АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ РАБОТЫ
ПО ВЫЯВЛЕНИЮ И УЧЕТУ ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ (ОЦД)
И ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ С НИМИ
 
 
Работа по выявлению и учету ОЦД в РГБУ «Центральный государственный архив РСО-Алания» (ЦГА РСО-Алания) была начата в части ОФОР в 1981году, а в части ОДФ в 1988 году, и велась непрерывно до 1993 года. С 1994 года и  до 2006 года, т.е. на целых 13 лет, работа эта по неизвестным для нас причинам была приостановлена.
Согласно данным паспорта государственного учета документов на 01.01.2010 года  в ЦГА РСО-Алания хранится 876 фондов  и 298 531 ед. хранения на бумажной основе. Из них работой по выявлению ОЦД охвачено 134 фонда, на государственный учет поставлено 14 880 ОЦ ед. хранения.
Основной массив ОЦД составили документы органов государственной власти и управления, которые от общего количества фондов составляют  142 фонда. Из них работа по выявлению ОЦД завершена по 60 фондам.
Достаточно сказать, что это документы фондов: Терского областного правления; Канцелярии начальника Терской области; Терского областного по городским делам присутствия; Канцелярии войскового атамана и правительства ТКВ; Большого и Малого кругов ТКВ; Центрального  комитета Союза объединенных горцев; Временного Правительства Союза горцев Кавказа; Исполкома Терского областного  Совета депутатов; Центрального Исполнительного комитета (ЦИК) Горской Республики; Представительства Горской Республики при Наркоме по делам национальностей РСФСР и др.
Основными критериями проведения данной работы были: значение фондообразователя, информационная значимость, юридическая сила документа, время возникновения документа, подлинность, авторство, а также наличие художественных и палеографических особенностей.
Все результаты работы по выявлению и описанию ОЦД были отражены в списке фондов ОЦД, составлены описи ОЦД,   в делах фондов имеются номерники ОЦД, количественные сведения о которых отражены в итоговых записях к описям. На фонды, по которым выявление ОЦД завершено, составлены дополнительные карточки фондов. Так как в ЦГА РСО-Алания  отсутствует возможность обособленного хранения ОЦД, на все коробки  в которых хранятся ОЦД, нанесены соответствующие отметки. Из 14880 ед.хр. фильмированием, т.е. созданием страхового фонда охвачено 14749 ед.хр.
Возобновив работу по выявлению ОЦД в 2006 году, мы прежде всего подвергли изучению все дела фондов, содержащих ОЦД и обратили внимание на то, что не во всех делах фондов, наряду с номерниками ОЦД есть перечни названий конкретных документов, с указанием листа в деле, наличие которых и создало условие для отнесение того   или иного дела к категории ОЦД. Что же касается описей  ОЦД, то заголовки дел, как правило, переносились из действующих описей, т.е. без учета раскрытия тех особенностей его содержания и критерий (за исключением наличия художественных, палеографических особенностей – это фотографии, планы, карты, проекты, сургучные печати, марки, конверты, гербовая бумага, паспорта и других документов). Выборочное же изучение ряда особо ценных дел выявило уникальные по содержанию документы, как-то: наградные списки участников Крымской войны 1853-1856 гг. – чеченцев, кабардинцев, осетин,  и  не только Северной, но и Южной Осетии; единственный сводный посемейный список жителей Владикавказской осетинской слободки на 1860г., на момент возведения крепости Владикавказ в статус областного города; переписку с цензурой печати о разрешении на перевозку из Берлина в 1923 году сборника стихов К. Л. Хетагурова «Осетинская лира»; переписку со Всероссийским обществом культурных связей с заграницей в 1932 году о содействии в получении из Турции дневников, эмигрировавшего туда в 1865г. генерал-майора М. Кундухова, а также рукописей стихов его племянника, ныне широко известного в Осетии поэта, Темирбулата Мамсурова.
Во избежание подобной ошибки, ко всем  фондам, прошедшим работу по выявлению и описанию ОЦД в период с 2006 по 2010 год, помимо номерников дел в обязательном порядке составлены еще и перечни особо ценных документов, в соответствии с приложением №4 к  Методическим рекомендациям по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (2007 г.).  Составлены описи особо ценных дел с аннотированными заголовками, отражающими информативность дел через призму содержащихся в них особо ценных документов.
Важно выделить и то, что только в методических рекомендациях по выявлению и учету ОЦД в ЦГАНХ СССР за 1977г. мы обратили внимание на наличие в составе критерий определения ОЦД, степень интенсивности использования документов и физическое состояние документов. В период создания вышеуказанного массива ОЦД мы, безусловно, не можем говорить  о высокой интенсивности использование дел Владикавказской духовной консистории  и других органов духовного управления, документов по выборам в Государственную Думу России, и по истории выборов в органы законодательной власти в целом.  Тогда, как сегодня они широко востребованы пользователями, в том числе за период с 1924 по 1959 годы.
В целях исполнения социально-правовых запросов весьма востребованы метрические книги церквей, посемейные и похозяйственные книги, а также личные дела из фонда Комиссии по делам красногвардейцев и красных партизан при  Северо-Осетинском облисполкоме. Но все перечисленные документы никогда не рассматривались через призму отнесения их к ОЦД.
Все эти выявленные нами аспекты состояния работы с ОЦД безусловно учитываются при составлении перспективного плана работы ЦГА РСО-Алания по выявлению, описанию и учету ОЦД.
 
Директор                                                                                   Л.С.Зассеева
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83