Комитет по управлению архивным делом

 

«Проблемы государственного регулирования архивного дела в организациях, находящихся в собственности Российской Федерации, ее субъектов и муниципальных образований: опыт работы государственного казенного учреждения Республики Адыгея «Национальный архив Республики Адыгея»
 
В соответствии с Федеральным законом 22.10.2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон) в список организаций - источников комплектования государственного казенного учреждения Республики Адыгея «Национальный архив Республики Адыгея» (далее – ГКУ РА «Нацархив») входит 104 организации[1], из них:
- государственной собственности – 85, в том числе:
а) федеральной – 28;
б) республиканской – 49;
в) муниципальной – 8;
         - частной собственности – 19.
Что касается нормативно - документационного обеспечения деятельности организаций – источников комплектования ГКУ РА «Нацархив», то на сегодняшний день по итогам паспортизации можно сообщить следующее.
Работа с организациями разных форм собственности ведется в соответствии с действующим законодательством и правилами. Так, из 28 организаций федеральной собственности с 19 заключены трехсторонние соглашения о сотрудничестве в сфере архивного дела. С остальными организациями работу по  заключению соглашений планируется завершить до конца текущего года.
Со всеми организациями частной собственности ГКУ РА «Нацархив» заключил двухсторонние договоры о сотрудничестве в сфере архивного дела.
Заключение договоров с данной категорией организаций вызвало определенные сложности. В частности, когда был проведен анализ форм собственности организаций в соответствии с Федеральным законом, архив решил устранить пробелы по заключению договоров о сотрудничестве с теми организациями, где таковые по каким-то причинам отсутствовали. В процессе этой работы некоторые организации стали сомневаться  в необходимости этого сотрудничества. И в результате из списка организаций-источников комплектования в начале 2012 года было исключено 6 организаций, из них три акционерных общества и три общественных организации. Акционерные общества аргументировали свое решение тем, что организация самостоятельно сумеет сохранить свой документальный фонд без посторонней помощи. А общественные- малочисленностью документооборота.
При этом хочу отметить, что руководство, как ГКУ РА «Нацархив», так и Управления, долго и настоятельно пыталось не допустить исключения этих организаций из списка. Была проведена большая работа, как в виде переписки, так личного посещения данных организаций. Итог проведенной работы мною уже озвучен.
Во всех организациях-источниках комплектования ГКУ РА «Нацархив», благодаря настойчивой работе ЭПК Управления, разработаны и внедрены номенклатуры дел, которые своевременно перерабатываются в связи с принятием новых или изменением старых нормативно-правовых актов и документов.
Для установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности организаций-источников комплектования документов ГКУ РА «Нацархив» в соответствии с Методическими рекомендациями[2] Росархива оказала содействие в разработке индивидуальных инструкций по делопроизводству. По итогам паспортизации из 104 организаций в 33 уже имеются инструкции. До конца текущего года предполагается согласовать еще 20 инструкций. При этом хочется отметить, что работа в федеральных организациях по данному направлению налажена лучше, так как вышестоящие организации стараются своевременно разрабатывать нормативную базу для подведомственных организаций.
Следующий вопрос, который наиболее остро стоит на повестке дня это материально-техническое обеспечение ведомственного хранения документов в рамках выполнения Федерального закона. И здесь в  основном картина удручающая.
По итогам паспортизации из 104 организаций – источников комплектования ГКУ РА «Нацархив» лишь в 54 имеется выделенное помещение под архив, из них:
- федеральные – 22;
- республиканские – 23;
- муниципальные – 5
- частные - 4.
При этом наличие данного помещения не говорит о выполнении всех режимов хранения, предусмотренных правилами[3]. Практически ни в одной организации нет заключения архивных специалистов о выполнении норм по режимам хранения, и тем более нет экспертных заключений служб  о годности данного помещения для размещения в нем архива.
Освобожденных штатных работников (завархивов) в 104 организациях курируемых ГКУ РА «Нацархив» только 11. При такой цифре, о каком качестве ведения архива и сохранности архивного фонда в ведомстве можно дальше говорить? Как следствие - утрата документов.
К сожалению, не лучше обстоит дело с упорядочением документов. По данным паспортизации своевременно упорядочение проведено в  78 % организаций - источников комплектования, из них:
- федеральные – прошли обработку на 100 %;
- республиканские – обработаны на 80%;
- муниципальные – смогли обработать только 75%;
- частные – 68 %.
Основным оправдательным аргументом в объяснении нарушения сроков упорядочения архивного фонда является отсутствие финансовых средств.
В заключении можно сделать вывод, что государственное регулирование архивного дела в организациях федерального уровня в основном соответствует действующими нормами. Чего нельзя сказать в полной мере об организациях республиканского и муниципального уровней, тем более частной собственности. Очевидным является тот факт, что контроль в федеральных организациях в этом направлении проводит вышестоящая организация, в руках которой все рычаги воздействия. Чего нет у других категорий организаций. Ежегодно ГКУ РА «Нацархив» проводит комплексные проверки состояния архива и ведения делопроизводства в курируемых организациях. Работа по данному направлению ежегодно включается в годовой план работы ГКУ РА «Нацархив», а о запланированных мероприятиях заранее сообщается руководителям организаций. По итогам проверок составляется справка о состоянии архива и делопроизводства с рекомендациями по устранению выявленных нарушений. Но рекомендательный характер справки не приносит существенных изменений. Неоднократно проблема по обеспечению сохранности в организациях-источниках комплектования озвучивались на заседаниях коллегии Управления. По итогам принималось решение о проведении совместных проверок ГКУ РА «Нацархив» и Управления, но и эти меры не принесли ожидаемого результата.
В какой-то степени немного дисциплинировать организации по вопросу согласований нормативных документов помог Административный регламент по предоставлению Управлением по делам архивов Республики Адыгея государственной услуги «Осуществление экспертизы ценности документов при формировании Архивного фонда  Российской Федерации» (утвержден приказом начальника Управления от 26.03.2012г. №15-п).
Попытки разобраться с вопросом о привлечении к ответственности организации, которые наиболее злостно нарушают архивное законодательство, пока безрезультатны. Связано это в первую очередь с непониманием механизмов их привлечения к ответственности и определением органа, уполномоченного контролировать и надзирать по данному направлению.
Более, не занимая Вашего внимания, скажу лишь, что все проблемы государственного регулирования архивного дела в полной мере нашли свое отражение в проекте Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года, размещенного на сайте Росархива. Хочется пожелать, и разработчикам проекта, и всем нам успешной реализации задуманного!

[1] По данным паспортизации на 01.12.2012г.

[2] Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

[3] Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.).