Государственное архивное учреждение
«Государственный архив новейшей истории Ставропольского края»
 
 
Опыт работы государственного архива новейшей истории
Ставропольского края по выявлению и описанию особо ценных документов
 
 
Выступление директора
ГАУ «ГАНИСК» Н.И. Любимовой
на заседании  Круглого стола
совместного заседания
Научно-методических советов  
Северо-Кавказского и Южного
федеральных округов
22 сентября 2010 года в г. Махачкале
 
Ставрополь 2010

Выявление, описание и учёт ОЦД за последнее время стали одним из важных направлений деятельности в ГАУ «ГАНИСК». Работа, на наш взгляд, проведена большая, методика её проведения в архиве постоянно совершенствуется.
Работа по выявлению и страховому копированию ОЦД в ГАУ «ГАНИСК» была начата в бывшем партийном архиве с учетом «Положения о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов» (М., 1980). К особо ценным на 01.01.1992 было отнесено 2478 ед.хр. документов основного фонда архива (ф.1 - «Ставропольский крайком КПСС»): протоколы, стенограммы конференций, пленумов крайкома, протоколы заседаний бюро, отчеты, докладные записки, справки, информации, переписка и т.д. Основное внимание уделялось созданию страхового фонда указанных документов. Результатом проделанной работы была отправка в 1997 году в Центр хранения страхового фонда микрофиш на 2082 ед. хр. Из-за отсутствия финансовых средств на приобретение пленки микрографическая аппаратура до 2003 года не использовалась, её техническое обслуживание не проводилось. При пробном запуске аппаратуры были выявлены поломки диазодубликатора и проявочной машины. Все попытки устранить неисправности не увенчались успехом, аппаратуру пришлось демонтировать.
В 2003 году ГАУ «ГАНИСК» был проведен анализ работы по выявлению, организации, обеспечению сохранности ОЦД. Тогда же было положено начало плановому проведению работ по выявлению ОЦД и закреплен его основной принцип: выявление проводится только по прошедшим переработку и рассекречивание фондам с обязательным полистным просмотром. Это было вызвано тем, что документы основного фонда архива относились к ОЦД в полном объёме необоснованно, без просмотра и анализа содержания дел.
Серьёзные недостатки имелись также в учёте особо ценных документов. В соответствии с должностными инструкциями, разработанными в этом же году, выявление и описание было закреплено за главным архивистом отдела обеспечения сохранности, государственного учёта документов и НСА, учёт - за главным хранителем фондов.
С 2003 года в архиве был апробирован новый подход к оценке источников. За основу отнесения документов к ОЦД были взяты следующие обязательные критерии: значение фондообразователя, время создания документа, ценность содержащейся в документе информации, подлинность документа, остальные 2 критерия – авторство, наличие художественных и палеографических особенностей использовались по необходимости.
Мы стремились к тому, чтобы выявленные ОЦД несли в себе информацию о событиях, фактах, явлениях повышенной важности и имели непреходящее значение для истории развития края. Принимался во внимание и предметно-тематический уровень значимости документа, т.е. к категории особо ценных относились документы, включающие наиболее полную, обобщающую информацию о деятельности фондобразователя.
В ходе внедрения Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (М. 2006) стало очевидно, что разработанные в начале 1980-х годов критерии определения особо ценных документов, в целом, подтвердили свою жизненность и пригодность в то время, как методика выявления ОЦД потребовала расстановки новых акцентов в применении действующих критериев, исключающих влияние идеологии, конъюнктуры на оценку документа.
В настоящее время вполне понятна необходимость переоценки значения ряда документов, ранее безоговорочно относимых к особо ценным. В бывших партийных архивах целые комплексы документов, не представляющих особой ценности, в частности, документы о соцсоревновании, стенограммы совещаний у руководителей, протоколы партийных активов, финансово – хозяйственные документы и т.п. относились к ОЦД только по номинальному признаку без учёта их содержания, межфондовых связей и по идеологическим причинам.
В связи с этим наибольшую трудность, на наш взгляд, представляет сейчас соблюдение принципа историзма, требующего оценивать правовое, культурное, историческое и научное значение документов в зависимости от политической и экономической системы, характера государственной власти в стране, состояния общества, востребованности документа и т.п.
Другая проблема связана с оценкой значимости документа в масштабах России и Ставропольского края. Сотрудники архива при выявлении ОЦД стараются учитывать также типичность и уникальность факта и события, отраженного в документе. Например, документы о развитии курортов Кавказских Минеральных Вод, начале политической карьеры первого президента СССР, зарождении и развитии движения ученических производственных бригад и т.д. могут быть отнесены к особо ценным, исходя из значимости информации в совокупности с другими критериями, а также уникальности и типичности содержащейся информации.
За 2004-2009гг. в ГАУ «ГАНИСК» выявлено путем полистного просмотра 259 особо ценных дел за 1944-1947гг.
К категории ОЦД отнесён комплекс документов о восстановлении санаторно-курортных учреждений и бальнеологического хозяйства  на Кавказских Минеральных Водах. С самого начала войны Кавминводы были превращены в мощную госпитальную базу. Всестороннее использование бальнеологических факторов давало хорошие результаты при лечении военных травм и их последствий и ещё выше поднимало значение курортов Кавказских Минеральных Вод. В результате немецкой оккупации курортам был нанесён огромный ущерб, общая сумма которого составила 454 млн. рублей. Но уже к 60–м годам ХХ века здравницы КМВ по качеству медицинского обслуживания могли соперничать с лучшими курортами мира.
Большую историческую ценность представляют документы по истории создания, культурной деятельности и празднования 100 - летнего юбилея первого и старейшего театра на Кавказе - Ставропольского драматического театра. Основанный в 1845 году, драматический театр являлся своеобразными воротами на Кавказ, институтом пропаганды русской культуры. В то же время краевой театр был образцом для развития национальных театров на Северном Кавказе.
За время Великой Отечественной войны  труппой театра было дано свыше 500 шефских спектаклей и концертов для бойцов и офицеров Красной Армии. В 1944 году театр в полном составе выезжал на фронт, где на передовой показывал свои спектакли, заслужив тем самым  благодарность командования фронта и высокую оценку Всесоюзного комитета  искусств. Решением бюро крайкома ВКП (б) и крайисполкома 32 работника театра награждены медалью «За оборону Кавказа».
На сцене Ставропольского краевого ордена «Знак Почёта» драматического театра имени М.Ю. Лермонтова десятки неповторимых образов создал народный артист СССР Михаил Прокопьевич Кузнецов. Одним из них была роль В.И. Ленина, которую он впоследствии сыграл в фильме Льва Кулиджанова «Синяя тетрадь».
Особый интерес вызывает документ о необходимости создания Архызского государственного заповедника, превышающего по целебности своего климата, идеальной чистоте горного воздуха, исключительной разновидности флоры и фауны прославленные мировые курорты Швейцарии. С 1958 года урочище Архыз получило статус филиала Тебердинского заповедника.
Большой комплекс документов посвящён восстановлению и развитию тонкорунного овцеводства, селекционно–племенной работе в Ставропольском крае. Маркой Ипатовского района являлось племенное овцеводство. Этот район - родина двух отечественных пород тонкорунных овец – кавказской и ставропольской. Группа учёных и чабанов госплемзаводов «Большевик», «Советское руно» Ипатовского р-на, в том числе Филянский К.Д., Снеговой В.В. были награждены орденами Трудового Красного Знамени.
После окончания работ по выявлению и описанию ОЦД каждого конкретного фонда пакет документов согласовывается с экспертно – методической комиссией ГАУ «ГАНИСК», утверждается директором и передаётся на согласование ЭПК комитета Ставропольского края по делам архивов.
Учёт особо ценных документов в ГАУ «ГАНИСК» осуществляется следующим образом – наличие ОЦД фиксируется как в учётных документах для особо ценных фондов, дел и документов, так и в основных учётных документах архива:
-в списке фондов, содержащих особо ценные документы;
-в описях особо ценных дел, документов;
-в перечнях номеров особо ценных дел (номерниках);
-в реестре описей особо ценных дел.
Ведение списка фондов, содержащих особо ценные документы,  обеспечивает суммарный учёт таких фондов. В него вносятся все фонды, в которых выявлены особо ценные документы.
На сегодняшний день в ГАУ «ГАНИСК» числится 27 фондов, содержащих особо ценные документы, в том числе 25 фондов профсоюзных организаций, перемещенных из Государственного архива Ставропольского края в 2004 году.
Опись особо ценных дел, документов составляется для поединичного и суммарного учёта выявленных особо ценных дел  данного фонда. Независимо от количества описей в фонде на особо ценные документы данного фонда составляется одна опись.
В описях особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учётные номера.
Опись составляется (из-за отсутствия страхового копирования) в двух экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный учёт документов архива, второй экземпляр – в хранилище, в котором находятся особо ценные дела.
В случае, если заголовок не отражает полностью содержание особо ценного дела, к нему составляется аннотация. В аннотации раскрывается содержание отдельного документа, группы документов, отнесенных к ОЦД, с указанием листов или страниц.
К описи особо ценных дел составляется титульный лист, в левом верхнем углу обложки описи проставляется её порядковый номер по реестру описей ОЦД. В предисловии характеризуется состав выявленных особо ценных документов, перечисляются  основные критерии, явившиеся основанием для отнесения документа или группы документов к разряду особо ценных. При необходимости составляется список сокращений.
В итоговой записи указывается общее количество особо ценных дел, включённых в опись.
По итогам работы составляется перечень номеров особо ценных дел (номерник) с указанием общего количества выявленных особо ценных дел.
Всего в ГАУ «ГАНИСК» по состоянию на 01.01.2010 года по 32 описям ОЦД учтено 3320 особо ценных дел, что составляет 0,4% от общего объема документов, хранящихся в архиве.
Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей ОЦД. Реестр описей ОЦД ведется в ГАУ «ГАНИСК» для обеспечения суммарного учёта особо ценных документов. Каждой описи присваивается порядковый номер, указывается номер фонда и номер описи. К реестру описей ОЦД составляется итоговая запись, которая ежегодно уточняется при составлении паспорта архива.
После завершения работы по выявлению особо ценных документов и составления описей ежегодно составляется акт о завершении работы по выявлению ОЦД.
В основных учётных документах архива проставляется отметка об отнесении фондов, дел к категории особо ценных, которые добавляются к номеру фонда в списке фондов, номеру описи на титульном листе описи, номеру дела в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения.
В архивохранилищах в карточках пофондовых и постеллажных топографических указателей отметка «ОЦ» проставляется рядом с номером архивного фонда, описи дел.
Сведения о количестве учтённых и выявленных особо ценных документов архива ежегодно вносятся в паспорт ГАУ «ГАНИСК» и статформу № 1.
Основная масса особо ценных документов сконцентрирована в архивохранилище 2 этажа, что позволит в случае чрезвычайных ситуаций осуществить их эвакуацию с наименьшими потерями.
Мы планируем возобновить работу по страховому копированию в целях обеспечения безопасности архивных фондов и содержащейся в них информации.
 
 
Директор                                                                                               Н.И.Любимова
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83