Государственное учреждение
"Центр документации новейшей истории Волгоградской области"
(ГУ ЦДНИВО)
 
Выявление, описание и учёт
особо ценных документов в ГУ ЦДНИВО
 
 
Составитель:
начальник отдела сохранности
и государственного учёта документов
Н.М. Ускова
 
 
Будущее место и роль документа в информационной среде после его использования в делопроизводстве вполне определены: временное либо постоянное хранение. Именно на стадии архивного хранения происходит отнесение документа к категории уникальных или особо ценных.
Федеральный закон № 125 - ФЗ от 22 октября 2004 года "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 3, п. 5), определяет особо ценный документ как документ архивного фонда Российской Федерации (Волгоградской области), который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении, которого в соответствии с нормами ст. № 17 п. 3 Федерального закона, ст. 9 п. 1 Закона Волгоградской области № 1981-ОД от 31 декабря 2009 года «Об архивном деле в Волгоградской области» установлен особый режим хранения, учёта и использования.
Выявление, описание и учёт особо ценных документов (ОЦД) является одним из основных ежегодно планируемых видов деятельности ГУ "Центр документации новейшей истории Волгоградской области"[1], которая проводится по рассекреченным документам, прошедшим экспертизу ценности, научно-техническую обработку.
Необходимо отметить, что ГУ ЦДНИВО (ВОЦДНИ, ЦДНИВО) был создан на базе партийного архива Волгоградского обкома КП РСФСР (КПСС), который действовал как ведомственный архив и руководствовался в своей деятельности "Правилами работы партийных архивов обкомов, крайкомов партии, институтов истории партии - филиалов ИМЛ при ЦК КПСС" (последняя редакция - 1980 г.), что, несомненно, определило круг источников комплектования, нашло отражение в составе и содержании документов фондов ГУ ЦДНИВО. Положения данных Правил не предусматривали проведение такого вида экспертизы ценности как выявление особо ценных документов.
В настоящее время основные комплексы документов ГУ ЦДНИВО сосредоточены в фондах областных комитетов КПСС и  ВЛКСМ, городских, окружных, уездных, районных, волостных, кантонных комитетов, а также крупных первичных партийных и комсомольских организаций, имевших комитеты с правами райкома. Отложившаяся в процессе деятельности данных органов власти управленческая документация занимает ведущее место в составе документов архива. Особенностью состава документов, находящихся на хранении в ГУ ЦДНИВО является и наличие значительного комплекса документов персонального характера, содержащих информацию, в том числе и конфиденциального характера.
Работа по целевому выявлению, описанию и учёту особо ценных документов в ГУ ЦДНИВО началась в 2007 году. Непосредственное участие в работе по выявлению, описанию и постановке на учёт особо ценных документов принимают начальник отдела и главный специалист отдела сохранности и государственного учёта документов, при необходимости к экспертизе ценности с целью отнесения к категории ОЦД привлекаются специалисты других отделов ГУ ЦДНИВО.
Выявление, описание и постановка на учёт особо ценных документов проводится в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007 г.), Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (М., 2006 г.).
В первую очередь были просмотрены и изучены методические рекомендации и опыт работы с особо ценными документами государственного архива Волгоградской области и архивов других регионов (Центрального Государственного архива Республики Мордовия, Российского Государственного военного архива, ЦДНИ Удмуртской Республики), статьи по данной проблематике в журналах "Отечественные архивы" и "Делопроизводство". В целях совершенствования порядка проведения работ по выявлению, описанию и учёту особо ценных документов в отделе сохранности и государственного учёта документов была разработана Памятка по выявлению, описанию и учёту особо ценных документов по фондам ГУ ЦДНИВО. Составлены список фондов ГУ ЦДНИВО, потенциально содержащих особо ценные документы, (в который включены не только фонды, содержащие управленческую документацию, но и фотодокументы, создающие образное представление о персоналиях, событиях, предметах, явлениях, фонды личного происхождения), перечень документов, которые в дальнейшем могут быть отнесены к особо ценным.
В соответствии с Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (М., 2006 г.) за основу отнесения документов к особо ценным были взяты следующие критерии: значение фондообразователя, ценность содержащейся информации, время создания документа, авторство, подлинность документа, палеографические, художественные особенности документа. Учитывался также географический (региональный) уровень значимости документа, важность события, факта, связанного с историей Волгоградской (Сталинградской) области, г. Волгограда (Сталинграда).
Выявление особо ценных документов проводится путём просмотра заголовков дел по описям и обязательным полистным просмотром дел (документов). При этом применяется весь комплекс критериев.
Работа была начата с фонда № 113 "Волгоградский областной комитет (обком) КП РСФСР. Из общего количества - 80575 ед. хранения  к особо ценным по данному фонду было отнесено 1688 дел за 1934 - 1970 годы, содержащих документы, которые отражают государственную политику, принятие управленческих решений, характеризующих деятельность областного комитета партии как органа власти в государственной, народнохозяйственной и других сферах жизни общества в определённые исторические периоды.
Решением экспертно-методической комиссии ГУ ЦДНИВО к данной категории были отнесены протоколы, стенограммы краевой, областных партийных конференций, пленумов, заседаний бюро за (1934 - 1970 гг.), областной противоэпидемической комиссии (1941 - 1942 гг.), подлинники протоколов комиссии по установлению и расследованию злодеяний, учёту ущерба, причинённого фашистскими оккупантами на территории Сталинградской области (1943 - 1944 гг.), сведения о партизанском движении на территории области, формировании и деятельности частей и подразделений Сталинградского корпуса народного ополчения. Прошедшие рассекречивание документы "Особой папки" (1939 - 1959 гг.)
Много внимания было уделено работе с фондом № 171 "Сталинградский городской Комитет Обороны". Поскольку большинство документов по описи № 1 фонда № 171 "Сталинградский городской Комитет Обороны" отнесены к особо ценным, (139 единиц хранения из 150, были исключены дублетные экземпляры), то было принято решение отдельную опись особо ценных дел по данному фонду не составлять, а копировать имеющуюся опись фонда и к ней составить номерник.
 В результате к особо ценным документам по данному фонду были отнесены: постановления Сталинградского городского Комитета Обороны и материалы к ним, постановления Астраханского городского Комитета (1942 – 1943 гг.), Военного совета Сталинградского и Юго-Восточного фронтов, политдонесения о включении в состав 62-й армии рабочих вооружённых отрядов Сталинградских заводов (1942 г.), справки, информации, донесения, докладные записки, переписка, т.е. документы, отражающие деятельность городского Комитета Обороны и дающие целостное представление о ходе принятия и реализации постановлений СГКО на территории города Сталинграда и области. К данной категории решением ЭМК архива была отнесена также копия стенограммы беседы командующего 64-й армией генерал-лейтенанта Шумилова М.С. с командующим 6-й гвардейской армией фельдмаршалом Паульсом (1943 г.). При отнесения данного документа к категории особо ценных учитывался критерий важности события, факта.
В 2008 году документы фонда № 171 "Сталинградский городской Комитет Обороны" с целью создания страхового фонда были микрофильмированы.[2]
Следующим этапом работы было изучение и просмотр документов фонда № 1 "Сталинградский губернский комитет (губком) ВКП(б). К особо ценным документам было отнесено 99 единиц хранения из 229-ти за 1917 - 1928 годы, составлена опись № 1 особо ценных дел, в которую включены: протоколы губернских партийных конференций, пленумов, заседаний президиума, бюро губернского и городского активов, общих собраний и заседаний городского комитета организации большевиков (1917 - 1918 гг.). Отчёты, сводки, донесения о введении военного положения  и обороне г. Царицына, оперативные сводки войск Х-й армии, памятка основных сведений по Царицынской губернии (1916 - 1925 гг.), обзоры экономической, политической и бытовой жизни казачества уездов 2 -го Донокруга, Усть-Медведицкого и Хопёрского округов. При выявлении особо ценных документов по данному фонду также учитывался фактор дублетности.
При просмотре документов с целью выявления категории особо ценных принимаются во внимание критерий внешние особенности (единичности) конкретного документа. На этом основании к ОЦД отнесены списки коммунистов Царицынской организации РКП(б), составленные на 01 августа 1917 года, содержащие рукописный текст.
 С целью выявления особо ценных документов были просмотрены документы двух фондов: фонд № 12698 "Волгоградский сельский областной комитет КПСС" и фонд № 12699 "Волгоградский промышленный областной комитет КПСС" за 1963 - 1964 годы, осуществлявших в данный временной период партийное руководство сельскохозяйственным и промышленным производством области. В фонде № 12698 "Волгоградский сельский областной комитет КПСС" из общего количества 1039 дел к ОЦД отнесено 39 ед. хранения. По фонду  № 12699 "Волгоградский промышленный областной комитет КПСС" к особо ценным отнесена - 51 единица хранения из 893-х. По данным фондам особо ценными считаются - протоколы и стенограммы конференций, пленумов, актива, заседаний бюро и секретариата сельской и промышленной областных партийных организаций, справки, информации о выполнении постановлений бюро ЦК КПСС, Совета Министров.
Значительный объём работы при отнесении к данной категории документов проведён по фондам: № 71 «Волгоградский горком КП РСФСР» за 1930-1970 годы, № 114 «Волгоградский обком Российского союза молодёжи» за 1934-1991 годы, № 76 «Нижне-Волжский краевой комитет ВКП(б) за 1928-1934 годы, группам фондов окружных, уездных комитетов партии за 1919-1930 годы. С учётом содержания к особо ценным документам отнесены протоколы конференций, пленумов, заседаний бюро партийных и комсомольских органов, справочно-информационный комплекс документов.
За 2007 год – первое полугодие 2010 года с целью выявления особо ценных дел (документов) просмотрено и изучено 17660 единиц хранения по 16 фондам,  к особо ценным документам отнесено 4001 единица хранения за 1917 - 1991 годы, что в процентном отношении к общему количеству просмотренных дел составляет 22,6%.
С разбивкой по годам динамика следующая:
2007 год - количество выявленных, описанных и поставленных на учёт особо ценных документов составило – 1007 единиц хранения;
2008 год – 1009 единиц хранения;
2009 год – 1122 единицы хранения;
I полугодие 2010 года –– 863 единицы хранения. На 2010 год запланировано выявить, описать и поставить на учёт – 1150 единиц хранения.
 
Комплекс работ с особо ценными документами связан с обеспечением их сохранности, поэтому учёт играет важную роль.
Учёт особо ценных документов в ГУ ЦДНИВО ведётся по списку фондов – для суммарного учёта таких фондов, в который вносятся все фонды, в которых выявлены особо ценные документы; реестру описей ОЦД; описям особо ценных дел для суммарного и поединичного учёта (к описи № 1 фонда № 171 «Сталинградский городской Комитет Обороны» составлен перечень номеров (номерник) особо ценных дел). При отнесении документов к категории особо ценных в графе «ПРИМЕЧАНИЕ» архивной описи против заголовка соответствующего дела проставляется отметка «ОЦ». В разделе ФОНД БД «Архивный фонд» приводятся данные о количестве учтённых особо ценных документах, наличии страхового фонда.
 В архивохранилищах ГУ ЦДНИВО на коробках, содержащих особо ценные документы, проставляется штамп «ОЦ»,  на обложках особо ценных дел проставляется штамп «ОСОБО ЦЕННЫЕ». В топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих ОЦД, добавляется отметка «ОЦ».
Пакет документов по выявлению и описанию особо ценных документов по каждому конкретному фонду согласовывается с экспертно-методической комиссией (ЭМК) ГУ ЦДНИВО, представляется на рассмотрение и утверждение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области и утверждается директором ГУ ЦДНИВО.
Вопросы отнесения документов, находящихся на хранении в ГУ ЦДНИВО к категории особо ценных включаются в повестку дня и рассматриваются на заседаниях дирекции ГУ ЦДНИВО, Научного Совета Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области. 
К сожалению, организовать обособленное хранение особо ценных дел на сегодняшний день не представляется возможным из-за отсутствия свободных площадей.
В заключение хотелось бы отметить, что определённой трудностью в работе по выявлению ОЦД является то, что обязательные критерии определения особо ценных документов, содержащиеся в Методических рекомендациях по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (М., 2006 г.) не всегда учитывают специфику документов, хранящихся в бывших партийных архивах, ныне Центрах документации новейшей истории, и ГУ ЦДНИВО, в этом отношении не исключение. Это касается, прежде всего, значительного комплекса документов персонального характера - личных дел номенклатурных партийных работников. В вопросе о признании особо ценными на основе критерия «Значение лица в жизни общества»- личных дел Алексея Семёновича Чуянова, возглавлявшего Сталинградскую областную партийную организацию в 1938 - 1946 годах, Сталинградский городской Комитет Обороны в 1941 - 1945 годах, Почётного гражданина г. Волгограда или Михаила Александровича Водолагина - секретаря обкома ВКП(б) по пропаганде, директора музея Обороны Царицына-Сталинграда нет сомнений. А вот как в данном случае поступать с личными делами номенклатурных партийных работников возглавлявших районные партийные организации? Или же учитывать вклад каждого партийного работника в развитие города или области, но тогда  по каким критериям?
 

[1] Далее ГУ ЦДНИВО

[2] Страховой фонд создан на 926 единиц хранения (ф. 171 «Сталинградский городской Комитет Обороны», частично ф. 113 «Волгоградский обком КП РСФСР»). В настоящее время работа приостановлена, в связи с отсутствием финансирования.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83