Уважаемые коллеги!

3 сентября мы запустили сервис межведомственного электронного взаимодействия комитета по управлению архивным делом и Отделения Пенсионного фонда России по Ростовской области, который обеспечивает формирование запросов о стаже и заработке, а так же предоставление соответствующих архивных сведений с использованием региональной системы межведомственного электронного  взаимодействия.

За семь месяцев принято запросов из Пенсионного фонда 16 510. Только в этом году в архивные учреждения через наш сервис пришло 11 978 запросов, 9 379 исполнено.

Мы начали разрабатывать этот проект в начале прошлого года и уже тогда планировали его развитие в полноценную систему предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде. И не зря назвали межведомственное взаимодействие с Пенсионным фондом первым этапом. С февраля этого года начата работа по внедрению второго этапа проекта – предоставление информационных услуг через единый портал государственных услуг и многофункциональные центры муниципальных образований.

Мы, таким образом, облегчаем жизнь нашим пользователям. Гражданину не надо ехать непосредственно в архив, достаточно зарегистрироваться на портале госуслуг и заполнить соответствующую форму запроса. Если же человек по какой-то причине не может выйти в интернет или не умеет, то в этом случае в шаговой доступности есть МФЦ, в котором такую же самую форму запроса заполнит за него сотрудник. Запрос придет непосредственно к вам в архив в системе комитета, хочу подчеркнуть, точно так же, как сейчас приходит из Пенсионного фонда. Вы его отрабатываете, подписываете электронной подписью и отправляете в электронном виде в МФЦ, если он пришел оттуда. Или непосредственно гражданину, если запрос пришел с портала госуслуг, в электронном виде или по почте, в зависимости от того, как необходимо запросившему. Как мы видим ничего сложного и нового, за исключением цифровой подписи, нет. И, конечно, введение данного сервиса существенно снизит нагрузку на работников архива, в части работы с посетителями.

Кроме того, Президентом страны поставлена задача увеличить долю граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме, к 2018 году - не менее 70 процентов, а уровень удовлетворенности граждан Российской Федерации качеством предоставления государственных и муниципальных услуг к 2018 году - не менее 90 процентов.

Введение системы работы с гражданами, через УПФР, ЕПГУ и МФЦ, позволит решить эту непростую задачу и предоставлять почти весь спектр архивных услуг с помощью современных технологий.

Теперь несколько слов о том, что нами уже сделано по реализации второго этапа, а так же, что и в какие сроки предстоит.

1)   Подготовлен административный регламент предоставления государственной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов». Не буду на нем останавливаться, подробно об этом расскажет Оксана Александровна.

2)   Рабочей группой комитета и госархивов подготовлены предложения в техническое задание по разработке второго этапа проекта.

Мы подробно рассмотрели все виды запросов циркулирующих в государственных и муниципальных архивах, разработали портальную форму. Постарались сделать её универсальной для всех запросов, чтобы у человека, пришедшего на ЕПГУ, не разбегались глаза от количества и разнообразия наших запросов и он мог, интуитивно и последовательно отвечая на вопросы, сформировать с помощью нашей системы необходимый запрос.

3)  В настоящее время министерством информационных технологий и связи области объявлен конкурс, в который вошел подпрограммой и наш проект. В середине мая в результате аукциона определится победитель, и мы начнем работу с непосредственным исполнителем наших предложений.

На прошлой неделе комитет направил в ваш адрес портальную форму и формы запросов, прошу не затягивать, посмотреть и, если вдруг что-то не учтено, нам сообщить. При работе непосредственно с подрядчиком мы учтем ваши предложения.

4)  До конца сентября автоматизированная информационная система комитета будет доработана в части подключения к ЕПГУ и МФЦ.

5)   С октября по декабрь начнем работать в тестовом режиме. Будем общаться с разработчиками в ходе практической работы, проводить семинары, при необходимости. Кроме того, вы должны будете обучить специалистов МФЦ, как работе с гражданами, обращающимися с запросами в архивы, так и работе в системе комитета, здесь, я надеюсь, вы уже специалисты. 

6)   С января 2017 года полностью переходим на работу с запросами в электронном виде, в том числе через ЕПГУ и МФЦ.

Теперь несколько слов о ваших задачах и я обращаю особое внимание кураторов муниципальных архивов, в основном это касается Вас, как организаторов архивного дела в городах и районах. Ниже я скажу то, о чем мы уже неоднократно говорили с прошлого года на наших коллегиях, писали вам в письмах и назначали сроки исполнения. Теперь срок у нас один  01.09.2016 – это срок готовности к работе в тестовом режиме, раскачиваться дальше времени у нас нет. Итак.

1)   Начнем сразу с цифровых подписей, так как их в муниципальных архивах нет, и задача по приобретению не ставилась.

ЭЦП необходима для подписания электронных документов. Сегодня все администрации городов и районов подключены к СЭДД «Дело». И все должностные лица, имеющие право подписи, уже работают с ЦП. Так как вам предстоит работать с запросами из МФЦ и ЕПГУ, приобретение ЦП обязательно для персонализации ответа, без нее система просто не примет Вашу информацию. Ориентировочная стоимость ЦП – 800-2000 рублей.

Начинайте эту работу, к 01.09.2016 как минимум для одного сотрудника (руководитель архива) должна быть приобретена цифровая подпись.

2)   Еще раз обращаю внимание на минимальные параметры аппаратного обеспечения рабочей станции архивного учреждения.

3)   Посмотрите реестры муниципальных услуг, у всех должна быть услуга «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов». Я говорил выше, что мы свели все запросы в единый вид, соответственно и услуга будет одна. Естественно, комиссией при управлении инноваций будут даны вам соответствующие указания, но не ждите, начинайте эту работу уже сейчас.

4)   Без интернета всё то, что мы запланировали, не имеет смысла. Выше уже я говорил, скорость интернет-соединения должна быть не менее 1 Мбит/сек. Смотрите, проверяйте и обеспечьте необходимую скорость соединения в архивах.

5)   Работа с МФЦ будет полностью вестись в цифровом формате, соответственно необходимо сканерное оборудование для перевода архивных документов в электронный вид. Пока в городах Зверево, Каменск-Шахтинский, Новочеркасск, Таганрог, Багаевском (АДЛС), Верхнедонском, Волгодонском, Дубовском (АДЛС), Заветинском (МА), Зимовниковском (АДЛС), Каменском, Морозовском, Обливском, Песчанокопском, Пролетарском, Родионово-Несветайском, Целинском и Цимлянском районах такое оборудование отсутствует. Напомню решением январской коллегии  рекомендовано в срок до 01.06.2016 его приобрести.

6)   В связи с тем, что все наши запросы составляют персональные данные граждан, информация должна проходить по защищенным каналам. Через такой канал сейчас работает СЭДД «Дело». Главам администраций городов и районов рекомендовано в срок до 01.03.2016 завершить подключение муниципальных архивных учреждений к СЭДД «Дело», увы, поручение коллегии не выполнено: не подключены архивы в Багаевском (АДЛС), Зимовниковском (АДЛС), Морозовском, Родионово-Несветайском и Шолоховского (АДЛС) районов.

Забегая вперед скажу, система электронного документооборота «Дело» будет необходима еще для одного нашего амбициозного проекта. В этом году совместно с министерством информационных технологий и связи области начата подготовка пилотного проекта «Электронный архив». Проект будет реализован на основе СЭДД «Дело». Документ будет рождаться в ней, исполняться, находиться на временном хранении в организациях-источниках, после чего либо уничтожаться, либо сдаваться в архив. И всё это в электронном виде. Кроме того можно будет проследить весь жизненный путь документа, начиная от его создателя и пользователей, заканчивая хранителями. В пилотном проекте примут участие Правительство области, комитет, ГАРО и от муниципальных образований г. Волгодонск. Старт проекта назначен на 01.01.2017 года и в ходе его реализации количество участников увеличится.

Вот такие задачи стоят перед нами и перед Вами по данному вопросу. И от того, как мы вместе их выполним зависит исполнение поручения Президента и распоряжений правительства России по улучшению качества предоставления услуг населению. Не будет у Вас возможности работать в АИС комитета, и район откатится далеко вниз по этому показателю.

Заместитель председателя комитета по
управлению архивным делом Ростовской области                                                                       С.С.Володьков

 

Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг 2017 год экологии в России
© 2011 - 2017 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83