Состояние и проблемы обеспечения сохранности
Архивного фонда Республики Адыгея
 
Одним из наиболее важных направлений в работе архивистов является обеспечение сохранности Архивного фонда Российской Федерации. В свете федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правил  организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук оно имеет два направления, а именно:
- обеспечение сохранности Архивного фонда в государственных и муниципальных архивах;
- обеспечение сохранности Архивного фонда в организациях – источниках комплектования.
В своем выступлении я не буду останавливаться на прописных истинах, которые известны всем. В теоретическом, а многие присутствующие и в практическом плане являются специалистами высокого уровня. Поэтому в своем выступлении сделаю акцент на том, с чем столкнулись и продолжают сталкиваться архивисты Адыгеи.
На сегодняшний день сеть архивных учреждений Республики Адыгея состоит из одного государственного архива и 9 муниципальных архивов. По итогам паспортизации дел на 01.01.2013 года объем дел хранящихся в архивах составляет более 450 тысяч ед.хр., в том числе более 248 тысяч ед.хр. в Национальном архиве Республики Адыгея и около 212 тысяч ед.хр. в муниципальных архивах.
Ежегодно архивистами Адыгеи под руководством Управления по делам архивов Республики Адыгея (далее - Управление) проводится комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату, обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии и сохранность их в архивах.
Так в рамках данного направления в 2011 году Управлением был проведен комплексный анализ материально-технического оснащения всех архивов республики. Итоги анализа были представлены премьер-министру республики, который в свою очередь направил в адрес глав администраций муниципальных образований письма с рекомендациями об устранении выявленных недостатков. Во исполнение данного поручения администрациями муниципальных образований были приняты конкретные меры, направленные на укрепление материально-технической базы архивных учреждений.
Архивным учреждениям двух муниципальных образований были выделены дополнительные помещения общей площадью более 200 кв.м.
В принципе, ситуацию в целом можно охарактеризовать как положительную: практически все архивы размещены в административных зданиях муниципальных образований, все помещения оснащены противопожарной и охранной сигнализацией, обеспечиваются условия температурно-влажностного режима.
Важное значение для сохранения документов имеет уровень оснащенности архивов стеллажами и первичными средствами хранения. Поэтапно идет процесс замены смешанных и деревянных стеллажей архивохранилищ металлическими стеллажами. Во исполнение поручения премьер-министра муниципальными архивами приобретены металлические стеллажи протяженностью более 120 пог.м. Однако, эта  проблема по-прежнему актуальна для муниципальных архивов. Доля металлических стеллажей в общей протяженности стеллажных полок составляет:   - 60%. В то время как проблема установки металлических стеллажей полностью решена в Национальном архиве на  100%.
В последние годы активизирована работа по картонированию документов, в прошлом году приобретено  более 500 архивных коробок.   На сегодняшний день в 6 муниципальных архивах из 9 картонирование архивных документов составляет 100%.
Сложной остается ситуация в муниципальном архиве города Майкопа. К сожалению, до сих пор не решен вопрос выделения новых площадей под архивохранилища. На 01.01.2013 года загруженность его составила далеко за 100%. Многие Архивные фонды по личному составу, принятые по акту на госхранение в данный муниципальный архив, по факту продолжают храниться за пределами архивохранилищ. И условия их хранения далеки от нормативов.
Управление неоднократно обращалось к главе администрации города Майкопа, но ответ как всегда один – нет свободных площадей.
Вопрос сохранности Архивного фонда давно назрел и усугубляется и для Национального архива Республики Адыгея. Комплектование его на сегодняшний день продолжается благодаря тому, что некоторые помещения переоборудуются под архивохранилища. Это поможет временно решить проблему. Надеемся на то, что в текущем году начнется запланированное строительство нового здания.
Во всех архивах республики проводятся необходимые, зависящие от работников мероприятия, по сохранению документов в полном объеме и хорошем физико-техническом состоянии. Одним из основных видов работ по сохранности документов по-прежнему является проверка их наличия и состояния. Ежегодно в план работы включается проверка наличия  и состояния архивных документов, по итогам которой вносятся изменения во все учетные документы. Выявленные в неудовлетворительном состоянии дела по мере сил и возможностей подвергаются мелкому ремонту. В связи с отсутствием специализированной  лаборатории реставрационные работы не проводятся. Огромной проблемой остается восстановление затухающих текстов. В связи финансово-материальными трудностями и  отсутствием специалистов, данный вид работы не проводится. Как не проводится работа по созданию страхового фонда и фонда пользования.
В связи с отсутствием перспектив материально-технического оснащения архивов для создания страхового фонда, а также в соответствии с методическими рекомендациями по выявлению особо ценных и уникальных документов  приостановлена работа по выявлению особо ценных документов. На сегодняшний день специалистами ведется работа по проведению анализа состава документов, отнесенных к особо ценным документам, пересмотра правомерности их отнесения к данной категории, и, в конечном результате, их сквозной учет и сверка с данными Управления.
Так обстоит дело с сохранностью документов в государственных и муниципальных архивах. Сложнее вопрос поставлен в ведомственных архивах.
По состоянию на 01.01.2013 года в список организаций – источников комплектования архивов республики включено 315 организаций, из них:
- государственной собственности – 141;
- муниципальной собственности – 138;
- частной собственности (в том числе общественных и политических объединений) – 36.
Не говоря уже о проблемах, возникающих с организациями разной категории собственности, а их не мало, особенно с органами прокуратуры и судов, остановлюсь на общих проблемах, характерных для многих организаций.
По итогам паспортизации архивов на 1 декабря 2013 года на ведомственном хранении находится 178531 дел (37642 п/х, 140889 л/с), из них упорядочены и включены в Архивный фонд  170256 дел (в том числе 135413 дел по л/с).
Только 35% организаций имеют инструкции по делопроизводству. Проблема здесь состоит как в нежелании организаций, заниматься очередной навязанной архивистами работой, так и в отсутствии достаточной правовой нормативной базы ее регулирующей и тем более контролирующей. Если для органов исполнительной власти благодаря Росархиву разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, то внедрить эти принципы в другие организации и учреждения порой бывает очень сложно, а иногда и невозможно. А что касается негосударственных организаций, то здесь проблемы растут в геометрической прогрессии. Отсутствие инструкции по делопроизводству приводит к некачественному формированию дел и что еще хуже их некачественной экспертизе.
При этом гарантом выполнения рекомендаций архивистов не могут стать даже двухсторонние и трехсторонние соглашения, заключаемые с организациями для взаимодействия в сфере архивного дела.
Положительным моментом можно отметить практически 100% наличие номенклатур дел в организациях-источниках комплектования архивов республики.
По данным паспортизации мы также можем увидеть наличие выделенных в организациях помещений под архивохранилище. Из 315 организаций только в 150 созданы архивы. Чаще всего, в организациях документы хранятся в структурных подразделениях, без ограничения доступа к документам.
Трудно решаемым остается вопрос контроля за сохранностью документов организаций, не входящих в список организаций - источников комплектования архивов республики. В рамках соглашения о сотрудничестве Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации (государственное учреждение) по Республике Адыгея и Управлением ежегодно в адрес архивов направляется список ликвидированных организаций. Но происходит это уже по факту их ликвидации, без указаний контактных данных конкурсного управляющего или владельца предприятия, у которого можно было бы уточнить сведения о месте нахождения документов по личному составу.
В моем выступлении рассмотрена только часть вопросов, связанных с обеспечением сохранности Архивного фонда. По моему мнению они наиболее остро стоят в современных условиях и являются приоритетными для всех архивных учреждений.
 
 
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83