Результаты деят-сти в 1 пол. 2010

Версия для печати

Информация
об итогах работы комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области,
государственных и муниципальных
архивных учреждений в 1-ом полугодии 2010 года

В отчетном периоде в основу деятельности архивных учреждений Ростовской области было положено выполнение приоритетных задач в сфере архивного дела, изложенных в ежегодных посланиях Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации, нормативно-правовых актах Российской Федерации и Ростовской области, рекомендациях Федерального архивного агентства и Научно-методического совета архивных учреждений Южного федерального округа.

Мероприятия и объемы практических работ, намеченные Основными направлениями развития архивного дела на 1-е полугодие 2010 года выполнены.

Важную роль в обеспечении стабильной работы архивных учреждений области сыграло государственное регулирование архивного дела, включающее в себя комплекс мер правового, организационного и финансово-экономического характера.

В 2010 году архивная служба области действует в сложных экономических условиях. Резкое уменьшение объемов финансирования продлевает сроки реализации целого ряда мероприятий по развитию и модернизации архивных учреждений.

Меры, предпринятые комитетом в сфере совершенствования государственного регулирования архивного дела, способствовали сохранению устойчивого и планомерного характера работы государственных и муниципальных архивов в современной сложной экономической ситуации.

В целом, в течение 1-го полугодия 2010 года бюджетные расходы на содержание комитета и подведомственных архивных учреждений составили 24534,4 тыс. руб.

Исходя из сложившейся ситуации, комитет, руководители государственных и муниципальных учреждений принимали активное участие в реализации антикризисных программ, принятых Правительством Российской Федерации, Администрацией Ростовской области.

Антикризисные мероприятия комитета, основанные на взвешенном и объективном регулировании структуры расходов на приоритетных направлениях архивной работы, активизации системы многоканального финансирования архивов, соблюдения строгого режима экономии средств, обеспечили устойчивое выполнение основных видов работ и услуг, сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных объектов.

Продолжена работа по привлечению к финансированию архивных учреждений внебюджетных средств, полученных от выполнения платных услуг государственным учреждением Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» (ГУ ГАРО). Доходы от оказания платных услуг и договорной деятельности в 1-ом полугодии 2010 году составили 1,6 млн. руб. Из них структурными подразделениями в размере 0,7 млн. руб., сектором экспертизы ценности документов – 0,9 млн. руб.

В соответствии с Областным законом от 22.10.2005 № 375-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений» продолжен процесс выплаты субвенций из областного бюджета на исполнение муниципальными архивами переданных им отдельных государственных полномочий. Общая сумма субвенций, выделенных в 1-ом полугодии 2010 года, составила 3932,9 тыс. руб. (Выделено на 2010 год 7688,1 тыс. руб.).

Комитет принимал активное участие в правовом и организационном регулировании проблем архивной отрасли. Подготовлены предложения к проекту Федерального закона №342098-5 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об общих принципах организации предоставления государственных (муниципальных) услуг и исполнения государственных (муниципальных) функций» в части касающейся внесения изменений в Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.12.2009 №1993-р «Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде» и п.6 решения коллегии Администрации Ростовской области от 16.02.2010 №6 «Об итогах социально-экономического развития Ростовской области за 2009 год и задачах на 2010 год» комитетом даны предложения к проектам постановлений Администрации Ростовской области «Об утверждении плана перехода на предоставление в электронном виде государственных, муниципальных и иных услуг органами исполнительной власти, органами местного самоуправления Ростовской области, учреждениями Ростовской области и муниципальными учреждениями» и «Об утверждении перечня государственных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти и подведомственными им организациями Ростовской области».

Во исполнение постановления Администрации Ростовской области от 29.04.2010 №278 «Об утверждении Плана мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Ростовской области на 2010 год» и в целях перехода на предоставление первоочередных государственных услуг в электронном виде утверждены: перечень государственных услуг, предоставляемых комитетом и подведомственными ему государственными архивными учреждениями, состав рабочей группы по организации предоставления первоочередных государственных услуг в электронном виде.

В соответствии с протоколом совещания от 05.05.2010 №2.1-44 по вопросу развития информационного общества и формирования электронного правительства в Ростовской области подготовлены: перечень мероприятий по комитету и подведомственными ему государственными архивными учреждениями по развитию информационного общества и формированию электронного правительства на 2010 год и плановый период 2011 и 2012 годов, паспорта мероприятий и планы-графики выполнения региональных мероприятий, предусмотренных планом реализации стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 года.

В соответствии с решением коллегии Администрации Ростовской области от 07.06.2010 №61 «О концепции «Организация единого областного центра телефонного обслуживания граждан и организаций по вопросам предоставления государственных и муниципальных услуг Ростовской области» определены должностные лица в комитете и подведомственных государственных архивных учреждениях, ответственные за предоставление информации о государственных услугах. В министерство связи и массовых коммуникаций области направлены административные регламенты, определяющие порядок оказания государственных услуг.

Комитетом проведен ряд мероприятий по выполнению требований п. 3 ст. 25 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». В числе основных проблем, затрудняющих работу по организации защиты персональных данных, следует отметить отсутствие финансирования переподготовки и повышения квалификации сотрудников подведомственных государственных архивных учреждений по вопросам защиты информации, финансовых средств на приобретение технических средств и программного обеспечения защиты информации, выполнение комплекса специальных работ по обеспечению защиты и аттестации объектов информатизации комитета и подведомственных государственных архивных учреждений, на которых обрабатываются персональные данные и ограниченность штата комитета и подведомственных государственных архивов, затрудняющая проведение требующих больших временных затрат работ по защите персональных данных.

Продолжалась работа по практической реализации Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», внедрению в практику работы архивных учреждений Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации.

В соответствии с федеральным и областным законодательством комитетом продолжена практика взаимодействия с органами местного самоуправления по вопросам развития архивного дела. В адрес руководителей органов местного самоуправления направлено 6 персональных обращений по вопросам государственной поддержки муниципальных архивов. Органами местного самоуправления принято 34 постановления и распоряжения в сфере регулирования архивного дела в муниципальных образованиях области.

В соответствии с постановлением Администрации области от 14.11.2008 № 547 «О совершенствовании учета государственного имущества Ростовской области» архивами оформлены Свидетельства о государственной регистрации права на оперативное управление объектом недвижимости – административными зданиями. Административным зданиям присвоены реестровые номера, получены свидетельства о внесении их в Реестр государственного имущества Ростовской области.

Принимались необходимые меры по обеспечению бесперебойной работы систем жизнеобеспечения зданий архивов: проведено согласование лимитов на энергоносители, топливные ресурсы, водоснабжение и водоотведение, выполнены дезинфекционные, дезинсекционные и дератизационные работы в архивохранилищах и кабинетах сотрудников, закуплены канцелярские товары и хозматериалы.

Комитетом и его подведомственными государственными архивными учреждениями проводилась реализация Федерального закона от 23.11.2009 №261-ФЗ «Об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Приказами назначены ответственные за выполнение этой работы. В связи с необходимостью принятия мер по выполнению пунктов «Плана организационных мероприятий по стимулированию энергосбережения и повышению энергетической эффективности на территории Ростовской области», утвержденного решением коллегии Администрации области от 14.12.2009 № 88, комитетом и подведомственными государственными архивными учреждениями проведены мероприятия по совершенствованию режима энергосбережения и энергетической эффективности, в том числе занятия с сотрудниками по совершенствованию режима энергосбережения на работе в рабочих кабинетах, архивохранилищах и на ПЭВМ. Составлены планы мероприятий по совершенствованию режима энергосбережения и энергетической эффективности, включающие, в том числе снижение потребления каждого энергоресурса на 3%. Ежемесячно осуществляется контроль за расходованием установленных лимитов энергопотребления, принятие мер по недопущению перерасхода установленных лимитов. При закупке бытовых энергопотребляющих устройств, компьютеров, принтеров, ксероксов и другой оргтехники учитывается информация о классе их энергетической эффективности. В ГУ ГАРО и его Таганрогском филиале произведена замена приборов учета холодной воды. Прекращено размещение заказов на поставки электрических ламп накаливания. В государственном учреждении «Центр документации новейшей истории Ростовской области» (ГУ ЦДНИРО) с апреля 2010 года производится замена ламп накаливания на энергосберегающие лампы.

В отчетном периоде продолжена работа по контролю за выполнением распоряжения Администрации Ростовской области от 19.10.2005 № 267 «О мерах по обеспечению сохранности архивных документов, укреплению материально-технической базы и пожарной безопасности муниципальных архивных учреждений Ростовской области».

В течение года произошло увеличение площадей архивохранилищ в 1 муниципальном архиве и 1 архиве документов по личному составу. Всего введено в эксплуатацию 32,9 кв.м. хранилищ. Произведена замена помещения Егорлыкского архива документов по личному составу.

Проведен капитальный ремонт в хранилище и рабочей комнате 1 муниципального архива и в 1 архиве документов по личному составу, текущий ремонт в 3 муниципальных архивах и в 1 архиве документов по личному составу.

По прежнему уделялось внимание выполнению предписаний Госпожнадзора. В соответствии со статьей 64 Федерального закона от 22.07. 2008 №123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» и приказом МЧС России от 24.02.2009 № 91 «Об утверждении формы и порядка регистрации декларации пожарной безопасности» (зарегистрирован в Минюсте РФ 23.03.2009 № 13577) государственными архивами подготовлены Декларации пожарной безопасности и зарегистрированы ОГПН по г. Ростову-на-Дону ГУ МЧС России по Ростовской области. В соответствии с предписаниями Государственной противопожарной службы и в целях повышения безопасности государственными архивами подготовлены комплекты документов по пожарной безопасности. Проведены занятия в коллективах по технике безопасности и действиям при чрезвычайных ситуациях. На первых этажах архивов, у входных дверей функционируют вахтерские посты, действует пропускная система. Продолжено внедрение Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации. В архивах проводилась работа по проверке пожарного оборудования, отопительной и осветительной систем. В государственных архивах ежемесячно проводилось техническое обслуживание систем автоматического пожаротушения, пожарной, охранной сигнализации. В помещениях 2 муниципальных архивов и 2 архивах документов по личному составу установлена пожарная сигнализация, 2 муниципальными архивами и 2 архивами документов по личному составу приобретено 5 огнетушителей. Приобретены и установлены 376,9 п.м. металлических стеллажей в 1 муниципальном архиве и 7 архивах документов по личному составу. В ЦХАД демонтировано 194 пог. м. деревянных стеллажей. Проведена пропитка деревянных стеллажей в 1 муниципальном архиве.

Предпринимались меры по усилению охранного режима муниципальных архивов. Установлены системы охранной сигнализации в 3 муниципальных архивах и 2 архивах документов по личному составу.

Установлены сплит-системы в рабочих кабинетах 1 муниципального архива и 1 архива документов по личному составу, в архивохранилищах 1 муниципального архива и 1 архива документов по личному составу.

В муниципальных архивах проводились закупки архивного оборудования, мебели и расходных материалов. ГУ ЦДНИРО, 3 муниципальными архивами и 5 архивами документов по личному составу закуплено 2607 архивных коробок; 9 архивами приобретены мебель, жалюзи, шторы и др.; 9 муниципальными архивами и архивами документов по личному составу приобретены пылесосы, 8 архивами приобретены приборы контроля температурно-влажностного режима; 1 муниципальным архивом приобретен сканер. Общее количество компьютеров в течение полугодия возросло на 2, ксероксов – 3, МФУ – 5, принтеров – 2, сканеров - 1. Заменены устаревшие компьютеры в 2-х муниципальных архивах.

Вместе с тем, в работе по укреплению материально-технической базы архивных учреждений области имеется немало нерешенных проблем. Серьезной проблемой, отрицательно сказывающейся на качественных и количественных показателях реализации основных направлений архивного дела, остается перегруженность архивохранилищ, недостаточная эффективность мер по оснащению архивов необходимым оборудованием.

В настоящее время сверхнормативную загруженность имеют ГУ ГАРО, Таганрогский филиал ГУ ГАРО и Центр хранения архивных документов в г. Шахты Ростовской области (ГУ ЦХАД), а также 12 муниципальных архивов и 19 архивов документов по личному составу. В среднем, загруженность архивохранилищ государственных архивов составляет 104 процента, муниципальных архивов – 83,6 процента, архивов документов по личному составу – 83,6 процента.

Несмотря на предпринимаемые меры не в полном объеме проведены мероприятия по противопожарному и охранному оборудованию муниципальных архивов. Так, системами пожарной сигнализации оснащены только 82 процента муниципальных архивов и 75 процентов архивов документов по личному составу. Охранную сигнализацию и сторожевую охрану имеют 96 процентов муниципальных архивов и 81 процент архивов документов по личному составу.

Не завершен процесс полного укомплектования архивохранилищ металлическими стеллажами. Их доля в общей протяженности стеллажных полок составляет в государственных архивных учреждениях 80 процентов, муниципальных архивах – 89 процентов, архивах документов по личному составу – 79 процентов. Доля муниципальных архивов, эксплуатирующих компьютерную технику составляет 88 процентов, множительную технику – 61 процент.

Несмотря на сложности экономического характера, комитет, государственные и муниципальные архивы продолжают работу по доведению материально-технической базы до уровня нормативных требований, принимают активные меры по наращиванию организационных усилий, оптимизации режима экономии и бережливости в интересах сохранения и развития накопленного материально-технического потенциала.

Комитет и подведомственные ему государственные архивные учреждения продолжают работать в рамках ранее установленной организационно-штатной структуры.

В 1 – м полугодии 2010 года сеть государственных архивов не изменялась. Вместе с тем, произошла реорганизация архивных учреждений г.Донецка: муниципальный архив документов по личному составу г. Донецка, документы, штаты, оборудование переданы в состав архивного отдела администрации города. Количество архивов документов по личному составу муниципальных районов и городских округов области сократилось с 52 до 51.

Важным направлением в работе комитета оставалось решение научно- методических задач и текущих организационных вопросов по реализации положений Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН.

В соответствии с планом работы комитета, ст.16 Федерального закона от 22.10.2004 №124-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п.3.3 Положения о комитете по управлению архивным делом Администрации области проведена проверка соблюдения законодательства об архивном деле в 29 муниципальных архивах. Проведены проверки состояния работы государственных архивных учреждений по использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Специалистами комитета проводились консультации по вопросам архивного дела.

Продолжена работа коллегиальных и совещательных органов комитета и государственных архивов.

Проведено 2 заседания коллегии комитета, на которых рассмотрены вопросы: об итогах работы архивных учреждений Ростовской области в 2009 году и задачах на 2010 год и о состоянии и мерах совершенствования работы архивных учреждений по использованию архивных документов.

В соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства проведена организационная работа по проведению Научно - методического совета архивных учреждений Южного федерального округа и Северо-Кавказского федерального округа в г. Махачкале в сентябре 2010 года. Подготовлены сводные показатели состояния и развития архивного дела в субъектах Российской Федерации Южного федерального округа, сводный перечень нормативно – правовых актов в сфере архивного дела, принятых в 2009 году в субъектах Российской Федерации, расположенных на территории Южного федерального округа, сводный перечень методических разработок, подготовленных архивными учреждениями Южного федерального округа в 2009 году.

В 2010 году сотрудники ГУ ГАРО в качестве головной организации ведут работу по региональной теме НИР «Проведение анализа состава особо ценных документов, выявленных архивными учреждениями ЮФО за предшествующие годы, и выработка рекомендаций по совершенствованию их состава». По теме «Разработка методических рекомендаций «Проведение анализа и совершенствования состава особо ценных документов, выявленных Государственным архивом Ростовской области за предшествующие годы». Методические рекомендации. 2010-2012 гг.» разработана краткая концепция, план работы и анкета по проведению анализа состава особо ценных документов, выявленных государственным архивом за предшествующие годы. Проводится уточнение учетных данных, необходимых для заполнения анкеты.

В качестве соисполнителей государственные архивы приняли участие в утвержденной приказом Росархива от 29.01.2010 г. теме НИР (головная организация – ВНИИДАД) – 1.4.3. «Организация и использование каталогов в справочно-поисковой работе российских архивов в современных условиях».

В связи с подготовкой ВНИИДАД рекомендаций по работе с уникальными документами в государственных архивах Российской Федерации комитетом представлена информация по формированию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Ростовской области и предложения по совершенствованию работы по формированию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Государственные архивы провели дополнительное выявление документов о хлебозаготовительной кампании 1932 года и голоде 1933 года в связи с подготовкой Росархивом 2-го тома документальной серии «Голод в СССР. 1929-1934гг.». Для включения в сборник из представленных перечней документов Росархивом отобрано 34 документа из фондов ГУ ГАРО и ГУ ЦДНИРО.

В связи с 200-летием Отечественной войны 1812 года комитет, ГУ ГАРО совместно с Росархивом, Российским государственным военно-историческим архивом, Российским государственным историческим архивом принимает участие в подготовке сборника документов «Донские казаки в Отечественной войне 1812 года».

ГУ ЦХАД продолжает работать над сборниками документов совместно с Шахтинским Благочинием Донской Епархии «Из истории Донской Епархии. Шахтинское благочиние». Совместно с Департаментом образования Администрации г. Шахты подготовлен сборник «Система образования г. Шахты и современность».

Государственными архивами подготовлены методические рекомендации: памятка по исполнению тематических, в том числе биографических и генеалогических запросов по документам ГУ ГАРО, памятка по подготовке и организации выставок по документам ГУ ГАРО, рабочая инструкция по подготовке издания сборника документов «Донские казаки в Отечественной войне 1812 года», по проведению научно-технической обработки документов по личному составу организаций в ГУ ЦХАД».

Комитетом продолжается работа над справочником «О местонахождении документов по личному составу в архивных учреждениях Ростовской области. В связи с этим организована работа по предоставлению в комитет бумажного и электронного вариантов списков фондов архивных учреждений области, содержащих сведения по личному составу. Составлен сводный список фондов по области.

С целью повышения качества комплектования проводилась работа по уточнению состава организаций - источников комплектования архивных учреждений Ростовской области.

Продолжена работа по организации планового комплектования архивных учреждений Ростовской области. С этой целью с руководителями организаций проводилась работа по решению вопросов обеспечения сохранности документов, находящихся на ведомственном хранении, на всех этапах их подготовки к передаче в архивы. Проводилось наблюдение за состоянием делопроизводства и работой архивов в организациях - источниках комплектования, составлялись номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, на договорных началах упорядочивались документы в организациях, проводилась работа по повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций. Организациям – источникам комплектования, отстающим по приведению в порядок дел и документов, по составлению номенклатур дел, были разосланы письма-напоминания с указанием контрольных сроков выполнения этих видов работ. Архивами проводились комплексные, тематические и контрольные обследования ведомственных архивов, по результатам обследований составлялись справки, которые доводились до сведения руководителей обследуемых организаций.

Как и в предыдущие годы, в соответствии с поручением Правительства РФ от 29.03.2002 № ВМ-П8-04437 большое внимание уделялось упорядочению, учету и обеспечению сохранности архивных документов ликвидированных организаций, в том числе по личному составу. Описание дел таких организаций осуществлялось в первую очередь. Комитетом осуществлены организационные и методические мероприятия по розыску архивов 4 ликвидированных предприятий.

В отчетный период проводился прием архивных дел от организаций, документы которых находились в неудовлетворительных условиях. Одновременно сотрудники ГУ ГАРО продолжали осуществлять плановое внутрихранилищное перемещение фондов и картонирование архивных документов.

Продолжена работа по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории Ростовской области. Заключено 8 соглашений (Управлением федеральной почтовой связи Ростовской области – филиала ФГУП «Почта России», Ростовским филиалом ФГОУ ВПО «Московская государственная академия водного транспорта», ФГОУ СПО «Таганрогский авиационный колледж им. В.М. Петлякова», ФГОУ СПО «Таганрогский металлургический колледж», Таганрогским филиалом ФГОУ СПО «Донской государственный межрегиональный колледж строительства, экономики и предпринимательства», ФГУ «Азовморинформцентр», Технологическим институтом ФГОУ ВПО «Южный федеральный университет» в г. Таганроге; филиалом государственного учреждения здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Ростовской области в г. Шахты»).

В соответствии с планом, подготовленным на основании решения коллегии Росархива от 12.02.2009 года и письма Росархива от 08.04.2009 №5/617-А, комитет осуществляет мероприятия по внедрению программного комплекса «Архивный фонд» (4–я версия) в государственных и муниципальных архивах.

Архивные учреждения области осуществляли информационное обеспечение деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, принимали участие в цикле мероприятий по реализации Государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006 – 2010гг.», в том числе к 65-летию Победы в Великой Отечественной войне, а также мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами.

Организовано рассекречивание архивных документов в соответствии с утвержденным планом работы на 2010 год Межведомственной комиссии по защите государственной тайны.

Обеспечено своевременное предоставление гражданам архивных справок и копий архивных документов, исполнение запросов социально – правового характера.

Большое внимание уделялось работе по повышению квалификации кадрового состава архивных учреждений области.

Повышение квалификации сотрудников комитета и государственных архивных учреждений осуществлялось в разных формах, в том числе путем самостоятельного изучения нормативно-методической литературы и профессиональных периодических изданий (журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Вопросы истории», «Отечественная история»). Ежеквартально проводились обзоры литературы, методических пособий, журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство» и др., поступивших в СИФ ГУ ГАРО.

Сотрудники ГУ ЦДНИРО приняли участие в научной конференции «Гражданская война на Юге России: новые взгляды, подходы, документы», проводившейся научным советом по истории социальных реформ, движений и революций Российской Академии наук.

Сотрудники комитета обучались на курсах повышения квалификации: государственных гражданских служащих органов исполнительной власти и аппарата Администрации Ростовской области по программе «Этика и этикет государственного гражданского служащего»; по размещению заказов по программе «Управление государственными и муниципальными заказами»; бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях; организация работы специалистов органов исполнительной власти субъекта РФ по вопросам ГО и защиты от ЧС в мирное и военное время; в рамках реализации мероприятий Плана противодействия коррупции в органах государственной власти Ростовской области, утвержденного Главой Администрации (Губернатором) Ростовской области от 18.09.2008 года по программе «Противодействие коррупции в органах исполнительной власти».

Сотрудники комитета и подведомственных государственных архивных учреждений приняли участие в семинарах проводимыми ЗАО «Электронный архив» (г. Москва), «Создание и управление электронными информационными ресурсами предприятий и организаций», «Решения Корпорации Электронный архив для архивной отрасли» и ООО «Архивные информационные технологии» (г. Пермь) «Автоматизация архивной отрасли».

Сотрудники государственных архивов обучались на курсах и семинарах по вопросам охраны труда; особенностям кадрового делопроизводства в бюджетных организациях; порядка оценки и составление заявок на участие в конкурсе; актуальным проблемам защиты государственной тайны в Ростовской области; 1С:8.2 – «Бюджетное учреждение» и 1С:8.2 – «Зарплата и кадры бюджетного учреждения»; пользователь ПК; госзаказ: аукционы в электронной форме. Правила оценки заявок на участие в конкурсе; бюджетные учреждения: революционное решение Правительства РФ по реформе бюджетных учреждений. Изменения в инструкцию 148н и новая классификация расходов.

В 1–м полугодии 2010 года комитетом проведены семинары: с заведующими муниципальными архивами на тему: «О состоянии и мерах совершенствования работы муниципальных архивных учреждений Ростовской области по использованию информационно-телекоммуникационных технологий» и 2 видеосеминара с руководителями и специалистами администраций городских округов, муниципальных районов, городских и сельских поселений, муниципальных организаций на тему «Актуальные вопросы формирования Архивного фонда Российской Федерации».

В целях оказания дополнительной социальной поддержки осуществлялось обеспечение сотрудников архивных учреждений области страховыми полисами медицинского обслуживания.

В связи с празднованием Дня архивов и 90-летием архивной службы Ростовской области комитет активизировал меры по моральному поощрению работников областной архивной отрасли, общая численность которой составляет 386 человек.

Всего в течение полугодия поощрено 67 архивистов, в т.ч.:

- Почетной грамотой Федерального архивного агентства – 15;

- Благодарностью Руководителя Федерального архивного агентства - 14;

- Благодарственными письмами Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области – 2;

- Почетной грамотой комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области – 18;

- Благодарностью председателя комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области – 18.

В целом, комплекс правовых, организационных, финансово-экономических и научно-методических мероприятий обеспечил стабильную и эффективную работу архивных учреждений по выполнению основных направлений развития архивного дела, запланированных на 2010 год.

Итоговые результаты по основным направлениям деятельности областной архивной отрасли характеризуются следующими показателями:

1. Обеспечение сохранности и государственный
учет документов Архивного Фонда Российской Федерации

Работа по обеспечению сохранности и совершенствованию государственного учета документов организовывалась в соответствии с положениями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, рекомендациями Федерального архивного агентства и решениями коллегии комитета.

Принимались меры по поддержанию нормативных параметров температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения архивных документов.

В соответствии с рекомендациями Росархива продолжалась работа по усилению безопасности архивов и архивных фондов, неукоснительному соблюдению нормативных требований по организации хранения и выдачи документов различным категориям пользователей, включая работников архивных учреждений.

С целью обеспечения сохранности документов и улучшения их физического состояния в архивных учреждениях области проведены работы по реставрации 405 дел, физико-химической обработке (переплету и подшивке) 4386 дел, картонированию 47692 дел. Восстановлено 18 листов документов с затухающим текстом. Проведена проверка наличия и физического состояния 56734 дел на бумажной основе и 2000 фотодокументов (позитивов). В ГАРО создан страховой фонд на 40 выявленных особо ценных фотодокументов.

В ходе внедрения программного комплекса БД «Архивный фонд» и в соответствии с требованиями Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации при работе с фондами проводилось уточнение учетных документов (листов фондов, карточек фондов, реестров описей). В государственных архивах проведена работа по выверке учетных документов 252 фондов в связи с подготовкой данных для ввода в БД «Архивный фонд». В муниципальных архивах администраций продолжалась работа по уточнению карточек фондов.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Архивными учреждениями области продолжена работа по уточнению списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В сводный список организаций - источников комплектования включено 7 организаций, исключено из списка 79 организации. Всего в сводном Списке организаций-источников комплектования архивных учреждений Ростовской области значится 2138 организаций.

Продолжена работа по плановому комплектованию архивных учреждений Ростовской области.

Архивными учреждениями Ростовской области осуществлен прием 32922 дел, в том числе, управленческой документации - 13332, документов по личному составу – 18603, научно-технической документации – 457, документов личного происхождения - 30, фотодокументов – 500.

В ходе упорядочения документов организаций - источников комплектования архивных учреждений области утверждены на ЭПК комитета описи дел на 34407 единиц хранения документов.

Проведена работа по упорядочению 4729 дел управленческой документации, 75 дел научно-технической документации и 2072 дел документов по личному составу.

Организована работа ЭПК комитета. В ходе проведения 10 заседаний ЭПК комитета рассмотрены и утверждены описи дел постоянного хранения, по личному составу, личного происхождения, НТД, ОЦД, фотодокументов; переработанные описи, акты о выделении к уничтожению. Согласованы инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об ЭК и архивах.

Проведены выездные заседания ЭПК комитета в г.Новочеркасске и Егорлыкском районе. На заседаниях были рассмотрены вопросы о роли ЭПК комитета и экспертных комиссий в формировании Архивного фонда Российской Федерации, о составлении исторических справок и предисловий к описям, о проблемах комплектования фотодокументами и документами личного происхождения. В работе приняли участие более 100 специалистов организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

Рассмотрен методический вопрос о месте хранения документов постоянного хранения реорганизованных отделений Управления Федерального казначейства по Ростовской области, Управления Федеральной налоговой службы Российской Федерации по Ростовской области.

Важное внимание уделялось ЭПК комитета оказанию методической помощи сотрудникам архивных учреждений области и организаций в работе по составлению инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, исторических справок и предисловий к описям.

В архивных учреждениях согласовано 42 инструкции по делопроизводству, 438 номенклатур дел, 112 положений об архиве организаций и 111 положений об ЭК.

Архивными учреждениями продолжена работа по контролю обеспечения сохранности документов на стадии ведомственного хранения. Проведены обследования состояния хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в 131 организации - источнике комплектования.

Для обеспечения сохранности документов по личному составу ликвидированных, реорганизуемых организаций архивными учреждениями области проводилась координационная работа с руководителями организаций, конкурсными управляющими.

Архивными учреждениями области проведена работа по повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб: проведено 30 семинаров, оказано 2992 консультации организациям по вопросам делопроизводства и архивного дела, в т.ч. муниципальными архивами проведено 20 семинаров с лицами, ответственными за ведение делопроизводства и работу архива и оказано 2433 консультации.

Осуществлялась методическая и практическая помощь архивам документов по личному составу.

Было продолжено внедрение в практику работы государственных и муниципальных архивов «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», «Перечня документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения», «Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения», примерной номенклатуры дел для территориальных органов Федеральной службы по финансовому мониторингу.

3. Создание учетных БД, автоматизированного НСА и
информационно-поисковых систем

Продолжена работа по ведению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В БД «Архивный фонд» заложена по государственным и муниципальным архивам информация о 1662 фондах. Всего по государственным архивам числится по паспортным данным на 01.07.2010 5639 фондов, из них введено в БД «Архивный фонд» на 01.01.2010 4955 фондов (65%). Всего по муниципальным архивам числится по паспортным данным на 01.01.2010 3672 фондов, из них введено в БД «Архивный фонд» на 01.07.2010 2687 фондов (79%).

В соответствии с решением коллегии Росархива от 12.02.2009 и резолюциями последних заседаний Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, приоритетным направлением работы в сфере информатизации архивной отрасли является внедрение 4-ой версии программного комплекса «Архивный фонд» - полнофункциональной, унифицированной основы для системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. К настоящему времени полностью перешли на работу с 4-ой версией ПК «Архивный фонд» государственные архивные учреждения, 17 муниципальных архивов установили 4-ю версию и в ближайшее время осуществлят перенос данных с 3-ей версии.

В тематическую базу данных «Комплекс-архив» в процессе каталогизации фондов введена 3451 запись.

В процессе создания информационно – поисковых систем описано, усовершенствовано, переработано 28386 ед. хр., закаталогизированно 700 ед.хр. архивных документов.

Выявлено 172 особо ценных документа.

4. Предоставление информационных услуг
и использование документов

Архивные учреждения области провели 546 информационных мероприятий. 511 мероприятий осуществлены архивами в качестве головной организации в связи с обращениями государственных органов и органов местного самоуправления, при проведении выставок, радио-телепередач, конференций, встреч с общественностью, круглых столов, лекций, бесед, практики студентов, школьных уроков, экскурсий, при написании статей, участии в подготовке сборника документов.

Государственные и муниципальные архивы участвовали в мероприятиях, предусмотренных подпрограммой Росархива по реализации Государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации» на 2006-2010 гг., информационном обеспечении мероприятий, связанных с памятными и юбилейными датами.

В процессе этой работы архивными учреждениями области организовано 105 постоянно-действующих и временных выставок копий документов, 102 радио и телепередачи, подготовлено 80 статей и подборок документов. Сотрудники архивов приняли участие в проведении 4 конференций, 9 заседаниях «круглых столов», 16 встречах с общественностью, 31 урока для школьников, 21 практики студентов учебных заведений. Проведено 70 обзорных и тематических экскурсий, прочитано 27 лекций для учащихся и студентов.

ЦХАД продолжает работать над сборниками документов совместно с Шахтинским Благочинием Донской Епархии «Из истории Донской Епархии. Шахтинское благочиние». Подготовлен сборник совместно с департаментом образования Администрации г. Шахты «Система образования г. Шахты и современность».

Важное внимание уделялось работе архивных учреждений по исполнению запросов социально-правового характера. Всего в архивные учреждения области поступило 15369 запросов, исполнено - 15369, с положительным результатом – 13633. Кроме того, исполнено 25913 тематических запроса.

Организация работы читальных залов архивных учреждений области была направлена на полное и своевременное удовлетворение потребностей пользователей и обеспечение сохранности документов. Количество фактических посещений в 1-м полугодии 2010 года пользователями читальных залов архивных учреждений области составило 3065; пользователей, работавших в читальных залах - 676.

Общее количество пользователей архивной информацией составило 57618, в т.ч. в муниципальных архивах 37776.

Пользователям выдано 465824 ед.хр., в т.ч. в муниципальных архивах - 58076. Архивными учреждениями области изготовлено 77235 листов копий документов, в т.ч. муниципальными архивами - 64589.

В ходе реализации Указа Президента Российской Федерации от 02.06.2001 № 627 «Вопросы межведомственной комиссии по защите государственной тайны» организовано рассекречивание 11 фондов, включающих в себя 2199 ед.хр.

ГАРО выведены на открытый режим хранения документы фонда Р-1185 «Управление Северо-Кавказской краевой рабоче-крестьянской инспекции» в количестве 1072 ед.хр. за 1931-1934 гг.

Таким образом, мероприятия и объемы научно-производственных работ, запланированные на 1-е полугодие 2010 года, выполнены полностью. Достигнутый уровень и результативность работы архивных учреждений соответствуют требованиям по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, предъявляемым Федеральным архивным агентством и Администрацией Ростовской области.