УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
 
Тема: «Актуальные проблемы информатизации архивных учреждений Краснодарского края»
 
 
Сообщение на заседании НМС ЮФО
г. Махачкала 21-23 сентября 2010 г.
 
 
Е.Г.Нарутдинова,
ведущий консультант управления
по делам архивов Краснодарского края
 
 
Краснодар, 2010 год
 
Актуальные проблемы информатизации  
архивных учреждений Краснодарского края
 
Архивы Краснодарского края уверенно вступили в третье тысячелетие и, конечно, современная их работа не возможна без «сплошной», если можно так выразиться, компьютеризации и информатизации. В настоящее время практически каждое рабочее место архивиста оснащено персональным современным компьютером. Краснодарские архивисты добились 100% компьютеризации, что позволяет широко внедрять информационные технологии в работу  государственных и муниципальных архивов.
Информатизация архивного дела на Кубани началась в 1992 году с государственного архива Краснодарского края. Этим архивом был заключен договор с техническим центром «Юг-Инфо» на разработку программы «Поиск».
Появление этого первого автоматизированного информационно-поискового комплекса связано с резким увеличением числа социально-правых запросов. Количество запросов  по сравнению даже с 2000 годом в архивы края увеличилось в 16 раз! Чтобы оперативно осуществлять поиск архивной информации по документам органов власти  на недвижимое имущество, закрепление в собственность земельных паев и дачных участков, и по другим вопросам была и разработана данная программа.
Со временем эта программа совершенствовалась и в настоящее время представляет собой уже в обновленной версии автоматизированную систему поиска постановлений и решений, принятых краевой администрацией и муниципальными органами власти. Применение программного комплекса «Поиск» при исполнении социально-правовых запросов, а также для обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления архивной информацией показало её эффективность. В настоящее время её успешно применяют государственный архив Краснодарского края и 18 муниципальных архивов. Общий объем информации по архивным документам, введенной в базу данных «Поиск» более 400 тысяч записей.
Базовым учреждением государственной архивной службы Кубани по внедрению и применению автоматизированных технологий является государственный архив Краснодарского края, в котором в 2002 году создан отдел компьютерных технологий. В функции отдела входит осуществление методического руководства деятельностью архивных учреждений по внедрению информационных технологий, оказание практической помощи и обучение сотрудников, профилактика работоспособности компьютеров и установленного программного обеспечения.
Создаются собственные программные разработки, нацеленные на формирование и использование автоматизированного научно-справочного аппарата. С учетом востребованности архивной информации по документам Великой Отечественной войны была создана база данных «Угон». В неё введены списки советских граждан, угнанных  на принудительные работы в Германию, а также репатриированных после войны. База данных содержит более 28 тысяч персоналий.
 В центре документации новейшей истории Краснодарского края на основе программы «Поиск» была создана и используется для исполнения социально-правовых запросов база данных «Личный состав партизанских отрядов Краснодарского края»,  объемом более 6 тысяч записей.
База данных «Читальный зал» предназначена для учёта пользователей читальных залов государственных архивов. В ней накапливается информация об исследователях, тематике занятий и выдаваемых делах. База позволяет вести статистику показателей и исполнения заказов, печатать анкеты и бланки требований на выдачу дел. В стадии апробирования находится программа «Библиотечный каталог». Достоинством разрабатываемых программных комплексов является их универсальность -  возможность использования архивными учреждениями края. 
В настоящее время компьютерный парк архивной службы края составляет 221 единицы – это в три раза больше по сравнению с 2000 годом. Следует отметить, что в последнее время  не только государственные, но и  муниципальные архивы оснащаются не старой, бывшей в употреблении техникой, а новыми современными компьютерами, позволяющими вести объемные базы данных и автоматизированные системы учёта.
Приоритетным направлением деятельности в области применения информационных технологий является развитие общеотраслевой системы автоматизированного централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Работа по внедрению программных комплексов «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» началась в архивных учреждениях Краснодарского края в 1999 году. И до 2005 года темпы ввода были  не велики, не хватало техники. Вопросы хода ведения данного программного комплекса неоднократно рассматривались коллегией управления, находили отражение в распоряжениях главы администрации края по итогам работы архивных учреждений края.
Перелом в этом направлении деятельности наступил в 2005 году в связи с полной компьютеризацией муниципальных архивов. Данная мера позволила  внедрить всем архивам края программный комплекс «Архивный фонд». По состоянию на 1 января 2010 года в базы данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» введена информация о 100 % фондов государственных и муниципальных архивов, что составляет 30,0 тыс. фондов, 3 млн. 640 тыс. единиц хранения в соответствии с «Временным регламентом автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».
Актуальной задачей на ближайшую перспективу в работе архивных учреждений края является внедрение 4-й версии программного комплекса «Архивный фонд». Разработан план внедрения, проведено обследование имеющегося в государственных и муниципальных архивах программно-технического и кадрового обеспечения.
 Внедрение данной версии требует сейчас от архивных работников не только знания учета архивных документов, но и знание информатики и владения компьютерной техникой.  Поэтому  на базе крайгосархива для специалистов муниципальных архивов  были проведены семинары по установке и конвертации данных в формат 4-й версии программного комплекса. В настоящее время все архивы края, в том числе и муниципальные, провели конвертацию, а многие ведут работу по вводу данных.
  Информационные технологии активно используются в работе краевого архива документов по личному составу. Его профиль – оперативное удовлетворение потребностей граждан в информации, обеспечивающей их законные социальные и пенсионные права. Поэтому для этого архива актуально внедрение программного комплекса по регистрации и исполнению запросов граждан, поступивших в архив. Такая база была разработана и установлена, сейчас она успешно функционирует. В автоматизированном режиме программа позволяет проследить ход исполнения каждого конкретного запроса, с её помощью осуществляется контроль за качеством и сроками исполнения, в любой момент можно получить статистические данные по исполнению запросов.
Активно используются информационные технологии и при подготовке  изданий архивных публикаций. Практически все сборники документов, начиная с 1997 года, были подготовлены с помощью компьютерной техники. Специалистами государственных архивов выполнялись такие стадии допечатной подготовки, как набор и правка текстов, сканирование и обработка иллюстраций, а в некоторых изданиях, например, «Информационный бюллетень» управления по делам архивов Краснодарского края – верстка и подготовка макета в электронном формате. Применение компьютерных технологий для подготовки документальных публикаций значительно ускоряет и удешевляет этот процесс, позволяет иметь материалы сборника в электронном варианте.
С 2002 года архивная служба Кубани представлена в сети Интернет сайтом «Архивы Кубани». На сайте представлены визитные карточки государственных и муниципальных архивов, размещены нормативно-правовые документы и регламенты услуг, размещены интернет-выставки, посвященные истории Великой Отечественной войны на Кубани, событиям голода 1930-х годов, сейчас ведётся размещение материалов к 90-летию архивной службы Кубани и 90-летию ВЛКСМ.       
   В функциональные возможности сайта входит и обеспечение прямой и обратной связи между пользователями и архивами. Эту функцию выполняет «Гостевая страница». Посредством данного сервиса пользователь может задать интересующий его вопрос и оперативно получить ответ. С каждым годом популярность сайта «Архивы Кубани» возрастает. Только в 2009 году его посетило более 60 тысяч человек. За архивной информацией, преимущественно социально-правового и генеалогического характера на сайт обращаются не только граждане России, но и пользователи из многих стран мира.  
 На повестке дня  вопрос о создании сайтов государственных архивов края, в целях размещения информационных материалов, виртуальных выставок, электронных версий путеводителей.
Интернет все больше входит в нашу жизнь, в том числе и электронная почта, 32 муниципальных архива из 46 подключены к интернету, использование которого сокращает время на пересылку документов, а также экономятся средства на почтовые расходы.
У применения информационных технологий в архивном деле края имеются и значительные перспективы. Уже несколько лет государственные архивы принимают участие в реализации краевой целевой программы "Электронная Кубань". В результате за счет средств краевого бюджета приобретена часть необходимого оборудования и лицензионное программное обеспечение.
   Уже сейчас актуальны такие направления, как внедрение информатизации в ДОУ, то есть автоматизация процессов документационного обеспечения управления.  В управлении по делам архивов успешно внедрена и положительно себя зарекомендовала в практике работы система электронного документооборота  «Синкопа – документ». Эта программа позволяет полностью автоматизировать процесс регистрации поступившего документа,  его визирования руководителем управления, ход исполнения документа и заверения его электронной цифровой подписью руководителя. На повестке дня - организация виртуальной приёмной.
Администрация края ставит так же задачу создания электронного правительства. Руководитель управления по делам архивов В.В.Горковенко в составе  рабочей группы руководителей департаментов и управлений краевой администрации посетила город Казань, где ознакомилась с опытом работы электронного правительства Республики Татарстан.
Актуальной задачей является создание интернет-портала, который объединит сайты государственных и ряда муниципальных архивов края.  Актуально создание единой справочно-информационной системы о местах хранения документов по личному составу ликвидированных организаций и размещение её в сети Интернет.
В рамках развития информационного общества остро стоит вопрос  создания электронных архивов. Создание электронных архивов документов позволит вывести из оборота подлинники документов и решит так же задачу образования современной информационной структуры справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к документам архивов Краснодарского края. Сейчас мы можем сказать, что в нашем крае уже появился первый опыт. В этом направлении инициатором выступил архивный отдел администрации муниципального образования город-курорт Сочи, ведется оцифровка  документов органов местного самоуправления.
 В заключении, хотелось бы сказать, что информационные технологии активно используются в работе архивных учреждений края.  Применение информационных технологий позволило стать государственным и муниципальным архивам края современными,  отвечающими требованиям жизни учреждениями, имеющими значительный электронный информационный ресурс, позволяющий им не замыкаться только в сфере архивного дела, но и посредством создания электронных архивов и автоматизированных информационно-поисковых систем смело внедряться в мировое информационное  Интернет – пространство. 
 
 
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83