Комитет по управлению архивным делом

 

Результаты деятельности

Информация
об итогах работы комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области, государственных и муниципальных архивных учреждений в 2009 году
 
 
В 2009 году в основу деятельности архивных учреждений Рос­товской об­ласти было положено выполнение приоритетных задач в сфере ар­хив­ного дела, изложенных в ежегодных посланиях Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации, нормативно-правовых актах Российской Федерации и Ростовской области, указаниях Феде­рального архивного агентства и рекоменда­циях Межрегиональной концепции развития архивного дела в Южном феде­ральном округе (2006-2010 годы).
Мероприятия и объемы практических работ, намеченные Основ­ными направлениями развития архивного дела на 2009 год, выпол­нены полностью.
Важную роль в обеспечении стабильной работы архивных учреж­дений области сыграло государственное регулирование архивного дела, включающее в себя комплекс мер правового, организационного и фи­нансово-эконо­мического характера.
Исходя из поставленных задач, комитет принимал активное уча­стие в правовом и организационном регули­ровании проблем архивной отрасли. Продолжалась работа по практической реализации Федераль­ного закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Областного закона от 12.03.2007 638-ЗС «Об архивном деле в Рос­товской области», внед­ре­нию в практику работы архивных учреждений Пра­вил организации хране­ния, комплектования, учета и использования до­кументов Архивного фонда Российской Федерации и других архив­ных документов в государственных и му­ниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской ака­демии наук. Связан­ные с этим вопросы неоднократно обсуждались на за­се­даниях коллегии ко­ми­тета, семинарах работников архивных учреждений, в различных формах профессиональной подготовки архивистов.
Комитет и подведомственные государственные архивные учреж­дения принимали активное участие в процессе реформирования административной системы, направленном на повышение качества государст­венного управления. В 2009 году завершена работа по разработке и согласованию административных регламентов государственных услуг, оказываемых комитетом и подведомственными государственными архивными учреждениями. Организован сайт комитета на сервере Администрации Ростовской области, содержащий вышеприведенные регламенты и другую информацию о деятельности областной архивной отрасли.
При непосредственной методической поддержке комитета проводятся мероприятия по разработке административных регламентов услуг, оказываемых муниципальными архивами городов и районов области.
В соответствии с указаниями Росархива продолжена работа по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории Ростовской области. По состоянию на 01.01.2010 года областными архивными учреждениями заключено уже 60 таких соглашений.
Важнейшим направлением деятельности комитета оставалось совершенствование практики взаимодействия с органами местного самоуправления по вопросам развития архивного дела. В адрес руководителей органов местного самоуправления направлено 29 персональных и 4 циркулярных обращения по вопросам поддержки муниципальных архивов. Органами местного самоуправления принято 34 постановления и распоряжения в сфере регулирования архивного дела в муниципальных образованиях области.
Меры, предпринятые комитетом в сфере совершенствования государственного регулирования архивного дела, способствовали сохранению устойчивого и планомерного характера работы государственных и муниципальных архивов в современной сложной экономической ситуации.
В связи с кризисом бюджетное финансирование комитета и подведомственных архивных учреждений существенно сократилось и по  данным характеризуется следующими показателями:
 
Направления финансирования
2008 г.
(тыс. руб.)
2009 г.
(тыс. руб.)
Всего выделено средств
56085,6
50497,5
в т.ч.
 
 
- капитальные расходы
 
10622,7
395,7
 
В целом, в течение 2009 года запланированные бюджетные расходы на содержание комитета и подведомственных архивных учреждений были сокращены на 11943,1 тыс. руб., т.е., на 19 процентов, в том числе, капитальные расходы – на 7247,9 тыс. руб. (95 процентов). Кроме этого, на 27000,0 тыс. руб. были сокращены расходы по архивной отрасли из средств Инвестиционной программы Ростовской области на 2009 год.
В результате проведенного секвестирования бюджетных и инвестиционных средств не проведены в 2009 году и перенесены на более поздние сроки мероприятия по строительству двухэтажной пристройки лит. «В» к основному зданию государственного учреждения «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» (ГУ ЦХАД), монтажу системы автоматического пожаротушения в здании лит. «Б» ГУ ЦХАД, приобретению оборудования страхового копирования и оцифрования документов, компьютерной и множительной техники для государственных архивных учреждений.
Исходя из сложившейся ситуации, комитет, руководители государственных и муниципальных учреждений принимали активное участие в реализации антикризисных программ, принятых Правительством Российской Федерации, Администрацией Ростовской области.
Антикризисные мероприятия комитета, основанные на взвешенном и объективном регулировании структуры расходов на приоритетных направлениях архивной работы, активизации системы многоканального финансирования архивов, соблюдения строгого режима экономии средств, обеспечили устойчивое выполнение основных видов работ и услуг, сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных объектов.
Принятые меры позволили в полном объеме обеспечить финансирование расходов по содержанию и эксплуатации зданий, инженерного, противопожарного и охранного оборудования архивов, продолжить модернизацию материально-технической базы государственных архивных учреждений.
Так, в ходе реализации областной Инвестиционной программы завершена подготовка и экспертиза рабочего проекта строительства нового здания государственного учреждения «Государственный архив Ростовской области» (ГУ ГАРО) общей стоимостью 6893,5 тыс. руб. Ввод в эксплуатацию отреставрированной двухэтажной пристройки лит. «Б» к основному зданию ГУ ЦХАД позволил обеспечить прирост протяженности архивных полок центра на 2208 п.м.
В здании государственного учреждения «Центр документации новейшей истории Ростовской области» (ГУ ЦДНИРО) установлена система оповещения людей о пожаре III степени. В зданиях ГУ ГАРО и ГУ ЦХАД проведена огнезащитная обработка деревянных конструкций и стеллажей. Продолжены закупки компьютерного и множительного оборудования, лицензионных программ, сплит-систем и архивных коробок для ГУ ГАРО и ГУ ЦДНИРО.
В соответствии с Областным законом от 22.10.2005 № 375-ЗС «О на­де­лении органов местного самоуправления государственными полно­мочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений» осуществлялся процесс выплаты субвенций из областного бюджета на ис­полнение муниципаль­ными архивами переданных им отдельных госу­дарственных полномочий. Общая сумма субвенций, выделенных в 2009 году, составила 7759,9 тыс. руб. (в 2008 году – 6671,4 тыс. руб.).
Продолжена работа по контролю за выполнением распоря­жения  Администра­ции Ростовской области от 19.10.2005 № 267 «О мерах по обеспечению сохранности архивных доку­мен­тов, укреплению ма­териально-технической базы и пожарной безопасно­сти муниципальных ар­хивных учреждений Ростов­ской области».
В течение года произошло увеличение площадей архивохранилищ в 5 муниципальных архивах и 3 архивах документов по личному составу. Всего вве­дено в эксплуата­цию 216,5 кв.м. хранилищ. Заменены помещения для размещения 4 муниципальных архивов и 4 ар­хивов документов по личному составу. Выведены из подвальных помещений 3 муниципальных архива и 2 архива документов по личному составу.
В соответствии с требованиями Росархива и Администрации Рос­тов­ской области серьезное внимание в отчетном периоде было уделено вопро­сам усиления противопожарной безопасности архивов. Во всех архивных учреждениях области организовано внедрение Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, усилена работа по обучению персонала дейст­виям в условиях чрезвычайных ситуаций, обновлена документа­ция, регламентирующая порядок и содержание работы по обеспечению пожарной безо­пасности зданий. 
Сохранилась положительная динамика в оснащении государственных и муниципальных архивов компьютерной и множительной техникой.
Общее количество компьютеров в течение года возросло на 24, ксероксов – 6, принтеров – 19, сканеров – 5. Заменены устаревшие компьютеры в 2-х муниципальных архивах.
По состоянию на 01.01.2010 года в комитете по управлению архивным делом функционируют  20 компьютеров и 5 ксероксов, в государственных архивах – 105 компьютеров и 17 ксероксов, в муниципальных архивах – 130 компьютеров и 48 ксероксов, 15 сканеров. 
Вместе с тем, в работе по укреплению материально-технической базы архивных учреждений области имеется немало нерешенных про­блем.
Вследствие качественного отставания в объемах бюджетного финансирования, имевшего место в 1990-2003 годах, значительные капиталовложе­ния и время для их освоения требуются для приведения в соот­ветствие с со­временными нормативами материальной базы областных государственных архивов.
Несмотря на явный прогресс, достигнутый в последние годы в ма­тери­ально-техническом оснащении муниципальных архивов, заверше­ние форми­рования нормативной базы хранения документов сущест­венно сдерживается отсутствием необходимых финансовых средств в муниципальных образованиях, в подавляющем большинстве решающих вопросы местного значе­ния за счет дотаций из бюджета Ростовской об­ласти.
Серьезной проблемой, отрицательно сказывающейся на качест­венных и количественных показателях реализации основных направле­ний архивного дела, остается перегруженность архивохранилищ, недо­статочная эффективность мер по оснащению архивов необходимым оборудованием.
В настоящее время 100-процентную загруженность имеют Госу­дарст­венный архив Ростовской области, Таганрогский филиал ГАРО и Центр хра­нения архивных документов в г. Шахты Ростовской области, ЦДНИРО, а также 13 муниципальных архивов и 16 архивов документов по личному со­ставу. В среднем, за­груженность архивохранилищ государственных архи­вов составляет 104 про­цента, муниципальных архивов – 83,6 процента, архивов до­кументов по личному составу – 83,6 процента.
Несмотря на предпринимаемые меры не в полном объеме прове­дены мероприятия по противопожарному и охранному оборудованию муниципальных архивов. Так, системами пожарной сигнализации осна­щены только 78 процентов архивных отделов и 73 процента архивов до­кументов по лич­ному составу. Охранную сигнализацию и сторожевую охрану имеют 96 про­центов муниципальных архивов и 81 процент архивов документов по личному со­ставу.
Не завершен процесс полного укомплектования архивохранилищ металлическими стеллажами. Их доля в общей протяженности стеллаж­ных по­лок составляет в государственных архивных учреждениях 80 процентов, муниципальных архивах – 89 процентов, архивах документов по личному составу – 76 процентов.
Несмотря на сложности экономического характера, комитет, государственные и муниципальные архивы продолжают работу по доведению материально-технической базы до уровня нормативных требований, принимают активные меры по наращиванию организационных усилий, оптимизации режима экономии и бережливости в интересах сохранения и развития накопленного материально-технического потенциала.
В отчетном периоде важным направлением в работе комитета яв­лялись вопросы совершенствования сети и штатной численности архив­ных учреждений, повышения эффек­тивно­сти труда и профессиональной квалификации архивистов.
По состоянию на 01.01.2010 года объем архивных документов, на­хо­дящихся на государственном и муниципальном хранении в Ростов­ской об­ласти, составляет 4497485 дел за период с 18 века до наших дней. С учетом 4515605 дел, находящихся на ведомственном хранении, общее количество архивных документов, хранящихся на территории Ростов­ской области, со­ставляет 9013090 дел.
Сохранность, учет и использование данного массива документов обес­печивает орган исполнительной власти Ростовской области, упол­номочен­ный в сфере архивного дела, - комитет по управлению архив­ным делом Администрации области, 3 государственных архивных уч­реждения и 2 филиала Государственного архива Ростовской области, 51 муниципальный архив органов местного самоуправления, 52 архива докумен­тов по личному составу муни­ципальных районов и городских округов, 3 объединенных ведомственных архива и 2210 ве­домственных архивов организаций.
В 2009 году сеть государственных архивов и муниципальных архивов органов местного самоуправления не изменялась. Вместе с тем, в связи с ликвидацией муниципального учреждения «Междуведомственный архив документов по личному составу г. Новошахтинска» и передачей его документов, штатов и оборудования в состав архивного отдела городской администрации, количество архивов документов по личному составу муниципальных районов и городских округов области сократилось с 53 до 52.
Администрация Ростовской области и комитет по управлению ар­хив­ным делом продолжили работу по материальному и моральному стимулиро­ванию труда работников областной архивной отрасли.
В соответствии с постановлением Администрации Ростовской об­ласти от 16.10.2008 № 506 «О системе оплаты труда работников област­ных государственных учреждений» с 01.01.2009 года работники област­ных государ­ственных архивов переведены на новую систему оплаты труда.
Во всех архивных учреждениях Ростовской области в течение года заработная плата работникам выплачивалась в полном объеме и без задержек.
В целях оказания дополнительной социальной поддержки осуществ­ля­лось обеспечение сотрудников архивных учреждений области страхо­выми полисами медицинского обслуживания. Продолжена практика выде­ления детям со­трудников ГУ ГАРО путевок в санатории и детские оздоровительные лагеря.
В связи с празднованием Дня архивов комитет активизировал меры по моральному поощрению работников областной архивной отрасли, общая численность ко­торой составляет 386 человек.
Всего в течение года поощрено 39 архивистов, в т.ч.:
-         Почетной грамотой Федерального архивного агентства – 5;
-         Благодарностью Руководителя Федерального архивного агент­ства - 6;
-         Почетной грамотой Администрации Ростовской области – 1;
-         Благодарственным письмом Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области – 1;
-         Почетной грамотой комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области – 15;
-         Благодарностью председателя комитета по управлению архив­ным делом Администрации Ростовской области – 11.
Кроме этого, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 05.04.2009 г. № 348 медалью ордена «За заслуги перед Отечеством» II степени награждена директор ГУ ГАРО Чумакова Н.А., а в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2009 г. № 700 почетное звание «Заслуженный работник культуры Российской Федерации» присвоено начальнику отдела организационно-методической и научной работы комитета Цыхно В.Н.
Важным направлением деятельности комитета являлась работа по повышению методической и профессио­нальной подготовки сотрудников архивных учреждений области.
В течение года 20 специалистов комитета и подведомственных архивных учреждений окончили курсы повышения квалификации по 72-часовой программе при Северо-Кавказской академии государственной службы, Главном управлении МЧС России по Ростовской области и Пилотном Центре государственных закупок Южного федерального университета.
Сотрудники ГУ ЦДНИРО и ГУ ЦХАД приняли участие в работе Шестой Всероссийской научно-практической конференции «Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе» (Москва, июнь 2009 г.).
Кроме этого, более 30 сотрудников комитета и подведомственных архивных учреждений приняли участие в конференциях и семинарах, проведенных Администрацией Ростовской области, Высшей школой управления человеческими ресурсами  Центрального института непрерывного образования (г. Москва), Группой компаний Нобиль (г. Санкт-Петербург).
В 2009 году комитетом проведены семинары с заведующими муниципальными архивами на тему: «Состояние и меры совершенствования работы муниципальных архивных учреждений Ростовской области по внедрению «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государствен­ных и муниципальных архи­вах, музеях и библиотеках, организациях РАН» и совместно с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Ростовской области с заведующими архивами документов по личному составу «Формы и методы работы по совершенствованию исполнения запросов граждан социально-правового характера в связи с принятием Федерального закона от 24.07.2009 № 213-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».
Проводится работа по повышению квалификации сотрудников комитета и государственных архивов в системе профессиональной подготовки.
Продолжена работа коллегиальных и совещательных органов ко­митета и государственных архивов.
Проведено 4 заседания коллегии комитета по управлению архив­ным делом, на которых рассмотрено 11 вопросов, посвященных различ­ным про­блемам организации архивного дела в Ростовской области.
В соответствии с рекомендациями Федерального архивного агент­ства проводилась работа Научно-методического совета архивных учреж­дений Южного федерального округа.
Очередное заседание Научно-методического совета проведено в октябре 2009 года и включало в себя:
- заседание Научно-методического совета архивных учреждений Юж­ного федерального округа, посвященное актуальным проблемам  развития и использования современных информационных и телекоммуникационных технологий;
- совещание-семинар на тему: «Состояние и меры совершенствования работы архивных учреждений по внедрению «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и му­ниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской ака­демии наук»;
- заседание Круглого стола, посвященное обсуждению актуальных проблем развития нормативно-правовой базы деятельности архивных учреж­дений.
В целом, комплекс правовых, организационных, финансово-эко­номиче­ских и научно-методических мероприятий обеспечил стабильную и эффективную работу архивных учреждений по выполнению основных направлений развития архивного дела, запланированных на 2009 год.
Итоговые результаты по основным направлениям деятельности областной архивной отрасли характеризуются следующими показателями:
 
1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Ар­хивного Фонда Российской Федерации
Работа по обеспечению сохранности и совершенствованию госу­дарст­венного учета документов организовывалась в соответствии с по­ложениями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правил организации хранения, ком­плектования, учета и использования до­кументов Архивного фонда Рос­сийской Федерации и других архивных доку­ментов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Россий­ской академии наук», Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, рекомендациями Федерального архивного агент­ства и решениями коллегии комитета.
Принимались меры по поддержанию нормативных параметров температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического ре­жимов хране­ния архивных документов.
В соответствии с рекомендациями Росархива про­должалась работа по усилению безопасности архивов и архивных фондов, неукос­нитель­ному соблюдению нормативных требований по организации хранения и выдачи до­кументов различным категориям пользователей, включая ра­бот­ников архив­ных учреждений.
С целью обеспечения сохранности документов и улучшения их физи­ческого состояния в архивных учреждениях области проведены  ра­боты по ре­ставрации 918 дел, физико-химической обработке (пере­плету и под­шивке) 9119 дел,  картони­рованию  148707 дел. Восстановлено 94 листа документов с затухающим текстом. Проведена проверка наличия и физи­ческого состояния 65741 дела на бумажной основе и 4040 фотодо­ку­ментов (позитивов).
В ходе внедрения программного комплекса БД «Архивный фонд» и в соответствии с требованиями Регламента государственного учета до­кументов Архивного фонда Российской Федерации при работе с фон­дами проводилось уточнение учетных документов (листов фондов, кар­точек фондов, реестров описей). В государственных архивах проведена работа по выверке учетных документов 556 фондов в связи с подготовкой данных для ввода в БД «Архивный фонд». В муниципальных архивах администраций продолжалась работа по уточнению карточек фондов.
Государственными и муниципальными архивными учреждениями области проведена паспортизация архивов по состоянию на 01.01.2010 в соответствии с Регламентом государственного учета документов.
 
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации
Архивными учреждениями области продолжена работа по уточнению списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов.  В сводный список организаций - источников комплектования  включено 14 организаций, исключено из списка 84 организации. Всего в сводном Спи­ске организаций-источников комплектования ар­хивных учреждений Рос­товской области значится 2210 организаций.
Продолжена работа по плановому комплектованию архивных уч­реж­де­ний Ростовской области.
Архивными учреж­дениями Ростовской области осуществлен прием 61585 дел, в том числе, управленческой документации - 30631, документов по личному составу – 27161, научно-технической документации – 1467, документов личного происхож­де­ния - 608, фотодокументов – 1718.
В ходе упорядочения документов организаций - источни­ков ком­плек­тования архивных учреждений области утвер­ждены на ЭПК коми­тета описи дел на 40014 единиц хранения документов.
Проведена работа по упорядочению 9886 дел управленческой документации, 1088 дел научно-техниче­ской документации и 7478 дел документов по личному составу.
Организована работа ЭПК комитета. В ходе проведения  21 заседа­ния ЭПК комитета рассмотрены и утверж­дены описи дел посто­янного хранения, по личному составу, личного происхож­дения, НТД, ОЦД, фо­тодокументов; переработанные описи, акты о выде­лении к уничтожению. Со­гласо­ваны инструкции по де­лопроизводству, номенкла­туры дел, положения об ЭК и архи­вах, памятка по составлению описей дел постоянного хранения организаций управления образования районов и городов Ростовской области, примерные номенклатуры дел муниципальных учреждений здравоохранения «Центральных городских (районных) больниц» и административных комиссий Ростовской области; уточ­нены списки орга­низаций - ис­точников комплектования го­судар­ст­венных и муниципаль­ных архи­вов. 
Проведено совместное расширенное заседание ЭПК комитета и ЭК организаций системы юстиции и судопроизводства Ростовской области. По итогам работы составлены справки о наличии нормативно-методических документов и состоянии материально-технической базы  архивов организаций системы юстиции и судопроизводства, проведен анализ рассмотренных описей. Выписка  из протокола заседания ЭПК комитета направлена руководителю Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Ростовской области.
Проведено выездное заседание ЭПК комитета в ст. Багаевской, на котором присутствовали первый заместитель главы администрации Багаевского района, управляющий делами администрации, члены ЭПК комитета, председатели ЭК организаций, лица, ответственные за ведение делопроизводства и работу архива, заведующие архивными учреждениями, всего более 30 человек. На выездном заседании были рассмотрены вопросы о роли ЭПК комитета и экспертных комиссий в формировании Архивного фонда Российской Федерации, о составлении исторических справок и предисловий к описям, о проблемах комплектования фотодокументами и документами личного происхождения.
Рассмотрены методические вопросы: о проекте «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения»; о Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных районов и городских округов в Ростовской области и о Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов глав муниципальных районов и городских округов в Ростовской области; об уточнении сроков хранения копий деклараций о розничной продаже продукции, представляемых в лицензирующие организации; о порядке формирования протоколов заседаний собрания депутатов городского (сельского) поселения; о фондировании документов вновь созданных Межрайонных налоговых инспекций и МУ «Расчетный центр образования»; о сроке хранения  протоколов участковых избирательных комиссий;  об отборе и учёте судебных дел постоянного хранения.    
Важное внимание уделялось ЭПК комитета  оказанию методической помощи со­трудникам архивных учреждений области и организаций в работе по состав­лению инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, исторических справок и предисловий к описям.
В архивных учреждениях согла­совано 68 инст­рукций по дело­про­извод­ству, 723 номенклатуры дел,  335 по­ложений об ар­хиве организаций и 354 положений об ЭК.
Архивными учреждениями продолжена работа по контролю обес­пече­ния сохранности доку­ментов на стадии ведомственного хранения. Проведены обследования состояния хранения документов Архивного фонда  Рос­сийской Федера­ции в 356 организациях - источников комплек­тования.
Для обеспечения сохранности документов по личному составу ликвидированных, реорганизуемых организаций архивными учрежде­ниями области проводилась ко­ординационная работа с руководителями организаций, кон­курсными управляющими.
Архивными учреждениями области проведена работа по повыше­нию квалификации работников архив­ных и делопроизводственных служб: проведено 53 семинара, оказано 5958 консультаций организа­циям по вопросам делопроизводства и архивного дела, в т.ч. муници­пальными архивами проведено 37 семинаров с лицами, ответственными за ведение делопроизводства и работу архива и оказано 5051 консульта­ция.
Осуществлялась методическая и практическая помощь архивам доку­ментов по личному составу.
Было продолжено внедрение в практику работы государственных и муниципальных архивов «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», «Перечня документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения», «Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения», примерной номенклатуры дел для территориальных органов Федеральной службы по финансовому мониторингу.
 
3. Создание учетных БД, автоматизированного НСА и информаци­онно-поисковых систем
Продолжена работа по ведению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В БД «Архивный фонд» заложена по государственным и муниципальным архи­вам информация о 6864 фондах. Всего по государственным архивам числится по паспортным данным на 01.01.2010 8616 фондов, из них введено в БД «Архивный фонд» на 01.01.2010 4955 фондов (58%). Всего по муниципальным архивам числится по паспортным данным на 01.01.2010 3672 фондов, из них введено в БД «Архивный фонд» на 01.01.2010 1909 фондов (52%).
Весь объем информации БД «Архивный фонд» внесен в базу данных комитета «Фондовый каталог». Вся информация передана в Росархив для включения в общеотраслевую систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
В соответствии с решением коллегии Росархива от 12.02.2009 и резо­люциями последних заседаний Со­вета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, приоритет­ным направлением работы в сфере информа­тизации архивной отрасли является внедре­ние 4-ой версии программ­ного комплекса «Архивный фонд» - полнофункциональной, унифицированной основы для системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
На основе этих требований комитет разработал план работы, в который были включены мероприятия организационно-методического и финансового характера, обеспечивающие в итоге полное и своевременное выполнение этой важнейшей задачи.
После получения дистрибутивов программы комитетом был составлен перечень архивных учреждений, в которых планируется внедрение 4-й версии ПК «Архив­ный фонд». В него включены 3 государственных и 51 муни­ципальный архив Ростовской об­ласти.
Определено количество рабочих мест для внедрения программ­ного комплекса и режим работы ПК в каждом архиве. Общее количество рабочих мест составляет 62, в т.ч. в государственных архивах – 11, в му­ниципальных архивах – 51. В двух государственных архивах (Государственный архив Ростовской области (ГАРО) и Центр документации новейшей истории Ростов­ской области (ЦДНИРО) предусмотрен сетевой режим работы, в остальных архивных учреждениях – однопользовательский.
Принимаются меры по обследованию имеющегося программно-техни­ческого и кадрового обеспечения, обеспечению архивных учреж­дений необ­ходимым оборудованием и прикладными программами.
Важнейшим условием выполнения плана является обучение спе­циали­стов архивов практическим навыкам внедрения и эксплуатации нового программного комплекса.
Данный вопрос рассмотрен на семинаре с работниками областной ар­хивной отрасли. До всех государственных и муниципальных архивов дове­дена информация о возможности обучения новой версии ПК «Ар­хивный фонд» на базе партнера в ЮФО ООО «Электронные офисные системы» НПЦ «Космос-2».
Вместе с тем, в связи с недостатком финансовых средств, основ­ной объем методических мероприятий осуществляется специали­стами комитета по управлению архивным делом. На настоящий момент только в муниципальном архиве г. Азова установку ПК «Архивный фонд», конвертацию данных и обучение проводили сотрудники НПЦ «Космос-2».
Главные усилия были направлены на решение двух взаимосвязанных проблем – укомплекто­вании технической инфраструктуры и непосредствен­ной подготовки специа­листов.
Так, в соответствии с письмом Росархива «О техническом и про­граммном обеспечении ПК «Архивный фонд» (4-я версия)» комитетом приобретен MS SQL Server 2005 Standard Edition c одной лицен­зией клиент­ского доступа;
- установлено программное обеспечение сервера БД и клиентского ра­бочего места конечного пользователя 4-ой версии ПК «Архивный фонд» на сервере комитета, оснащенного операционной системой Win­dows Server For Small Business Server;
-   проведена апробация конвертации данных из 3-ей версии ПК «Ар­хивный фонд» в 4-ую и работы ПК «Архивный фонд» (4-я версия) в сетевом и однопользовательском режиме, изучена докумен­тация и все основные воз­можности 4-ой версии ПК «Архивный фонд»;
- начаты тиражирование и передача дистрибутивов 4-ой версии ПК «Архивный фонд» в архивы об­ласти;
- во всех государственных и 17 муниципальных архивах при ме­то­диче­ской и практической помощи комитета или своими силами про­ведена уста­новка 4-ой версии ПК «Архивный фонд»;
- продолжается работа по установке базы данных в остальных муниципальных архивах, а также консультации заведующих и сотрудников в теле­фонном режиме.
Повсеместно при обучении архивистов работе с программой, особое внимание было уделено изучению процедуры выгрузки базы данных с помощью программы «Мастер БД» для представления в комитет.
Пионером внедрения ПК «Архивный фонд» в Ростовской об­ласти яв­ляется Центр хранения архивных документов в г. Шахты. К настоящему времени полностью перешли на работу с 4-ой версией ПК «Архивный фонд» Государственный архив Ростовской области и его Та­ганрогский филиал, ЦХАД. ЦДНИРО и муниципальные архивы, установившие 4-ую версию, также готовы в ближайшее время осуществить перенос данных и на­чать эксплуатацию нового программного комплекса. Работа по внедрению 4-ой версии ПК «Архивный фонд» в архивных учреждениях Ростовской области продолжается.
В тематическую базу данных «Комплекс-архив» в про­цессе ка­талогизации фондов введено 9202 записи  в объеме 125,63 Мб.
В процессе создания информационно – поисковых систем описано, усовершенствовано, пере­работано 166411 ед. хр., закаталогизированны 1297 ед.хр. архивных документов.
Выявлено 574 особо ценных документов.
Ведение областного реестра уникальных документов.
Комитетом по управлению архивным делом Администрации Ростовской области совместно со специалистами ГАРО и ЦДНИРО разработаны организационно – методические документы по созданию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Ростовской области: административный регламент по исполнению  комитетом по управлению архивным делом Администрации Ростовской области государственной функции «Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Ростовской области»,  регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Ростовской области,  памятка о порядке выявления, описания, хранения, учета и использования уникальных документов Архивного фонда Ростовской области, методические рекомендации по выявлению, описанию и обеспечению сохранности уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Ростовской области.
Комитетом доведены до сведения руководителей областных государственных архивных учреждений и архивных учреждений органов местного самоуправления организационно-методические документы по созданию и ведению «Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Ростовской области».  
Вопрос по выявлению уникальных документов рассмотрен на коллегии комитета, решением которой «О мероприятиях по созданию и внедрению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Ростовской области» закреплены задачи по выявлению уникальных документов на 2009 год и последующие годы.
Организована работа по экспериментальному внедрению разработанных организационно-методических документов по созданию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Ростовской области. Выявленные недостатки в организационно-методических документах доработаны в течение года.
В ГАРО выявлено 5 уникальных документов, которые были представлены на рассмотрение ЭПК комитета. После согласования ЭПК комитета документы включены в «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Ростовской области» и электронную базу данных.
Документы проведены учетом. Работа по выявлению уникальных документов продолжается.
 
4. Предоставление информационных услуг и использование доку­ментов
Архивные учреждения области провели 614 информационных ме­ро­приятий. 547 мероприятий осуществлены архивами в качестве голов­ной ор­ганизации в связи с обращениями государственных органов и ор­ганов местного самоуправления, при проведении выставок, радио-теле­передач, конференций, встреч с общественностью, круглых столов, лек­ций, бесед, практики студентов, школьных уроков,  экскурсий, при на­писании статей, участии в подготовке сборника документов.
По заданиям Администрации Ростовской области, Законодатель­ного Собрания,  аппарата полномочного представителя Президента Рос­сий­ской Федерации в ЮФО, депутатов Государственной Думы Россий­ской Федерации, Росархива, администраций муниципальных образова­ний области, отрас­левых министерств Ростовской области государст­венными и муниципальными архивами  подго­товлено  156  информаций об образовании насе­ленных пунктов области, о ста­тусе и образовании учреждений области, о награждении орденами и ме­да­лями жителей области, об отводе земель­ных участков, назначении на долж­ности, сведения биографического ха­рактера и др.
Государственные и муниципальные архивы участвовали в мероприятиях, предусмотренных под­программой Росархива по реализации Государственной программы «Патрио­тическое воспитание граждан Российской Федерации» на 2006-2010 гг., информационном обеспечении мероприятий, связанных с памятными и юбилейными датами.
В процессе этой работы архивными учреждениями области организовано 65 постоянно-дейст­вующих и временных  выставок копий документов, 48 ра­дио и телепередач, подготовлено 142 статьи и подбо­рки документов. Сотрудники архивов приняли участие в проведении 14 конфе­ренций, 22 заседаний «круглых столов», 18 встречах с общественностью, 19 уроков для школьников, 29 практик студентов учебных заведений. Проведено 57 обзорных и тематических экскурсий, прочитано 44 лекции для учащихся и студентов.
ЦХАД продолжает работать над сборниками документов совместно с Шахтинским Благочинием Донской Епархии «Из истории Донской Епархии. Шахтинское благочиние» и с департаментом образования Администрации    г. Шахты «Система образования г. Шахты и современность». Совместно с Шахтинским научно-исследовательским и проектно-конструкторским угольным институтом созданы альбомы-сборники «50 лет «ШахтНИУИ» и ОАО «ШахтНИУИ». 
Важное внимание уделялось работе архивных учреждений по ис­полне­нию запросов социально-правового характера. Всего в архивные учреждения области поступило 29595 запросов, ис­полнено - 29595, с по­ло­жи­тельным результатом – 25498. Кроме того, исполнено 49493 тематических запроса.
Организация работы читальных залов архивных учреждений об­ласти была направлена на полное и своевременное удовлетворение по­требностей пользователей и обеспечение сохранности документов. Ко­личество фактических посещений в 2009 году пользователями читальных залов архивных учреждений области составило 4652; пользователей, работавших в читальных залах - 1266. Пользователи работали над темами, посвя­щенными истории населен­ных мест, церквей, предприятий, различных отраслей народного хозяйства, истории образования, учебных, научных и культурных заведений, общест­венных организаций, деятельности вы­дающихся представителей науки, исто­рии немецких и греческих коло­ний, генеалогическим исследованиям и др.
Общее количество пользователей архивной информацией составило 92986, в т.ч. в муниципальных архивах 56831.
Пользователям выдано 482131 ед.хр., в т.ч. в муниципальных архивах -  136783. Архивными учреждениями области изготовлено 142141 лист копий документов, в т.ч.  муниципальными архивами - 112909.
В ходе реализации Указа Президента Российской Федерации от 02.06.2001 №627 «Вопросы межведомственной комиссии по защите го­су­дарственной тайны» организовано рассекречивание 11 фондов, включающих в себя 5082 ед.хр. документов на 313367 листах.
ГАРО выведены на открытый режим хранения документы фонда Р-1185 «Управление Северо-Кавказской краевой рабоче-крестьянской инспекции» в количестве 1000 ед.хр. за 1921-1934 гг. 
Таким образом, мероприятия и объемы научно-производственных работ, запланированные на 2009 год, выполнены полностью. Достигну­тый уровень и результативность работы архивных учреждений соответ­ствуют требованиям по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Феде­рации, предъявляемым Федеральным архивным агентством и Админи­страцией Ростовской области.