Информация
об итогах работы комитета по управлению архивным делом
Администрации Ростовской области,
государственных и муниципальных архивных учреждений в 2010 году

 

В отчетном периоде в основу деятельности архивных учреждений Рос­товской об­ласти было положено выполнение приоритетных задач в сфере ар­хив­ного дела, изложенных в ежегодных посланиях Президента Российской Фе­дерации Федеральному Собранию Российской Федера­ции, нормативно-правовых актах Российской Федерации и Ростовской области, рекомендациях Феде­рального архивного агентства и Научно-методического совета архивных учреждений Южного федерального округа.
Мероприятия и объемы практических работ, намеченные Основ­ными направлениями развития архивного дела на 2010 год выпол­нены полностью.
Важную роль в обеспечении стабильной работы архивных учреж­дений области сыграло государственное регулирование архивного дела, включаю­щее в себя комплекс мер правового, организационного и фи­нансово-эконо­мического характера.
Исходя из поставленных задач, комитет принимал активное участие в правовом и организационном регулировании проблем архивной отрасли. С этой целью по инициативе комитета были приняты меры по корректировке основных областных нормативно-правовых актов в сфере архивного дела, в том числе:
- Областной закон от 02.03.2010 №377-ЗС «О внесении изменений в отдельные областные законы и признании утратившими силу отдельных положений некоторых областных законов»;
- Областной закон от 22.11.2010 №508-ЗС «О внесении изменений в статьи 5 и 8 Областного закона «Об архивном деле в Ростовской области»;
- Постановление Администрации Ростовской области от 03.09.2010 №164 «О внесении изменения в постановление Администрации Ростовской области от 19.04.2006 №141»;
- Постановление Администрации Ростовской области от 25.10.2010 №258 «О внесении изменения в постановление Администрации Ростовской области от 01.08.2003 №353»;
- Распоряжение Администрации Ростовской области от 23.08.2010 №126 «О внесении изменений в распоряжение Главы Администрации Ростовской области от 02.07.1998 №208».
С учетом рекомендаций Федерального архивного агентства комитет принимал участие в реализации Федерального закона от 08.06.2010 №83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».
В соответствии с постановлением Администрации Ростовской области от 23.12.2010 №411 «О создании государственных казенных учреждений Ростовской области, путем изменения действующих государственных бюджетных учреждений Ростовской области», все государственные архивные учреждения, подведомственные комитету, получили правой статус государственных казенных учреждений Ростовской области.
Комитетом предпринимались меры по формированию нормативной базы участия областных архивных учреждений в реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 года.
Подготовлены предложения к проекту Федерального закона №342098-5 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об общих принципах организации предоставления государственных (муниципальных) услуг и исполнения государственных (муниципальных) функций» в части касающейся внесения изменений в Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.12.2009 №1993-р «Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде» и п.6 решения коллегии Администрации Ростовской области от 16.02.2010 №6 «Об итогах социально-экономического развития Ростовской области за 2009 год и задачах на 2010 год» комитетом даны предложения к проектам постановлений Администрации Ростовской области «Об утверждении плана перехода на предоставление в электронном виде государственных, муниципальных и иных услуг органами исполнительной власти, органами местного самоуправления Ростовской области, учреждениями Ростовской области и муниципальными учреждениями» и «Об утверждении перечня государственных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти и подведомственными им организациями Ростовской области».
Во исполнение постановления Администрации Ростовской области от 29.04.2010 №278 «Об утверждении Плана мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Ростовской области на 2010 год» и в целях перехода на предоставление первоочередных государственных услуг в электронном виде утверждены: перечень государственных услуг, предоставляемых комитетом и подведомственными ему государственными архивными учреждениями, состав рабочей группы по организации предоставления первоочередных государственных услуг в электронном виде.
В соответствии с протоколом совещания от 05.05.2010 №2.1-44 по вопросу развития информационного общества и формирования электронного правительства в Ростовской области подготовлены: перечень мероприятий по комитету и подведомственными ему государственными архивными учреждениями по развитию информационного общества и формированию электронного правительства на 2010 год и плановый период 2011 и 2012 годов, паспорта мероприятий и планы-графики выполнения региональных мероприятий, предусмотренных планом реализации стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 года.
В соответствии с решением коллегии Администрации Ростовской области от 07.06.2010 №61 «О концепции «Организация единого областного центра телефонного обслуживания граждан и организаций по вопросам предоставления государственных и муниципальных услуг Ростовской области» определены должностные лица в комитете и подведомственных государственных архивных учреждениях, ответственные за предоставление информации о государственных услугах. В министерство связи и массовых коммуникаций области направлены административные регламенты, определяющие порядок оказания государственных услуг.
Комитетом проведены следующие мероприятия по выполнению требований п. 3 ст. 25 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»:
Утвержден план мероприя­тий по организации защиты персональных данных в комитете.
Издан приказ об организа­ции работ по защите информации, содержащей персональные данные, в соот­ветствии с которым были назначены ответственный за защиту персональных данных на объектах информатизации комитета, ответственные за эксплуата­цию объектов вычислительной техники в составе автоматизированных систем обработки персональных данных.
Пересмотрены утвержденные приказом председателя комитета от 26.12.2007 № 52 пере­чень документов, содержащих персональные данные работников комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области, подлежа­щие защите и актом от 11.06.2008 №6 перечень информационных систем персональных данных комитета, в которых должна быть обеспечена безопас­ность информации.
В целях организации защиты персональных данных в подведомствен­ных государственных архивных учреждениях в феврале 2010 года проведено совещание, в котором приняли участие представители руководства комитета и государственных архивов. Государственным архивам было рекомендовано принять планы мероприятий по защите персональных данных, а также выяс­нить примерную стоимость работ по подготовке необходимой документации для аттестации или декларирования соответствия объектов информатизации, приобретению сертифицированных средств защиты персональных данных с привлечением организаций, имеющих лицензии и аттестаты ФСТЭК, ФСБ на осуществление мероприятий и оказание услуг в области за­щиты информации.   
11-12 марта 2010 года комитет принял участие в 5-ой межрегиональной конференции «Концептуальные проблемы информационной безопасности. Современные технологии защиты персональных данных».
В ходе обсуждения проблемы защиты персональных данных со сторон­ними организациями выяснилось, что для подготовки технико-коммерческих предложений необходима подготовка и передача в эти организации описаний и схем информационных систем персональных данных архивных учрежде­ний. Такие схемы были подготовлены комитетом и подведомственными госу­дарственными архивами. На основании этих схем ряд сторонних организаций подготовили сметы расходов. Наиболее подробные технико-коммерческие предложения подготовило ЗАО «Орбита» и ГК «Ин­формзащита».
Финансирование мероприятий по информатизации областной архивной отрасли и защите персональных данных осуществляется в рамках Областной долгосрочной целевой программы «Развитие и использование информационных и теле­коммуникационных технологий в Ростовской области на 2010-2013 годы».
Всего на эти цели в период до 2013 года выделено 60022,7 тыс. руб. (2010 год – 342,9 тыс. руб., 2011 год – 24727,8 тыс. руб., 2012 год – 2845,0 тыс. руб., 2013 год – 32107,0 тыс. руб.)
Важнейшим направлением деятельности коми­тета оставалось совершенствование практики взаимодействия с органами местного самоуправ­ления по вопросам развития архивного дела. В адрес руко­во­дителей органов местного самоуправления направлено 22 персональных  и 6 циркулярных обращения по вопросам государствен­ной поддержки муни­ципальных архивов. Органами местного самоуправ­ления принято 66 поста­новлений и распоряжений в сфере регулиро­вания архивного дела в  муниципальных образованиях области.
Меры, предпринятые комитетом в сфере совершенствования государственного регулирования архивного дела, способствовали сохранению устойчивого и планомерного характера работы государственных и муниципальных архивов в современной сложной экономической ситуации.
В связи со сложной экономической ситуацией недостаточными темпами росло бюджетное финансирование комитета и подведомственных архивных учреждений, что  характеризуется следующими показателями:
 
Направления финансирования
2009 г.
(тыс. руб.)
2010 г.
(тыс. руб.)
Всего выделено средств
50389,6
58148,4
в т.ч.
 
 
- капитальные расходы
395,4
7927,6
- текущие расходы
49994,2
50220,8
В целом, в течение 2010 года запланированные бюджетные расходы на содержание комитета и подведомственных архивных учреждений увеличились по сравнению с предыдущим годом на 7758,8 тыс.руб. (15 процентов) и на 2062,8 тыс.руб. (4 процента) превысили показатели предкризисного 2008 года (56085,6 тыс. руб.).
Вместе с тем, в следствие нехватки средств не проведены в 2010 году и перенесены на более поздние сроки мероприятия по строительству нового здания ГУ «Государственный архив Ростовской области» (ГУ ГАРО), двухэтажной пристройки к основному зданию государственного учреждения «Центр хранения архивных документов в г. Шахты Ростовской области» (ГУ ЦХАД), приобретению оборудования страхового копирования и оцифрования документов, компьютерной и множительной техники для государственных архивных учреждений. Предельно сокращены расходы на коммунальные, транспортные и другие виды расходов архивных учреждений.
Исходя из сложившейся ситуации, комитет, руководители государственных и муниципальных учреждений принимали активное участие в реализации антикризисных программ, принятых Правительством Российской Федерации, Администрацией Ростовской области.
Антикризисные мероприятия комитета, основанные на взвешенном и объективном регулировании структуры расходов на приоритетных направлениях архивной работы, активизации системы многоканального финансирования архивов, соблюдения строгого режима экономии средств, обеспечили устойчивое выполнение основных видов работ и услуг, сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных объектов.
Продолжена работа по привлечению к финансированию архивных уч­реждений внебюджетных средств, полученных от выполнения плат­ных ус­луг. Доходы государственных архивных учреждений от оказания платных услуг и до­го­вор­ной деятельности в 2010 году составили 4039,1 тыс. руб. (в 2009 году – 3668,1 тыс. руб.). С 2845,5 тыс. руб. до 4173,8 тыс.руб. в этом же периоде возросли доходы от платных услуг, оказанных муниципальными архивами.
Принятые меры позволили в полном объеме обеспечить финансирование расходов по содержанию и эксплуатации зданий, инженерного, противопожарного и охранного оборудования архивов, продолжить модернизацию материально-технической базы государственных и муниципальных учреждений.
В течение года осуществлены: приобретение и монтаж автоматической системы пожаротушения в двухэтажной пристройке к основному зданию ГУ ЦХАД, капитальный ремонт кровли здания ГУ «Центр документации новейшей истории Ростовской области» (ГУ ЦДНИРО), значительные объемы текущего ремонта зданий ГУ ГАРО и ГУ ЦДНИРО.
В 2010 году общая площадь зданий государственных архивов, оснащенных современными системами пожарной сигнализации составила 10388 кв.м. Уменьшение показателя на 707 кв.м. произошло в связи с уточнением площадей помещений ГУ ЦХАД, не подлежащих оборудованию системами пожарной сигнализации.
Продолжалась работа по практической реализации Федераль­ного закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», внед­ре­нию в практику работы архивных учреждений Пра­вил организации хране­ния, комплектования, учета и использования до­кументов Архивного фонда Рос­сийской Федерации и других архивных документов в государственных и му­ниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской ака­демии наук, Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации. 
В соответствии со статьей 64 Федерального закона от 22.07. 2008 №123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» и приказом МЧС России от 24.02.2009 № 91 «Об утверждении формы и порядка регистрации декларации пожарной безопасности» (зарегистрирован в Минюсте РФ 23.03.2009 № 13577) государственными архивами подготовлены и зарегистрированы ОГПН ГУ МЧС России по Ростовской области декларации пожарной безопасности.
В соответствии с постановлением Администрации области от 14.11.2008 № 547 «О совершенствовании учета государственного имущества Ростовской области» архивами оформлены Свидетельства о государственной регистрации права на оперативное управление объектом недвижимости – административными зданиями. Административным зданиям присвоены реестровые номера, получены свидетельства о внесении их в Реестр государственного имущества Ростовской области.
Принимались необходимые меры по обеспечению бесперебойной работы систем жизнеобеспечения зданий архивов: проведено согласование лимитов на энергоносители, топливные ресурсы, водоснабжение и водоотведение, выполнены дезинфекционные, дезинсекционные и дератизационные работы в архивохранилищах и кабинетах сотрудников, закуплены канцелярские товары и хозматериалы.
Комитетом и его подведомственными государственными архивными учреждениями проводилась реализация Федерального закона от 23.11.2009 №261-ФЗ «Об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Приказами назначены ответственные за выполнение этой работы. В связи с необходимостью принятия мер по выполнению пунктов «Плана организационных мероприятий по стимулированию энергосбережения и повышению энергетической эффективности на территории Ростовской области», утвержденного решением коллегии Администрации области от 14.12.2009 № 88, комитетом и подведомственными государственными архивными учреждениями проведены мероприятия по совершенствованию режима энергосбережения и энергетической эффективности, в том числе занятия с сотрудниками по совершенствованию режима энергосбережения в рабочих кабинетах, архивохранилищах и на ПЭВМ. Составлены планы мероприятий по совершенствованию режима энергосбережения и энергетической эффективности, включающие, в том числе снижение потребления каждого энергоресурса на 3%. Ежемесячно осуществляется контроль за расходованием установленных лимитов энергопотребления, принятие мер по недопущению перерасхода установленных лимитов. При закупке бытовых энергопотребляющих устройств, компьютеров, принтеров, ксероксов и другой организационной техники учитывается информация о классе их энергетической эффективности.
В отчетном периоде продолжена работа по контролю за выполнением распоря­жения Администра­ции Ростовской области от 19.10.2005 № 267 «О мерах по обеспечению сохранности архивных доку­мен­тов, укреплению ма­териально-технической базы и пожарной безопасно­сти муниципальных ар­хивных учреждений Ростов­ской области».
В течение года произошло увеличение площадей архивохранилищ в 1 муниципальном архиве и 1 архиве документов по личному составу. Всего вве­дено в эксплуата­цию 29,2 кв.м. хранилищ. Произведена замена помещения Егорлыкского ар­хива документов по личному составу.
Проведен капитальный ремонт в 1 муниципальном архиве и в 1 архиве документов по личному составу. Текущий ремонт проведен в 5 муниципальных архивах  и в 5 архивах документов по личному составу.
В помещениях 4 муниципальных архивов и 4 архивах доку­мен­тов по личному составу установлена по­жарная сигнализация. Проведена огнезащитная обработка деревянных стеллажей в одном муниципальном архиве. Продолжен процесс замены деревянных стеллажей на металлические: в целом, в муниципальных архивах в 2010 году установлено 565,1 п.м. металлических стеллажей.
В большинстве муниципальных архивов проводились закупки ар­хив­ного оборудования, мебели и расходных материалов. Так 6 муниципальными архивами и 12 архивами документов по личному составу закуп­лено 6632 архивные коробки; 16 архивами приоб­ретены мебель, жалюзи, шторы и др.; 14 муниципаль­ными архивами и архивами документов по личному составу приобретены пылесосы, 17 муниципальными архивами и архивами документов по личному составу приобретены приборы контроля темпера­турно-влажностного  ре­жима; 2 муниципальными архивами приобретены сканеры. Общее количество компью­теров в течение года возросло на 19, ксероксов – на 5, МФУ –  на 9, принтеров – на  3, сканеров - на 2. Заменены устаревшие компьютеры в 2-х муниципальных архивах.
Вместе с тем, в работе по укреплению материально-технической базы архивных учреждений области имеется немало нерешенных про­блем.
Серьезной проблемой, отрицательно сказывающейся на качест­венных и количественных показателях реализации основных направле­ний архивного дела, остается перегруженность архивохранилищ, недо­статочная эффектив­ность мер по оснащению архивов необходимым оборудованием.
В настоящее время сверхнормативную загруженность имеют Госу­дарст­венный архив Ростовской области, Таганрогский филиал ГАРО и Центр хра­нения архивных документов в г. Шахты Ростовской области, ЦДНИРО, а также 11 муниципальных архивов и 17 архивов документов по личному со­ставу. В среднем, за­груженность архивохранилищ государственных архи­вов составляет 104 про­цента, муниципальных архивов – 83 процента, архивов до­кументов по личному составу – 83 процента.
Несмотря на предпринимаемые меры не в полном объеме прове­дены мероприятия по противопожарному и охранному оборудованию муници­пальных архивов. Так, системами пожарной сигнализации осна­щены 86 процентов муниципальных архивов и 79 процентов архивов до­кументов по лич­ному составу. Охранную сигнализацию и сторожевую охрану имеют 96 про­центов муниципальных архивов и 83 процента архивов документов по личному со­ставу.
Не завершен процесс полного укомплектования архивохранилищ ме­таллическими стеллажами. Их доля в общей протяженности стеллаж­ных по­лок составляет в государственных архивных учреждениях 80 процентов, муниципальных архивах – 88 процентов, архивах документов по личному составу – 81 процент. Доля муниципальных архи­вов, эксплуа­тирующих компьютерную технику составляет 93 процен­та, множительную технику – 65 процентов.
Несмотря на сложности экономического характера, комитет, госу­дарственные и муниципальные архивы продолжают работу по доведе­нию материально-технической базы до уровня нормативных требований, принимают активные меры по наращиванию организационных усилий, оптимизации режима экономии и бережливости в интересах сохранения и развития накопленного материально-технического потенциала.
В отчетном периоде важным направлением в работе комитета являлись вопросы совершенствования сети и штатной численности архивных учреждений, повышения эффективности труда и профессиональной квалификации архивистов.
В 2010 году сеть государственных архивов Ростовской области не изменилась. В соответствии с постановлением Администрации Ростовской области от 23.12.2010 №411 «О создании государственных казенных учреждений Ростовской области, подведомственных органам исполнительной власти Ростовской области, путем изменения типа действующих государственных бюджетных учреждений Ростовской области», подведомственные комитету ГУ ГАРО, ГУ ЦДНИРО и ГУ ЦХАД включены в Перечень областных государственных казенных учреждений, создаваемых путем изменения типа действующих областных государственных бюджетных учреждений. При этом, основные цели деятельности, штатная структура и штатная численность подведомственных  учреждений сохранены.
Комитетом предпринимались меры по организационно-штатному укреплению областных государственных архивов. В соответствии с постановлением  Администрации Ростовской области от 25.10.2010 №258 «О внесении изменения в постановление Администрации Ростовской области от 01.08.2003 №353», в связи с необходимостью реализации постоянно возрастающего количества обращений граждан в ГУ ЦХАД создан отдел по работе с обращениями граждан для укомплектования которого дополнительно выделено 10 штатных единиц.
Незначительные изменения произошли в отчетном периоде в сети муниципальных архивных учреждений. Ликвидирован муниципальный архив документов по личному составу г. Донецка. Его архивные документы, штаты и оборудование переданы  в состав архивного отдела городской администрации. Таким образов, количество муниципальных архивов документов по личному составу области сократилось с 52 до 51.   
Администрация Ростовской области и комитет по управлению архивным делом  продолжили работу по материальному и моральному стимулированию труда работников областной архивной отрасли.
Условия оплаты труда работников государственных архивов определялись на основе постановления Администрации Ростовской области от 16.10.2008 №506 «О системе оплаты труда работников областных государственных учреждений».
В соответствии с данным постановлением  Положение об оплате труда работников областных государственных архивных учреждений» включает в себя:
- размеры должностных окладов, ставок заработной платы по профессиональным квалификационным группам;
- условия осуществления и размеры выплат компенсационного и стимулирующего характера, размеры повышающих коэффициентов к должностным окладам (ставкам заработной платы) и критерии их установления.
Среднемесячная заработная плата одного работника архивных учреждений составила 10662 руб. (в 2009 году – 10998 руб.). Уменьшение размера среднемесячной заработной платы работников областных архивных учреждений по сравнению с 2009 годом произошло из-за сокращения размера выплаты стимулирующего характера – премии по итогам работы, выплата которой производится с учетом обеспечения учреждений финансовыми средствами.
Во всех архивных учреждениях Ростовской области в течение года заработная плата работникам выплачивалась в полном объеме и без задержек. Вместе с тем, в 2010 году заработная плата работников органов исполнительной власти и государственных учреждений не пересматривалась.
В связи с празднованием Дня архивов, 90-летием архивной службы области и 40-летием создания Научно-методических советов Российской Федерации комитет активизировал меры по мо­ральному поощрению работников областной архивной отрасли, общая численность ко­торой составляет 398 человек.
Всего в течение года  поощрено 68 архивистов, в т.ч.:
-         Почетной грамотой Федерального архивного агентства – 15;
-         Благодарностью Руководителя Федерального архивного агент­ства - 15;
-         Благодарственными письмами Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области – 2;
-         Почетной грамотой комитета по управлению архивным делом Адми­нистрации Ростовской области – 18;
-         Благодарностью председателя комитета по управлению архив­ным де­лом Администрации Ростовской области – 18.
Так же, в 2010 году был проведен областной конкурс на звание «Лучший архив», посвященный 90-летию архивной службы Ростовской области. Победители конкурса – архивные отделы администраций Тацинского, Семикаракорского и Зерноградского районов, архивы документов по личному составу Тацинского, Семикаракорского и Матвеево-Курганского районов были поощрены дипломами и ценными подарками.
Важным направлением деятельности комитета являлась работа по повышению методической и профессиональной подготовки сотрудников архивных учреждений области.
В течение года 5 специалистов комитета  окончили курсы повышения квалификации по 72-часовой программе при Северо-Кавказской академии государственной службы, Ростовском государственном экономическом университете (РИНХ) и Образовательном центре «Бизнес Форс» по темам: «Административная реформа и формирование электронного правительства в Ростовской области», «Этика и этикет государственного гражданского служащего», «Противодействие коррупции в органах исполнительной власти», «Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях», «Новое в Бюджетном учете, отчетности и квалификации».
Курсы повышения квалификации окончили также 10 работников государственных архивных учреждений.
Кроме того, более 30 сотрудников комитета и государственных архивов приняли участие в различных курсах, конференциях и семинарах, посвященных обсуждению широкого круга проблем в деятельности архивных учреждений.
В 2010 году комитетом проведены семинары:
- с заведующими муниципальными архивами на тему: «О состоянии и мерах совершенствования работы муниципальных архивных учреждений Ростовской области по использованию информационно-телекоммуникационных технологий»;
- с заведующими муниципальными архивами по вопросам перевода в электронный вид муниципальных услуг и согласования аналитических форм исполнения первоочередных муниципальных услуг представляемых муниципальными архивами для включения в «Региональный реестр государственных услуг (функций) Ростовской области».
- 3 видеосеминара на тему «Актуальные вопросы формирования Архивного фонда Российской Федерации», участие в которых приняли 1815  руководителей и специалистов администраций городских округов, муниципальных районов, городских и сельских поселений, муниципальных организаций.
Кроме того, сотрудники комитета и подведомственных учреждений приняли участие в организованных комитетом семинарах с участием представителей  ЗАО «Электронный архив» (г. Москва), «Создание и управление электронными информационными ресурсами предприятий и организаций», «Решения Корпорации Электронный архив для архивной отрасли» и ООО «Архивные информационные технологии» (г. Пермь) «Автоматизация архивной отрасли».
Продолжена работа по повышению квалификации сотрудников комитета и государственных архивов в системе профессиональной подготовки.
Важным направлением в работе комитета оставалось решение научно- методических задач и текущих организационных вопросов по реализации положений Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государствен­ных и муниципальных архи­вах, музеях и библиотеках, организациях РАН.
В соответствии с планом работы комитета, ст.16 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п.3.3 Положения о комитете по управлению архивным делом Администрации области проведено 44 проверки соблюдения законодательства об архивном деле в муниципальных образованиях Ростовской области. Проведены проверки состояния работы государственных архивных учреждений по использованию документов АФ РФ и других архивных документов. Специалистами комитета проводились консультации по вопросам архивного дела.
Продолжена работа коллегиальных и совещательных органов комитета и государственных архивов.
Проведено 4 заседания коллегии комитета, на которых рассмотрены вопросы:
- об итогах работы архивных учреждений Ростовской области в 2009 году и задачах на 2010 год;
- о состоянии и мерах совершенствования работы архивных учреждений по использованию архивных документов;
- о ходе реализации антикризисных и антикоррупционных мер в архивных учреждениях Ростовской области;
- о состоянии работы архивных учреждений по реализации обращений граждан;
- о состоянии и мерах совершенствования работы по обеспечению пожарной безопасности архивных учреждений Ростовской области
 В соответствии с рекомендациями Федерального архивного агенства проводилась работа Научно-методического совета архивных учреждений Южного федерального округа.
В связи с выделением из состава Южного федерального округа Северо-Кавказского федерального округа комитетом оказана всесторонняя помощь  комитету Ставропольского края по делам архивов в проведении организационного заседания НМС архивных учреждений Северо-Кавказского федерального округа, прошедшего в апреле 2010 года в г. Ставрополе.
В соответствии с планом в сентябре 2010 года проведено совместное заседание научно-методических советов архивных учреждений Южного и Северо-Кавказского федеральных округов с повесткой дня  «Научно-методическим советам Российской Федерации – 40 лет: итоги, проблемы и перспективы», а также совещание-семинар на тему «Современные проблемы финансирования и пути реализации антикризисных мер в государственных архивных учреждениях» и заседание Круглого стола на тему: «Состояние и пути совершенствования организации работы государственных архивов с уникальными и особо ценными документами Архивного фонда Российской Федерации».
В целом, комплекс правовых, организационных, финансово-экономических и научно-методических мероприятий обеспечил стабильную и эффективную работу архивных учреждений по выполнению основных направлений развития архивного дела, запланированных на 2010 год.
Подробная информация о выполнении основных показателей по направлениям деятельности дана в соответствующих разделах. 
 
1. Обеспечение сохранности и государственный учет
документов Ар­хивного Фонда Российской Федерации
 
Работа по обеспечению сохранности и совершенствованию госу­дарст­венного учета документов организовывалась в соответствии с по­ложениями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правил организации хранения, ком­плектования, учета и использования до­кументов Архивного фонда Рос­сийской Федерации и других архивных доку­ментов в государственных и муниципальных ар­хивах, музеях и библиотеках, организациях Россий­ской академии наук», Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, рекомендациями Федерального архивного агент­ства и решениями коллегий комитета.
Принимались меры по поддержанию нормативных параметров темпера­турно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического ре­жимов хране­ния архивных документов.
В соответствии с рекомендациями Росархива про­должалась работа по усилению безопасности архивов и архивных фондов, неукос­нитель­ному со­блюдению нормативных требований по организации хранения и выдачи до­кументов различным категориям пользователей, включая ра­бот­ников архив­ных учреждений.
С целью обеспечения сохранности документов и улучшения их физи­ческого состояния в архивных учреждениях области проведены  ра­боты по ре­став­рации 810 ед. хр., физико-химической обработке (пере­плету и под­шивке) 8975 ед. хр., картони­рованию  90400ед. хр. Восстановлено 43 листа документов с затухающим  текстом. В архивных учреждениях области проведена проверка наличия и физи­ческого состояния 61488 ед. хр. на бумажной основе и 4332 фотодо­ку­ментов (позитивов).
ГАРО за 2010 год оцифровано 1137 ед.хр., 93645 файлов, 156701,84 Мб, 243 описи 8316 файла, 12870,86 Мб. Всего на 01.01.2011 в ГАРО оцифровано 2069 ед.хр., 220506 файлов, 304458 Мб.
Оцифровка документов проводилась на самостоятельно изготовленных штативах с использованием цифровых фотокамер Olimpus C-5050, Canon Power Shot 1 и Sony DSC – H 50.
В ходе внедрения программного комплекса БД «Архивный фонд» и в соответствии с требованиями Регламента государственного учета до­кументов Архивного фонда Российской Федерации при работе с фон­дами проводилось уточнение учетных документов (листов фондов, кар­точек фондов, реестров описей). В государственных архивах проведена работа по выверке учетных документов 577 фондов в связи с подготовкой данных для ввода в БД «Архивный фонд». В муниципальных архивах администраций продолжалась работа по уточнению карточек фондов.
 
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации 
Архивными учреждениями области продолжена работа по уточнению списков организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В сводный список организаций-источников комплектования включено 7 организаций, исключено из списка 119 организаций. Всего в сводном Списке организаций-источников комплектования архивных учреждений Ростовской области значится 2098 организаций.
Продолжена работа по плановому комплектованию архивных уч­реж­де­ний Ростовской области.
Архивными учреж­дениями Ростовской области осуществлен прием 81257 дел, в том числе,  управленческой документации - 35427, документов по личному составу 43229, научно-технической документации – 498, документов личного происхождения – 908, фотодокументов – 1195.
В ходе упорядочения документов организаций - источни­ков ком­плек­тования архивных учреждений области утвер­ждены на ЭПК коми­тета описи дел 77037 единиц хранения документов.
Проведена работа по упорядочению 8692 ед. хр. управленческой документации, 75 ед.хр. научно-техниче­ской документации и 8453 ед.хр. документов по личному составу.
Организована работа ЭПК комитета. В ходе проведения  21 заседа­ния ЭПК комитета рассмотрены, утверж­дены и согласованы описи дел посто­янного хранения, по личному составу, личного происхож­дения, НТД, особо ценных и уникальных документов, фо­тодокументов; переработанные описи, акты о выде­лении к уничтожению архивных документов. Со­гласо­ваны инструкции по де­лопроизводству, номенкла­туры дел, положения об ЭК и архи­вах; уточнены списки организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
Проведено совместное расширенное заседание ЭПК комитета и ЦЭК Управления Федеральной налоговой службы России по Ростовской области. По итогам работы составлены справки о наличии нормативно-методических документов и состоянии материально-технической базы  архивов организаций территориальных налоговых органов, проведен анализ рассмотренных описей. Выписка  из протокола заседания ЭПК комитета направлена руководителю Управления Федеральной налоговой службы России по Ростовской области.
Проведены выездные заседания ЭПК комитета в г. Новочеркасске и ст. Егорлыкской, на которых присутствовало более 100 человек. На выездных заседаниях были рассмотрены вопросы о роли ЭПК комитета и экспертных комиссий в формировании Архивного фонда Российской Федерации, о составлении исторических справок и предисловий к описям, о проблемах комплектования фотодокументами и документами личного происхождения.
Рассмотрены методические вопросы о месте хранения документов постоянного хранения реорганизованных отделений Управления Федерального казначейства по Ростовской области, Управления Федеральной налоговой службы России по Ростовской области; о сроках хранения документов по субсидиям на развитие предприни­мательства.
Важное внимание уделялось ЭПК комитета  оказанию методической помощи со­трудникам архивных учреждений области и организаций в работе по состав­лению инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, исторических справок и предисловий к описям.
В архивных учреждениях согла­совано 95 инст­рукций по дело­про­извод­ству, 653 номенклатуры дел,  236 по­ложений об ар­хиве организаций и 251 по­ложение об ЭК.
Архивными учреждениями продолжена работа по контролю обес­пече­ния сохранности доку­ментов на стадии ведомственного хранения. Проведены обследования состояния хранения документов Архивного фонда  Рос­сийской Федера­ции в 294 организациях - источниках комплек­тования.
Для обеспечения сохранности документов по личному составу ли­кви­дированных, реорганизуемых организаций архивными учрежде­ниями об­ласти проводилась ко­ординационная работа с руководителями организаций, кон­курсными управляющими.
Архивными учреждениями области проведена работа по повыше­нию квалификации работников архив­ных и делопроизводственных служб: проведено 45 семинаров, оказано 5337 консультаций организа­циям по вопросам делопроизводства и архивного дела, в т.ч. муници­пальными архивами проведен 31 семинар с лицами, ответственными за ведение де­лопроизводства и работу архива и оказано 4213 консульта­ций.
Продолжено оказание консультационно-методической и практической помощи специалистам архивов организаций, служб ДОУ организаций и заведующим муниципальными архивами области по вопросам организации делопроизвод­ства и работы архивов.
Осуществлялась методическая и практическая помощь архивам доку­ментов по личному составу.
 
3. Создание учетных БД, автоматизированного НСА и
информаци­онно-поисковых систем
Продолжена работа по ведению автоматизированной системы госу­дарственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архивных учреждениях области.
Завершено тиражирование и передача дистрибутивов версий 4.0. и 4.1. ПК «Архивный фонд» в архивы области.
Закончена установка ПК «Архивный фонд» 4.0. и 4.1. во всех государственных архивах и 46 муниципальных архивах области.
Государственные архивы продолжают работу по вводу данных в БД «Архивный фонд» (4-я версия). Всего по государственным архивам числится по паспортным данным на 01.01.2011 8656 фондов, из них введено на 01.01.2011 6398 фондов (74%), за 2010 год введена информация по 1443 фондам.
51 муниципальным архивом закончена работа по вводу данных в БД «Архивный Фонд» (3-я версия). 46 архивами из 51 проведена конвертация сведений из 3 версии в 4. В 5 муниципальных архивах программа не установлена, так как имеющиеся компьютеры не соответствуют требованиям к техническому и программному обеспечению ПК «Архивный фонд» (4-я версия).
Всего по муниципальным архивам числится по паспортным данным на 01.01.2011 г. 3781 фонд, из них введено 3781 (100%), за 2010 год введена информация по 1872 фондам.
В комитете в БД «Фондовый каталог» скопированы данные из БД «Архивный фонд» муниципальных архивов г. Зверево, Верхнедонского, Ремонтненского, Родионово-Несветайского, Советского районов. Всего – 26,268 Мб (на 01.01.2010 было 26,116 Мб). Увеличение – 0,152 Мб. Данные архивов, перешедших на 4-ую версию БД «Архивный фонд», остались по состоянию на момент перехода.
В ГАРО и в Таганрогском филиале в тематическую базу данных «Комплекс-архив» в про­цессе ка­талогизации фондов введено 11818 записей  (358,3 Мб).
В процессе создания информационно-поисковых систем описано, усовершенствовано, переработано 35662 ед. хр. документов на бумажной основе, а так же 738 ед. хр. документов личного про­исхож­дения, 1824 ед. хр. фотодо­кумен­тов, закаталогизированно 290 ед.хр. В ГАРО за­каталогизированны текущие поступ­ления 44 фотодокументов.
Государственными архивами проводилось целевое выявление ОЦД. Выявлено 522 документа.
В ГАРО проведено выявление ОЦД по текущим поступлениям фо­тодо­кументов. Выявлено и описано 100 фотодокументов.
В 2010 году сотрудники ГУ ГАРО в качестве головной организации вели работу по региональной теме НИР «Проведение анализа состава особо ценных документов, выявленных архивными учреждениями ЮФО за предшествующие годы, и выработка рекомендаций по совершенствованию их состава». По теме  «Разработка методических рекомендаций «Проведение анализа и совершенствования состава особо ценных документов, выявленных Государственным архивом Ростовской области за предшествующие годы». Методические рекомендации. 2010-2012 гг.». В ГУ ГАРО разработано краткое обоснование (концепция) необходимости анализа состава и содержания особо ценных документов. Составлен план работы по теме на 2010-2012 гг. Предложен вариант анкеты по проведению анализа особо ценных документов, выявленных в  ГУ ГАРО в предшествующие годы. Для качественного заполнения анкеты ГУ ГАРО предпринял в 1 полугодии выверку учетных данных по особо ценным документам. Попутно проводился сбор материалов для составления характеристики основных групп документов, включенных в состав особо ценных документов. Из соисполнителей по теме в анкетировании принял участие Центр хранения архивных документов в г. Шахты. Получены ответы на вопросы анкеты. Соисполнители ознакомлены с разработанными документами на заседании НМС ЮФО.
В ГАРО выявлено 5 уникальных документов, которые были представлены на рассмотрение ЭПК комитета. После согласования ЭПК комитета документы включены в «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Ростовской области» и электронную базу данных. Документы проведены учетом. Работа по выявлению уникальных документов продолжается.
 
4. Предоставление информационных услуг
и использование доку­ментов
 
Архивные учреждения области провели 612 информационных ме­ро­приятий. 571 мероприятие осуществлено архивами в качестве голов­ных ор­ганизаций при проведении выставок, радио-теле­передач, конференций, встреч с общественностью, «круглых столов», лек­ций, бесед, практики студентов, школьных уроков,  экскурсий, на­писании статей, участии в подготовке сборников документов.
Архивные учреждения области участвовали в мероприятиях, предусмотренных под­программой Росархива по реализации Государственной программы «Патрио­тическое воспитание граждан Российской Федерации» на 2006-2010 гг., информационном обеспечении мероприятий, связанных с памятными и юбилейными датами.
В процессе этой работы архивными учреждениями области организовано 127 постоянно-дейст­вующих и временных  выставок копий документов, 104 ра­дио и телепередачи, 127 статей и подбо­рок документов. Сотрудники архивов приняли участие в проведении 13  конференций, 12 заседаний «круглых столов», 19 встречах с общественностью, 38 уроков для школьников, 27 практик студентов учебных заведений. Проведено 91 обзорная и тематическая экскурсия, прочитано 54 лекции для учащихся и студентов.                     
ЦХАД продолжает работать над сборниками документов совместно с Шахтинским Благочинием Донской Епархии «Из истории Донской Епархии. Шахтинское благочиние». Совместно с департаментом образования Администрации    г. Шахты подготовлен сборник «Система образования г. Шахты и современность».
Важное внимание уделялось работе архивных учреждений по ис­полне­нию запросов социально-правового характера. Всего в архивные учреждения области поступило 34973 запроса, ис­полнено - 34973, с по­ло­жи­тельным результатом - 31195. Кроме того, исполнено 44178 тематических запросов.
Организация работы читальных залов архивных учреждений об­ласти была направлена на полное и своевременное удовлетворение по­требностей пользователей и обеспечение сохранности документов. Ко­личество фактических посещений пользователями читальных залов ар­хивных учреждений области составило 4640; пользователей, работавших в читальных залах - 1133.
Среди пользователей – преподаватели, студенты, аспиранты, кандидаты и доктора  исторических, политических и философских наук вузов Ростовской области, а также Краснодарского и Ставропольского краев, Томской области, республик Северного Кавказа, Украины (Одесская область), сотрудники библиотек и музеев, представители предприятий и организаций, краеведы.
Пользователи  работали  над  темами, посвященными истории города Шахты  и  Ростовской области, истории периода первых лет Советской власти  на  Дону,  созданию организаций города,  рабочему движению конца 80-х-начала 90-х гг. XX века, истории шахтерского забастовочного движения, развитию крестьянских хозяйств юга России, голоду в СССР в 1933-1934гг., жизни и деятельности  шахтопромышленника Н.Е.Парамонова. Продолжает увеличиваться количество пользователей, изучающих историю городов, районов, станиц и хуторов, предприятий и организаций, а также выявляющих документы для составления родословных и биографий родственников.
Общее количество пользователей архивной информацией составило 101645, в т.ч. в муниципальных архивах 62665.
Пользователям выдано 990634 ед.хр., в т.ч. в муниципальных архивах - 120629. Архивными учреждениями области  изготовлено 134353 листов копий документов, в т.ч.  муниципальными архивами 112157.
В ходе реализации Указа Президента Российской Федерации от 02.06.2001 № 627 «Вопросы межведомственной комиссии по защите го­су­дарственной тайны» организовано рассекречивание архивных доку­ментов 4942 ед.хр по 11 фондам.
ГАРО завершена работа по выведению на открытый режим хранения документов 3 фондов: Р-1185 «Управление Северо-Кавказской краевой рабоче-крестьянской инспекции» в количестве 1088 ед.хр. за 1922-1934 гг. Выведено 1072 ед.хр. за 1931-1934гг., 16 ед.хр. за 1922-1933гг. оставлены на закрытом режиме хранения; Р-2585 и Р-3622 выведено  в количестве 23 ед.хр. Всего выведено на открытый режим хранения 1095 ед.хр. Проведен пересмотр режима хранения документов ранее рассекреченных 20 фондов в количестве 5152 ед. хр., в результате которого 52 ед.хр. возвращены на закрытый режим хранения, 5100 оставлены на прежнем режиме.
В соответствии с Постановлением Администрации Ростовской области от 30.11.2009 №635 «Об утверждении Положения об официальном сайте Администрации Ростовской области», приказом комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области от 15.01.2010 №5, и в целях расширения доступа к архивным информационным ресурсам и популяризации архивного дела в области в 2010 году создан сайт комитета на домене Администрации Ростовской области cuadaro.donland.ru.
Таким образом, мероприятия и объемы научно-производственных работ, запланированные на 2010 год, выполнены полностью. Достигну­тый уровень и результативность работы архивных учреждений соответ­ствуют требованиям по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Феде­рации, предъявляемым Федеральным архивным агентством и Админи­страцией Ростовской области.

 

 

 

Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг 2017 год экологии в России
© 2011 - 2017 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83