КОМИТЕТ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
АКТУАЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВНЫХ ОРГАНОВ И УЧРЕЖДЕНИЙ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ ПО СОХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И УСИЛЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ АРХИВНЫХ ОБЪЕКТОВ
Уважаемые коллеги!
Сохранение документальных фондов является одним из приоритетных направлений деятельности архивных органов и учреждений в Ставропольском крае. В целях улучшения условий хранения документальных фондов принимаются меры по модернизации и укреплению материально-техниче-ской базы, совершенствованию организации хранения и улучшению физического состояния документов, а также обеспечению их сохранности в процессе использования.
Решению вопросов развития материально-технической базы государственных и муниципальных архивов большое значение придается Правительством Ставропольского края. Принятое в ноябре 2012 года распоряжение Правительства края предусматривает планомерную реализацию мероприятий по всем указанным направлениям.
При этом особое внимание уделяется муниципальному звену архивов, как наиболее многочисленному и требующему решения организационных, финансовых и других вопросов в связи с наделением их правом постоянного хранения документов. Комитетом по делам архивов настойчиво ставятся вопросы перед руководством администраций муниципальных районов и городских округов. Ежегодно проблемы рассматриваются на совещаниях, проводимых аппаратом Правительства Ставропольского края, а также на краевых семинарах архивных работников. Передовой опыт и достижения муниципальных архивов изучаются в ходе выездных расширенных заседаний коллегии комитета. Все это способствует эффективному решению задач.
Составной частью контроля за состоянием хранения документальных фондов в государственных и муниципальных архивах является мониторинг. С этой целью в 2012 году архивами заполнены анкеты, содержащие около 70 вопросов о состоянии материально-технической базы и организации работ по обеспечению сохранности документов. Итоги мониторинга рассмотрены на расширенном заседании коллегии комитета по делам архивов, в котором приняли участие заместитель председателя Правительства Ставропольского края, представители Главного управления Министерства по чрезвычайным ситуациям России по Ставропольскому краю и Управления вневедомственной охраны по городу Ставрополю. Коллегией отмечается, что в архивах Ставропольского края в целом созданы оптимальные условия хранения архивных документов. Характеризуя состояние материально-технической базы, следует отметить следующее:
Государственные архивы располагаются в специально построенных зданиях. Несмотря на то, что муниципальные архивы размещаются в приспособленных зданиях и помещениях, в них также созданы нормативные режимы хранения архивных документов.
В условиях стабильно высоких объемов работ по комплектованию, с 2005 года выделены новые и дополнительные помещения для 58% муниципальных архивов, в результате чего их площади увеличились практически на 2 тыс. квадратных метров. При этом целенаправленно решаются вопросы по обеспечению сохранности архивных документов на всех участках работы с ними. Оборудуются комнаты приема и акклиматизации документов, лаборатории, читальные залы и другие помещения основного назначения.
В приоритетном порядке принимаются меры по повышению безопасности и улучшению технической укрепленности, модернизации оборудования и систем инженерно-технических коммуникаций, жизнеобеспечения зданий. Для этого государственным архивам выделяется финансирование из краевого бюджета, а также используются средства от оказания платных услуг. Муниципальными образованиями, наряду с собственными средствами, привлекаются также субвенции, предоставляемые из бюджета Ставропольского края на выполнение отдельных государственных полномочий в области архивного дела.
В настоящее время охрана всех государственных и муниципальных архивов осуществляется службами вневедомственной охраны. Наряду с этим в государственных архивах системы видеонаблюдения обеспечивают круглосуточный контроль за охраной объектов, как по периметру зданий, так и в читальных залах. Системы видеонаблюдения сегодня имеются и в 32% муниципальных архивов.
Все архивы оснащены современной охранно-пожарной сигнализацией, которая подключена к источникам бесперебойного питания. Это позволяет системам работать и при отсутствии электропитания от сети. При этом государственные и большинство муниципальных архивов оборудовано также автоматизированными системами оповещения о пожаре.
Обеспечены нормативная комплектность, учет и регулярная проверка состояния первичных средств пожаротушения. В необходимых случаях в муниципальных архивах оборудованы запасные эвакуационные выходы, заменены электросчетчики и электропроводка.
В государственных архивах модернизированы системы пожаротушения, в архивохранилищах установлены сертифицированные противопожарные двери. Последовательно проводится работа по оснащению современными системами автоматического пожаротушения и муниципальных архивов – сегодня оборудовано 26%.
Принимаются также меры по улучшению температурно-влажност-ного, светового, санитарно-гигиенического режимов хранения документов. Регулярно проводятся ремонтные работы. Во всех архивохранилищах муниципальных архивов установлены современные системы кондиционирования воздуха, позволяющие регулировать температуру и влажность воздуха. По примеру государственных архивов в архивохранилищах муниципальных архивов устанавливаются окна со светозащитным покрытием.
Улучшению условий хранения архивных документов способствует установка автоматических рольставней. Они создают усиленную защиту от несанкционированного взлома, устойчивы к различным механическим повреждениям, надежно защищают помещения от солнечных лучей, пыли и влаги, обеспечивают звукоизоляцию.
Одновременно совершенствуется организация хранения архивных документов. Архивы края полностью оснащены металлическими стеллажами. За последние 5 лет протяженность стеллажных полок увеличилась более чем на 2 тыс. погонных метров. Проводится работа по рациональной установке стеллажей. Для защиты документов от негативного воздействия внешних факторов осуществляется картонирование дел. При этом нестандартные дела обертываются в крафт-бумагу.
Повышенное внимание уделяется также проведению работ по созданию нормативных режимов, улучшению условий хранения архивных документов и в организациях – источниках комплектования. В этих целях архивы организаций оборудуются охранно-пожарной сигнализацией, системами кондиционирования воздуха, металлическими стеллажами, в том числе и передвижными.
Наряду с модернизацией и развитием материально-технической базы, принимаются меры по сохранению документов на всех этапах работы с ними. Для этого государственными и муниципальными архивами проводится комплекс внутриархивных мероприятий, предусмотренных Правилами. Перед выдачей дел из архивохранилищ и при их возврате осуществляется полистная проверка наличия и состояния документов. В случае отсутствия в делах нумерации листов проводится соответствующая работа, при этом в листах-заверителях фиксируются все особенности в оформлении и физическом состоянии документов, а также имеющиеся вложения. В целях предотвращения хищений документов, государственными архивами также выявляются и берутся на особый учет марки, печати, автографы, открытки, литографии и другие изобразительные материалы, представляющие интерес для коллекционеров.
Усилен контроль за соблюдением сроков выдачи дел пользователям и сотрудникам. Ежемесячно проводится выверка книг выдачи архивных документов и обеспечивается своевременное возвращение документов в архивохранилища. Исключена выдача в читальные залы подлинных документов при наличии фонда пользования, а также дел, не подшитых и нуждающихся в улучшении физического состояния. Чтобы обезопасить документы от негативного воздействия при экспонировании, для выставок изготавливаются копии высокого качества. Экспонирование подлинников допускается только в течение строго ограниченного времени (до 2-4 часов) и только тех документов, которые находятся в удовлетворительном состоянии.
Важной составляющей мер по обеспечению сохранности документов, безусловно, является планирование действий архивов на случай возникновения чрезвычайных ситуаций. В связи с этим отрабатываются практические действия работников при возникновении чрезвычайных ситуаций, в том числе проводятся тренировочные учения с участием служб пожарной безопасности.
Сохранности архивных документов способствует также проводимая с 2009 года в плановом порядке работа по переводу в электронную форму научно-справочного аппарата и наиболее востребованных документов. Государственным архивом Ставропольского края включаются в фонд пользования и электронные копии документов, изготовленные по запросам граждан и организаций, а также заявкам пользователей, работающим в читальном зале. Для увеличения объемов работ и сокращения сроков оцифровки привлекаются и федеральные средства.
В дальнейшем для улучшения сохранности документов в архивах Ставропольского края планируется продолжить работу по совершенствованию архивной инфраструктуры. Будут приняты меры по подбору помещений для расширения площадей государственного архива Ставропольского края. Для муниципальных архивов предусматривается не только строительство и приобретение новых зданий, но и, в необходимых случаях, реконструкция имеющихся помещений, выделение дополнительных площадей. Очередной мониторинг состояния материально-технической базы архивов запланирован на октябрь 2014 года.
Жизнь показывает, что стабильно высокий уровень востребованности архивной информации негативно сказывается на сохранности документов. Эта проблема, отмечаемая в последние годы архивистами и музейными работниками Москвы, Санкт-Петербурга, характерна и для Ставропольского края. В связи с этим планируется оснащение государственных архивов современным реставрационным оборудованием. Это позволит повысить не только качество, но и сложность работ по улучшению физического состояния наиболее ценных и потенциально менее долговечных документов.
Для обеспечения полноценного развития архивного дела актуальной остается задача по обучению и повышению квалификации кадров. В условиях широкого использования современных информационных технологий и внедрения электронного документооборота архивы нуждаются в специалистах, обладающих необходимым кругом знаний по комплектованию, учету и хранению электронных документов.
Безусловно, важное значение имеет также обмен архивов передовым опытом. В связи с этим считаем своевременным проведение совещания главных хранителей фондов государственных архивов, которое запланировано Федеральным архивным агентством на этот год.
Благодарю за внимание.