Комитет по управлению архивным делом

Тема: «Методические рекомендации по составлению
сводной номенклатуры дел администрации муниципального образования»

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований всех дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Она определяет порядок группировки документов в дела, сроки их хранения, является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу, а также для учета дел временного срока хранения для их своевременного выделения к уничтожению.

Сводная номенклатура дел разрабатывается службой делопроизводства или лицом, назначенным ответственным за делопроизводство в администрации муниципального образования, на основании номенклатур дел структурных подразделений. Затем она согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) администрации муниципального образования и с архивным учреждением. После этого сводная номенклатура дел администрации утверждается главой муниципального образования и готова к внедрению в делопроизводство.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство и подписывается руководителем структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел следует учитывать действующие нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления (ДОУ) и Основные правила работы архивов организаций, Москва, 2002.

Номенклатура дел составляется в соответствии с Уставом муниципального образования, штатным расписанием администрации муниципального образования, положениями о структурных подразделениях, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края, номенклатурой дел за прошлый год и на основании изучения состава дел.

В сводную номенклатуру дел включаются дела всех структурных подразделений администрации, не являющихся юридическими лицами. Отраслевые органы исполнительной власти, являющиеся самостоятельными юридическими лицами, составляют свои индивидуальные номенклатуры дел.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел администрации являются названия ее структурных подразделений. Начало номенклатуры дел, как правило, имеет общий заголовок: «Руководство. Организация. Контроль» без индекса, после которого помещаются основные документы администрации – правовые акты, которые формируются в отделе делопроизводства (общем отделе, управлении делами). Далее в номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации – по значимости. Дела по кадровому делопроизводству в связи с их большим количеством и значимостью документов целесообразно выделять в отдельный раздел номенклатуры дел.

В сводную номенклатуру дел следует включать дела (протоколы заседаний и документы к ним) постоянно действующих комиссий при администрации (по делам несовершеннолетних, миграционного контроля, по размещению производительных сил в муниципальном образовании, по ГО и ЧС, по реабилитации жертв политических репрессий и других). Дела комиссий включаются в раздел номенклатуры дел по месту их формирования.

Каждый раздел номенклатуры дел должен содержать дела определенного структурного подразделения или участка работы, в которых обязательно должны быть: положение об управлении, отделе, должностные инструкции (регламенты), планы, отчеты, переписка, а также другие документы по направлениям деятельности структурного подразделения администрации.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации, в том числе с грифом «Для служебного пользования».

Документы федеральных и краевых органов законодательной и исполнительной власти, поступающие в виде типографских копий, не подлежат включению в номенклатуру дел, так как относятся к библиотечному фонду.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения или участка работы и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (участка работы). Индексы дел обозначаются двумя парами арабских цифр, где первая пара цифр - индекс структурного подразделения (участка работы), а вторая - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В конце каждого раздела помещаются 1 – 2 свободных резервных индекса дел для записи в течение года новых заголовков дел. В связи с этим, а также для внедрения номенклатуры дел каждый ее раздел печатается с нового листа.

В графу 2 включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащие нормативные правовые акты Законодательного Собрания и администрации Краснодарского края располагаются перед заголовками дел с правовыми актами администрации муниципального образования. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. Отметка «ЭПК», добавленная к сроку хранения переписки и другим делам, означает, что в данных делах есть документы, имеющие научно-историческую ценность, которые подлежат отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В заголовках дел должны быть уточнены авторы и периодичность документов, а для статистических отчетов и номера форм. Обязательным требованием является раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения.

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года и служит целям учета завершенных в делопроизводстве дел до их описания.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статьи по Перечню. Сроки хранения документов на электронных носителях, оформленных в установленном порядке, соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на бумажных носителях. При включении в номенклатуру дел заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем или законодательными актами, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией (ЭК) администрации муниципального образования по согласованию с ЭПК управления по делам архивов Краснодарского края.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 году, начинается с 1 января 2010 года.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения и др. В этой графе помещаются комментарии и уточнения к срокам хранения документов. Примечание «На муниципальное хранение не передаются. Хранятся в администрации муниципального образования» уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, длительный справочный характер. Примечание «При условии завершения проверки (ревизии) конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания «После истечения срока действия договора», «После замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в графе 3, осуществляется с определенного момента. В этой же графе при переносе информации на электронные носители делается соответствующая пометка, например – «Электронные документы (ЭД)».

К номенклатуре дел должны быть оформлены: титульный лист, оглавление, список сокращенных слов и предисловие. В предисловии указывается дата принятия Устава муниципального образования, основные задачи и функции администрации, структура администрации, особенности и принципы (структурный, структурно-тематический) составления номенклатуры дел, особенности названий ее разделов и заголовков дел. В предисловии также делается ссылка на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций и на другие Перечни, которые использовались при определении сроков хранения дел. Если сроки хранения из-за отсутствия соответствующего заголовка в Перечне установлены членами экспертной комиссии администрации, то это тоже указывается в предисловии к номенклатуре дел.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее 3-х. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в годовой раздел описи дел постоянного хранения, второй - используется в качестве рабочего, третий - передается в архивное учреждение. После утверждения главой муниципального образования номенклатура дел вводится в действие с 1 января того года, на который она составлена. В последующие годы номенклатура дел ежегодно перепечатывается с учетом изменений в структуре администрации и составе документов.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые дела, их заголовки должны своевременно включаться в номенклатуру дел. Для этого готовится соответствующее распоряжение «О внесении изменений в номенклатуру дел администрации муниципального образования». В случае изменения структуры администрации номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от сроков ее согласования с муниципальным архивным учреждением.

Утвержденная в установленном порядке номенклатура дел обязательна для применения в делопроизводстве и является основанием для включения документов администрации муниципального образования в состав Архивного фонда Российской Федерации.

По окончании делопроизводственного года в конце индивидуальной номенклатуры дел проставляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются в архивное учреждение, о чем в номенклатуре дел проставляется соответствующая отметка.

Образец титульного листа

Администрация

муниципального образования

город ________________район

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

(СВОДНАЯ)

НА 20__ ГОД

На ___ листах

Хранить постоянно

ПРИМЕРНОЕ ОГЛАВЛЕНИЕ

	Предисловие к сводной номенклатуре дел администрации муниципального образования	3
	Список сокращенных слов	5
	Номенклатура дел:	6
01	Общий отдел (отдел делопроизводства)	6
02	Юридический отдел	10
02.1	Кадровая служба	12
03	Управление экономики и потребительской сферы	14
03.1	Отдел муниципального заказа	20
03.2	Сектор по взаимодействию с малым бизнесом	22
04	Управление имущественных отношений	23
05	Отдел организации деятельности администрации и взаимодействия с поселениями, общественными организациями и СМИ	26
06	Управление по строительству, транспорту, коммунальному хозяйству и благоустройству	30
07	Отдел по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям	32
08	Жилищный отдел	34
09	Заместитель главы муниципального образования по социальным вопросам	37
10	Отдел по делам несовершеннолетних	40
11	Отдел сельского хозяйства	42
12	Отдел архитектуры и градостроительства	43
13	Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям, военным вопросам, охране окружающей среды, взаимодействию с правоохранительными органами и казачеством	46
14	Отдел по вопросам семьи и детства	49
15	Архивный отдел	55
16	Помощник главы муниципального образования	58
17	Профсоюзная организация	59
	Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году в администрации муниципального образования	60

СПИСОК СОКРАЩЕННЫХ СЛОВ

ГО и ЧС - гражданская оборона и чрезвычайная ситуация

ДЗН - до замены новыми

ДМН - до минования надобности

ДОУ - документационное обеспечение управления

ЕСН - единый социальный налог

ЖКХ - жилищно-коммунальное хозяйство

ЗСК - Законодательное Собрание Краснодарского края

КФХ - крестьянско-фермерское хозяйство

ЛПХ - личное подсобное хозяйство

ПФР - Пенсионный фонд России

ТОС - территориальный общественный совет

ЭК - экспертная комиссия

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия

Образец раздела номенклатуры дел

Администрация муниципального образования город____________________ район НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № 01-23 ______________ (место составления) на __________ год		УТВЕРЖДАЮ Глава администрации муниципального образования город________________ район ___________Расшифровка подписи (подпись) «____»___________ 20____
Индекс дела	Заголовок дела		Кол-во дел (томов)	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2		3	4	5
Руководство. Организация. Контроль 01 Общий отдел (отдел делопроизводства)
01-01	Законы Краснодарского края, постановления Законодательного Собрания Краснодарского края, постановления и распоряжения главы администрации Краснодарского края. Копии			ДМН ст. 1 б	Относящиеся к деятельности администрации - постоянно
01-02	Постановления администрации муниципального образования			постоянно ст. 1а
01-03	Распоряжения администрации муниципального образования			постоянно ст. 1 а
01-04	Устав муниципального образования			постоянно ст. 12
01-05	Копии постановлений и распоряжений главы администрации Краснодарского края, находящиеся на контроле, материалы по их выполнению			постоянно ст. 5
01-06	Копии постановлений и распоряжений главы муниципального образования, находящиеся на контроле, материалы по их выполнению			постоянно ст. 5
01-07	Переписка по основным вопросам деятельности с администрацией и исполнительными органами государственной власти Краснодарского края			5 лет ЭПК ст. 32
01-08	Переписка по основным вопросам деятельности с Советом и органами исполнительной власти муниципального образования			5 лет ЭПК ст. 32
01-09	Переписка по основным вопросам деятельности с организациями, учреждениями и предприятиями			5 лет ЭПК ст. 32
01-10	Журнал регистрации законов Краснодарского края и постановлений Законодательного Собрания Краснодарского края			5 лет ст. 258г
01-11	Журнал регистрации постановлений главы админи-страции Краснодарского края			5 лет ст. 258г
01-12	Журнал регистрации распоряжений главы админи-страции Краснодарского края			5 лет ст. 258г
01-13	Журнал регистрации постановлений администрации муниципального образования			постоянно ст. 258а
01-14	Журнал регистрации распоряжений администрации муниципального образования			постоянно ст. 258а
01-15	Журнал регистрации поступающих документов			5 лет ст. 258г
01-16	Журнал регистрации отправляемых документов			5 лет ст. 258г
01-17	Журнал регистрации выдачи бланков строгой отчетности			3 года ст. 259г
01-18	Журнал регистрации печатей и штампов в администрации муниципального образования			3 года ст. 777
01-19	Договоры, соглашения администрации муниципального образования			5 лет ЭПК ст. 436	После истечения срока действия договора
01-20	Журнал регистрации договоров, соглашений администрации муниципального образования			Постоянно ст.258а
01-21	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) и документы по их рассмотрению: а) предложения творческого характера и содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях б) личного характера			Постоянно ст. 183а 5 л. ЭПК ст. 183 б,в
01-22	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования			постоянно ст. 27а
01-23	Номенклатура дел (сводная) администрации муниципального образования			постоянно ст. 200а
01-24	Положения об отделах администрации			постоянно ст. 55а
01-25	Должностные инструкции работников			постоянно ст. 77а	Индивидуальные работников – 75 л.
01-26	Документы о деятельности экспертной комиссии (ЭК) администрации муниципального образования (положение о комиссии, копия распоряжения о составе комиссии, протоколы заседаний комиссии и др.)			постоянно ст. 1б, 18б
01-27	Описи дел постоянного хранения, по личному составу			постоянно ст. 248а,б
1	2		3	4	5
01-28	Документы по организации работы архива администрации муниципального образования (историческая справка, положение об архиве, паспорт архива, акты приема-передачи дел на муниципальное хранение, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и др.)			постоянно ст. 246
01-29	Журнал выдачи дел из архива во временное пользование			5 лет ст. 252
01-30	Акты уничтожения печатей, штампов и бланков строгого учета			3 года ст. 778	При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков – пост.
01-31
01-32

Наименование должности

составителя номенклатуры дел подпись Расшифровка

подписи

« ____ » _________ 20____г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации муниципального образования город, район

от ________________ № _____

СОГЛАСОВАНО

Руководитель архивного учреждения

__________ Расшифровка подписи (подпись)

«____»__________ 20____г.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в администрации муниципального образования город_________ район в ________ году:

По срокам хранения	Всего	В том числе:
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности подпись Расшифровка

подписи

« _____ » _________ 20____

Итоговые сведения переданы в архивное учреждение (название)

Наименование должности подпись Расшифровка

подписи

« _____ » _________ 20____

Форма номенклатурного дела

Администрация муниципального образования

город ___________________________район

Название структурного подразделения

ДЕЛО №

Заголовок дела

(в полном соответствии с номенклатурой дел)

Начато «___»__________

Окончено «___»__________

Срок хранения _________

Комитет по управлению архивным делом

Тема: «Методические рекомендации по составлению сводной номенклатуры дел администрации муниципального образования»

Тема: «Методические рекомендации по составлению
сводной номенклатуры дел администрации муниципального образования»