Методические рекомендации по выявлению, учету и описанию уникальных документов
 
Выявление уникальных документов в Государственном архиве Ростовской области[1]  в 90-х гг.  производилось  в соответствии с Методическими указаниями по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденными приказом Федеральной архивной службы  от 09.10.2001  № 75 и в дальнейшем разработанными на их основе методическими пособиями.
В 2004 году Ростовскими архивистами  отправлены для рассмотрения ЦЭПК  и включения в реестр государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации листы учета и описания выявленных уникальных документов. После рассмотрения были получены рекомендации о внесении представленных уникальных документов в областной реестр.
Работа по выявлению, учету и описанию уникальных документов для внесения их в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Ростовской области[2] требовала методического осмысления.
Прежде всего, был  разработан проект регламента областного реестра уникальных документов, который после рассмотрения ЭПК был утвержден коллегией комитета.
Одновременно  создавались методические рекомендации,  которые сейчас находятся на апробации, так как не все нюансы и тонкости работы с уникальными документами окончательно решены.
«Методические рекомендации по выявлению, описанию и обеспечению сохранности уникальных документов, подлежащих включению в государственный реестр уникальных документов  архивного фонда Ростовской области (областной реестр уникальных документов)», одобренные ЭМК ГУ ГАРО (протокол от 01.08.2008   №  9) определяют методику выявления наиболее ценных документов уникального характера регионального уровня по истории Ростовской области и предшествовавших ей административно-территориальных образований для включения их в Областной реестр.
Рекомендации предназначены для использования в работе ГУ ГАРО по выявлению, описанию и обеспечению сохранности уникальных документов, подлежащих внесению в областной реестр. Они могут быть использованы для проведения аналогичной работы другими архивными учреждениями, государственными музеями, библиотеками, иными государственными организациями, а также собственниками негосударственной части Архивного фонда Ростовской области.
Рекомендации разработаны на основе Методических указаний по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, и конкретизируют некоторые положения указаний с учетом особенностей формирования регионального (областного) реестра. В процессе работы изучен опыт архивистов  Алтайского края, Курганской, Новосибирской, Тюменской областей, Удмуртской республики. Методические рекомендации рассматривают следующие вопросы:
 
  • Критерии выявления уникальных документов;
  • Выявление уникальных документов;
  • Описание уникальных документов;
  • Представление предложений для включения документов в Областной реестр;
  • Учет и обеспечение сохранности  уникальных документов, внесенных в Областной реестр;
  • Использование уникальных документов.
Критерии выявления  уникальных документов рассмотрены наиболее подробно, поскольку эта работа может быть проведена разными сотрудниками в процессе осуществления ими плановых работ по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию архивных документов. Приведены примеры заголовков уникальных документов из фондов госархива. По критерию древности к уникальным могут быть отнесены документы, созданные до определенной даты, ранее которой документы в нашем регионе сохранились в очень небольшом количестве.  Временно таким  рубежом определен [1730] год[3]. Дата заключена в квадратные скобки, так как ведется изучение документов, созданных ранее. Если объем их окажется слишком велик, то будет рассматриваться вопрос об изменении даты на более раннюю.
В настоящее время ГУ ГАРО не применяет критерий «Высокая материальная ценность документа». Мы сочли возможным не использовать этот критерий для включения документов в Областной реестр.
Раздел «Описание уникальных документов содержит ссылку  на соответствующий раздел «Правил описания уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации» (приложение 3 к Регламенту Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации). Описание ведется в строгом соответствии с этими правилами, так как разделы листа описания уникальных документов соответствуют информационным массивам БД «Архивный фонд».
В разделе «Представление предложений для включения документов в Областной реестр» рассмотрен порядок представления листов учета и описания для рассмотрения ЭПК и принятия решения о внесении в Областной реестр. В приложении дан образец заключения эксперта на листы учета и описания уникальных документов.
С особым вниманием при разработке рекомендаций архивисты отнеслись к разделу «учет и обеспечение сохранности уникальных документов». Пришлось разработать учетные формы, которые не предусмотрены правилами и указаниями Росархива. Все формы помещены в приложения к рекомендациями:
  • Приложение № 3 - внутренняя опись листов учета и описания уникальных документов;
  • Приложение № 4 - журнал учета копий фонда пользования уникальных документов;
  • Приложение  № 5 - акт передачи уникальных документов на сейфовое хранение;
  • Приложение № 6 - акт о завершении работы по выявлению уникальных документов в  фонде;
  • Приложение № 7 - форма списка фондов, содержащих уникальные документы;
  • Приложение № 8 - акт об изменениях и дополнениях листа учета и описания уникального документа;
  • Приложение № 9 - журнал выдачи копий фонда пользования уникальных документов.
Не рассматривались в данных методических рекомендациях формы учета страхового фонда уникальных документов, так как в настоящее время ГУ ГАРО приостановил создание страхового фонда в связи с отсутствием оборудования для этой работы. При возобновлении работ по созданию страхового фонда можно разработать отдельное методическое пособие по учету страховых копий.     В настоящее время Росархив уделяет большое внимание активизации работы по формированию Государственного реестра уникальных документов АФ РФ (письмо Росархива от 02.04.2009, решение коллегии от 02.07.2009). Это очень важно. Мы воспринимаем это как призыв к повышению качества, к усилению истинно научного подхода к этой сложной работе, чтобы не превратить этот процесс в массовую кампанию, когда в погоне за количеством можно потерять главную цель – выявить неповторимые документы по истории России. 
Заместитель директора ГУ ГАРО                                               Т.Б.Ивасенко  
 
 

[1] Далее – ГУ ГАРО

[2] Далее – Областной реестр

[3] В процессе выявления дата может быть уточнена
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83