Комитет по управлению архивным делом

 

Методические рекомендации «Проведение анализа и совершенствование состава особо ценных документов», выявленных государственными архивными  учреждениями субъектов Российской Федерации Южного и Северо-Кавказского федеральных округов
 
Начало работы государственных архивов по анализу и  пересмотру состава ранее выявленных особо ценных документов обусловлено положением Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации М., 2006 (далее - Методические  рекомендации) о том, что «если среди выявленных ранее особо ценных документов значительную часть составляют документы, таковыми не являющиеся, то по усмотрению архива, возможен пересмотр состава ранее отобранных особо ценных дел» Методическими рекомендациями отмечена целесообразность проведения этой работы в соответствии с предложенными критериями выявления для отбора действительно особо ценных документов.
Прежде, чем приступить к работе по анализу выявленных ОЦ  мы ознакомились не только с нормативно-методическими документами по данному вопросу, но и с имеющимися публикациями по данной теме, в которых специалисты в области работы с особо ценными документами обобщили свой опыт. Это прежде всего выступления участников Всероссийского совещания главных хранителей фондов государственных архивов. М. 2002 (Л.Н.Сахаровой   О.А.Байкова), статьи Т.Е.Шабановой и Г.А.Хабибулиной,   В.В. Алексеевой, Е.К. Смирновой  Если судить по публикациям, многие архивы планируют проведение анализа ранее выявленных особо ценных документов в ближайшем будущем. Однако только один из государственных архивов обобщил свой опыт проведения  такого анализа.[1]
Таким образом разработка методики проведения подобного анализа показалась нам достаточно актуальной. Целью анализа, который проводился  Государственным архивом Ростовской области,  являлось изучение подходов к решению проблемы совершенствования состава ранее выявленных особо ценных документов.    Результатом апробирования намеченных подходов явилась выработка основных  задач, которые должен поставить перед собой архив, проводящий анализ ранее выявленных ОЦД.
Соисполнителями  по теме выразили согласие стать 8 архивных учреждений (наименования приводятся  по тем письмам, которые были присланы в начале работы  в 2010 году):
1. Государственное казенное учреждение Краснодарского края «Государственный архив Краснодарского края»
2. Государственное учреждение «Национальный архив республики Калмыкия»
3. Республиканское государственное бюджетное учреждение «Центральный государственный архив республики Северная Осетия – Алания»
4. Управление центрального государственного архива АС КБР
5. Республиканское государственное учреждение «Государственный архив Карачаево-Черкесской республики»
6. Управление центра документации новейшей истории АС КБР
7. Республиканское государственное учреждение «Центр документации общественных движений и партий Карачаево-Черкесской республики»
8. Центр хранения архивных документов в г. Шахты Ростовской области
 
Работа по анализу ранее выявленных особо ценных документов проводилась, в основном, на примере фондов ГАРО.          Анализ состояния работы по выявлению ОЦД в архивах-соисполнителях проводился на основе их анкетирования.
В первом разделе анализа рассмотрены количественные показатели выявления особо ценных документов, на основе анкетирования архивов – участников исследования и на основе изучении учетных и отчетных документов Государственного архива Ростовской области.
Во втором разделе проведен непосредственный анализ списка фондов, реестра описей, описей особо ценных документов и  самих документов и дел, выявленных архивами  в предшествующие годы.
В третьем разделе сформулированы основные задачи, стоящие перед архивами, приступающими к проведению анализа особо ценных документов, которые можно расценивать как методику совершенствования состава ОЦД.
Каждый раздел заканчивается выводами  о причинах, особенностях сложившейся ситуации в процессе выявления ОЦД в предшествующие годы.
Рекомендации оснащены приложениями (анкета по проведению анализа состава особо ценных документов, выявленных за предшествующие годы в архивах Южного федерального и Северо-Кавказского      округов,  список законодательных, нормативных, методических документов и литературы).
Необходимо иметь в виду, что выявление ранее не выявленных особо ценных документов, а также признание ранее выявленных документов, не относящимися к особо ценным,  является, по сути, единым процессом. То есть в процессе анализа необходимо изучать не только документы, которые подлежат исключению из состава особо ценных, но и источники, которые пополнят их состав.
Исследование, которое проводилось  Государственным архивом Ростовской области при участии архивов-соисполнителей,  позволило определить подходы   проведению анализа состава и содержания ранее выявленных особо ценных документов, сформулировать  задачи, которые должен поставить перед собой архив, проводящий подобный анализ:
1. Проведение анализа количественных показателей выявления ОЦД в том числе:
 - по отношению к количеству страховых копий;
- по соотношению разных видов документов (управленческая, научно-техническая, личного происхождения, аудиовизуальная),
- по соотношению документов разных исторических эпох (досоветский период, советский).
Такой анализ можно провести, опираясь на данные паспортов архивов за исследуемый период, информацию, содержащуюся в отчетах о работе архивов, справках, докладах.
2. Проведение анализа
- списка фондов,
- реестров описей, дел фондов,
- описей ОЦД,
-  непосредственно самих документов и дел.
3. Изучение документов с целью выявления межфондовой и межархивной  дублетности.
Такой анализ проводится при каталогизации документов, переработке и усовершенствовании описей, написании исторических справок к фондам, при осуществлении всех форм использования документов.
4. Выявление и, по возможности, преодоление причин, обуславливающих недостаточно качественное проведение работ по выявлению особо ценных документов.
Необходимо отметить, что пересмотр состава ранее выявленных документов может проводиться только по итогам полистного просмотра дел.
Анализ   выявил причины   недостаточно качественного, в ряде случаев, проведения работ по выявлению особо ценных документов.
Одна из них – планирование выявления особо ценных документов в количественных показателях.
Проведенный анализ показал, что объемные показатели  выявленных особо ценных документов далеко не всегда позволяют судить о качестве  процесса выявления. Привязанность к количественным показателям побуждает к поверхностному проведению этой работы. Происходит подбор для выявления ОЦД малообъемных, несложных по составу фондов, выявление документов по номинальному признаку, опираясь только на заголовок дела в описи, не происходит непосредственного обращения к документам. Эта причина, характерная для проведения выявления ОЦД в предшествующие годы, частично присутствует и в последние годы.
В настоящее время снижение интенсивности работы по выявлению и пересмотру состава ОЦД обусловлена    возникновением новых задач, стоящих перед  архивами,   без увеличения кадровой численности. Становится необходимым перераспределение усилий в соответствии с перераспределением приоритетов, поскольку изучение документов с проведением их полистного просмотра  требует больших трудозатрат. То же относится и к проведению сравнительного анализа документов для выявления межфондовой дублетности, который может провести только очень опытный специалист. Эта деятельность частично сокращается или откладывается для проведения работ по внедрению компьютерных программ, заполнению баз данных и т.д. Кроме того, в последние годы в связи с возросшим интересом к истории страны, своего города, семьи, рода увеличились объемы использования документов, объемы выдачи дел, для обеспечения сохранности документов усилено внимание к созданию фонда пользования.
Большинство архивов активно создают фонд пользования, в том числе и  на особо ценные документы. Для этого в последнее время   созданы определенные условия (финансирование   приобретения техники).
В то же время не все архивы активны в создании страхового фонда на ОЦД, что объясняется рядом объективных причин.  Снижение темпов создания страхового фонда, вплоть до полного прекращения этой деятельности произошло  в 90-х годах ХХ века, для которых характерно резкое снижение и без того не отвечающего потребностям отрасли финансирования архивных учреждений.
В связи с изложенным обращает на себя внимание тот факт, что на федеральном уровне в последние годы произошли  значительные изменения в сфере создания страховых копий и электронного фонда пользования документов в связи с внедрением в практику федеральных архивов современных электронно-микрографических технологий.
В статье Т.Е. Шабановой и Г.А. Хабибуллиной[2] упоминается решение коллегии Росархива от  26 мая 2011 о необходимости РГАНТД в 2012 году подготовить технологический регламент изготовления цифровых копий фонда пользования методом сканирования микроформ страхового фонда и провести его экспериментальное апробирование, а Центру хранения страхового фонда освоить новое оборудование.
Для архивов, передавших микрофильмы в Центр хранения страхового фонда г. Ялуторовск,  в том числе для  госархива Ростовской области, было бы крайне важно принять участие в процессе перевода микрофильмов в цифровые копии, чтобы получить фонд пользования  на  дела без повторного их травмирования (после расшивки для микрофильмирования и не всегда удачного переплета) в целях обеспечения их сохранности. Такое решение было бы эффективным и в целом могло продемонстрировать государственный подход к решению вопроса создания фонда пользования без ущерба для особо ценных дел.
 
Проведенный анализ может быть оценен как попытка обозначить подходы к пересмотру состава, содержания и особенно количества ОЦД, выявленных в 70-х – 80-х гг. ХХ века. Анализ дал сравнение с современной организацией этого процесса.   Взгляд архивиста на данную проблему также подвержен изменению в соответствии с особенностями исторических условий, в которых проводится данная работа. При пересмотре состава ОЦД следует помнить, что сам процесс выявления, произведенный в определенную историческую эпоху, также свидетельствует об истории архивного дела, о подходах к решению таких важных задач, как выявление особо ценных документов, и не учитывать этот фактор нельзя. Внося более поздние поправки в этот процесс, мы отметаем то видение, которое сложилось в конкретную историческую эпоху и нарушаем целостность  представлений наших предшественников – архивистов о том, какие документы относились тогда к разряду особо ценных.
Тем не менее, проведенная работа позволяет сделать вывод о необходимости анализа и пересмотра состава ранее выявленных особо ценных документов.
После завершения работы по созданию методических рекомендаций они были направлены для рецензирования архивам-соисполнителям. Получены положительные рецензии от 5 архивов. Незначительные замечания по уточнению названий архивов, оформлению работы были устранены. Теперь работа представлена для рассмотрения участниками НМС.
 
Зам. директора
ГКУ РО «ГАРО»                                                                                  Т.Б.Ивасенко
 
 
 
 
 
 

[1] О.А.Байкова «Работа с особо ценными документами в Центральном государственном архиве республики Мордовия». Материалы Всероссийского совещания главных хранителей фондов государственных архивов. М. 2002.

[2] Т.Е.Шабанова, Г.А.Хабибулина «О работе федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации», опубликованной в журнале «Вестник архивиста» за 2011 № 4.