Комитет по управлению архивным делом

 

тема: «Методические рекомендации по работе с держателями фондов личного происхождения
и комплектованию архива документами личного происхождения»

 

Необходимость разработки  «Методических рекомендаций по работе с держателями фондов личного происхождения и комплектованию архива документами личного происхождения» возникла в связи с изменениями  нормативно – правовой базы архивной отрасли, в частности, с изданием «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» М., 2007.
Документы личного происхождения – это документы, образовавшиеся в процессе жизни и  деятельности отдельного гражданина, семьи, рода. Они имеют большое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное  значение и являются неотъемлемой частью историко - культурного наследия Волгоградской области.
Своеобразие документов личного происхождения как исторических источников заключается в том, что события и факты реальной жизни отражены в них через личностное восприятие конкретных людей, являющихся очевидцами, а нередко и участниками происходивших событий, людей, активно проявивших себя в  профессиональном, общественном, творческом или ином качестве.
Государственное учреждение «Государственный архив Волгоградской области» комплектуется  документами  известных деятелей науки, культуры, руководителей крупных предприятий Волгограда и Волгоградской области. В списке фондообразователей (граждан собственников и владельцев архивных документов)- источников комплектования ГУ «ГАВО» на 01 мая 2011 года состоят 23 человека: академик, доктор экономических наук М.М. Загорулько; профессор – офтальмолог, доктор медицинских наук, А.М. Водовозов; поэтесса, член союза писателей СССР М.К. Агашина; архитектор Е.И. Левитан; лауреат Ленинской премии, директор завода –комбината силикатных строительных материалов А.П. Адамян и др.
 Также регулярно пополняется  коллекция документов «Народный архив», содержащая воспоминания наших земляков о гражданской войне, периоде сталинских репрессий 1930-х годов,  Великой Отечественной войне, Сталинградской битве, периоде восстановления Сталинграда и области, о жизни в послевоенный период. Всего на хранении в архиве находится 39 фондов личного происхождения.
«Методические рекомендации по работе с держателями фондов личного происхождения и комплектованию архива документами личного происхождения» разработаны и.о. начальника отдела планирования и оргметодработы С.В. Истюфеевой в 2009 году и  согласованы экспертно – методической комиссией архива (протокол от 15.09.2009 №9) и экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (протокол от 25.12.2009 №12).
Целью методических рекомендаций является  оказание практической помощи сотрудникам отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ГУ «ГАВО», занимающихся работой по комплектованию архива документами личного происхождения.
Методические рекомендации включают введение и 6 разделов, список использованной литературы. К ним составлено 10 приложений.
В первом разделе указываются источники комплектования архива документами личного происхождения (фондообразователи; лица, владеющие архивом по праву наследования; собиратели и коллекционеры и др.) и критерии отбора документов личного происхождения на государственное хранение (вклад фондообразователя в развитие науки, культуры и других областей деятельности; его  роль  в качестве участника, очевидца выдающихся событий; состав и содержание документов личных архивов и др.).
Второй раздел посвящен мероприятиям, которые должен проводить архив с целью привлечения граждан к передаче личных архивов на государственное хранение: публиковать в периодической печати статьи о значении личных архивов для истории родного края; организовывать встречи с фондообразователями; организовывать выставки по материалам личных фондов и т.д.
В третьем разделе описаны этапы подготовки и проведения переговоров с держателями личных фондов: сбор информации о деятельности фондообразователя, установление контакта и непосредственное ведение переговоров.
В четвертом разделе приведена характеристика документов, которые следует подготовить при включении гражданина в Список фондообразователей (граждан собственников и владельцев архивных документов) и приеме его документов на государственное хранение: предложения о включении фондообразователя в список источников комплектования; заключения о приеме документов на постоянное хранение; сдаточной описи. Данные документы первоначально представляются на согласование экспертно- методической комиссии (ЭМК) архива, затем  - на рассмотрение экспертно – проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области, которая принимает окончательное решение о включении гражданина в список источников комплектования архива документами личного происхождения и приеме его документов на государственное хранение.
Пятый раздел посвящен заключению договора о передаче документов личного происхождения на государственное хранение и процедуре приема – передачи документов личного происхождения в архив, которая осуществляется по акту приема на хранение документов личного происхождения и сдаточной описи.
В шестом разделе охарактеризованы документы по учету работы с держателем личного фонда: наблюдательное дело и карточка по учету работы с держателем личного фонда; а также Список фондообразователей (граждан – собственников и владельцев архивных документов) – источников комплектования ГУ «ГАВО» и журнал учета поступлений документов фондообразователей (граждан – собственников и владельцев архивных документов).
В Приложениях приведены образцы  документов, которые составляются в процессе комплектования архива документами личного происхождения (образцы письма держателю личного фонда; предложения о включении держателя личного фонда в список источников комплектования; заключения о приеме на постоянное хранение документов личного происхождения и т.д.) .
04 марта 2011 года рекомендации были отправлены на рецензирование  в АОГУ «Государственный архив Астраханской области» и ГУ «Государственный архив Ростовской области».  От специалистов данных архивов пришли положительные отзывы. В рецензиях отмечено,  что методические рекомендации подготовлены на высоком профессиональном уровне, актуальны, информативны и обладают практической значимостью.
После получения рецензий методические рекомендации были доработаны: составлено оглавление, отдельным разделом оформлено введение, в последнем разделе отмечено значение рекомендаций для комплектования архива документами личного происхождения. Заключение отдельным разделом не оформлено, так как структура методического пособия не предусматривает такого раздела.