"О работе архивных учреждений Волгоградской области по обеспечению сохранности документов Архивного фонда
Российской Федерации"
 
Необходимость обеспечения сохранности архивных документов, документов отражающих различные стороны деятельности в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления, определена законом.
Поэтому одной из основных функций всех архивов является обеспечение сохранности документов являющихся носителями нашей с вами истории, являющихся документальной памятью о свершениях народа представляющей историческую ценность, и архивы Волгоградской области здесь не исключение.
Комплекс работ по обеспечению сохранности документов Архивного фонда на территории Волгоградской области принципиально одинаков как для государственных, так и для муниципальных архивов и архивов организаций и включает в себя создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов.
Из вышесказанного становится очевидным, что организация работы архивов по обеспечению сохранности документов Архивного фонда невозможна без уделения должного внимания материально-техническому состоянию архивов, обеспечению их помещениями, квалифицированными кадрами.
Так в частности одним из приоритетных направлений деятельности архивов Волгоградской области в сфере обеспечения сохранности является соблюдение противопожарного и охранного режимов хранения документов.
В настоящее время в каждом архиве разработаны и утверждены инструкции по мерам пожарной безопасности и планы эвакуации людей в случае пожара.
Проводятся плановые теоретические занятия по пожарной безопасности и практические занятия с эвакуацией сотрудников из зданий.
Осуществляется техническое обслуживание пожарных кранов, огнетушителей, перемотка пожарных рукавов, испытание пожарных лестниц, регулярно проводился осмотр территорий и помещений зданий архивов на предмет нахождения опасных и легковоспламеняющихся веществ.
Осуществляется работа по проведению энергоаудита зданий с  оформлением энергетических паспортов.
Здания архивов круглосуточно охраняются.
Так же проводится и работа по внедрению на уровне муниципальных архивов практики оборудования помещений техническими средствами охраны для передачи тревожного сигнала, системами видеонаблюдения, пожарными сигнализациями и автоматическими системами пожаротушения.
В результате более чем в 80% муниципальных образований архивы оборудованы охранными сигнализациями, в 100% - пожарными сигнализациями, в 30% автоматическими системами пожаротушения.
Необходимо отметить, что указанная работа продолжается, и будет продолжаться до полного оснащения всех архивов Волгоградской области не только необходимыми и достаточными, но и современными средствами охраны и пожаротушения.
Помимо вышеизложенного продолжается и работа по материально-техническому оснащению работы архивов Волгоградской области.
Так в 2012 году были осуществлены мероприятия по установлению систем кондиционирования в архивохранилищах, приобретению металлических шкафов, стеллажей, персональных компьютеров.
В результате проведённой совместно с главами муниципальных образований Волгоградской области работы муниципальным архивам в 2012 году было дополнительно выделено более 200  кв. м. площадей, в частности в Городищенском, Даниловском, Дубовском, Ольховском, Серафимовичском,  муниципальных районах.
Архивные учреждения имеют архивные площади более 9,5 тыс. кв. м., в том числе под архивохранилища отведено более 7 тыс. кв. м.
И тем не менее, 9 муниципальных архивов всё же имеют загруженность архивохранилищ 100% и выше, в том числе в связи с приемом большого количества документов постоянного срока хранения и по личному составу от ликвидированных администраций и сельских советов сельских поселений в том числе в Новониколаевском, Ольховском, Старополтавском, Урюпинском, Фроловском муниципальных районах и городском округе город Волжский.
Загруженность архивохранилищ более 100% имеет и один из ведущих архивов Волгоградской области - государственное казённое учреждение Волгоградской области "Центр документации новейшей истории Волгоградской области".
Необходимо отметить, что загруженность архивохранилищ была и остаётся одной из острых проблем стоящих перед архивами и наверняка перед архивами не только Волгоградской области.
В свою очередь министерство культуры Волгоградской области прилагает все усилия, что бы эта проблема решалась.
Так же необходимо отметить и проведение работ и по иному техническому оснащению архивных отделов и муниципальных архивов.
Протяженность полок увеличилась на 1,5 тыс. погонных метров.
 Общая протяженность полок в архивохранилищах составила 25,5 тыс. погонных метров, в том числе металлических – 23,9 тыс. погонных метров (что составило 94 % от общего количества).
         Закартонировано  более 108,5 тыс. единиц хранения. Общее количество закартонированных дел в архивных учреждениях составляет более 750 тыс. ед.хр., что составляет 50% от общего количества дел на бумажной основе. Этот показатель в 2012 году вырос по сравнению с 2011 годом на 3%.
За 2012 год в архивных учреждениях муниципальных образований  было улучшено физическое состояние более 36 тыс. ед.хр.  
Одновременно с проведением комплекса работ по улучшению материально-технического состояния архивов в условиях увеличения наполненности архивохранилищ и внедрения технологически новых в том числе компьютеризированных процессов, проводилась и работа с кадрами.
В первую очередь внимание уделялось сохранению и по возможности увеличению численности работников, так как имеющаяся численность всё же недостаточна.
Проблему нехватки кадров архивы решают путем заключения гражданско-правовых договоров с физическими лицами на выполнение определенных видов работ.
 Однако зачастую это ведет к ухудшению качества выполняемой работы из-за недостаточной квалификации привлекаемых работников.
И в этой связи вопрос повышения квалификации сотрудников архивов стоит очень остро.
Вместе с тем при непосредственном участии специалистов министерства культуры Волгоградской области разработаны планы повышения квалификации, сотрудники архивов направляются на профессиональное обучение в Волгоградском государственном университете по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления" без отрыва от производства.
Организовано краткосрочное повышение квалификации на программе «Исполнение запросов социально-правового характера».
Повышение заработной платы сотрудников архивов является ещё одним ключевым моментом, предпосылкой организации качественного труда сотрудников архивов, залогом обеспечения сохранности архивных документов на должном уровне.
В целях повышения инициативы персонала и мотивации к труду, улучшения качественных показателей был проведён очередной конкурс "Архивист года – 2012".
С 1 января 2012 года в государственном казённом учреждении культуры Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" введено в действие положение о звании "Лучший по профессии (архивист)".
В феврале 2012 года были подведены итоги работы предшествующего года – победителю  вручен диплом и выплачена  единовременная премия.
По итогам отчетного периода за добросовестный труд и проявленную инициативу сотрудники архивов Волгоградской области награждены:
Почетными грамотами Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации, Благодарностью руководителя Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации, Благодарственным письмом Волгоградской областной Думы, Почетной грамотой Главы Администрации Волгоградской области, Благодарственным письмом Главы Администрации Волгоградской области, Почетной грамотой Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области, Почетной грамотой Волгоградского отделения Российского общества историков архивистов, Памятной медалью "Патриот России".
В целях контроля обеспечения сохранности  документов Архивного фонда Российской Федерации  сотрудниками государственных архивов организациям-источникам комплектования была оказана методическая помощь: проведено 2149 консультаций и проверок, в том числе проверок совместно с отделом по управлению архивами министерства культуры Волгоградской области.
Постоянно ведётся работа по проведению и оформлению проверки наличия документов, хранящихся в архивных учреждениях. Сроки периодичности проверки наличия в архивах соблюдаются. Случаев пропажи или хищения архивных документов не выявлено.
Дополнительно к вышесказанному отмечу, что Вопросы обеспечения сохранности Архивного фонда Российской Федерации в ближайшем будущем станут неотделимы от задач реализации основных направлений и мероприятий Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации утверждённой Президентом Российской Федерации, в части перевода архивных документов в электронную форму.
Вопросы  сохранности электронных документов и иные связанные с ними вопросы станут новой реалией, и для их решения важно будет не только вскрыть внутренние резервы каждого коллектива, но и уже сейчас ритмично финансировать эти работы, поддерживая темпы и контрольные показатели, обозначенные Президентом.
 
 
 
 
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83