О работе с особо ценными и уникальными документами
Архивного  фонда  РФ в ГААО
 
Важнейшим направлением деятельности Государственного архива Астраханской области является выявление особо ценных и уникальных документов, их учет в целях обеспечения гарантированной сохранности,  разработка более совершенного научно – справочного аппарата, а также в целях их эффективного использования.
Особо ценным является документ, имеющий  непреходящую культурно – историческую и научную ценность, особую важность, как общегосударственную в масштабах Российской Федерации, так и региональную в масштабах  Астраханской  области.
Уникальный документ (УД) – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.
Учет особо ценных документов  ( ОЦД )  в архиве ведется раздельно по дореволюционному (ИСТАРХ) и советскому (АОР) периодам по следующим учетным документам:
- список фондов, содержащих ОЦД;
- описи ОЦД;
- реестр описей ОЦД (номерников).
Плановая работа по выявлению особо ценных документов началась в 1984 г. с фондов советского периода  (АОР). В своей работе руководствовались  «Инструкцией  о выявлении,  учете, описании и хранении особо ценных документов» М., 1981. К особо ценным отнесено 34 фонда, среди которых:
- Р – 1 Астраханский губисполком;
- Р – 6 Астраханский горисполком;
- Р - 889 Временный военно – революционный комитет Астраханского края;
- Р - 1095 Астраханский окрисполком;
- Р - 2060 Астраханский комитет народной власти;
- Р - 2233 Астраханский облисполком и др.
Вышеперечисленные фонды советского периода включены в Список фондов, содержащих особо ценные документы. Выявлено 4191 ед.хр. Составлены описи и включены в Реестр описей особо ценных дел, документов  (номерников).
В состав особо ценных дел входят документы, отражающие  государственную политику, принятие управленческих решений, характеризуют деятельность органов власти: постановления, стенограммы и протоколы пленумов, обзоры, отчеты о политическом, культурном,  историческом и экономическом развитии Астраханской области.
Выявление особо ценных документов по дореволюционным фондам началось в 1994 г. Составлен Список фондов, содержащих особо ценные документы дореволюционного периода на 23 фонда I – ой и II-ой категории:
- Ф – 1 Канцелярия Астраханского гражданского губернатора;
- Ф – 2 Канцелярия Астраханского военного губернатора;
- Ф – 13 Астраханское губернское правление;
- Ф - 94 Астраханская городская управа;
- Ф – 286 Астраханское губернское жандармское управление;
- Ф – 290 Астраханское городское полицейское отделение;
- Ф – 375 Астраханское дворянское депутатское собрание;
- Ф – 394 Астраханская губернская канцелярия;
- Ф – 480 Астраханская городская дума;
- Ф – 1010 Астраханская приказная палата;
- Ф – 1011 Астраханский судный духовный  приказ и д.р.
В состав ОЦД  дореволюционного периода вошли документы времен приказного делопроизводства, образования Астраханской губернии, сведения о строительстве  Астраханского кремля, храмах Астраханской епархии, родословные книги, ревизские сказки, формулярные списки.
В 2004 г. список фондов был дополнен фондом Ф – 857 Петровское общество исследователей Астраханского края, в котором отложились исследования по истории, этнографии, природных богатствах Астраханского края.
По дореволюционным фондам было выявлено 533 особо ценных дела, на которые составлены описи и включены в Реестр особо ценных дел, документов (номерников).
Выявленные особо ценные документы отражают историю развития Астраханского края, начиная с 1601 г. по советское время  и представляют наибольшую ценность для Астраханского региона.
В соответствии с новыми «Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» М., 2006 проведен анализ работы по выявлению, организации учета, совершенствованию научно – справочного аппарата  ОЦД  архива. Все дела отнесены к ОЦД правильно, но объем выявленных дел дореволюционного периода  незначителен, что явилось причиной небольшого объема ОЦД – 2,5 % от общего объема дел.
По результатам анализа Список фондов, содержащих ОЦД дореволюционного  периода, дополнен фондами:
- Ф – 476 Кавказское наместническое правление;
- Ф – 521 Астраханская садовая контора ;
- Ф – 543 Астраханское отделение Императорского Российского общества рыболовства;
- Ф – 681 Астраханская таможня;
- Ф – 1093 Астраханский губернский исполнительный комитет (орган Временного правительства).
На все ОЦД, включенные в  Списки фондов дореволюционного и советского периодов, создается страховой фонд и фонд пользования, составляются описи страхового фонда по фондообразователям.
Описи ОЦД проходят усовершенствование. Работа по выявлению ОЦД  проводится только с фондами, прошедшими переработку или усовершенствование описей.
На все фонды, прошедшие экспертизу ценности, по окончании работы составляются акты о завершении работы по выявлению ОЦД и с описями ОЦД представляются на рассмотрение ЭМК архива, а затем утверждаются директором архива.
Параллельно с выявлением ОЦД проводится выявление уникальных документов для регионального реестра. На выявленный уникальный документ составляется Лист учета и описания уникального документа в соответствии с «Методическими рекомендациями по определению уникальных документов ГААО», разработанными в архиве.
Следует отметить, что особо ценные и уникальные документы выявляются также в процессе других видов работы:
- упорядочении документов,
- усовершенствовании описей,
- исполнении тематических, биографических запросов и д.р.
Сотрудники архива обязаны информировать о выявлении ими ОЦД и УД начальника Отдела организации хранения и учета документов  АФ РФ, где проводится плановая работа с  ОЦД и УД.
ОЦД находятся в общем хранилище обособленно в отдельной изолированной части. Организовать хранилище ОЦД не предоставляется возможным, из за отсутствия свободных площадей. Степень загруженности архивохранилищ на 01.01.2010 составляет 104,06%.
В целях обеспечения сохранности ОЦД в читальный зал архива вместо оригиналов выдается только фонд пользования.
В дальнейшем Государственный архив Астраханской области намерен проводить работу по выявлению ОЦД и УД по фондам постсоветского периода, личного происхождения и фотодокументам.
 
Ведущий архивист                                                                     Н.И. Аджигитова  
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2019 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83