Комитет по управлению архивным делом

 

Электронный каталог Государственного архива Ростовской области.
Состояние и перспективы развития

 

Создание и развитие научно-справочного аппарата в последние годы проходило в первую очередь с учетом актуальных потребностей использования архивных документов: исполнения социально-правовых и генеалогических запросов, информационного обеспечения органов власти и т.д. И здесь, следует отметить, все более существенную роль, которую играют современные информационные технологии при подготовке научно-справочного аппарата.
В Государственном архиве Ростовской области (ГУ ГАРО) существует разветвленная система научно-справочного аппарата как традиционного, так и в электронной форме.
Все виды НСА в ГУ ГАРО создаются с применением электронных технологий. В2006 г. архив отказался от создания каталогов в традиционном виде и создает только электронные каталоги, при безусловном сохранении, поддержке и использовании традиционных каталогов. В архиве выработаны единые, стандартные формы описания информации на уровне фонда, дела, документа и унифицировано их заполнение. Для каждого уровня информации предусмотрен определенный набор реквизитов (полей), что предусматривает возможность их совместимости.
Электронный НСА ГУ ГАРО в настоящее время включает в себя электронные описи по отдельным фондам (информация на уровне дел), электронные каталоги (информация на уровне документов или их частей). В сообщении основное внимание будет обращено на состояние и перспективы развития электронного каталога ГУ ГАРО.
Электронные каталоги имеют ряд очевидных преимуществ: они создают большие возможности поиска не только по схеме, скажем, каталога, но по всей справочной информации в карточках, каталог можно мгновенно пересортировывать по явно выделенному типу информации для удобства сплошного просмотра, создавать комбинированные запросы. Электронный аналог намного легче пополнять и корректировать, создавать на его основе перечни найденных документов как в электронной, так и в печатной формах.
С 2006 года в ГУ ГАРО наряду с ПК «Архивный фонд» («АФ-4.1»), предназначенном в основном для автоматизированного учета документов, внедрена и успешно эксплуатируется программная система «Комплекс-Архив», ориентированная на работу с содержанием документов (дел), пополнение и расширение каталогов ГУ ГАРО. Система разработана с учетом специфики ГУ ГАРО, и позволяет автоматизировать работу с научно-справочным аппаратом архива.
В качестве главного направления  выделено создание современной компьютерной базы данных архива, включающей в себя структурированное описание и оцифрованное изображение документов. Задача системы: обеспечить быстрый поиск и выборку данных о документах по различным атрибутам и их сочетаниям, помочь решению широкого круга задач по сохранению и использованию фотодокументов.
Важной для практического использования особенностью «Комплекс-Архива» является наличие уникальных специализированных инструментов, которые позволяют вести справочник по истории административно-территориального деления области войска Донского и нынешней Ростовской области с привязкой к современной электронной географической карте. То есть уже сегодня можно говорить как об автоматизированном ведении каталога АТД ГУ ГАРО, так и о создании изначально в электронной форме справочника «Историческое АТД области войска Донского», предназначенного для функционирования именно в этой форме и не имеющего традиционного аналога. Кроме того, «Комплекс-Архив»  предусматривает автоматическое выстраивание генеалогических связей для зарегистрированных персон, что значительно повышает оперативность и результативность поиска информации по запросам пользователей, и принципиально расширяет возможности именного каталога.
«Комплекс_Архив» это система из нескольких взаимосвязанных баз данных: «Картотека», «АТД»,  «Персоны», «Каталог», «Рубрикатор», «Фотоархив».
Каждая из вышеперечисленных баз данных может работать автономно, представляя собой в определенном смысле предметные базы данных или предметные каталоги. При этом разработана такая структура баз данных, которая позволяет через БД «Картотека» реализовать привязку информационных объектов к тексту тематической карточки.
Под информационными объектами подразумеваются:
- Источник (архив, фонд, опись дело, лист);
- Место (населенный пункт и объект в нем);
- Персона;
- Время (дата);   
- Рубрика;
- Любые дополнительные признаки.
При этом возможны любые перекрестные запросы по любой из комбинаций координат.
Система «Комплекс-Архив» позволяет вести в электронном формате на уровне документа:
- систематический и тематический каталоги (БД «Картотека»).
- именной каталог (БД «Персоны»);
- географический каталог и каталог АТД (БД «АТД»);
В настоящее время в системе реализована возможность учета положительных и отрицательных обращений к каталогам по их видам.
Кроме того, система позволяет вести описание электронного фонда пользования и автоматически находить образы ранее оцифрованных, но не описанных документов. В системе организован доступ ко всем оцифрованным документам ГУ ГАРО.
В системе «Комплекс-Архив» возможен поиск:
-       по всем заголовкам дел всех фондов ГУ ГАРО по ключевым словам;
-       по тематическим карточкам:
-       по ключевым словам;
-       по номерам: фонда, описи, дела;
-       по рубрике;
-       по населенным пунктам;
-       по персоналиям;
-       многоаспектный поиск и выборка информации по всем информационным объектам единой базы данных.
Понятно, что речь идет о некотором решении проблемы сквозного поиска информации, т. е. сегодня мы уже говорим о реальном переходе от разрозненных тематических баз данных к комплексному решению.
Основным элементом системы выступает БД «Картотека», которая является электронным аналогом каталожной тематической карточки ГУ ГАРО. В БД «Картотека» каталогизация ведется подокументно. Для оптимизации поиска в БД используются как иерархические справочники таблицы и запросы из БД «Каталог», «Персоны», «АТД», «Рубрикатор» и «Фотокаталог». Привязки текста тематических карточек в БД «Картотека» к информационным объектам: персона, рубрика, населенный пункт, о которых речь шла ранее, осуществляются через передачу ссылок из баз данных «Рубрикатор», «АТД», «Персоны», «Каталог» и «Фотокаталог».
База данных «Каталог» - содержит информацию об источниках ГУ ГАРО: Фонд, Опись, Дело с кратким описанием каждой позиции. Таким образом, поединичная каталогизация ведется в БД «Каталог» при строгом соблюдении принципа неповторяемости (недублированности) информации в описаниях разного уровня, т. е. заголовки дел не попадают в БД «Картотека».
Тот же принцип неповторяемости (недублированности) информации лежит в основе ведения баз данных «Персоны» и «АТД».
База данных «Персоны» - генеалогическая БД, позволяющая автоматически формировать родственные связи и получать генеалогическое древо и другую информацию по заданной персоне.
База данных «Административно-территориальное деление» («АТД») - историко-географический справочник по всем объектам АТД региона (области войска Донского и нынешней Ростовской области).
Понятно, что в этих базах данных записи не должны дублироваться, т.е. каждая персона или объект АТД вводятся в базу только один раз. Практика показала, что вести такую базу данных, требующую как определенных знаний, так и серьезной аналитической и исследовательской работы может и должен только высококвалифицированный специалист. Подобные базы данных могут впоследствии развиваться в специализированные справочники изначально создаваемые в электронном формате и не имеющие традиционных аналогов. Поэтому сегодня уже недостаточно механического внесения записи в базу данных, а необходимо серьезное изучение комплексов документов, связанных с генеалогическими исследованиями и географическим краеведением. Таким образом, для ведения подобных баз данных необходимы специалисты, выступающие в роли администраторов или редакторов. В связи с вышеизложенными причинами темпы каталогизации, в такого рода базах данных, невысоки, впрочем, в этом случае, наверное, и не стоит гнаться за большим количеством записей в ущерб их качеству.
В настоящее время в БД «Персоны» введено 6704 записи, т. е. персоналии. В БД «АТД» - сведения о 14608 населенных пунктах и 2376 объектах административно-территориального деления (сельсоветы, районы, округа и т. д.)
В БД «Картотека» введено 45594 карточки (или записи). С учетом того, что внедрение системы началось в2006 г., а2011 г. еще не закончился, то можно говорить о том, что каталогизация составляет в среднем около 8,5-9 тыс. карточек (или записей). В БД «Каталог» введено 38634 заголовка (или записи), как в ходе плановой переработки фондов, так и при исполнении тематических запросов (т.е. попутная каталогизация). Таким образом, в течение 6-ти неполных лет темпы каталогизации составили около 6,5 тыс. записей в год.
Общее количество составило 107916 записей. Традиционный каталог при этом ГУ ГАРО составляет 422833 карточки.
Понятно, что дальнейшие перспективы развития НСА ГУ ГАРО связывает с развитием электронных технологий. Однако, в связи с тем, что «Комплекс-архив» построен на базе «настольной» СУБД Microsoft Access, было отмечено снижение производительности работы программы по мере увеличения объема обрабатываемых данных возникла потребность в модернизации системы. В настоящее время нами составлено техническое задание на разработку научно-технической продукции: «Модернизация системы «Комплекс-Архив» (автоматизированной информационно-поисковой системы государственного архива)», в котором, в том числе, предусмотрен согласованный перенос таблиц и запросов из баз данных системы «Комплекс-архив» текущей версии в производительную сетевую СУБД (Microsoft SQL Server или эквивалент) и уже на базе новой СУБД реализовать все обработки данных, существующие в текущей версии системы.
Кроме того, запланировано создание дополнительного модуля, содержащего сведения по истории учреждений, предприятий и организаций. В БД «АТД» уже создана частная версия такой программы, связанная с историей донских церквей и церковного административно-территориального деления области войска Донского.
Таким образом, перспективы развития и совершенствования НСА и, в том числе, каталогов, связаны с активным и разнообразным использованием в этой области информационных технологий. Их последовательное применение позволяет улучшить состояние НСА, сделать его намного более гибким, более точным и удобным в использовании – это способы представления, поиска и обработки информации, а полнота и качество исходной информации зависят от правильного использования традиционных методов описания документов.