Химина Н.И.,
зам.директора ВНИИДАД
 
О состоянии работы с уникальными документами Архивного фонда Российской Федерации.
 
Создание единой государственной системы учета и регистрации уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации является важным фактором обеспечения их сохранности, способствует углубленному изучению документальных памятников и пропаганде исторических знаний в Российской Федерации, расширяет информационный потенциал архивных учреждений как внутри страны, так и за рубежом.
Законодательная основа ведения Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации создана с принятием Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Она получила развитие в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.,2007), в соответствии с которыми учет уникальных документов осуществляется также в государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.
Организация работы на федеральном уровне до принятия Административного регламента по исполнению Федеральным архивным агентством государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Минкультуры России от 23 октября 2007 г. № 1296 (зарегистрирован Минюстом России 6 декабря 2007 г., регистрационный № 10633) велась в соответствии с приказом Росархива от 09.10.2001 № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию», составной частью которого являлись «Методические указания по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр» и «Правила описания уникальных документов для включения в Государственный реестр». В ряде субъектов Российской Федерации организация аналогичной работы уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела регулируется соответствующими административными регламентами.
По состоянию на 1 января 2009 г. в работе по формированию Государственного реестра приняли участие 12 федеральных архивов и 25 уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В Государственный реестр (март 2010 г.) включено 379 документов и комплексов документов, отклонено и/или рекомендовано для включения в региональные реестры более 150 документов и комплексов документов.
Среди федеральных архивов наибольшее количество уникальных документов, из числа включенных в Государственный реестр, хранится в РГАДА и ГА РФ, РГАСПИ, РГИА ДВ и РГАФД ни разу не представляли соответствующих предложений.
Из субъектов Российской Федерации активное участие в формировании Государственного реестра принимают уполномоченные органы исполнительной власти в области архивного дела Владимирской, Костромской, Нижегородской, Свердловской, Ярославской областей.
По данным отчетов за 2008 г. региональные реестры уникальных документов ведутся в 20 субъектах Российской Федерации. В них учтено около 600 документов: от 1 - в Курганской области, до 87 - в Орловской области.
В целях активизации работы по выявлению и учету уникальных документов в статистическую форму годовой планово-отчетной документации архивных учреждений, утвержденную приказом Росархива от 12.10.2006 № 59, включен отчетный показатель «Ведение государственных реестров уникальных документов». В уточненную форму паспорта архива (утверждена Комиссией по НИМР, протокол № 1 от 21.03.2007) введена графа «Количество учтенных уникальных документов». Уточненная форма паспорта является одной из выходных форм программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия) и включена в проект Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, подготовленного взамен Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
После того, как началась работа по формированию Государственного реестра уникальных архивных документов по предложенной методике, утвержденной приказом Росархива от 09.10.2001 № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию», федеральные государственные архивы приступили к выявлению уникальных архивных документов (УАД), находящихся у них на хранении.
Этим же приказом было рекомендовано органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации проработать вопрос о создании государственных реестров уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации, имея в виду, что на территориях субъектов Российской Федерации хранятся уникальные документы регионального значения, которые не должны быть включены в федеральный реестр, но представляют особую историческую и общекультурную значимость для региона, в связи с чем также подлежат специальному учету.
В основу этой работы был положен комплекс организационно-методических документов, входящих в состав Регламента ГР, утвержденного вышеназванным приказом Росархива. На основе «Методических указаний по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр» и «Правил описания уникальных документов для включения в Государственный реестр» начали проводить работу по выявлению уникальных документов государственные архивы Вологодской, Рязанской, Смоленской областей, архивные учреждения г.Москвы, Забайкальского края, Республики Татарстан, и др.
В рамках решения этой проблемы первыми были приняты постановления Правительства Республики Калмыкия «О создании ГР уникальных и особо ценных документов АФ Республики Калмыкия» от 30.07.2001 № 214 и Правительства Удмуртской Республики от 13.05.2002. № 437, утвердившие «Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики». Данное Положение определяло порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики — республиканского свода уникальных документальных памятников.
В Государственном архиве Тульской области (ГАТО) в 2001 г. (до появления Методических указаний Росархива) были подготовлены «Рекомендации по выявлению уникальных документов провинциального уровня». В них нашли отражение некоторые конкретные предложения, которые можно оценивать сегодня как предварительные.; разработаны  также «Методические рекомендации по определению уникальных документов регионального значения в Государственном архиве Саратовской области (ГАСО)» (2002г.) и «Памятка по организации выявления и учета уникальных дел и документов в Государственном архиве Саратовской области (ГАСО) (2002г.); «Методические рекомендации по созданию реестра уникальных документов Архивного фонда Курской области» утвержденные и введенные приказом Главное архивного управления Администрации Курской области 30.06.2003№ 4-36, затем Методические рекомендации по выявлению уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов Архивного фонда Курской области, их описанию, а также формированию и ведению реестра уникальных документов Архивного фонда Курской области, утвержденные приказом начальника архивного управления Курской области от 15.12.2009 №01-04/43; «Методические рекомендации по определению уникальных документов регионального уровня Государственного архива социально-политической истории Кировской области» и «Памятка по организации работы по выявлению и учету уникальных документов в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области»,(2004) ; Положение о порядке хранения, учета и использования уникальных документов Архивного фонда Пермского края (ранее области (2005);
При подготовке региональных методик, например Курганской области,  положения Регламента конкретизировались с учетом особенностей исторического развития данного региона, состава и содержания документов региональных хранилищ. В 2004 г. были подготовлены «Методические рекомендации по определению и описанию документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Курганской области», затем в их развитие и конкретизацию отдельных видов работ по выявлению документов - «Памятка по выявлению, учету, хранению и использованию уникальных документов в государственных архивах Курганской области» (2005 г.). В 2006 г. было утверждено Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Курганской области». При этом работа по выявлению и описанию уникальных документов должна проводиться государственными архивами, музеями, иными государственными и негосударственными организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда Курганской области, граждане, являющиеся собственниками или владельцами законно приобретенных документов.
Собственные нормативные и методические документы подготовили архивные учреждения Новгородской; Новосибирской, Тюменской, Ульяновской и др. регионов России.
В ряде субъектов Российской Федерации организация аналогичной работы уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации регулируется соответствующими административными регламентами.
Архивные учреждения Республики Татарстан, Алтайского края, Курской, Новосибирской, Нижегородской областей начали работу по созданию региональных ГР.
Учитывая особенности состава и содержания фондов, имеющих региональное значение, государственными архивами Ставропольского края не выявлено документов, соответствующих установленным критериям отнесения к уникальным документам.
Как отмечено в решении коллегии Росархива от 2 июля 2009 г. работа по созданию ГР УАД требует совершенствования организационных и научно-методических принципов работы. В связи с этим ВНИИДАД приступил к подготовке аналитического обзора и как следующий этап – методических рекомендаций по работе с уникальными документами в государственных архивах Российской Федерации, в которых планируется обобщить накопленный опыт, уточнить критерии отнесения документов к уникальным, в том числе для включения в региональные реестры, порядок их применения, методику описания.
Для получения информации о состоянии работы по выявлению уникальных документов 5 апреля 2010 г. ВНИИДАД направил письмо № 6-01-25/84 в следующие архивные учреждения субъектов Российской Федерации:
Республики Башкортостан, Калмыкия, Карелия, Марий-Эл, Республика Татарстан, Удмуртская республика, края и области: Алтайский, Забайкальский, Краснодарский, Красноярский, Пермский, Ставропольский, Приморский, Хабаровский, Брянская, Владимирская, Вологодская, Ивановская, Иркутская, Кемеровская, Кировская, Костромская, Курганская, Курская, Ленинградская, г. Москва, Нижегородская, Новгородская, Новосибирская, Омская, Оренбургская, Орловская, Пензенская, Ростовская, Рязанская, г. Санкт-Петербург, Саратовская, Свердловская, Смоленская, Тверская, Тульская, Тюменская, Ульяновская, Ярославская.
Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2044 г. № 125-ФЗ определяет в статье 3 уникальный документ как «особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) по внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности».
Из этого определения очевидно следует, что УД составляет определенную часть ОЦД, и следовательно, полностью соответствует также определению ОЦД, то есть «имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность для общества и государства». Статья 17 названного Федерального Закона гласит, что «в отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов устанавливается особый режим учета, хранения и использования»; а в статье 19 Закона указано отличие уникальных документов от остальных документов Архивного фонда РФ, в том числе и от остальных ОЦД – «уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти».
Разработанные в соответствии с названным Федеральным Законом «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденные Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19  (далее – Правила) устанавливают общие нормы выявления особо ценных, в том числе уникальных документов, их учета, хранения и использования.
Правилами, в соответствии с названным Федеральным законом, понятие экспертизы ценности документов отделено от определения особо ценных, в том числе уникальных документов, употребляется лишь применительно  к процессу включения архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, то-есть к процессу отнесения документов к ценным, а также по истечении сроков временного хранения документов, при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии и в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж (ст.ст. 4.3; 4.3.1; 4.3.2). Поэтому применение этого понятия к процессам выявления среди ценных документов особо ценных, а из особо ценных документов – уникальных документов является некорректным и не может быть рекомендовано.
Сохраняя все свойства ОЦД уникальный документ, чтобы быть определенным как таковой, должен обладать некоторыми особыми свойствами, выявляемыми путем применения к ним  определенных критериев. Но некоторые свойства УД вытекают уже из самого определения УД, на что не всегда обращается должное внимание. Само понятие уникальности подразумевает единственность документа, его особость, отдельность от других, его самоценность вне связи с другими документами. Поэтому, если при выявлении ОЦД могут быть случаи, когда, учитывая особую важность содержания именно комплекса документов необходимо признать особо ценными именно документы в комплексе, поскольку только их комплекс обеспечивает их особую ценность (например, материалы Следственной комиссии и Верховного уголовного суда о восстании декабристов, протоколы заседаний Временного правительства России 1917 г, материалы Переписи населения СССР 1937 г., - при этом отдельный документ вне комплекса может и не представлять особой ценности), то по отношению к выявлению УД такой подход будет неправомерен, так как размывает само  понятие его как не имеющего себе подобных по содержащейся информации и внешним признакам. Понятие невосполнимости при утрате с точки зрения его значения или автографичности также неприменимо по отношению к комплексу документов. В словах «не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или внешним признакам… невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности» подчеркнута единичность уникального документа;  в соответствии с этим в «Правилах» 2007 г., при учете подчеркивается «физическая обособленность» отдельного (отдельных) документа (документов) заключенного (заключенных) в обособленную обложку, папку.
Федеральный Закон и Правила устанавливают, что определение уникальных документов в составе Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, который в настоящее время ведется Федеральным архивным агентством (Росархивом).
Исходя из задачи определения документов высшей категории ценности выявление уникальных документов производится по критериям, не совпадающим с критериями отбора документов на постоянное хранение и в качестве ОЦД. Акцент при выявлении УД делается не столько на ценности информации как таковой, содержащейся в документе (хотя информация, конечно, должна быть, иначе речь будет идти  уже не о документе, а о музейном экспонате), но на общекультурной значимости документа, его реликвийности, мемориальности, единственности в своем роде по содержанию и месту в истории региона, страны, человечества, и высокой материальной ценности. Имеется в виду самостоятельное культурно-историческое значение и невоспроизводимое ни в какой копии и ни в каком-либо другом документе единство материального носителя документа, его содержания, авторства (автографичности), соотнесенное с конкретным историческим временем (явлением, событием, процессом, объектом), обусловившим появление данного документа.
Для выявления УД применяются следующие критерии.
Древность документа. Этот критерий является самодостаточным и не требует применения каких-либо других критериев.
Четыре следующих критерия – подлинность, бесспорность культурно-исторической значимости, публичность и высокая материальная ценность (наивысшая возможная цена, выраженная в максимальной страховой оценке) должны применяться в совокупности  ко всем документам, не отнесенным к древним, но удовлетворяющим хотя бы одному из следующих четырех критериев: отношение документа к историческому событию, отношение документа к исторической личности, юридическое значение документа, художественные и оформительские особенности документа. Таким образом, для отнесения к УД документ, не являющийся древним, должен соответствовать не менее чем пяти критериям.
По критерию «Древность документа» отнесению к УД подлежат все документы, созданные до XVI в. включительно и  как правило, документы XVII в. созданные до 1626 года, - как подлинники, так и изготовленные тогда же копии сохранившихся и несохранившихся подлинников.
В соответствии с этим критерием к УД для включения в Государственный реестр уникальных документов Российской Федерации отнесены многие хранящиеся в региональных архивах древние документы.
Критерий «Подлинность документа» обязателен для всех документов, кроме древних, при отнесении их к УД. Он предполагает аутентичность носителя и содержания документа времени события, к которому относится документ, его автору; наличие обязательных реквизитов. Применение этого критерия, как показывает практика, не вызывает трудностей. В порядке исключения могут рассматриваться в качестве уникальных, с применением других критериев,  и копии документов, если достоверно известно, что подлинник не сохранился.
Согласно критерию «Историко-культурная значимость документа» УД должен обладать бесспорной, общепризнанной культурно-исторической значимостью в общенациональном, а следовательно, и в мировом масштабе.
«Критерий культурно-исторической значимости документа» может быть применен не только к широко известным (пусть лишь в среде специалистов) документам. Документ может быть неизвестен ранее, но коль скоро он выявлен, заинтересованность общества в том, чтобы он стал известен, должна быть достаточно бесспорной, явной. Так может быть с рукописью писателя-классика – пример этому  - приобретенная несколько лет назад рукопись романа И.С. Тургенева «Отцы и дети». Опубликованность документа – не препятстствие для включения его в состав УД.
В рамках «критерия бесспорности культурно-исторической значимости» можно использовать и понятие «первый» - первый звуковой кинофильм, первый полет в космос, - а также влияние документа на последующий ход общественной, государственной, национальной, религиозной жизни (таковы, например, подлинные Жалованная грамота дворянству Екатерины II, Манифест от 17 октября 1905 года, Жизнеописание Серафима Саровского).
Критерий «Публичность документа». Для включения уникального документа в Государственный реестр ему недостаточно быть подлинным и иметь бесспорное культурно-историческое значение. Он должен быть публичным, открытым. В соответствии с этим критерием в ГР не могут быть включены документы, содержащие государственную или иную охраняемую законом тайну, или те, которые  не могут быть опубликованы или выданы для исследования (например, документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывшего владельца). Разумеется, и среди секретных документов могут оказаться уникальные, но перед включением их в Государственный реестр они должны быть в установленном порядке рассекречены и стать доступными для использования. 
 Критерий «Материальная ценность документа» выражается в страховой оценке документа, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены. По этому критерию, в соответствии с разработанными ВНИИДАД методическими рекомендациями «Денежная оценка документов Архивного фонда Российской Федерации при организации их страхования», М., 2009 г., к уникальным документам могут быть отнесены лишь те, которые будут оценены не ниже чем в 1 миллион английских фунтов стерлингов – такова нижняя граница очень ценных документов по терминологии и шкале западноевропейских аукционов. Определяемая на основе формализованной шкалы страховая оценка уникального документа не является неизменной и может быть уточнена при решении конкретного вопроса, например, при его непосредственном страховании для экспонирования на выставке.
Следует также иметь в виду, что аукционные цены, на которых базируется формализованная шкала, могут быть подвержены колебаниям, особенно по отношению к документам нового и новейшего периодов, но достаточно стабильны по отношению к древним документам.
Конкретное применение этого критерия в соответствии с названными выше методическими рекомендациями – процесс достаточно сложный и трудоемкий, но его применение может быть особенно рекомендовано, когда возникают разные и противоречивые мнения при решении вопроса о признании или непризнании документа уникальным, - этот критерий достаточно хорошо и убедительно работает в таких случаях, напоминая о необходимости строгого подхода к признанию документа уникальным. 
Названные выше четыре критерия (историко-культурная значимость, подлинность, публичность, материальная ценность) применяются каждый вместе с одним или несколькими из четырех последующих критериев. Выявление ОЦД и УД – это разные по характеру, целям и методике виды работ, и несмотря на то, что «Правила» ставят на первое место УД, исходя из того, что они составляют «вершину пирамиды» в иерархии ценности архивных документов, речь идет о выявлении УД из уже определенного состава ОЦД, что методически является более правильным, хотя не исключается и одновременное проведение этих процессов, а также выявление УД в ходе выполнения некоторых других видов архивных работ, как отбор документов для экспонирования на тематических выставках, подготовки документальных публикаций.
Изучение документов, представляемых на заседания ЦЭПК Росархива, показывает, что архивные учреждения испытывают сложности с заполнением определенных реквизитов Листа учета и описания уникального документа. ВНИИДАД предстоит работа по совершенствованию методики применения критериев выявления уникальных документов
 
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83