Из опыта работы с уникальными и особо ценными документами
в управлении центрального государственного архива
Архивной службы КБР
 
Одним из приоритетных направлений деятельности управления центрального государственного архива Архивной службы КБР является работа по выявлению, описанию и учету уникальных и особо ценных документов для гарантированного обеспечения их физической сохранности.
В целях качественного проведения этой работы были разработаны Методические указания по определению уникальных документов, подлежащих включению в республиканский Государственный Реестр уникальных документов Архивного фонда КБР и Положение о республиканском Государственном Реестре уникальных документов Архивного фонда КБР, утвержденное постановлением Правительства КБР от 30.05.2010 г. № 143-ПП.
В управлении была сформирована рабочая группа из четырех человек. Работу по выявлению, описанию и учету уникальных документов организует начальник отдела организации государственного хранения, учета, научно-справочного аппарата, микрофильмирования и реставрации документов А.С. Пшибиев. Данной группой были изучены указанные методические материалы, а также Правила описания уникальных документов для включения в Государственный реестр. Трем сотрудникам было поручено изучение состава документов дореволюционных фондов, четвертому – фондов советского периода.
Исходя из содержания дореволюционных фондов и методики описания уникальных документов, был составлен примерный перечень видов документов, которые могут быть отнесены к уникальным. Это:
1)    посемейные списки;
2)    межевые книги;
3)    сословные документы;
4)    формуляры о военной службе.
Архивные фонды управления содержат документы, датируемые в основном первой половиной XIX в. Поэтому в отличие от Государственного реестра Российской Федерации, где в соответствии с критерием «древность» к уникальным относятся документы, созданные по XVI в. включительно, хронологический период документов для включения в Республиканский Государственный Реестр уникальных документов был продлен. Из этих же соображений в качестве дополнительного фактора при решении вопроса о включении документа в реестр уникальных документов нами применяется критерий отбора «частота (редкость) наличия» какого-либо вида документов в составе Архивного фонда КБР, носителя информации, способа воспроизведения текста.
После выявления документов, которые могут быть отнесены к уникальным, на них заполняются листы учета и описания установленной формы. Также составляются список выявленных документов и экспертные заключения. Составленные документы рассматриваются на заседании рабочей группы.
Здесь необходимо отметить, что выявление уникальных документов проводится также в процессе выполнения других плановых видов работ по:
       – упорядочению документов;
       – усовершенствованию описей;
       – исполнению тематических, биографических запросов;
       – полистной проверке дел, выдаваемых в читальный зал и т.д.
О случаях выявления уникальных документов сотрудники управления, выполняющие перечисленные виды работ, ставят в известность начальника отдела организации государственного хранения, учета, научно-справочного аппарата, микрофильмирования и реставрации документов.
В начале работы по выявлению уникальных документов рабочая группа в первую очередь изучила состав наиболее часто используемых архивных фондов (это Управление Нальчикского округа Терской области и Нальчикское окружное полицейское управление) и решила обратиться к хранящимся в них посемейным спискам, составленным в 1886 и 1905 годах. Членами группы было определено, что данный вид документов содержит разнообразную информацию генеалогического и экономического характера, востребованную в настоящее время различными направлениями социальной историографии, а также локальной историей, где одно из ведущих мест занимает личностный фактор.
Кроме того, уникальность посемейных списков можно обосновать их значимостью как статистической формы, разработанной научной мыслью имперской России в соответствии с поставленными высшими имперскими кругами задачами демографического учета многофункционального назначения, благодаря чему на сегодняшний момент они представляют собой один из редких образцов делопроизводственной документации дореволюционной России среди сохранившихся архивных источников того периода.
Во время работы с посемейными списками было заполнено 49 листов учета и описания. 11 из них вместе с экспертными заключениями, составленными в двух экземплярах, были направлены на рассмотрение в Центральную экспертно-проверочную комиссию (ЦЭПК) при Росархиве. В Государственный реестр уникальных документов РФ наши документы не были включены. Однако, мы посчитали возможным внести их в формирующийся республиканский Государственный реестр уникальных документов.
Следующим этапом действий рабочей группы стало изучение состава фонда «Управление межевой частью Терской области». В данном фонде были выявлены документы, которые также было предложено отнести к уникальным. В их числе:
       1) копия с жалованной грамоты императрицы Екатерины II кабардинскому народу – 1771 г.;  
       2) копия с жалованной грамоты императора Александра I кабардинскому народу – 1812 г.;  
       3) межевые книги князей Атажукиных, Мисостовых, узденей Куденетовых, Лафишева, Тамбиевых, Шипшевых и др. – 1871-1872 гг.;
       4) свидетельства о дворянском происхождении жителей Нальчикского округа Терской области – XIX в.
Сотрудником, проводившим работу с фондами советского периода, были выявлены следующие документы:
       1) постановление Всероссийского Центрального Исполнительного Комитета о выделении из Горской АССР Кабардинской автономной области, документы IV съезда Советов кабардинского округа о его выходе из Горской АССР – 1921 г. (ф. Р-201 – Революционный комитет нальчикского округа Терской области);
       2) документы о награждении Кабардино-Балкарии орденами Ленина, Октябрьской революции и Дружбы народов в 1934, 1957, 1971 и 1972 гг. (ф. Р-717 – Президиум Верховного Совета Кабардино-Балкарской Республики);
       3) документы о выборах первого Президента Кабардино-Балкарской Республики В.М. Кокова – 1992 г. (ф. Р-717 – Президиум Верховного Совета Кабардино-Балкарской Республики, ф. Р-1196 – Администрация Президента Кабардино-Балкарской Республики));
       4) договор о разграничении полномочий между Российской Федерацией и Кабардино-Балкарской Республикой, заключенный в 1994 г. (ф. Р-1196 – Администрация Президента Кабардино-Балкарской Республики) и др.
Для вынесения решения о включении выявленных документов в республиканский Государственный реестр уникальных документов решения рабочей группы с сопроводительной документацией представлены в Экспертно-проверочную комиссию Архивной службы КБР.
По мере отнесения посемейных списков к уникальным документам были приняты дополнительные меры по обеспечению их физической сохранности: проведена реставрация листов, укрепление основы и обложек в делах. Кроме того, была прекращена выдача их пользователям в читальный зал. На них создан фонд пользования: на 41 единицу хранения в виде ксерокопий, на 5 единиц хранения – машинописных копий, 13 посемейных списков были отсканированы и 27 посемейных списков были выпущены пятитомным изданием в серии «КЛИО» («Кавказский литературно-исторический Олимп»).
Положением о Государственном реестре уникальных документов предусмотрена возможность включения в него старопечатных книг. Поэтому помимо архивных документов рабочей группой были рассмотрены 18 листов учета и описания, составленные на старопечатные книги, хранящиеся в научно-справочной библиотеке управления центрального государственного архива Архивной службы КБР. Таковыми оказались книги из «Собрания государственных грамот и договоров, хранящихся в Государственной коллегии иностранных дел» и «Полного собрания законов Российской империи» за 1613-1696, 1724-1828 гг.
Описание этих книг было проведено после проведения многоаспектного, всестороннего исследования, в ходе которого уточнялись названия, датировка, раскрывалось полное содержание, составлялась характеристика переплета и сохранности всех элементов книг.
Работа с особо ценными документами ведется в управлении центрального государственного архива Архивной службы КБР уже на протяжении нескольких десятилетий. Она проводилась в соответствии с «Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в государственных архивах» (М., 1983). «Инструкцией о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов», «Положением о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов» (М., 1981). Был проведен анализ состава и содержания фондов, хранящихся в УЦГА АС КБР и составлен перечень фондов, подлежащих изучению для отбора особо ценных документов.
При составлении указанного перечня учитывалась на тот момент категория фондов, но вместе с тем принималась во внимание и ценность содержащейся в фондах документной информации. Например, наряду с ревкомами, министерствами, ведущими промышленными предприятиями, личными фондами в перечень был включен фонд колхоза, содержащий документы об образовании сельхозартели, заявления крестьян с просьбой принять их в колхоз.
Выявление проводилось в основном по фондам 1 и частично 2 и 3 категорий. К особо ценным были отнесены как целые архивные фонды, части фондов и отдельные описи, так и отдельные дела. На 01.01.2010 г. в УЦГА АС КБР к разряду особо ценных дел отнесено 70398 единиц хранения. Среди них документы об образовании Горской АССР, выделении из Горской АССР Кабардинской автономной области, стенограммы выступлений К.Е. Ворошилова и С.М. Буденного на Первом учредительном съезде Советов Кабардинской автономной области, документы первых органов государственной власти и управления, плановых, финансовых и статистических органов, запечатлевшие зарождение промышленности, коллективизацию сельского хозяйства, развитие науки, культуры, просвещения, здравоохранения в Кабардино-Балкарии; документы личных фондов героя Советского Союза, летчика-истребителя А.Т. Канкошева, народного поэта Кабардино-Балкарии К.Ш. Кулиева, заслуженного деятеля науки КБАССР, первого ректора Кабардино-Балкарского государственного университета Х.М. Бербекова и других выдающихся деятелей республики.
Учет особо ценных документов ведется по специальным учетным документам, предусмотренным Правилами работы государственных архивов, раздельно дореволюционного и советского периодов. В архивохранилищах для обособленного хранения особо ценных дел выделены специальные отсеки с ведением на них отдельных топографических указателей.
Однако, как отмечено в Методических рекомендациях по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (М., 2007). Значительная часть выявленных документов особо ценными, в соответствии с критериями, обозначенными в данных рекомендациях, не являются.
В ходе внедрения указанного методического пособия в управлении проводится ревизия состава особо ценных дел, отнесенных к этой категории до 2006 года.
На текущий момент уже просмотрено более 10000 документов дореволюционного периода. Особо ценными, в соответствии с обновленными критериями, признаны 7000. Работа будет продолжена в плановом порядке.
В заключение следует отметить, что, констатируя в общем положительный ход работы с уникальными и особо ценными документами, мы не можем считать ее завершенной, поскольку из-за отсутствия соответствующего оборудования не имеем возможности для создания на них копий страхового фонда и фонда пользования. Работа по комплектованию лаборатории микрографии ведется. Уже приобретен фильмирующий аппарат, в плане приобретение другого оборудования, что позволяет нам надеяться на полноценные работы с уникальными и особо ценными документами.       
 
 
 
 
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83