Комитет по управлению архивным делом
Состояние и перспективы реализации Стратегии развития информационного общества
в архивных учреждениях Республики Дагестан
Обеспечение сохранности архивных документов и их широкое использование является одним из важных направлений работы в архивной отрасли. От того, насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования архивных документов в самых разнообразных целях. Сегодня в архивах накоплено большое количество документов на традиционных бумажных носителях, что они уже не отвечают требованиям времени. Работа по использованию документов, поиску информации в них осуществляется медленно, растет количество пользователей, работающих в читальных залах архива, зачастую ожидающих очереди за одним и тем же документом, и высока интенсивность использования документов - как пользователями, так и сотрудниками архива.
Проблема эта может быть решена путем внедрения электронной системы документооборота, объединив теоретические и практические разработки по развитию архивного дела с новейшими информационными технологиями (оцифровка архивных фондов, создание ИПС, доступ к услугам в режиме on-line через Интернет). Создание в архивах таких условий, при которых любой гражданин сможет максимально эффективно использовать информационно-коммуникационные технологии для доступа к информации о деятельности органов власти, получения государственных и муниципальных услуг в электронном формате - первоочередная задача дня сегодняшнего. Что, в свою очередь, также обеспечит и значительную экономию, как расходных материалов, так и рабочего времени работников архива, которое сегодня в большей части расходуется на поиск, размножение, передачу и распространение информации о документах архивного фонда. Наряду с этим опытные работники архива получат возможность приобрести еще и дополнительные знания.
Даггосарихвом, начиная с 2007г., проведена и проводится определенная работа по внедрению электронной системы документооборота путем оцифровки архивных документов, конвертации накопленных информационных массивов существующих БД в единую структуру, создания электронной информационной системы архива, максимально облегчающих поиск документов и работу с фондом, автоматизации деятельности основных структурных подразделений, создания центра хранения данных открытого доступа, обеспечивающего работу виртуального читального зала. Создание такой системы в архивной отрасли Республики Дагестан предполагается на основе существующих, и приобретаемых для нужд государственных архивов и Управления комплексов технических средств, включающих в себя:
-процессорные модули (высокопроизводительный сервер баз данных для установки промышленной SQL-совместимой СУБД, серверы приложений, рабочие станции);
-комплексы хранения данных (дисковые массивы серверного оборудования, устройства резервного копирования);
-средства обеспечения сетевого и межсетевого взаимодействия.
Реализация мероприятий будет проводиться с использованием существующих в государственных архивах и Управлении технических и программных средств с их частичным доукомплектованием (установка дополнительных серверов и дисковых массивов для организации хранения фонда пользования на электронных носителях), закупкой дополнительных программных средств и пользовательских рабочих станций.
Согласно Стратегии развития информационного общества в РФ до 2011г. доля архивных фондов, включая фонды аудио - и видеоархивов, переведенных в электронную форму, должна быть не менее 20% к 2015 году. Безусловно, предстоит большая работа по переводу архивных фондов в электронный вид. Центральный государственный архив Республики Дагестан собственными силами, уже более трех лет, занимается созданием цифровых копий и фондом пользования на наиболее используемые архивные документы. Можем даже похвастаться, что пользователи, занимающиеся поиском информации по генеалогии, сегодня уже имеют возможность просматривать в читальных залах госархива электронные файлы посемейных списков жителей Дагестанской области. Параллельно с работой по выявлению документов по истории Чечни проводится и работа по оцифровке документов фонда «Кизлярский комендант» и для госархива. В дальнейшем, в случае финансового обеспечения этих мероприятий, планируется проводить работы с приглашением специалистов из корпорации ЗАО «Электронный архив».
Во исполнение поручения Президента РФ по итогам заседания Совета при Президенте РФ по развитию информационного общества в Российской Федерации от 23 декабря 2009г. в нашей республике подготовлен план мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства Республики Дагестан на трехлетний период (2010-2012гг.). Создана региональная система «Портал государственных услуг Республики Дагестан». Портал включает в себя информационную систему «Окно в окно» и республиканский реестр государственных и муниципальных услуг. Кстати, по результатам мониторинга Минэкономразвития России по реализации плана перехода на предоставление государственных (муниципальных) услуг в электронном виде Дагестан занимает 29 место среди субъектов Российской Федерации и первое место среди субъектов, входящих в Северо-Кавказский федеральный округ.
Правительство Дагестана и ООО «Ростелеком» подписали соглашение о сотрудничестве в области создания инфраструктуры «электронного правительства» Дагестана и о совместном переводе в электронный вид услуг органов госвласти и местного самоуправлении, создания системы межведомственного электронного взаимодействия. Формируется и материальная база электронного правительства. На основе государственно-частного партнерства реализуется проект по прокладке волокно - оптической линии связи во все города и районные центры республики, что позволит подключить к единой информационной системе и муниципальные архивы К настоящему времени работы завершаются, осталось только два района. В республике в прошлом году была проделана большая работа по созданию многофункциональных центров, которые призваны представлять гражданам госуслуги в режиме «одного окна». По данным МФЦ г.г. Махачкала, Каспийск, Кизилюрт, где они функционируют, в 2010 году ими оказано услуг более 53 тысячам граждан. Более того, Каспийский МФЦ признан одним из лучших в стране и принял участие в выставке лучшей практики МФЦ страны, прошедшей в прошлом году в г. Москва в рамках международной конференции: «Развитие государственного управления в России», проведенной Минэкономразвития и Всемирным банком.
В 2010г. для координации и управления работ по развитию информационных систем и информационных технологий в республике создана Правительственная комиссия по внедрению информационных технологий и Управление Правительства РД по информационным технологиям. В целях обеспечения эффективного взаимодействия органов государственной, исполнительной и муниципальной власти РД в 2011г. образован Совет при Президенте РД по развитию информационного общества, которая держит под постоянным контролем ход реализации программы.
Основными задачами развития информационной инфраструктуры республики определены:
-реализация мер по повышению уровня компьютерной грамотности населения и квалификации специалистов в сфере информационных технологий;
-развитие Интернет - ресурсов (сайтов, порталов) органов государственной власти Республики Дагестан и органов местного самоуправления;
-создание на базе современной мультисервисной сети передачи данных республики электронной информационной системы оказания государственных услуг населению по принципу «одного окна» на базе многофункциональных центров;
- развитие цифрового телевидения на территории Республики Дагестан.
Для реализации «Перечня мероприятий по развитию информационного общества и формирования электронного Правительства в Республике Дагестан на 2010-2012 годы» Управлением по делам архивов в Правительство РД внесены предложения по мероприятиям, объемам финансирования и планируемым контрольным показателям, сформирован рабочий план перехода Управления к предоставлению услуг в электронном виде, паспорта мероприятий, предусмотренных Планом реализации Стратегии развития информационного общества в РФ до 2011г. В паспортах мероприятий по реализации республиканского плана на 2010г. объемы финансирования были отвлечены из республиканской программы «Развитие архивного дела в РД на 2008-2010годы».
План мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства Республики Дагестан на 2010-2012 гг. находится на стадии согласования в экспертно-консультативной группе при Совете при Президенте РФ по развитию информационного общества в РФ. Однако. Сроки выполнения Плана с 2010-2012 сдвинуты на 2011-2013 гг., на реализацию мероприятий Плана, касающихся архивной отрасли, на 2011г. определены объемы бюджетных средств, выделяемые на обеспечение текущей деятельности Управления.
Для реализации Постановления Правительства РД «О республиканском реестре государственных и муниципальных услуг (функций)» от 30 июня 2010г. №234 в республиканском Реестре государственных и муниципальных услуг размещены информация по 3 услугам и 1 функции Управления. Организована работа по приобретению электронно-цифровой подписи для регистрации на Едином портале.
В Перечне мероприятий плана в разделе «культура» намечен ряд мероприятий по развитию информационной технологии в архивной отрасли республики, таких как:
-перевод архивных фондов в электронный вид;
-обеспечение доступа к электронным фондам государственных и муниципальных архивов с использованием сети Интернет;
-создание единой информационно-поисковой системы к документам Архивного фонда Российской Федерации, включающей описание документов на уровне архивного дела.
В целях приведения нормативных правовых актов по вопросам оказания государственных услуг в соответствие с федеральным законодательством в части устранения норм, препятствующих принятию от заявителя документов в электронном виде, и формирования единой информационно-технологической и телекоммуникационной системы, нами подготовлен проект закона РД «О внесении изменений в Закон Республики Дагестан «Об архивном деле в Республике Дагестан», также утверждены шесть административных регламентов Управления по предоставлению государственных услуг.
В конце 2010г. запущен сайт Дагархива. Для оперативной работы сайта подготовлен регламент работы сайта. Приказом по управлению назначены ответственные за подготовку информации в сводный реестр госуслуг, подготовлен Перечень сведений об Управлении Правительства РД по делам архивов, обязательный для размещения в сети Интернет и назначены ответственные по размещению информации в сети. В дальнейшем предстоит внедрение автоматизированных технологий в работу архивистов - от формирования фондов до размещения особо интересных документов поисковых системах сети Интернета.
В работе по информатизации Управления принимают участие два государственных архива. К сожалению, оснастить хотя бы один архивный отдел администрации муниципального образования оборудованием, позволяющим оцифровывать архивные документы, а также специализированными хранилищами данных, обеспечили бы хранение большого объема электронной информации, из-за отсутствия средств сегодня не представляется возможным.
Внедрение информационных технологий в любой сфере деятельности требует высокой квалификации работников. Основная проблема, с которой приходится иметь дело, это неумение заведующих архивными отделами администраций муниципальных образований пользоваться программными продуктами и компьютерной техникой. Инертность мышления и, как результат- трудность внедрения нового программного обеспечения. Хотя одна из основных причин торможения - слабое финансирование хода реализации программы.
Весь комплекс намеченных мероприятий по информатизации Дагархива, как я уже говорила выше, направлен на обеспечение нового уровня качества, минимизацию сроков и затрат на предоставление государственных услуг, повышение качества и доступности государственных услуг, оказываемых населению, адресное получение услуг, сокращение времени на получение услуг и информации, открытость архивных документов для широкого пользователя.
Я надеюсь, что в ближайшем будущем мы справимся со всеми этими проблемами и выйдем на новый уровень высокотехнологического развития архивного дела в республике. Тем более, что руководство страны, республики уделяют этой программе сегодня особое внимание.