Информация
об итогах работы комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области,
государственных и муниципальных

архивных учреждений в 1-ом полугодии 2010 года
 
В отчетном периоде в основу деятельности архивных учреждений Рос­товской об­ласти было положено выполнение приоритетных задач в сфере ар­хив­ного дела, изложенных в ежегодных посланиях Президента Российской Фе­дерации Федеральному Собранию Российской Федера­ции, нормативно-правовых актах Российской Федерации и Ростовской области, рекомендациях Феде­рального архивного агентства и Научно-методического совета архивных учреждений Южного федерального округа.
Мероприятия и объемы практических работ, намеченные Основ­ными направлениями развития архивного дела на 1-е полугодие 2010 года выпол­нены.
Важную роль в обеспечении стабильной работы архивных учреж­дений области сыграло государственное регулирование архивного дела, включаю­щее в себя комплекс мер правового, организационного и фи­нансово-эконо­мического характера.
В 2010 году архивная служба области действует в сложных экономических условиях. Резкое уменьшение объемов финансирования продлевает сроки реализации целого ряда мероприятий по развитию и модернизации архивных учреждений.
Меры, предпринятые комитетом в сфере совершенствования государственного регулирования архивного дела, способствовали сохранению устойчивого и планомерного характера работы государственных и муниципальных архивов в современной сложной экономической ситуации.
В целом, в течение 1-го полугодия 2010 года бюджетные расходы на содержание комитета и подведомственных архивных учреждений составили 24534,4 тыс. руб.
Исходя из сложившейся ситуации, комитет, руководители государственных и муниципальных учреждений принимали активное участие в реализации антикризисных программ, принятых Правительством Российской Федерации, Администрацией Ростовской области.
Антикризисные мероприятия комитета, основанные на взвешенном и объективном регулировании структуры расходов на приоритетных направлениях архивной работы, активизации системы многоканального финансирования архивов, соблюдения строгого режима экономии средств, обеспечили устойчивое выполнение основных видов работ и услуг, сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных объектов.
Продолжена работа по привлечению к финансированию архивных уч­реждений внебюджетных средств, полученных от выполнения плат­ных ус­луг государственным учреждением Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» (ГУ ГАРО). Доходы от оказания платных услуг и договорной деятельности в  1-ом полугодии 2010 году  составили 1,6 млн. руб. Из них структурными подразделениями в размере 0,7 млн. руб., сектором экспертизы ценности документов – 0,9 млн. руб.
В соответствии с Областным законом от 22.10.2005 № 375-ЗС «О на­де­лении органов местного самоуправления государственными полно­мочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений» продолжен про­цесс выплаты субвенций из областного бюджета на ис­полнение муниципаль­ными архивами переданных им отдельных госу­дарственных полномочий. Общая сумма субвенций, выделенных в 1-ом полугодии 2010 года, составила 3932,9 тыс. руб. (Выделено на 2010 год 7688,1 тыс. руб.).
Комитет принимал активное уча­стие в правовом и организационном регули­ровании проблем архивной отрасли. Подготовлены предложения к проекту Федерального закона №342098-5 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об общих принципах организации предоставления государственных (муниципальных) услуг и исполнения государственных (муниципальных) функций» в части касающейся внесения изменений в Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.12.2009 №1993-р «Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде» и п.6 решения коллегии Администрации Ростовской области от 16.02.2010 №6 «Об итогах социально-экономического развития Ростовской области за 2009 год и задачах на 2010 год» комитетом даны предложения к проектам постановлений Администрации Ростовской области «Об утверждении плана перехода на предоставление в электронном виде государственных, муниципальных и иных услуг органами исполнительной власти, органами местного самоуправления Ростовской области, учреждениями Ростовской области и муниципальными учреждениями» и «Об утверждении перечня государственных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти и подведомственными им организациями Ростовской области».
Во исполнение постановления Администрации Ростовской области от 29.04.2010 №278 «Об утверждении Плана мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Ростовской области на 2010 год» и в целях перехода на предоставление первоочередных государственных услуг в электронном виде утверждены: перечень государственных услуг, предоставляемых комитетом и подведомственными ему государственными архивными учреждениями, состав рабочей группы по организации предоставления первоочередных государственных услуг в электронном виде.
В соответствии с протоколом совещания от 05.05.2010 №2.1-44 по вопросу развития информационного общества и формирования электронного правительства в Ростовской области подготовлены: перечень мероприятий по комитету и подведомственными ему государственными архивными учреждениями по развитию информационного общества и формированию электронного правительства на 2010 год и плановый период 2011 и 2012 годов, паспорта мероприятий и планы-графики выполнения региональных мероприятий, предусмотренных планом реализации стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 года.
В соответствии с решением коллегии Администрации Ростовской области от 07.06.2010 №61 «О концепции «Организация единого областного центра телефонного обслуживания граждан и организаций по вопросам предоставления государственных и муниципальных услуг Ростовской области» определены должностные лица в комитете и подведомственных государственных архивных учреждениях, ответственные за предоставление информации о государственных услугах. В министерство связи и массовых коммуникаций области направлены административные регламенты, определяющие порядок оказания государственных услуг.
Комитетом проведен ряд мероприятий по выполнению требований п. 3 ст. 25 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». В числе основных проблем, затрудняющих работу по организации за­щиты персональных данных, следует отметить отсутствие финансирования переподготовки и повышения квали­фика­ции сотрудников подведомственных государственных архивных учреждений по вопросам защиты информации, финансовых средств на приобретение технических средств и программного обеспечения защиты информации, выполнение комплекса специальных работ по обеспечению защиты и аттестации объектов информа­тизации комитета и подведомственных государственных архивных учрежде­ний, на которых обрабатываются персональные данные и ограниченность штата комитета и подведомственных государственных архивов, затрудняющая проведение требую­щих больших временных затрат работ по защите персональ­ных данных.
Продолжалась работа по практической реализации Федераль­ного закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», внед­ре­нию в практику работы архивных учреждений Пра­вил организации хране­ния, комплектования, учета и использования до­кументов Архивного фонда Рос­сийской Федерации и других архивных документов в государственных и му­ниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской ака­демии наук, Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации. 
В соответствии с федеральным и областным законодательством коми­тетом продолжена практика взаимодействия с органами местного самоуправ­ления по вопросам развития архивного дела. В адрес руко­во­дителей органов местного самоуправления направлено 6 персональных обращений по вопросам государствен­ной поддержки муни­ципальных архивов. Органами местного самоуправ­ления принято 34 поста­новления и распоряжения в сфере регулиро­вания архивного дела в муниципальных образованиях области.
В соответствии с постановлением Администрации области от 14.11.2008 № 547 «О совершенствовании учета государственного имущества Ростовской области» архивами оформлены Свидетельства о государственной регистрации права на оперативное управление объектом недвижимости – административными зданиями. Административным зданиям присвоены реестровые номера, получены свидетельства о внесении их в Реестр государственного имущества Ростовской области.
Принимались необходимые меры по обеспечению бесперебойной работы систем жизнеобеспечения зданий архивов: проведено согласование лимитов на энергоносители, топливные ресурсы, водоснабжение и водоотведение, выполнены дезинфекционные, дезинсекционные и дератизационные работы в архивохранилищах и кабинетах сотрудников, закуплены канцелярские товары и хозматериалы.
Комитетом и его подведомственными государственными архивными учреждениями проводилась реализация Федерального закона от 23.11.2009 №261-ФЗ «Об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Приказами назначены ответственные за выполнение этой работы. В связи с необходимостью принятия мер по выполнению пунктов «Плана организационных мероприятий по стимулированию энергосбережения и повышению энергетической эффективности на территории Ростовской области», утвержденного решением коллегии Администрации области от 14.12.2009 № 88, комитетом и подведомственными государственными архивными учреждениями проведены мероприятия по совершенствованию режима энергосбережения и энергетической эффективности, в том числе занятия с сотрудниками по совершенствованию режима энергосбережения на работе в рабочих кабинетах, архивохранилищах и на ПЭВМ. Составлены планы мероприятий по совершенствованию режима энергосбережения и энергетической эффективности, включающие, в том числе снижение потребления каждого энергоресурса на 3%. Ежемесячно осуществляется контроль за расходованием установленных лимитов энергопотребления, принятие мер по недопущению перерасхода установленных лимитов. При закупке бытовых энергопотребляющих устройств, компьютеров, принтеров, ксероксов и другой оргтехники учитывается информация о классе их энергетической эффективности. В ГУ ГАРО и его Таганрогском филиале произведена замена приборов учета холодной воды. Прекращено размещение заказов на поставки электрических ламп накаливания. В государственном учреждении «Центр документации новейшей истории Ростовской области» (ГУ ЦДНИРО) с апреля 2010 года производится замена ламп накаливания на энергосберегающие лампы.
В отчетном периоде продолжена работа по контролю за выполнением распоря­жения Администра­ции Ростовской области от 19.10.2005 № 267 «О мерах по обеспечению сохранности архивных доку­мен­тов, укреплению ма­териально-технической базы и пожарной безопасно­сти муниципальных ар­хивных учреждений Ростов­ской области».
В течение года произошло увеличение площадей архивохранилищ в 1 муниципальном архиве и 1 архиве документов по личному составу. Всего вве­дено в эксплуата­цию 32,9 кв.м. хранилищ. Произведена замена помещения Егорлыкского ар­хива документов по личному составу.
Проведен капитальный ремонт в хранилище и рабочей комнате  1 муниципального архива и в 1 архиве документов по личному составу, текущий ремонт в 3 муниципальных архивах  и в 1 архиве документов по личному составу.
По прежнему уделялось внимание выполнению предписаний Госпожнадзора. В соответствии со статьей 64 Федерального закона от 22.07. 2008 №123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» и приказом МЧС России от 24.02.2009 № 91 «Об утверждении формы и порядка регистрации декларации пожарной безопасности» (зарегистрирован в Минюсте РФ 23.03.2009 № 13577) государственными архивами подготовлены Декларации пожарной безопасности и зарегистрированы ОГПН по г. Ростову-на-Дону ГУ МЧС России по Ростовской области. В соответствии с предписаниями Государственной противопожарной службы и в целях повышения безопасности государственными архивами подготовлены комплекты документов по пожарной безопасности. Проведены занятия в коллективах по технике безопасности и действиям при чрезвычайных ситуациях. На первых этажах архивов, у входных дверей функционируют вахтерские посты, действует пропускная система. Продолжено внедрение Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации. В архивах проводилась работа по проверке пожарного оборудования, отопительной и осветительной систем. В государственных архивах ежемесячно проводилось техническое обслуживание систем автоматического пожаротушения, пожарной, охранной сигнализации. В помещениях 2 муниципальных архивов и 2 архивах доку­мен­тов по личному составу установлена по­жарная сигнализация, 2 муниципаль­ными архивами и 2 архивами документов по личному составу приобретено 5 огнетушителей. Приобретены и установлены 376,9 п.м. металлических стеллажей в 1 муниципальном архиве и 7 архивах документов по личному со­ставу. В ЦХАД демонтировано 194 пог. м. деревянных стеллажей. Проведена пропитка деревянных стеллажей в 1 муниципальном архиве.
Предпринимались меры по усилению охранного режима муници­паль­ных архивов. Установлены системы охранной сигнализации в 3 муниципальных архивах и 2 архивах документов по личному составу.
Установлены сплит-системы в рабочих кабинетах 1 муниципального архива и 1 архива документов по личному составу, в архивохранилищах 1 муниципального архива и 1 архива документов по личному составу.
В муниципальных архивах проводились закупки ар­хив­ного оборудования, мебели и расходных материалов. ГУ ЦДНИРО, 3 муниципальными архивами и 5 архивами документов по личному составу закуп­лено 2607 архивных коробок; 9 архивами приоб­ретены мебель, жалюзи, шторы и др.; 9 муниципаль­ными архивами и архивами документов по личному составу приобретены пылесосы, 8 архивами приобретены приборы контроля темпера­турно-влажностного ре­жима; 1 муниципальным архивом приобретен сканер. Общее количе­ство компью­теров в течение полугодия возросло на 2, ксероксов – 3, МФУ – 5, принтеров – 2, сканеров - 1. Заменены устаревшие компьютеры в 2-х муниципальных архивах.
Вместе с тем, в работе по укреплению материально-технической базы архивных учреждений области имеется немало нерешенных про­блем. Серьезной проблемой, отрицательно сказывающейся на качест­венных и количественных показателях реализации основных направле­ний архивного дела, остается перегруженность архивохранилищ, недо­статочная эффектив­ность мер по оснащению архивов необходимым оборудованием.
В настоящее время сверхнормативную загруженность имеют ГУ ГАРО, Таганрогский филиал ГУ ГАРО и Центр хра­нения архивных документов в г. Шахты Ростовской области (ГУ ЦХАД), а также 12 муниципальных архивов и 19 архивов документов по личному со­ставу. В среднем, за­груженность архивохранилищ государственных архи­вов составляет 104 про­цента, муниципальных архивов – 83,6 процента, архивов до­кументов по личному составу – 83,6 процента.
Несмотря на предпринимаемые меры не в полном объеме прове­дены мероприятия по противопожарному и охранному оборудованию муници­пальных архивов. Так, системами пожарной сигнализации осна­щены только 82 процента муниципальных архивов и 75 процентов архивов до­кументов по лич­ному составу. Охранную сигнализацию и сторожевую охрану имеют 96 про­центов муниципальных архивов и 81 процент архивов документов по личному со­ставу.
Не завершен процесс полного укомплектования архивохранилищ ме­таллическими стеллажами. Их доля в общей протяженности стеллаж­ных по­лок составляет в государственных архивных учреждениях 80 процентов, муниципальных архивах – 89 процентов, архивах документов по личному составу – 79 процентов. Доля муниципальных архи­вов, эксплуа­тирующих компьютерную технику составляет 88 процен­тов, множительную технику – 61 процент.
Несмотря на сложности экономического характера, комитет, госу­дарственные и муниципальные архивы продолжают работу по доведе­нию материально-технической базы до уровня нормативных требований, принимают активные меры по наращиванию организационных усилий, оптимизации режима экономии и бережливости в интересах сохранения и развития накопленного материально-технического потенциала.
Комитет и подведомственные ему государственные архивные учреждения продолжают работать в рамках ранее установленной организационно-штатной структуры.
В 1 – м полугодии 2010 года сеть государственных архивов не изменялась. Вместе с тем, произошла реорганизация архивных учреждений г.Донецка: муниципальный архив документов по личному составу г. Донецка, документы, штаты, оборудование переданы в состав архивного отдела администрации города. Количество архивов документов по личному составу муниципальных районов и городских округов области сократилось с 52 до 51.      
Важным направлением в работе комитета оставалось решение научно- методических задач и текущих организационных вопросов по реализации положений Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государствен­ных и муниципальных архи­вах, музеях и библиотеках, организациях РАН.
В соответствии с планом работы комитета, ст.16 Федерального закона от 22.10.2004 №124-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п.3.3 Положения о комитете по управлению архивным делом Администрации области проведена проверка соблюдения законодательства об архивном деле в 29 муниципальных архивах. Проведены проверки состояния работы государственных архивных учреждений по использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Специалистами комитета проводились консультации по вопросам архивного дела.
Продолжена работа коллегиальных и совещательных органов комитета и государственных архивов.
Проведено 2 заседания коллегии комитета, на которых рассмотрены вопросы: об итогах работы архивных учреждений Ростовской области в 2009 году и задачах на 2010 год и о состоянии и мерах совершенствования работы архивных учреждений по использованию архивных документов.
В соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства проведена организационная работа по проведению Научно - методического совета архивных учреждений Южного федерального округа и Северо-Кавказского федерального округа в г. Махачкале в сентябре 2010 года. Подготовлены сводные показатели состояния и развития архивного дела в субъектах Российской Федерации Южного федерального округа, сводный перечень нормативно – правовых актов в сфере архивного дела, принятых в 2009 году в субъектах Российской Федерации, расположенных на территории Южного федерального округа, сводный перечень методических разработок, подготовленных архивными учреждениями Южного федерального округа в 2009 году.
В 2010 году сотрудники ГУ ГАРО в качестве головной организации ведут работу по региональной теме НИР «Проведение анализа состава особо ценных документов, выявленных архивными учреждениями ЮФО за предшествующие годы, и выработка рекомендаций по совершенствованию их состава». По теме  «Разработка методических рекомендаций «Проведение анализа и совершенствования состава особо ценных документов, выявленных Государственным архивом Ростовской области за предшествующие годы». Методические рекомендации. 2010-2012 гг.» разработана краткая концепция, план работы и анкета по проведению анализа   состава особо ценных документов, выявленных государственным архивом за предшествующие годы. Проводится уточнение учетных данных, необходимых для заполнения анкеты.
В качестве соисполнителей государственные архивы приняли участие в утвержденной приказом Росархива от 29.01.2010 г. теме НИР (головная организация – ВНИИДАД) – 1.4.3. «Организация и использование каталогов в справочно-поисковой работе российских архивов в современных условиях».
В связи с подготовкой ВНИИДАД рекомендаций по работе с уникальными документами в государственных архивах Российской Федерации комитетом представлена информация по формированию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Ростовской области и предложения по совершенствованию работы по формированию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
Государственные архивы провели дополнительное выявление документов о хлебозаготовительной кампании 1932 года и голоде 1933 года в связи с подготовкой Росархивом 2-го тома документальной серии «Голод в СССР. 1929-1934гг.». Для включения в сборник из представленных перечней документов Росархивом отобрано 34 документа из фондов ГУ ГАРО и ГУ ЦДНИРО.
В связи с 200-летием Отечественной войны 1812 года комитет, ГУ ГАРО совместно с Росархивом, Российским государственным военно-историческим архивом, Российским государственным историческим архивом принимает участие в подготовке сборника документов «Донские казаки в Отечественной войне 1812 года».
ГУ ЦХАД продолжает работать над сборниками документов совместно с Шахтинским Благочинием Донской Епархии «Из истории Донской Епархии. Шахтинское благочиние». Совместно с Департаментом образования  Администрации г. Шахты подготовлен  сборник  «Система образования г. Шахты и современность».
Государственными архивами подготовлены методические рекомендации: памятка по исполнению тематических, в том числе биографических  и генеалогических запросов по документам  ГУ ГАРО, памятка по подготовке  и организации выставок по документам  ГУ ГАРО, рабочая инструкция по подготовке издания сборника документов «Донские казаки в Отечественной войне 1812 года», по проведению научно-технической обработки документов по личному  составу организаций в ГУ ЦХАД».
Комитетом продолжается работа над справочником «О местонахождении документов по личному составу в архивных учреждениях Ростовской области. В связи с этим организована работа по предоставлению в комитет бумажного и электронного вариантов списков фондов архивных учреждений области, содержащих сведения по личному составу. Составлен сводный список фондов по области.
С целью повышения качества комплектования проводилась работа по уточнению состава организаций - источников комплектования архивных учреждений Ростовской области.
Продолжена работа по организации планового комплектования архивных учреждений Ростовской области. С этой целью с руководителями организаций проводилась работа по решению вопросов обеспечения сохранности документов, находящихся на ведомственном хранении,  на всех этапах их подготовки  к передаче в архивы.  Проводилось наблюдение за состоянием делопроизводства и работой архивов в организациях - источниках комплектования, составлялись номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, на договорных началах упорядочивались документы в  организациях, проводилась работа по повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций. Организациям – источникам комплектования, отстающим по приведению в порядок дел и документов, по составлению номенклатур дел, были разосланы письма-напоминания с указанием контрольных сроков выполнения этих видов работ. Архивами проводились комплексные, тематические и контрольные обследования  ведомственных архивов, по результатам обследований составлялись справки, которые доводились до сведения руководителей обследуемых организаций.
Как и в предыдущие годы, в соответствии с поручением Правитель­ства РФ от 29.03.2002 № ВМ-П8-04437  большое внимание уделялось упорядочению, учету и обеспечению сохранности архивных документов  ликвидированных организаций, в том числе по личному составу. Опи­сание дел таких организаций осуществлялось в первую очередь. Комитетом осуществлены организационные и методические мероприятия по розыску архивов 4 ликвидированных предприятий.
В отчетный период проводился прием архивных дел от организаций, документы которых находились в неудовлетворительных  условиях.  Одновременно сотрудники ГУ ГАРО продолжали осуществлять плановое внутрихранилищное  перемещение фондов и картонирование архивных документов.  
Продолжена работа по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории Ростовской области. Заключено 8 соглашений (Управлением федеральной почтовой связи Ростовской области – филиала ФГУП «Почта России», Ростовским филиалом ФГОУ ВПО «Московская государственная академия водного транспорта», ФГОУ СПО «Таганрогский авиационный колледж им. В.М. Петлякова», ФГОУ СПО «Таганрогский металлургический колледж», Таганрогским филиалом ФГОУ СПО «Донской государственный межрегиональный колледж строительства, экономики и предпринимательства», ФГУ «Азовморинформцентр», Технологическим институтом ФГОУ ВПО «Южный федеральный университет» в г. Таганроге; филиалом государственного учреждения здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Ростовской области в г. Шахты»).
В соответствии с планом, подготовленным на основании решения коллегии Росархива от 12.02.2009 года и письма Росархива от 08.04.2009 №5/617-А, комитет осуществляет мероприятия по внедрению программного комплекса «Архивный фонд» (4–я версия) в государственных и муниципальных архивах.
Архивные учреждения области осуществляли информационное обеспечение деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, принимали участие в цикле мероприятий по реализации Государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006 – 2010гг.», в том числе к 65-летию Победы в Великой Отечественной войне, а также мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами.
Организовано рассекречивание архивных документов в соответствии с утвержденным планом работы на 2010 год Межведомственной комиссии по защите государственной тайны.
Обеспечено своевременное предоставление гражданам архивных справок и копий архивных документов, исполнение запросов социально – правового характера.
Большое внимание уделялось работе по повышению квалификации кадрового состава архивных учреждений области.
Повышение квалификации сотрудников комитета и государственных архивных учреждений осуществлялось в разных формах, в том числе путем самостоятельного изучения нормативно-методической литературы и профессиональных периодических изданий (журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Вопросы истории», «Отечественная история»). Ежеквартально проводились обзоры литературы, методических пособий,  журналов «Отечественные архивы», «Вестник архи­виста», «Делопроизводство» и др., поступивших в СИФ ГУ ГАРО.
Сотрудники ГУ ЦДНИРО приняли участие в научной конференции «Гражданская война на Юге России: новые взгляды, подходы, документы», проводившейся научным советом по истории социальных реформ, движений и революций Российской Академии наук.
Сотрудники комитета обучались на курсах повышения квалификации: государственных гражданских служащих органов исполнительной власти и аппарата Администрации Ростовской области по программе «Этика и этикет государственного гражданского служащего»; по размещению заказов по программе «Управление государственными и муниципальными заказами»; бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях; организация работы специалистов органов исполнительной власти субъекта РФ по вопросам ГО и защиты от ЧС в мирное и военное время; в рамках реализации мероприятий Плана противодействия коррупции в органах государственной власти Ростовской области, утвержденного Главой Администрации (Губернатором) Ростовской области от 18.09.2008 года по программе «Противодействие коррупции в органах исполнительной власти».
Сотрудники комитета  и подведомственных государственных архивных учреждений приняли участие в семинарах проводимыми ЗАО «Электронный архив» (г. Москва), «Создание и управление электронными информационными ресурсами предприятий и организаций», «Решения Корпорации Электронный архив для архивной отрасли» и ООО «Архивные информационные технологии» (г. Пермь) «Автоматизация архивной отрасли».
Сотрудники государственных архивов обучались на курсах и семинарах по вопросам охраны труда; особенностям кадрового делопроизводства в бюджетных организациях; порядка  оценки и составление заявок на участие в конкурсе; актуальным проблемам защиты государственной тайны в Ростовской области; 1С:8.2 – «Бюджетное учреждение» и  1С:8.2 – «Зарплата и кадры бюджетного учреждения»; пользователь ПК; госзаказ: аукционы в электронной форме. Правила оценки заявок на участие в конкурсе; бюджетные учреждения: революционное решение Правительства РФ по реформе бюджетных учреждений. Изменения в инструкцию 148н и  новая классификация расходов.
В 1–м полугодии 2010 года комитетом проведены семинары: с заведующими муниципальными архивами на тему: «О состоянии и мерах совершенствования работы муниципальных архивных учреждений Ростовской области по использованию информационно-телекоммуникационных технологий» и 2 видеосеминара с руководителями и специалистами администраций городских округов, муниципальных районов, городских и сельских поселений, муниципальных организаций на тему «Актуальные вопросы формирования Архивного фонда Российской Федерации».
В целях оказания дополнительной социальной поддержки осуществ­ля­лось обеспечение сотрудников архивных учреждений области страхо­выми полисами медицинского обслуживания.
В связи с празднованием Дня архивов и 90-летием архивной службы Ростовской области комитет активизировал меры по мо­ральному поощрению работников областной архивной отрасли, общая численность ко­торой составляет 386 человек.
 Всего в течение полугодия поощрено 67 архивистов, в т.ч.:
-         Почетной грамотой Федерального архивного агентства – 15;
-         Благодарностью Руководителя Федерального архивного агент­ства - 14;
-         Благодарственными письмами Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области – 2;
-         Почетной грамотой комитета по управлению архивным делом Адми­нистрации Ростовской области – 18;
-         Благодарностью председателя комитета по управлению архив­ным де­лом Администрации Ростовской области – 18.
В целом, комплекс правовых, организационных, финансово-эко­номиче­ских и научно-методических мероприятий обеспечил стабильную и эффективную работу архивных учреждений по выполнению основных направлений развития архивного дела, запланированных на 2010 год.
Итоговые результаты по основным направлениям деятельности областной архивной отрасли характеризуются следующими показателями:
 
1. Обеспечение сохранности и государственный
учет документов Ар­хивного Фонда Российской Федерации
Работа по обеспечению сохранности и совершенствованию госу­дарст­венного учета документов организовывалась в соответствии с по­ложениями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правил организации хранения, ком­плектования, учета и использования до­кументов Архивного фонда Рос­сийской Федерации и других архивных доку­ментов в государственных и муниципальных ар­хивах, музеях и библиотеках, организациях Россий­ской академии наук», Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, рекомендациями Федерального архивного агент­ства и решениями коллегии комитета.
Принимались меры по поддержанию нормативных параметров темпера­турно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического ре­жимов хране­ния архивных документов.
В соответствии с рекомендациями Росархива про­должалась работа по усилению безопасности архивов и архивных фондов, неукос­нитель­ному со­блюдению нормативных требований по организации хранения и выдачи до­кументов различным категориям пользователей, включая ра­бот­ников архив­ных учреждений.
С целью обеспечения сохранности документов и улучшения их физи­ческого состояния в архивных учреждениях области проведены  ра­боты по ре­став­рации 405 дел, физико-химической обработке (пере­плету и под­шивке) 4386 дел,  картони­рованию  47692 дел. Восстановлено 18 листов документов с затухающим текстом. Проведена проверка наличия и физи­ческого состояния 56734 дел на бумажной основе и 2000 фотодо­ку­ментов (позитивов). В ГАРО создан страховой фонд на 40 выявленных особо ценных фотодокументов.
В ходе внедрения программного комплекса БД «Архивный фонд» и в соответствии с требованиями Регламента государственного учета до­кументов Архивного фонда Российской Федерации при работе с фон­дами проводилось уточнение учетных документов (листов фондов, кар­точек фондов, реестров описей). В государственных архивах проведена работа по выверке учетных документов 252 фондов в связи с подготовкой данных для ввода в БД «Архивный фонд». В муниципальных архивах администраций продолжалась работа по уточнению карточек фондов. 
 
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации
Архивными учреждениями области продолжена работа по уточнению списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов.  В сводный список организаций - источников комплектования  включено 7 организаций, исключено из списка 79 организации. Всего в сводном Спи­ске организаций-источников комплектования ар­хивных учреждений Рос­товской области значится 2138 организаций.
Продолжена работа по плановому комплектованию архивных уч­реж­де­ний Ростовской области.
Архивными учреж­дениями Ростовской области осуществлен прием 32922 дел, в том числе, управленческой документации - 13332, документов по личному составу – 18603, научно-технической документации – 457, документов личного происхож­де­ния - 30, фотодокументов – 500.
В ходе упорядочения документов организаций - источни­ков ком­плек­тования архивных учреждений области утвер­ждены на ЭПК коми­тета описи дел на 34407 единиц хранения документов.
Проведена работа по упорядочению 4729 дел управленческой документации, 75 дел научно-техниче­ской документации и 2072 дел документов по личному составу.
Организована работа ЭПК комитета. В ходе проведения  10 заседа­ний ЭПК комитета рассмотрены и утверж­дены описи дел посто­янного хранения, по личному составу, личного происхож­дения, НТД, ОЦД, фо­тодокументов; переработанные описи, акты о выде­лении к уничтожению. Со­гласо­ваны инструкции по де­лопроизводству, номенкла­туры дел, положения об ЭК и архи­вах.
Проведены выездные заседания ЭПК комитета в г.Новочеркасске и Егорлыкском районе. На заседаниях были рассмотрены вопросы о роли ЭПК комитета и экспертных комиссий в формировании Архивного фонда Российской Федерации, о составлении исторических справок и предисловий к описям, о проблемах комплектования фотодокументами и документами личного происхождения. В работе приняли участие более 100 специалистов организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
Рассмотрен методический вопрос о месте хранения документов постоянного хранения реорганизованных отделений Управления Федерального казначейства по Ростовской области, Управления Федеральной налоговой службы Российской Федерации по Ростовской области.
Важное внимание уделялось ЭПК комитета  оказанию методической помощи со­трудникам архивных учреждений области и организаций в работе по состав­лению инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, исторических справок и предисловий к описям.
В архивных учреждениях согла­совано 42 инст­рукции по дело­про­извод­ству, 438 номенклатур дел,  112 по­ложений об ар­хиве организаций и 111 по­ложений об ЭК.
Архивными учреждениями продолжена работа по контролю обес­пече­ния сохранности доку­ментов на стадии ведомственного хранения. Проведены обследования состояния хранения документов Архивного фонда  Рос­сийской Федера­ции в 131 организации - источнике комплек­тования.
Для обеспечения сохранности документов по личному составу ли­кви­дированных, реорганизуемых организаций архивными учрежде­ниями об­ласти проводилась ко­ординационная работа с руководителями организаций, кон­курсными управляющими.
Архивными учреждениями области проведена работа по повыше­нию квалификации работников архив­ных и делопроизводственных служб: проведено 30 семинаров, оказано 2992 консультации организа­циям по вопросам делопроизводства и архивного дела, в т.ч. муници­пальными архивами проведено 20 семинаров с лицами, ответственными за ведение де­лопроизводства и работу архива и оказано 2433 консульта­ции.
Осуществлялась методическая и практическая помощь архивам доку­ментов по личному составу.
Было продолжено внедрение в практику работы государственных и муниципальных архивов «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», «Перечня документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения», «Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения», примерной номенклатуры дел для территориальных органов Федеральной службы по финансовому мониторингу.
 
3. Создание учетных БД, автоматизированного НСА и
информаци­онно-поисковых систем
Продолжена работа по ведению автоматизированной системы госу­дарственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В БД «Архивный фонд» заложена по государственным и муниципальным архи­вам информация о 1662 фондах. Всего по государственным архивам числится по паспортным данным на 01.07.2010 5639 фондов, из них введено в БД «Архивный фонд» на 01.01.2010 4955 фондов (65%). Всего по муниципальным архивам числится по паспортным данным на 01.01.2010 3672 фондов, из них введено в БД «Архивный фонд» на 01.07.2010 2687 фондов (79%).
В соответствии с решением коллегии Росархива от 12.02.2009 и резо­люциями последних заседаний Со­вета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, приоритет­ным направлением работы в сфере информа­тизации архивной отрасли является внедре­ние 4-ой версии программ­ного комплекса «Архивный фонд» - полнофункциональной, унифицированной основы для системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. К настоящему времени полностью перешли на работу с 4-ой версией ПК «Архивный фонд» государственные архивные учреждения, 17 муниципальных архивов установили 4-ю версию и в ближайшее время осуществлят перенос данных с 3-ей версии.
В тематическую базу данных «Комплекс-архив» в про­цессе ка­талогизации фондов введена 3451 запись.
В процессе создания информационно – поисковых систем описано, усовершенствовано, пере­работано 28386 ед. хр., закаталогизированно 700 ед.хр. архивных документов.
Выявлено 172 особо ценных документа.
 
4. Предоставление информационных услуг
и использование доку­ментов
Архивные учреждения области провели 546 информационных ме­ро­приятий. 511 мероприятий осуществлены архивами в качестве голов­ной ор­ганизации в связи с обращениями государственных органов и ор­ганов местного самоуправления, при проведении выставок, радио-теле­передач, конференций, встреч с общественностью, круглых столов, лек­ций, бесед, практики студентов, школьных уроков,  экскурсий, при на­писании статей, участии в подготовке сборника документов.
Государственные и муниципальные архивы участвовали в мероприятиях, предусмотренных под­программой Росархива по реализации Государственной программы «Патрио­тическое воспитание граждан Российской Федерации» на 2006-2010 гг., информационном обеспечении мероприятий, связанных с памятными и юбилейными датами.
В процессе этой работы архивными учреждениями области организовано 105 постоянно-дейст­вующих и временных  выставок копий документов, 102 ра­дио и телепередачи, подготовлено 80 статей и подбо­рок документов. Сотрудники архивов приняли участие в проведении 4 конфе­ренций, 9 заседаниях «круглых столов», 16 встречах с общественностью, 31 урока для школьни­ков, 21 практики студентов учебных заведений. Проведено 70 обзорных и тематических экскурсий, прочитано 27 лекций для учащихся и студентов.
ЦХАД продолжает работать над сборниками документов совместно с Шахтинским Благочинием Донской Епархии «Из истории Донской Епархии. Шахтинское благочиние». Подготовлен сборник совместно с департаментом образования Администрации    г. Шахты «Система образования г. Шахты и современность».
Важное внимание уделялось работе архивных учреждений по ис­полне­нию запросов социально-правового характера. Всего в архивные учреждения области поступило 15369 запросов, ис­полнено - 15369, с по­ло­жи­тельным результатом – 13633. Кроме того, исполнено 25913 тематических запроса.
Организация работы читальных залов архивных учреждений об­ласти была направлена на полное и своевременное удовлетворение по­требностей пользователей и обеспечение сохранности документов. Ко­личество фактических посещений в 1-м полугодии 2010 года пользователями читальных залов ар­хивных учреждений области составило 3065; пользователей, работавших в читальных залах - 676.
Общее количество пользователей архивной информацией составило 57618, в т.ч. в муниципальных архивах 37776.
Пользователям выдано 465824 ед.хр., в т.ч. в муниципальных архивах -  58076. Архивными учреждениями области изготовлено 77235 листов копий документов, в т.ч.  муниципальными архивами - 64589.
В ходе реализации Указа Президента Российской Федерации от 02.06.2001 № 627 «Вопросы межведомственной комиссии по защите го­су­дарственной тайны» организовано рассекречивание 11 фондов, включающих в себя 2199 ед.хр.
ГАРО выведены на открытый режим хранения документы фонда Р-1185 «Управление Северо-Кавказской краевой рабоче-крестьянской инспекции» в количестве 1072 ед.хр. за 1931-1934 гг. 
Таким образом, мероприятия и объемы научно-производственных работ, запланированные на 1-е полугодие 2010 года, выполнены полностью. Достигну­тый уровень и результативность работы архивных учреждений соответ­ствуют требованиям по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Феде­рации, предъявляемым Федеральным архивным агентством и Админи­страцией Ростовской области.
 
 
 
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг 2017 год экологии в России
© 2011 - 2017 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83