УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
 
 
ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ»
 
 
Тема: «Особенности финансирования Государственного архива
Краснодарского края в период кризиса
и пути минимизации нежелательных последствий»
 
 
Сообщение на заседание НМС ЮФО
Республика Дагестан,
г. Махачкала 21-23 сентября 2010 г.
 
 
Исполнитель: С.Г.Темиров,
руководитель  ГУ КК «Государственный архив Краснодарского края»
 
Краснодар
2010 год
 
Особенности финансирования Государственного архива
Краснодарского края в период кризисаи пути минимизации
нежелательных последствий
 
Сложности с финансированием, охватили наше государство в конце 2008 года. В условиях бюджетного дефицита в полной мере было осуществлено финансирование только заработной платы, коммунальных платежей, налогов, важнейших услуг и приобретений. Снова стало актуальным понятие, известное нам еще со времен сложных 90-х годов, «картотека». Как вести себя в период кризиса, как его преодолеть с наименьшими потерями, на сколько, и на какой период «затянуть пояса?» эти вопросы возникли в августе, но более остро проявились уже в ноябре – декабре 2008 г. и далее на протяжении всего 2009 г.
Хотелось бы рассказать как сложилась ситуация с финансированием в Краснодарском крае на примере государственного архива и каким образом мы преодолели этот этап.
В 2008 году финансовые средства на обеспечение деятельности архивных учреждений поступали неравномерно. Практически за 1 и 2 кварталы, т.е. до июля, они выделялись, в столь малом объеме, что их хватило только на оплату коммунальных услуг. О каких-либо серьезных покупках, речь вообще не шла. Первые значительные суммы мы получили только в июле, а уже в конце месяца грянул кризис.
Конечно, опыт работы в условиях кризиса у нас уже был. В середине 90-х в большей степени из кризиса нам помогло выйти государство, посредством бюджетных обязательств, в счет долгов энергетических компаний. Долговыми бумагами предприятий мы рассчитывались за электроэнергию, воду и тепло. Особенностью того периода было то, что в стоимостном выражении коммунальные платежи занимали большую долю от других закупок. Сырье и товары, относительно коммунальных услуг были значительно дешевле. В условиях недофинансирования, но благодаря экономии нам хватило денег не только чтобы приобрести самое необходимое, но и сделать небольшие материальные запасы. К этому нас подталкивали инфляционные ожидания, и как показало время, наши действия полностью оправдались. Сделанные запасы материалов, особенно в области реставрации и микрофильмирования, полностью минимизировали потери. Еще одним фактором, позволяющим оптимизировать средства, была – скорость сделки. Так как заключение контрактов производилось напрямую, вопрос реализации свободных средств решался в короткие сроки.
В 2008 г. сложились новые исторические условия, преодолевать которые предстояло иначе. Учитывая значительно развитую материальную базу архива: приобретенную компьютерную и копировальную технику, систему охранной сигнализации и пожаротушения, программное обеспечение, требующее постоянного обновления, доля финансирования на обслуживание данных направлений, стала обязательной и довольно объемной. Коммунальные платежи, в свою очередь, по сравнению к другим закупками значительно уменьшились, и составили примерно 5 часть от общего объема. И, тем не менее, благодаря установленным приборам учета мы смогли минимизировать расходы по всем видам энергетических ресурсов. Таким образом, высвобожденные средства, удалось перекинуть на приобретение.
В 2008 и 2009 гг. все средства, выделенные нам по смете на год, делились на две части. Одна часть – это вся коммуналка, обслуживание, содержание территории, программное обеспечение, канцелярия и специальные товары приобретались непосредственно архивом. Вторая часть - практически вся техника - управлением Государственного заказа. В процентном соотношении это выглядело как 70% и 30%. Т.е. примерно 70% оставалось у архива, а 30% передавалось в Управление по закупкам Краснодарского края.
Из той части бюджетной сметы, которая осталась в распоряжении архива примерно половина занимала коммуналка, остальное – программное обеспечение, ремонт, обслуживание здания и техники. Что касается обязательных коммунальных платежей – это защищенные статьи расходов, они были и профинансированы своевременно и оплачены в сроки, касательно всего остального – здесь вопрос обстоял сложнее. Даже учитывая экономию, потратить средства было чрезвычайно сложно, все платежи ставили на «картотеку», оплачивали в последнюю очередь и по мере поступления денег в бюджет, приоритет отдавался только первоочередным услугам и товарам.
Учитывая сложность проводимых оплат, выделенные и высвобожденные средства необходимо было не просто быстро потратить, но и потратить  – эффективно, вложив их в самое необходимые услуги, материалы и оборудование, и гарантированно! Учитывая опыт работы с органами казначейства и то, что платежные документы по прямым договорам и запросам котировок не всегда охотно и в первостепенном порядке оплачивались, необходимо было предпринять действия для того чтобы потратить имеющиеся средства в обязательном порядке.
В сложившейся ситуации нужна была какая-то гарантия, прохождения платежей и приобретения товаров – этой гарантией могли послужить конкурсные процедуры. Подав заявки на конкурсы, мы смогли разместить заказы и приобрести: бумаги и реставрационное оборудование. Это было сделано очень оперативно, а уже через неделю после опубликования объявления о проведении торгов, так как грянула новая волна кризиса, был приостановлен прием заявок, проводимых через единого госзаказчика – Управление по закупкам Краснодарского края. Таким образом, мы минимизировали потери довольно значительных сумм, и в то же время получили нужные материалы и оборудование.
Что же касается платежей за услуги по ремонту и обслуживанию техники нам пришлось очень скрупулезно поработать с государственными контрактами, прописав в них все необходимые положения для признания этих платежей первостепенными.
Та часть финансовых средств, которая в начале года отдавалась в Управление по закупкам (≈ 30% от объема финансирования) работала по другой схеме: в период формирования бюджетной сметы на будущий год, мы подали заявку на все дорогостоящие приобретения: компьютерную технику, мебель, сплит системы и.т.д., т.е. в зависимости от наших нужд и выделенных денег. Заявка принималась только на определенную технику, в соответствии с определенным списком, выходить за рамки которого не разрешалось. Вся номенклатура этих приобретений была разработана Управлением по закупкам.
Сумма финансирования, на все товары по нашей заявке вычиталась из общей суммы утвержденного бюджета на год и передавалась в Управление по закупкам Краснодарского края. Это закреплялось Распоряжением Главы администрации края. Таким образом, по нашим заявкам и за наши деньги, используя конкурсные процедуры, практически без нашего вмешательства, покупки осуществляло Управление по госзакупкам. Конечно, такая система не в полной мере нас устраивала в плане ассортимента товаров, но зато это были гарантированные поставки, а в период кризиса, это сыграло на стороне архива. Все поданные заявки на 100% были обеспечены товарами. Условия недофинансирования т.о. были минимизированы. Может где-то мы проиграли в выборе товаров, в их ассортименте, не получили экономию, но зато мы гарантированно и полностью получили все то, что заказывали.
Еще один фактор, минимизирующий нежелательные потери финансовых средств – это участие в государственных и региональных программах. Конечно, это очень сложное дело попасть в какую-либо из них. Но благодаря активным действиям управления по делам архивов в этом направлении, наш архив принял участие в двух таких программах - «Электронная Кубань» и «Пожарная безопасность в Краснодарском крае», хоть, в результате кризиса средства на программу «Электронная Кубань» были несколько уменьшены (на 30%), но мы смогли получить оборудование, дополнительно к бюджетному финансированию. Участвуя в программе «Пожарная безопасность в Краснодарском крае», которая реализуется в 2010 – 2011 гг. мы смогли предусмотреть средства и на организацию аварийных выходов из здания и создание дополнительного архивохранилища, устройство пожарной сигнализации и реконструкцию подвального помещения архива. Таким образом, если бы даже финансирование в результате кризиса значительно было урезано, потери бы от этого были бы не столь значительны.
Учитывая особенности с бюджетным финансированием в Краснодарском крае и существованием государственного заказа кризис практически не «ударил» по бюджету архива. Оптимизировав расходы, применив экономичные технологии в сфере расходования электрической энергии (энергосберегающие лампы, теплосчетчики и водосчетчики, плюс ежедневный контроль за всеми расходами), рациональное расходование других ресурсов, использование конкурсных и котировочных процедур, и привлечение внебюджетных средств (участие в программах) помогло минимизировать нежелательные последствия и работа архива была стабильна и не испытала потрясений.
Не только экономические неурядицы в государстве могли повлиять на работу архива, но и морально-этические настроения, которые складывались в обществе. На протяжении 2009 и нынешнего 2010 года, мы неоднократно проводили беседы с коллективом об экономической ситуации, ведущие специалисты архива, посещали занятия проводимые администрацией края и управлением по делам архивов. Еженедельно проводились заседания котировочной комиссии, на которых обсуждались все приобретения, выбирались оптимальные способы закупок и необходимость закупки тех или иных товаров и услуг.
Учитывая уроки кризиса, для себя, мы выяснили, правила поведения, которые могут быть в дальнейшем применены в посткризисное время:
- работать интенсивно и прагматично надо не только во время кризисных явлений в экономике, но и повседневно, ведь правильно намеченные планы и вовремя осуществленные действия это залог стабильной работы;
- необходимо постоянно искать новые решения старых проблем;
- всю работу, которая выполняется надо выполнять качественно и в срок, так как трудности могут возникнуть неожиданно, а своевременно выполненное задание позволит минимизировать потери;
- конечно, в любой ситуации, это подтвердил кризис, необходимо постоянно повышать свою квалификацию, это с одной стороны поможет найти правильное решение любой проблемы, с другой обезопасит от непродуманных действий;
- необходимо четко следить за статьями расходов, вовремя принимать решительные действия для качественного исполнения бюджета;
- научиться экономить во всем, применять энергоэффективные процедуры, как в использовании коммунальных услуг, так и в расходовании материалов;
- создать запас материалов, который всегда в непредвиденных обстоятельствах, мог бы компенсировать отсутствие финансирования;
- главное, в условиях даже самых тяжелых экономических неурядиц, никогда нельзя забывать о сотрудниках, о коллективе, среди сотрудников проводить политику, основанную на консолидации и взаимной поддержке.
Сегодня мы вступили в новую стадию инфляционных ожиданий. Пожары и неурожаи в России в большой степени породили рост цен на некоторые категории товаров, уровень зарплат остался прежним, а экономичное и рациональное расходование бюджетных средств это главный и определяющий лейтмотив экономической политики архива, во главе которой стабильная работа учреждения и, конечно же, человек.
 
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83