Комитет по управлению архивным делом
Из опыта работы Архивной службы РСО-Алания
и государственных архивов с организациями – источниками комплектования
различных форм собственности
На территории Республики Северная Осетия-Алания по состоянию на 1 января 2011 года хранится 1 302 452 архивных дел, в их числе 676 688 ед.хр.- документы Архивного фонда РСО-Алания, которые хранятся в государственных и муниципальных архивах, в организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных архивов, в библиотеках и музеях.
Весь этот массив документов отражает экономическое, социально-политическое, культурное и этническое развитие нашей республики и формируется четырехсот тремя (403) организациями - источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. К сожалению, состав документов в последние годы становится все менее интересным и полным, редко встретишь глубокий аналитический отчет о деятельности организации, в основном - это статотчеты.
Очень важный пласт НТД – представлен в основном документами, созданными в советское время, а также содержащими коммерческую тайну. Собственники этих документов зачастую не склонны передавать их на государственное хранение.
Структура организаций- источников комплектования представлена следующим образом: 49 организаций (12.2%) - федерального уровня, 354 организаций (87.8%)- республиканского уровня. Список источников комплектования государственных архивов включает в себя 102 негосударственные организации(25.3%, это - ОАО, политические партии, союзы, национально-культурные общества).
С организациями федерального подчинения мы работаем на основе заключенных соглашений о сотрудничестве. По состоянию на 01.01.2011 года подписано 49 соглашений. Вопрос о приеме документов на государственное хранение, которых стоит на повестке дня по известной причине - отсутствие свободных площадей в госархивах. Мы разделяем правоту территориального принципа комплектования госархивов документами федеральных организаций, которые содержат важную информацию для истории республики, но практическое осуществление этого метода крайне затруднено. Да и сама процедура его реализации окончательно не проработана на федеральном уровне.
Политические, экономические, административные преобразования, происходящие в стране, влекут за собой изменения форм собственности, ликвидацию, реорганизацию, банкротство госпредприятий и документы государственной части АФ РФ остаются во владении организации, зачастую, не являющейся правопреемником и в условиях, не всегда соответствующих нормам. Около 80 тысяч ед.хр. АФ РФ остаются в организациях сверх установленного срока ведомственного хранения из-за отсутствия возможности их приема на государственное хранение. Поэтому за сохранностью этих документов приходится наблюдать на местах, и мы меняем приоритеты в работе, сместив центр её тяжести в сторону архивов, вновь образованных организаций, а так же-хранящих сверх срока документы АФ РФ, добиваясь подписания с ними соглашения о сотрудничестве.
В этих организациях мы практически стали внештатными сотрудниками, осуществляя комплекс организационных, методических и практических мероприятий по сохранности государственной части АФ РФ, причем, учитывая большой объем работы и ограниченное количество кадрового состава госархивов (которое, кстати, благодаря настойчивости руководителя пока не уменьшается), эту работу проводят сотрудники Архивной службы РСО-А. Краткий перечень проводимой работы представлен следующим образом:
- осуществляем контроль и своевременно вносим изменения в список организаций – источников комплектования госархивов;
- составляем номенклатуру дел, образующихся в деятельности организаций (по договору или бесплатно), предваряя эту работу изданием распоряжения руководителя организации о предоставлении начальниками отделов перечня документов, образующихся в деятельности отдела. Для небольших организаций мы определяем перечень обязательных документов, подлежащих сдаче в госархив, а не номенклатуру – это национально-культурные общества и другие малочисленные общественные организации;
- готовим положения об архиве и об ЭК организаций;
- участвуем в заседании ЭК организации, при необходимости определяем сроки хранения документов, не вошедших в Перечень, или обсуждаем сроки хранения некоторых его статей, которые на наш и на их взгляд отличаются от сроков практического применения.
- проводим упорядочение документов организаций по составленному графику на год (по договору, либо просто оказываем методическую помощь по организации упорядочения документов). Еженедельно сотрудники отдела АС проверяют процесс упорядочения документов на местах: качество работы, выборочно просматривая сформированные дела, на их соответствие Правилам, соответствие состава документов номенклатуре дел и дают практические рекомендации по совершенствованию работы;
- по окончании упорядочения документов мы проводим совещание при руководителе (или заместителе руководителя) организации с начальниками отделов и сотрудниками ответственными за ведение архива для всестороннего обсуждения состояния архивной работы, составляется справка-рекомендация по улучшению организации делопроизводства и архивного дела;
- проверяем все итоговые документы по результатам упорядочения, составляем заключение на описи, проверяем правильность составления акта на дела, не подлежащие хранению, и представляем их на заседание ЭМК АС РСО-А. Затем комплект документов и экземпляр заключения Архивной службы передаются руководителю организации на утверждение, после чего комплект документов приобщается к наблюдательному делу организации;
- проводим отраслевые семинары по ведению архивного дела (в 2010 году провели семинар для подведомственных организаций Комитета занятости населения РСО-А и Судебного департамента в РСО-А, в которых участвовали 32 сотрудника ведомств;
В работе с акционерными обществами складываются разные отношения. Пользуясь методическими рекомендациями Росархива по составлению списка организаций- источников комплектования госархивов, мы стараемся оставить в Списке организации, изменившие форму собственности, но хранящие не принятые на госхранение из-за отсутствия свободных площадей документы АФ РФ.
Некоторые организации остаются в Списке в силу понимания руководителя важности вопроса сохранности документов. Вместе с тем уже звучат, обоснованные аргументы о том, что они не должны хранить государственную часть документов, и мы им должны оплачивать хранение документов.
В настоящее время продолжается процесс ликвидации негосударственных организаций и нормы ФЗ-№125 «Об архивном деле в РФ» (п.п.9,10 ст.23) позволили им передавать документы непосредственно в государственный и муниципальный архивы, даже при наличии вышестоящей организации (п.п.9,10 ст.23). Это привело к тому, что 600 погонных метров стеллажей, установленных в ГАДЛС РСО-Алания в 2008 году, благодаря усилиям руководителя АС Н.В.Чиплаковой, практически заполнены, а процесс ликвидации все еще продолжается. А с учетом принятых бесхозных документов по л\с не стандартных размеров, в неупорядоченном состоянии, занимающих много стеллажных метров проблема свободных площадей в архивохранилищах все больше обостряется. Работа по обеспыливанию, просушке и научно-технической обработке этих документов требует постоянной корректировки плана.
Работа с организациями-источниками комплектования ЦГА ИПД РСО-Алания – политическими партиями, общественными организациями, так же не однозначна, т.к. закон закрепил, что документ- это их собственность, но не определил ответственность владельца за сохранность документов. С этими организациями мы заключаем договор о сотрудничестве.
Законы «Об общественных организациях» и «О политических партиях» воспринимается ими буквально, они полагают что - это их собственность, и они не обязаны их сдавать в госархив, а некоторые политические партии и общественные организации вообще не документируют свою работу, или руководитель вводит информацию в свой личный компьютер и когда уходит, уносит все с собой, а новый - не имея каких-либо документов о деятельности организации, отвергает договор о сотрудничестве, подписанный его предшественником. Некоторые политические партии активизируют свою деятельность и формируют какие-либо документы лишь в период очередных выборов в виде брошюр, листовок, бюллетеней.
Наш метод работы с организациями – источниками комплектования ЦГА ИПД РСО-Алания основан на обучении их ведению делопроизводства, на убеждении, личных беседах, личных связях, систематическом привлечении лидеров партий, руководителей и сотрудников (при их наличии, т.к. некоторые из них представлены в одном лице, не имея штата сотрудников) к мероприятиям, проводимым АС:
- семинары по делопроизводству и архивному делу;
- встречи с молодежью;
-историко-документальные выставки;
- презентации, издаваемых АС книг и ежегодного календаря знаменательных дат, в которые включается информация об их деятельности;
- участию в конкурсах на лучший архив и на лучшую публикацию, подготовленную по документам архивов.
Размещаем информацию о них на сайте АС, участвуем в мероприятиях, организованных общественно-политическими организациями.
Все это мы делаем для того, чтобы наладить с ними контакт, чтобы они осознали свою значимость, сопричастность к истории республики, к воспитанию, увы, забытого чувства патриотизма у молодого поколения и поняли, что свою деятельность надо отражать в документах, сохранность которых может обеспечить в наше нестабильное время только архив. Мы четко усвоили, что ни письма, ни телефонные звонки, ни подписание договора о сотрудничестве не заменят прямого общения с членами общественно- политических организаций.
Мы стараемся забрать у них все документы, включая личные записи руководителей, т.к. зачастую они могут много сказать о деятельности организации, и уже в архиве проводим экспертизу ценности. В результате наш труд (кстати, безвозмездный) иногда оборачивается мизерным количеством дел, включенных в фонд.
Результат нашей работы с источниками комплектование госархивов можно оценить по следующим показателям:
-подписание соглашения о сотрудничестве с организациями федерального подчинения:
на 01.01.2011 года из 49- подписано 49 соглашений - 100%;
-подписание соглашения о сотрудничестве с общественно- политическими организациями:
на 01.01.2011 года из 52 – подписано 49 соглашений - 94%;
- составление номенклатур дел, образующихся в деятельности организаций:
на 01.01.2011 года в 105орг. обновлены номенклатуры - 73.9%, большая часть которых разработана сотрудниками Архивной службы РСО-Алания;
- составление положения об архиве и ЭК организаций:
на 01.01.2011 года 112 организаций имеют положение об архиве - 78.9%;
- выделение помещения под архив:
на 01.01.2011 года 108 организаций имеют помещение под архив-76.1%;
- назначение сотрудника, ответственного за формирование и ведение архива организации:
на 01.01.2011года в 127 организациях имеется ответственный за архив-89.4%;
- упорядочение документов в организации:
на 01.01.2011года в 82 организациях упорядочены документы - 57.7%.
Надо отметить, что фронт работы у нас впереди широкий, есть, где раскрыть свой творческий потенциал.
Не смотря на существующие проблемы, мы полны чувства оптимизма, т.к. в вопросе развития архивного дела Архивная служба находит понимание и поддержку руководства республики - за последние три года 7 проектов постановления и распоряжения Правительства, касающихся архивного дела и представленных руководителем АС Н.В.Чиплаковой, не оставили никого на заседании Правительства равнодушным и принимались без каких-либо поправок.
Депутаты Парламента РСО-Алания, так же интересуются нашей работой и включают в повестку дня своих заседаний вопросы архивного дела.
В 2010 году внесено изменение в республиканский Закон от 01.08.2003г. №31-РЗ «Об административной ответственности за отдельные виды правонарушений»- в список организаций, имеющих право составлять протокол об административных правонарушениях, включена Архивная служба РСО-А, хотя размер штрафа, определяемый Законом, вызывает удивление – от 300 до 500 рублей.
А 21 апреля 2011года на заседании Парламента РСО-Алания была дана высокая оценка работе архивистов республики и серьезно обсуждалась Программа развития архивного дела в республике, одним из пунктов которого является важнейшая, не решенная на сегодняшний день проблема – выделение дополнительных площадей государственным архивам. Правительству республики дали месячный срок для внесения предложений по этому вопросу. Следовательно, по истечении месячного срока Парламент РСО-Алания опять вернется к нашему вопросу.
Последние два года ни одно мероприятие, проводимое Архивной службой РСО-Алания, не проходит без участия членов Правительства и депутатов Парламента.
Надо так же отметить, что важную роль играют и не малую помощь оказывают в понимании значимости архивов в жизни республики средства массовой информации - ТВ, корреспонденты различных газет, присутствуют на наших мероприятиях: выставках, встречах, семинарах, коллегиях. Они с большим интересом берут интервью у руководителя АС, у сотрудников госархивов и доводят, полученную информацию об архивах и архивных документах до жителей республики, тем самым, привлекая внимание широкой общественности к нашему делу.
И в заключении мне хочется пожелать всем архивистам, как минимум, усиления законодательной базы, касающейся отношений госархивов и негосударственных организаций, иметь Правила работы архивов организаций, как нормативно-правовой документ, получить недостающие нам отраслевые Перечни. Все это облегчит наш труд и гарантирует качественное формирование и сохранение документов организаций различных форм собственности сложного периода развития нашего государства, который мы переживаем сейчас.