Комитет по управлению архивным делом

 

«Из опыта работы ГКУ КК «Архив документов по личному составу Краснодарского края»
по созданию страхового фонда  с последующей оцифровкой документов».

 

Документы являются важнейшим информационным ресурсом и продуктом любого рода деятельности современного общества. В документах аккумулируется, хранится и передается потомкам национальное, научное, культурное и историческое наследие. Каждый документ имеет свою судьбу, своего исследователя, своё время…
Однако всегда имеется риск безвозвратной утраты документов из-за естественного физического разрушения,  преднамеренных действий, техногенных катастроф и других обстоятельств.
Информационное содержание и юридическая сила утраченных документов могут быть эквивалентно замещены только в виде заранее изготовленных и надежно хранимых  страховых (резервных) копий, достоверно воспроизводящих информационное содержание и юридический статус утраченных документов.
Из имеющихся средств репрографии выбираются самые лучшие, надежные и эффективные, позволяющие не только сохранить фонды, но и сделать их более доступными.
Достоинствами микрофильмов являются долговечность, компактность, удобство транспортировки, простота в эксплуатации, низкая стоимость изготовления по сравнению с оцифровкой, возможность сочетания с другими способами переформатирования. Использование рулонных микрофильмов исключает потерю или умышленное искажение текстового или графического материла, позволяет при необходимости объединять документы, их части и отдельные фрагменты, создавая практически новый документ без участия печатного станка. Именно с рулонных микрофильмов, как правило, получают наиболее качественную оцифрованную копию.
На базе отдела реставрации нашего архива в 2010 году начала работать лаборатория по микрофильмированию и оцифровке документов.
Специалисты архива посетили Центр микрографии и реставрации документов города Москвы, отдел микрофильмирования Государственного архива Российской Федерации. Целью рабочей поездки явилось: знакомство с работой Центра микрографии и ГАРФа; обмен опытом работы в области создания страхового фонда и фонда пользования; знакомство с передовыми технологиями при проведении контроля качества изображения и состояния негатива; с правильностью оформления технической документации и др.
В лаборатории выполняются следующие этапы технологического процесса: съемка оригиналов на пленку, химико-фотографическая обработка пленки, контроль качества изображения и состояния негатива, копирование на галогенсеребряную пленку, химико-фотографическая обработка позитива, контроль качества изображения и позитива, сканирование позитива и его перевод в цифру.
Часто у хранителей фондов перед копированием возникает вопрос — провести реставрацию документа до или после перевода его на другие носители. Принимая решение, следует помнить, что в процессе микрофильмирования дефекты оригинала не только сохраняются на микрофильме, но и усиливаются. При съемке документа после реставрации не исключается возможность потери значимой для исследователей информации. А при ошибке реставратора — утрата подлинника.
Документы микрофильмируют постранично. Значительно улучшается качество микрофильмирования, если документы расплетены.
Тугой переплёт не позволяет произвести съёмку («уходящего в переплёт» текста), что на практике сводит «на нет» наличие микрофильма как защитного по отношению к оригиналу: исследователь вправе требовать в данном случае оригинал.
Специалист лаборатории нашел решение этой проблемы:
Для толстых дел при съемке под обложку подкладываем поролон разной толщины, в зависимости от толщины дела и на сгиб листа под прижимное стекло кладем  линейку – это позволяет делать снимки без расшивки документа.
Отснятый негатив первого поколения проявляют в проявочной машине, промывают, фиксируют, снова промывают и сушат.
Специалист архива определяет его качество и принимает решение о возможности изготовления позитивной копии. Позитивные микрофильмы выдаются читателям, с них делаются копии микрофильмов. Основное назначение негативных микрофильмов — создание страхового фонда и производство позитивных копий.
Позитивную копию получают с негативной методом контактной печати. Она также проходит стадию проявки, промывки, фиксации, следующей промывки, сушки и контроля качества.
Изготовленные микрофильмы  наматывают на специальные катушки и упаковывают в коробки, на крышках которых проставляется шифр микрофильма.
За 2010 год создан страховой фонд 100 ед. хр., что составило 25 тыс. кадров. В 2011 году планируется изготовление микрофильмов страхового фонда и фонда пользования в следующем объеме -7 тыс. кадров – страховой фонд, фонд пользования и оцифровка, 25 тыс. кадров – фонд пользования и оцифровка. В ГКУ КК «Государственный архив Краснодарского края» потребность в изготовлении микрофильмов страхового фонда и фонда пользования - 2643 ед. хр. (660 тыс. кадров).  Следует отметить, что оцифровка занимает больше времени, чем создание страхового фонда и фонда пользования на пленочном носителе.
Сегодня, наряду с зарекомендовавшими себя и проверенными временем микрографическими копиями документов, назрела необходимость закладывать в страховой фонд и электронные копии документов, позволяющие оперативно получить доступ к хранимой информации и осуществить ее передачу по каналам связи.
С помощью пленочного сканера происходит процесс сканирования кадров и сохранение их отдельными файлами (папка-дело, страницы-файлы в формате JPEG).
Формирование цифровых изображений, преобразование аналогового изображение в цифровое основывается на тех же общих принципах, что и зарекомендовавшее себя микрофильмирование: заместитель, или цифровая копия, является точной репродукцией оригинала.
Указанные процессы позволяют осуществлять перезапись документированной информации с аналоговых носителей (бумажных, микрографических) на электронные носители и обратно по представленной схеме.
Используя электронно-микрографические технологии наиболее ценные документы, представляющие собой национальное, историческое и культурное наследие для их гарантированного хранения могут быть переведены на микрографические носители. Фирма «Кодак» гарантирует сохранение информации на негативной пленке не менее 500 лет – при соблюдении технологического процесса и выполнении работ на всех этапах согласно ГОСТам микрофильмирования).
Востребованность данного документа будет высокой, поскольку оцифровка занимает все большее место в процессах документооборота и создания различных фондов электронных документов, начиная от оперативных фондов пользования и заканчивая страховыми фондами для долговременного хранения.
Однако следует отметить, что оцифровка на сегодняшний день не может конкурировать с микрофильмированием с точки зрения получения документа долговременного хранения, но её возможности необходимо использовать для создания рабочих копий, которые можно тиражировать в неограниченном количестве, минуя сложный процесс химической обработки, необходимый для получения микрофильмов. Там, где не требуется долговременное хранение информации, желательно применять только оцифровку оригиналов.
В заключение хочется отметить, что микрофильмирование — надежный, проверенный временем способ сохранения информации, но он требует хорошо налаженного процесса производства. Небольшие архивы не в состоянии позволить себе иметь собственные фотолаборатории. Необходимо повышать квалификацию специалистов. В этом году специалист нашего архива пройдет обучение по микрографии в ФГУП «НИИ репрографии» (г. Тула).
И как вывод из моего сообщения можно сказать следующее, что грамотное сочетание возможностей микрофильмирования и оцифровки позволяет сохранять ценные оригиналы, делая их более доступными для пользователей.