива под контролем заведующей читальным залом.
Архивом также подготовлен Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Обеспечение физической сохранности документов на бумажной основе».
Деятельность архива по предоставлению услуг в части организации исполнения запросов граждан и органов государственной власти тесно связана учреждениями Пенсионного фонда Республики Калмыкия.
В 2009 году между Управлением Пенсионного фонда РФ в г. Элисте и ГУ «Национальный архив» было подписано Соглашение о сотрудничестве и взаимодействии в организации работы по подтверждению трудового стажа и заработной платы застрахованных лиц. Сотрудничество  осуществлялось в связи с изменением пенсионного законодательства  и принятия федеральных законов от 24 мюля 2009 г. № 212-ФЗ, 213-ФЗ, а также проводимой Управлением заблаговременной работе по оценке пенсионных прав в отношении вышеуказанных лиц.
По данному соглашению архив предоставил в Пенсионный фонд базу данных о наличии фондов, содержащих документы по личному составу и при необходимости сообщает о пополнении фондов. Запросы, поступающие из Пенсионного фонда рассматриваются и исполняются в первоочередном порядке с соблюдением требований   к оформлению архивных справок, копий и выписок в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Федерации наук (приказ Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).
В процессе работы между Управлением Пенсионного фонда РФ в г. Элисте и Национальным архивом осуществляется  информационный обмен  и взаимные консультации, проводятся совместные совещания с рассмотрением вопросов выдачи справок социально-правового характера, разъяснением  требований пенсионного законодательства и архивного дела.
С конца 2012 года в связи с образованием Автономного учреждения Республики Калмыкия «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» подписано соглашение о взаимодействии между АУ «МФЦ» и казенным учреждением Республики Калмыкия «Национальный архив». Данное соглашение заключено на основании ст. 18 Федерального закона от 27  июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». В печень государственных услуг, предоставляемых архивом включено исполнение запросов социально-правового характера с выдачей  архивных справок о подтверждении трудового стажа и размере заработной платы. На рабочем совещании работников МФЦ и архива были обсуждены вопросы взаимодействия и уточнен перечень документов, необходимых для предоставления государственных услуг. На базе  Национального архива работники МФЦ прошли кратковременную стажировку по вопросам исполнения справок социально-правового характера. Для практической работы  в МФЦ предоставлены Список фондов архива, содержащих документы по личному составу, в том числе в электронном виде и образец бланка запроса для оформления архивной справки.
Анализ количественных и качественных характеристик предоставления государственных услуг за 2008-2012 годы показывает следующее:
 - от юридических и физических лиц принято на хранение 24365 ед.хр. различных категорий;
- исполнено 9983 запросов, 7070 с положительным результатом (70%);
- в читальном зале архива работало 665 исследователей (2885 посещений, выдано 11075 дел).
В заключении необходимо отметить, что работа по исполнению государственных услуг на основе административных регламентов должна положительно сказаться на улучшение качества представляемых услуг, увеличению количества пользователей, удовлетворенных предоставленной документированной информацией, исполнению запросов в установленные сроки, а также позволит обеспечить сохранность архивных документов, имеющих историческое, научное, социальное, политическое и культурное значение для государства и общества.
 
 
Директор                                                                     Л.П. Коженбаева
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83