Состояние и перспективы совершенствования работы
государственных архивных учреждений по организации
учета документов Архивного фонда Российской Федерации
 
Государственный учет архивных документов является важнейшим фактором их сохранности. От состояния организации учета документов зависит их сохранность, а также эффективность организации контроля за сохранностью архивных документов. Значение учета в архивном деле еще более усилилось  в настоящее время в связи с внедрением новых информационных технологий.
Вопросы состояния и перспективы совершенствования работы государственных архивных учреждений по организации учета документов АФ РФ постоянно были в поле зрения Росархива, НМС архивных учреждений Северного Кавказа и ЮФО.
Хочу напомнить, что в 2000 году Росархивом в план НИР была включена работа по подготовке аналитического обзора «Развитие архивного дела в Российской Федерации в 1991-2000 гг.», в связи с чем проводился анализ развития архивного дела в Российской Федерации по всем его направлениям, в том числе рассматривалось состояние государственного учета за указанные годы.
Анализ состояния государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации показал, что в архивах  создана система учетных документов, обеспечивающая возможность сохранения и использования архивных фондов и вместе с тем требующая совершенствования на основе повышения качества ведения традиционных справочников и внедрения современных информационных технологий.
Важным этапом работы в названном направлении явилась подготовка Росархивом Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В ходе внедрения Регламента осуществлен комплекс мер по улучшению организации и методического обеспечения государственного учета архивных документов. Ход внедрения Регламента являлся предметом пристального рассмотрения совещаний НМС, коллегий архивных органов Северо-Кавказского региона, Южного федерального округа, дирекций госархивов, а также их научно-совещательных органов.
Вопросы учета архивных документов в последнее десятилетие стали занимать больше места в научно-методической работе архивных учреждений Южного федерального округа. Методическое обеспечение способствовало успешному решению вопросов интеграции бывших партийных архивов в систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, более качественному составлению паспортов архивов. Завершена, в основном, разработка методической базы организации государственного учета уникальных документов.
Необходимо отметить, что «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007), а также приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» предусмотрены более рациональные формы и методы работы по учету документов. Это оказывает положительное влияние на состояние государственного учета документов, реализацию определенных Регламентом принципов его централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Основные и вспомогательные учетные документы архивов отражают не только количественные характеристики фондов, но и все изменения в их составе и объеме. Ведется повидовой учет документов, а также специальный учет отдельных их категорий - особо ценных, имеющих в своем оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, секретных. Особое внимание уделяется повышению учетно-поисковых функций описей как базового учетного справочника.
Все государственные архивы ЮФО внедряют в практику работы информационные технологии, в том числе и на таком направлении как государственный учет архивных документов. Это, прежде всего, внедрение общероссийского программного комплекса «Архивный фонд».
Однако внедрение информационных технологий еще больше высветило недостатки и нерешенные вопросы на этом важном направлении архивной работы. Не обеспечивается в полной мере реализация всех определенных Регламентом принципов государственного учета. Это, прежде всего, относится к качеству ведения учетных документов,  созданных в 50-е, 60-е и отчасти в 70-е годы XX в. Серьезной проблемой остается качество ведения учетных документов, прежде всего, описей. Особенно остро стоит эта проблема для крупных архивов, хранящих значительное количество фондов досоветского периода.
За послевоенный период не обеспечивается достоверность учета, что нередко является причиной необнаружения дел по результатам проверки наличия и состояния фондов. Вероятно, в этом повинен и человеческий фактор, и неоднократная замена Основных правил работы государственных архивов, а, следовательно, инструкций, методичек, порядков и др. Проблемы, в основном, высвечиваются в ходе заполнения полей ПК «Архивный фонд». Техника оказалась более внимательной, чем человек: в тех случаях, когда архивист не замечал неточностей в учете, компьютер высветил их на экране. К сожалению, в 50-60 е годы XX в. дела списывались, в описи напротив их наименований проставлялся штамп «Списано», а основание (акт) не указывалось и в деле фонда оно также отсутствует. Значительное количество итоговых записей к описям требуют дополнительной проверки, вплоть до проверки наличия фонда.
К числу нерешенных вопросов следует отнести не всегда полное отражение в учетных документах истории организаций-фондообразователей. Длительное время действовало требование – к фондам III категории исторические справки не составлять. В ГУ ГАРО две трети фондов относятся к III категории. Я думаю, что такое положение сложилось у большинства государственных архивов. В срочном порядке приходится составлять исторические справки сотрудникам разных отделов. Объем работы большой, а картотеки по истории госучреждений не совершенны и нуждаются во вливании дополнительной информации. В «Термике» сведений по истории госучреждений нет. Просьба к Росархиву: обратиться к руководству «Термики» с предложением включить в состав программы материалы по истории госучреждений, вероятно, федеральные архивы имеют замечательные исторические, тематические справки по истории отдельных отраслей хозяйства страны, каталоги по ИГУ и др.
В связи с введением сведений в ПК «Архивный фонд» больше внимания требует работа по учету секретных и рассекреченных документов.
Далек от завершения учет особо ценных документов. Требуется пересмотр применения критериев отнесения документов к этой категории.
Серьезное беспокойство вызывает сохранность учетных документов, в первую очередь описей, которые имеются только в одном экземпляре. В ГУ ГАРО принимаются меры к их перепечатке, оцифрованию и введению в БД. «Глухие» заголовки описей раскрываются в ходе каталогизации дел.
Методическое обеспечение работ по учету не успевает за поступлением на хранение документов на новых видах носителей. Немало вопросов вызывает учет аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов. И эти вопросы, прежде всего, адресуются Росархиву. Я думаю, что ответы на них можно было бы получить в Методических рекомендациях по ведению государственного учета электронных документов, подготовленных Росархивом и ВНИИДАД. В этом плане интересен опыт работы ЦАДЭНМ.
В настоящее время развитие автоматизированной поддержки государственного учета сдерживается не столько нехваткой компьютерной техники в архивах и в органах управления архивным делом, а скорее недостатком кадровой численности, отсутствием бюджета времени и большим объемом работ.
Достоверность ввода информации во многом зависит от человеческого фактора, поэтому продолжается разработка более совершенных методов контроля полноты и достоверности информации, введенной в базы данных, ее многоаспектного анализа.
Перспективы развития государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации тесно связаны с применением в этой сфере информационных технологий. Создание системы автоматизированной поддержки централизованного государственного учета реализуется путем внедрения в деятельность архивов программного комплекса “Архивный фонд” (уже 4 версия), в деятельность органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации - программного комплекса “Фондовый каталог”. Кроме того, необходима оцифровка всех описей.
В ГУ ГАРО по данным паспортизации на 01.01.2010 г. хранится около 1,5 млн. ед. хр. на различных носителях. Все это богатство надо не просто хранить, а иметь точное представление о количестве единиц хранения, отражение этого количества в учетных документах государственного архива и архивного органа. Только путем точного учета можно сохранять и использовать национальное богатство – документальное наследие о прошлом и настоящем нашей страны для будущих поколений.
Директор ГУ ГАРО                                                                                Н.А.Чумакова
 
Исторически учет складывается из следующих этапов:
- подсчет количества документов в архиве;
- регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах;
- заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъекта федерации;
- составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.
На каждом этапе имеются свои до конца нерешенные вопросы.
Приоритетным направлением работы государственных архивов является обеспечение сохранности и государственный учет  архивных документов.
В Государственном архиве Ростовской области учет архивных документов как один из важнейших факторов обеспечения их сохранности и контроля строится в полном соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и Основными правилами работы государственных архивов РФ.
Учет документов – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения.
На практике учет документов дает возможность проанализировать работу хранилища и наметить меры к улучшению состояния документов и условий их хранения.  В соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов РФ» учет документов архивного фонда ведется по основным и вспомогательным учетным формам, как по архиву, так и на уровне архивохранилищ.  Основные и вспомогательные учетные документы ГУ ГАРО отражают  количественные характеристики фондов, изменения в их составе и объеме, так же ведется повидовой учет документов и специальный учет особо ценных дел.
В ГУ ГАРО учет документов осуществляется, централизовано главным хранителем фондов. Кроме централизованного учета, ведется вспомогательный учет документов в каждом архивохранилище, который осуществляют заведующие архивохранилищами в соответствии с должностной инструкцией. Особое внимание уделяется повышению учетно-поисковых функций описей как базового учетного справочника.
Так, например, в ГУ ГАРО образована творческая группа сотрудников, занимающаяся написанием исторических справок к фондам 3 категории и усовершенствованием описей для последующего их введения в ПК «Архивный фонд», а также разработанную совместно с НИИ нейрокибернетики ЮФУ (бывший РГУ) программную систему «Комплекс_Архив», что позволит в дальнейшем перейти к ведению ПК «Архивный фонд» на уровне дела.  
В ГУ ГАРО ведутся основные учетные документы: книги учета поступлений и выбытия, списки фондов, листы фондов, фондовый каталог, описи дел в 3 экземплярах, документы по учету особо ценных дел, реестры описей.
В ГУ ГАРО (без филиалов) на 01.05.2008 г. хранится 1007647 дел на бумажной основе. Данное количество документов, хранится в трех архивохранилищах с учетом одноярусного и  двухъярусного размещения стеллажей.
Часть архивохранилищ  оборудованы стационарными металлическими стеллажами, часть – деревянными. В конце 2007 года ГУ ГАРО поменял 528 п. м. двухъярусных деревянных стеллажей на одноярусные мобильные металлические стеллажи, в 2008 г. так же запланирована смена деревянных на мобильные металлические стеллажи.
В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилищах составлены пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составлены в карточной форме. Ведение топографических указателей осуществляется в традиционном и электронном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, в т. ч. и в электронном формате.
С 2000 г. в связи с вводом в эксплуатацию хранилища 1 этажа в архивохранилищах ГУ ГАРО проводится перемещение и рациональное размещение документов внутри и между архивохранилищами. Так, за 2007 – начало 2008 г. было  перемещено 324 фонда, 169966 дел в 8534 связках и коробках. При перемещении документов проводятся дополнительные виды работ: проверка наличия, картонирование, перекартонирование, обеспыливание. В 2007 г. было закуплено 1200 коробок, в которые размещены наиболее используемые документы хранившиеся в связках.
Поступившие в архив документы до передачи в архивохранилище размещаются в помещении для их приема. Проводится оценка физического и технического состояния поступивших документов, сверка наличия документов. После проведения всех видов работ исключающих утрату документов, оформляются все учетные документы и вносятся в сведения об изменениях в составе и объеме документов на 01.01. следующего года. Поступление документов из организаций на государственное хранение с каждым годом увеличивается. В связи с этим в последние годы количество дел в архивохранилищах ГУ ГАРО стало превышать нормативы. На 01.01.2008 г. загруженность составляет 130%.
Выявление особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий.
В ГУ ГАРО проводится большой комплекс архивных работ, направленный на обеспечение сохранности архивных документов: выверка учетных документов, ежегодная сверка запланированных фондов, реставрация поврежденных документов, оцифровка ветхих документов, развитие и совершенствование системы научно-справочного аппарата и многое другое. В результате чего происходят изменения в объемах фондов и соответственно в учетных документах. При таком интенсивном движении фондов, описей и документов возникает постоянная необходимость внесения изменений в объемы фондов. И наша основная задача состоит в том, чтобы произошедшие изменения в объемах фондов оперативно и одновременно были зафиксированы во всех формах учетных документов, ведущихся централизовано и в каждом архивохранилище.
Взаимосвязь централизованного учета документов с учетом в архивохранилищах осуществляется посредством проведения сверки учетных документов. В ГУ ГАРО заведующий отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов совместно с заведующими архивохранилищами проверяет своевременность и правильность заполнения учетных форм в хранилищах, проводит сверку данных первичного и централизованного учета по итогам каждого квартала и за год в целом.
В целях осуществления автоматизированного государственного учета в ГУ ГАРО используется программный комплекс «Архивный фонд».
В ГУ ГАРО реализован многопользовательский вариант ПК «Архивный фонд». В настоящее время все хранилища ГУ ГАРО оснащены современными компьютерами. Учетная информация вводится зав. архивохранилищами под контролем главного хранителя. На 01.01.2008 г. в ГУ ГАРО в программный комплекс «Архивный фонд» в соответствии с регламентом введена информация по 1696 фондам,  1463 описям общим объемом БД –  4,821 Мб. Государственный архив Ростовской области постоянно осуществляет пополнение и обновление сведений программного комплекса «Архивный фонд», необходимых для ведения государственного учета.
Кроме того, ГУ ГАРО совместно с НИИ нейрокибернетики ЮФУ разрабатывается и экспериментально внедряется программа «Читальный зал», составная часть программной системы «Комплекс_Архив». Основной задачей данной программы является внедрение в практику работы ГУ ГАРО электронного заказа дел из читального зала непосредственно в хранилища. Кроме своей основной функции программа позволяет также отслеживать движение дел в архиве, их физическое состояние, контролировать сроки сдачи дел. Уже на стадии заказа дела в читальном зале можно установить есть ли оцифрованная копия этого дела и, используя программу «Фотокаталог», просмотреть оцифрованную копию. Благодаря программе хранители могут выявить находится ли дело в архивохранилище или оно уже выдано, не выходя в хранилища. Попутно в программу вводится топография, облегчающая процесс выдачи дел.
Автоматически в программе формируются также отчеты о выдаче и подкладке дел, которые для страховки распечатываются и сохраняются на бумажной основе. Также формируется банк данных тем, по которым работают пользователи читального зала, и требований по этим темам, позволяющий при повторном обращении сократить время поиска и конкретизировать его.
Ведение учета в электронном формате позволяет качественно изменить его уровень и выйти на принципиально новые формы обеспечения сохранности, путем создания электронного или виртуального архива.
Таким образом, в настоящее время в ГУ ГАРО на практике реализуются традиционные формы ведения учета и новые, электронные, с которыми мы связываем дальнейшие перспективы развития.
 
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83