УПРАВЛЕНИЕ КАРАЧАЕВО-ЧЕРКЕССКОЙ РЕСПУБЛИКИ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
 
Республиканское государственное учреждение
«Государственный архив КЧР»
 
 
О подготовке методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера
 
 
Сообщение на совместное заседание НМС Северо-Кавказского и Южного федеральных округов
г. Махачкала, 21-23 сентября 2010 г.
 
Исполнитель:
Узденова А.С.,
заместитель начальника отдела информационно-поисковых систем
и автоматизированных технологий РГУ «ГА КЧР»
 
г. Черкесск 2010

О подготовке методических рекомендаций
по исполнению запросов социально-правового характера
 
Последние десятилетия деятельность государственного архива приобрела все большую социальную направленность. Это связано с принятием на федеральном уровне законодательных и иных нормативно - правовых актов, регулирующих социально – правовые вопросы, пенсионное обеспечение и социальную защиту граждан. Как правило, получение различных льгот и компенсаций требует дополнительного подтверждения соответствующих фактов архивными справками.
Изменились условия исполнения социально - правовых запросов, как с точки зрения необходимости более сложного многовариантного поиска, так и в отношении архивных справок.
Необходимость разработки «Методических рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера» возникла:
- во-первых, в связи с тем, что вопросы, с которыми архив сталкивается при исполнении  запросов, не достаточно полно раскрыты в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007);
- во-вторых, за длительный период времени в архиве накоплен определенный опыт работы по исполнению социально - правовых запросов, который необходимо было обобщить, раскрыть особенности, определить оптимальные варианты их исполнения в организационном и методическом аспекте, выделить основные направления в подготовке справок, что нашло свое отражение в подготовленных методических рекомендациях.
Использование документов архива - комплекс работ, направленных на обеспечение информационных потребностей общества в документной информации.
Одной из форм использования документов является исполнение запросов социально-правового характера.
При организации работы по исполнению запросов социально-правового характера архив руководствуется: статьями 23, 24, 29, 33 Конституции Российской Федерации, статьями 25, 26 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», п.п. 3.1. Устава РГУ «Государственный архив КЧР» (далее - РГУ «ГА КЧР»), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук  (далее - Правила), Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально – правового характера, выдаваемых архивными учреждениями РФ (М., 2005).
Согласно п. 5.7.1. Правил  «запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ и международными обязательствами».
Однако у граждан, кроме упомянутых прав, есть и иные социальные права. Возникает вопрос - как быть, например, со многими, так называемыми имущественными запросами, касающимися права владения собственностью (дом, земельный участок, квартира), или права наследования? Ведь это тоже социальные права граждан и тоже, зачастую, связанные с получением различных льгот и компенсаций. Таким образом, понятие «социально - правовой запрос» толкуется достаточно узко, полной ясности в этом вопросе нет.
Об этом также отметил в своем выступлении «Обеспечение граждан архивной информацией в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» и «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007)», на семинаре НМС архивных учреждений Северо-Западного федерального округа (Вологда, 15 сентября 2009 г.) начальник отдела организации исполнения социально - правовых запросов В.А. Еремченко, который обратил внимание на определение термина «социально - правовой запрос» и предложил внести соответствующие уточнения в действующие Правила, заметив, что некоторые регионы, например, Московская область, относят имущественные запросы к социально – правовым.
Целью разработки рекомендаций является оказание методической помощи сотрудникам архива в упорядочении и улучшении справочной работы, обеспечении своевременной выдачи правильно оформленных архивных справок.
Методические рекомендации разработаны на основе практического опыта работы работников РГУ «ГА КЧР» и определяют организацию приема и регистрацию заявлений, исполнение основных видов социально-правовых запросов, порядок оформления архивных справок, текстовую унификацию ответов на различные запросы социально-правового характера, исполняемые архивом.
Методические рекомендации состоят из вводной части, шести основных разделов и приложений.
В первом разделе рассмотрены вопросы приема (при наличии в запросе наименования юридического лица, для граждан - фамилии, имени, отчества, почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации), а также рассмотрен порядок регистрации запросов (заявлений), поступающих от физических и юридических лиц, представлены бланки заявлений установленной формы, содержащие следующие данные: фамилия, имя, отчество на момент подачи заявления, если в запрашиваемый период фамилии были другие, указываются все с указанием года смены фамилии, домашний адрес, контактный телефон, запрашиваемые сведения, дата заполнения заявления, личная подпись заявителя. В разделе также описываются графы журнала регистрации социально-правовых запросов, по которым можно определить на какой стадии исполнения находится запрос.
Второй раздел посвящен основному вопросу - наведению архивных справок по документам, имеющимся в архиве. В отдельные подразделы выделены виды социально-правовых запросов, исполняемые архивом, изложены сведения о документах, которые просматриваются при исполнении конкретного запроса. Так, например, при исполнении различных видов запросов используются:
- о подтверждении факта работы - личные дела, приказы и распоряжения по личному составу о приеме, увольнении, перемещении, трудовые договора и соглашения, трудовые контракты, алфавитные карточки по учету кадров, алфавитные и именные списки, личные карточки уволенных, лицевые счета и др. документы;
- о заработной плате - лицевые счета, ведомости начисления заработной платы, расчетные карточки;
- о награждении - постановления, приказы о награждении, наградные листы, заключения и списки лиц, получивших награду (документы фондов органов исполнительной власти, фонд предприятия, представившего к награде);
- о выборных должностях – фонды исполкомов областных, районных, городских Советов (протоколы сессий, заседаний исполкомов, голосования окружных избирательных комиссий, списки избранных депутатов) и республиканских органов власти;
- об образовании - документы конкретного учебного заведения, вышестоящего органа образования: личные дела учащихся, приказы о зачислении, выбытии и выпуске учащихся, протоколы государственных экзаменационных комиссий, книги и журналы выдачи аттестатов, дипломов;
- о составе семьи - похозяйственные книги, хранящиеся в некоторых фондах исполкомов сельских Советов;
- об эвакуации граждан - фонды исполкомов областных, районных, городских Советов, документы по личному составу той организации, в которой работал гражданин, находясь в эвакуации;
- об имущественных правах – документы исполкомов областных, городских, районных, сельских, поселковых Советов и других организаций;
- о подтверждении записей актов гражданского состояния - документы Карачаево-Черкесского областного отдела записи актов гражданского состояния (1920-1925 гг.), Карачаевского областного отдела записи актов гражданского состояния (1926-1933 гг.) и Ставропольской Духовной Консистории притчу Михайло Архангельской церкви ст. Усть-Джегутинской, Баталпашинского отдела, Кубанской области (1862 г., 1867 г., 1870-1879 гг., 1881-1891 г.г., 1896-1908 гг.);
- о факте получения травмы (несчастный случай) - документы предприятия, где произошел несчастный случай (приказы по основной деятельности), а также  документы профсоюзов;
- о применении репрессий, раскулачивании - фонды областных, городских, районных, окружных исполкомов; фильтрационных дел и трофейных материалов; судебных органов и прокуратуры;
- об участии в Великой Отечественной войне (1941-1945 гг.) - документы библиотечного фонда - «Книга Памяти КЧР», г. Черкесск, 1995;
- запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архиве документов, переадресовываются по принадлежности, при этом используются адресно–справочные книги.
В третьем разделе методических рекомендации рассматриваются сроки исполнения запросов, по различным категориям: выполненным по документам архива, по НСА, поступившим от органов государственной власти и местного самоуправления.
Составление и оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий представлено в 4 разделе методических рекомендаций, в котором даны определения данных понятий, описывается процесс составления и оформления архивных справок, архивных выписок, архивных копий. В разделе кратко освещен порядок выдачи архивных справок, направляемых за рубеж, в приложении приведены: списки государств-участников Гаагской конвенции 1961 г., отменяющей требование легализации иностранных документов, списки государств, с которыми РФ заключила договоры о правовой взаимопомощи и правовых взаимоотношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, списки государств, подписавших Соглашение о принципах и формах взаимодействия государств-участников стран СНГ в области архивной информации, список государств, подписавших Соглашения о сотрудничестве между архивными учреждениями стран СНГ.
В пятом разделе методических рекомендаций рассматривается вопрос формирования и хранения запросов и копии ответов на них: дела формируются в хронологической последовательности и хранятся у исполнителей, в отделе использования и публикации документов. Срок хранения данных дел составляет 5 лет ЭПК, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).
Отчетность по исполнению запросов социально-правового характера рассмотрена в 6 разделе методических рекомендаций. В форме отчета за квартал, (год), разработанного в архиве, отражаются следующие сведения: содержание запроса; количество запросов: находящиеся на исполнении на начало отчетного периода, всего поступивших, всего рассмотренных (с положительным результатом, отрицательным результатом, отправленных по принадлежности); количество исполненных запросов по документам архива и НСА; количество дел, использованных для исполнения запроса; количество выданных копий; число граждан лично обратившихся в архив; количество запросов, находящихся на исполнении на конец отчетного периода.
В методические рекомендации включены в качестве приложений: формы заявлений на выдачу архивных справок, форма журнала регистрации социально-правовых запросов, формы отчетности, применяемые в архиве, а также образцы ответов по различным категориям социально - правовых запросов чаще всего встречающихся в практике архива. Но эти образцы не предусматривают всех возможных вариантов ответов, поэтому данные формы требуют при составлении архивных справок творческого, вдумчивого подхода к их применению, исходя из конкретного содержания заявлений и сведений, имеющихся в архивных документах.
Таким образом, исполнение запросов граждан и организаций является одной из форм информационного обеспечения пользователей и принадлежит к числу основных направлений деятельности архива. Каждодневное использование документов архива определяет значимость работы архивистов, обуславливает одну из важнейших потребностей общества в архивах.
В дальнейшей работе по исполнению социально-правовых запросов архивисты продолжат осуществлять меры, способствующие эффективному обеспечению социально - правовых интересов граждан.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83