Результаты деятельности комитета в 2013 году - Комитет по управлению архивным делом

Результаты деятельности комитета за 2013 год

Аналитическая информация

по итогам работы комитета по управлению архивным делом, государственных и

муниципальных архивных учреждений Ростовской области в 2013 году

В 2013 году комитет, государственные и муниципальные архивы Ростовской области полностью выполнили запланированные мероприятия по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию архивных документов (приложение).

В пределах запланированных выполнены показатели по реставрации, а также рассекречиванию архивных документов.

Большинство показателей по обеспечению сохранности, комплектованию и использованию документов превысили запланированные значения. Так, более чем в 2 раза перевыполнено плановое задание по приему на хранение архивных документов. На 23 процента увеличено количество исполненных тематических и социально-правовых запросов организаций и граждан. Более чем на 50 процентов перевыполнены задачи по использованию архивных документов в процессе проведения научно-методических и культурно-воспитательных мероприятий.

В целом, в течение года услугами архивных учреждений воспользовались 116580 человек, что на 10 процентов превышает показатели 2012 года. При этом, выдача документов пользователям увеличилась с 456196 до 1143666 дел, т.е. – на 60 процентов. Посещаемость Интернет-сайтов комитета и архивных учреждений возросла более чем вдвое, и превысила 98 тыс. посещений.

Полностью реализован годовой план научно-исследовательской работы архивных учреждений.

В соответствии с указанием Федерального архивного агентства государственные архивные учреждения области провели апробацию программного комплекса «Архивный фонд» (5 версия). В Росархив представлены соответствующие выводы и замечания по работе комплекса.

ГКУ РО «Государственный архив Ростовской области» (ГАРО) обеспечил подготовку и издание сборника документов «Высочайшие особы Дома Романовых на Дону. ХIХ- начало ХХ вв.» в рамках празднования 400-летия Дома Романовых.

ГКУ РО «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» (ЦХАД) совместно с Главным управлением МВД России по Ростовской области, Советом ветеранов органов внутренних дел завершило работу над сборником по истории правоохранительных органов на Дону.

Документы государственных архивов были использованы при подготовке сборников документов «Закрытие церквей и молитвенных зданий Донской области в 1920-1930-е годы» и «Изъятие церковных ценностей в Донской области. 1922 год».

Важную роль в обеспечении стабильной работы архивных учреждений области сыграло государственное регулирование архивного дела, включающее в себя комплекс мер правового, организационного и финансово-экономического характера.

Исходя из поставленных задач, комитет принимал участие в правовом и организационном регулировании проблем архивной отрасли. С этой целью по инициативе комитета подготовлены и внесены на заседание Правительства Ростовской области проекты постановлений Правительства Ростовской области, предусматривающие корректировку полномочий и функций комитета по управлению архивным делом с учетом федеральных законов от 05.04.2013 №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и от 23.07.2013 №252-ФЗ «О внесении изменений в Бюджетный кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Важнейшим направлением деятельности комитета оставалось совершенствование практики взаимодействия с органами местного самоуправления по вопросам развития архивного дела. В адрес руководителей органов местного самоуправления направлено 34 персональных и 7 циркулярных обращений по вопросам государственной поддержки муниципальных архивов. Органами местного самоуправления принято 59 постановлений и распоряжений в сфере регулирования архивного дела в муниципальных образованиях области. Проведено 34 проверки соблюдения законодательства об архивном деле в муниципальных образованиях и 3 в государственных органах исполнительной власти Ростовской области - министерстве общего и профессионального образования Ростовской области, министерстве труда и социального развития Ростовской области, министерстве экономического развития Ростовской области.

В ходе реализации Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» комитет и подведомственные ему государственные архивные учреждения продолжили мероприятия по совершенствованию системы предоставления государственных услуг в сфере архивного дела.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации №601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» разработан перечень мероприятий по достижению комитетом и подведомственным ему государственными архивными учреждениями нормативной удовлетворенности граждан качеством предоставления государственных услуг.

Осуществлены проверки полноты и качества предоставления государственных услуг в соответствии с административными регламентами по предоставлению государственных услуг государственными казенными архивными учреждениями области.

В 2013 году комитетом продолжена работа по проведению мониторинга удовлетворенности полнотой и качеством государственных услуг и фактов нарушений законодательства в части сроков и качества предоставления государственных услуг государственных казенных архивных учреждений Ростовской области.

Практика работы с обращениями граждан пополнилась новой формой – участием комитета в Общероссийском дне приема граждан, проведенным 12 декабря 2013 года в День Конституции Российской Федерации. С целью сокращения времени реализации обращений к указанному сроку была достигнута техническая готовность к приему граждан в режиме видео – и аудиосвязи, проведены мероприятия по обучению уполномоченных лиц комитета практическим навыкам работы в системе межведомственного электронного взаимодействия. В ходе проведения Общероссийского дня приема граждан обращений в адрес комитета и областных государственных архивных учреждений не поступило.

Важное внимание уделялось вопросам целевого использования средств на содержание комитета и подведомственных государственных казенных учреждений.

Комитетом обеспечено эффективное освоение средств из областного бюджета в объеме 84743,5 тыс. рублей. Процент освоения бюджетных средств в 2013 году составил 96,1 процент.

Принятые меры позволили обеспечить финансирование расходов по содержанию и эксплуатации зданий, инженерного, противопожарного и охранного оборудования архивов, продолжить модернизацию материально-технической базы государственных учреждений.

Продолжается строительство двухэтажной пристройки к зданию ГКУ РО «Центр хранения архивных документов в г.Шахты Ростовской области». Сроки окончания строительства будут зависеть от хода и полноты финансирования работ со стороны государственного заказчика – министерства строительства и ЖКХ Ростовской области. Комитет, со своей стороны, продолжает контролировать ситуацию и поддерживает рабочие контакты с министерством.

В 2013 году комитет и подведомственные ему государственные архивные учреждения продолжили работать в рамках ранее установленной организационно-штатной структуры.

Произошла реорганизация муниципальных архивных учреждений Волгодонского, Мясниковского, Октябрьского районов. Объединены архивные сектора администраций и муниципальные архивы документов по личному составу Мясниковского и Октябрьского районов, архивный отдел администрации и архив документов по личному составу Волгодонского района. Архивные документы, штаты и оборудование переданы в состав архивных секторов и архивного отдела администраций. В результате этого объединения количество муниципальных архивов документов по личному составу сократилось на 3 и их общее количество в области на 01.01.2014 составляет 43.

Комитет продолжил работу по материальному и моральному стимулированию труда работников архивной отрасли. Всего в течение года Федеральным архивным агентством, Губернатором Ростовской области и комитетом по управлению архивным делом поощрено 20 архивных работников.

В целом, комплекс правовых, организационных, финансово-экономических и научно-методических мероприятий обеспечил стабильную и эффективную работу архивных учреждений по выполнению основных направлений развития архивного дела, запланированных на 2013 год.

Вместе с тем, достижение современного уровня развития областной архивной отрасли объективно связано с необходимостью реализации следующих наиболее острых проблем.

Ликвидация сверхнормативного заполнения архивохранилищ, достигшего в целом по государственным архивам 106 процентов, а также отсутствие необходимых площадей для размещения технологического оборудования и персонала архивов.

Решение данной проблемы может быть достигнуто в результате реализации мероприятий по строительству новых и модернизации уже существующих архивных объектов.

Так, в дальнейшем рассмотрении и реализации нуждается вопрос о строительстве нового здания ГАРО на участке в г. Ростове-на-Дону в границах ул. М.Горького и пер. Крепостного, предназначенного для размещения 1,1 млн. дел, уже хранящихся в архиве, и будущих плановых поступлений документов из учреждений и организаций области.

Сметная стоимость строительства здания составляет 383,6 млн. руб. Проектно-сметная документация и экспертиза проекта имеется.

Кроме этого, в 2014 году ожидается окончание строительства двухэтажной пристройки к основному зданию ЦХАД.

Ввод в эксплуатацию данной пристройки позволит снизить перегруженность архивохранилищ ЦХАД, а также осуществить перемещение архивных фондов для проведения капитального ремонта и реконструкции основного здания Центра.

Выполнение уже существующих и планируемых задач по информатизации архивного дела и предоставления государственных услуг в электронном виде требует не только финансового, но и кадрового обеспечения.

Организационно-штатная структура комитета и подведомственных государственных архивов, сформированная более 30 лет назад для хранения, комплектования, учета и использования документов на бумажной основе, уже не позволяет обеспечить необходимых темпов и объемов выполнения задач по созданию «электронных архивов», проведению массовой оцифровки архивных документов, организации хранения электронных документов и их предоставления пользователям в режиме удаленного доступа.

Как показывают расчеты, для качественного и полного выполнения новых видов работ необходимо формирование в структуре комитета и государственных архивов информатизационных подразделений, что потребует увеличения их штатной численности на 20 единиц, и ежегодного дополнительного финансирования в пределах 10,5 млн. руб.

Председатель комитета

по управлению архивным делом

Ростовской области А.М.Кириченко

Приложение

Показатели

работы архивных учреждений Ростовской области в 2013 году

Показатели работы	Ед. измерения	Плановые показатели 2013 года	Отчет за 2013 г.	Примечания
1	2	3	5
Реставрация документов на бумажной основе	ед. хр. листов	700/48000	702/53946
Физико-химическая и техническая обработка документов на бумажной основе	ед.хр.	5389	8088
Картонирование документов	ед.хр.	47254	73334
Проверка наличия и состояния документов на бумажной основе	фондов ед.хр	600/148181	1022/210768
Оцифрование документов		описей – 1061 дел в описях – 255591 листов в описях – 19237 ед.хр.- 501 листов в делах - 33322	описей – 1109 дел в описях – 434362 листов в описях – 30738 ед.хр.- 640 листов в делах - 80934
Принято на постоянное хранение	ед.хр	32488	67256
Описание, усовершенствование, переработка	ед.хр	77/5219	138/13210
Рассекречивание архивных документов	фондов дел	17/6156	25/6463
Выполнение: - тематических запросов - социально-правовых запросов	запрос	32144 37777	38191 53437
Организация выставок документов посетило	ед.	81	148
Публикация статей и подборок документов	ед.	77	125
Проведение конференций, круглых столов, встреч с общественностью и т.д.	ед. посетило	94	146
Проведение экскурсий	ед. посетило	49	86
Обеспечение работы пользователей в читальных залах	чел.	691	1070