Комитет по управлению архивным делом
Результаты деятельности
Информация
об итогах работы комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области, государственных и муниципальных архивных учреждений в 2009 году
В 2009 году в основу деятельности архивных учреждений Ростовской области было положено выполнение приоритетных задач в сфере архивного дела, изложенных в ежегодных посланиях Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации, нормативно-правовых актах Российской Федерации и Ростовской области, указаниях Федерального архивного агентства и рекомендациях Межрегиональной концепции развития архивного дела в Южном федеральном округе (2006-2010 годы).
Мероприятия и объемы практических работ, намеченные Основными направлениями развития архивного дела на 2009 год, выполнены полностью.
Важную роль в обеспечении стабильной работы архивных учреждений области сыграло государственное регулирование архивного дела, включающее в себя комплекс мер правового, организационного и финансово-экономического характера.
Исходя из поставленных задач, комитет принимал активное участие в правовом и организационном регулировании проблем архивной отрасли. Продолжалась работа по практической реализации Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Областного закона от 12.03.2007 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области», внедрению в практику работы архивных учреждений Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Связанные с этим вопросы неоднократно обсуждались на заседаниях коллегии комитета, семинарах работников архивных учреждений, в различных формах профессиональной подготовки архивистов.
Комитет и подведомственные государственные архивные учреждения принимали активное участие в процессе реформирования административной системы, направленном на повышение качества государственного управления. В 2009 году завершена работа по разработке и согласованию административных регламентов государственных услуг, оказываемых комитетом и подведомственными государственными архивными учреждениями. Организован сайт комитета на сервере Администрации Ростовской области, содержащий вышеприведенные регламенты и другую информацию о деятельности областной архивной отрасли.
При непосредственной методической поддержке комитета проводятся мероприятия по разработке административных регламентов услуг, оказываемых муниципальными архивами городов и районов области.
В соответствии с указаниями Росархива продолжена работа по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории Ростовской области. По состоянию на 01.01.2010 года областными архивными учреждениями заключено уже 60 таких соглашений.
Важнейшим направлением деятельности комитета оставалось совершенствование практики взаимодействия с органами местного самоуправления по вопросам развития архивного дела. В адрес руководителей органов местного самоуправления направлено 29 персональных и 4 циркулярных обращения по вопросам поддержки муниципальных архивов. Органами местного самоуправления принято 34 постановления и распоряжения в сфере регулирования архивного дела в муниципальных образованиях области.
Меры, предпринятые комитетом в сфере совершенствования государственного регулирования архивного дела, способствовали сохранению устойчивого и планомерного характера работы государственных и муниципальных архивов в современной сложной экономической ситуации.
В связи с кризисом бюджетное финансирование комитета и подведомственных архивных учреждений существенно сократилось и по данным характеризуется следующими показателями:
Направления финансирования
2008 г.
(тыс. руб.)
2009 г.
(тыс. руб.)
Всего выделено средств
56085,6
50497,5
в т.ч.
- капитальные расходы
10622,7
395,7
В целом, в течение 2009 года запланированные бюджетные расходы на содержание комитета и подведомственных архивных учреждений были сокращены на 11943,1 тыс. руб., т.е., на 19 процентов, в том числе, капитальные расходы – на 7247,9 тыс. руб. (95 процентов). Кроме этого, на 27000,0 тыс. руб. были сокращены расходы по архивной отрасли из средств Инвестиционной программы Ростовской области на 2009 год.
В результате проведенного секвестирования бюджетных и инвестиционных средств не проведены в 2009 году и перенесены на более поздние сроки мероприятия по строительству двухэтажной пристройки лит. «В» к основному зданию государственного учреждения «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» (ГУ ЦХАД), монтажу системы автоматического пожаротушения в здании лит. «Б» ГУ ЦХАД, приобретению оборудования страхового копирования и оцифрования документов, компьютерной и множительной техники для государственных архивных учреждений.
Исходя из сложившейся ситуации, комитет, руководители государственных и муниципальных учреждений принимали активное участие в реализации антикризисных программ, принятых Правительством Российской Федерации, Администрацией Ростовской области.
Антикризисные мероприятия комитета, основанные на взвешенном и объективном регулировании структуры расходов на приоритетных направлениях архивной работы, активизации системы многоканального финансирования архивов, соблюдения строгого режима экономии средств, обеспечили устойчивое выполнение основных видов работ и услуг, сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных объектов.
Принятые меры позволили в полном объеме обеспечить финансирование расходов по содержанию и эксплуатации зданий, инженерного, противопожарного и охранного оборудования архивов, продолжить модернизацию материально-технической базы государственных архивных учреждений.
Так, в ходе реализации областной Инвестиционной программы завершена подготовка и экспертиза рабочего проекта строительства нового здания государственного учреждения «Государственный архив Ростовской области» (ГУ ГАРО) общей стоимостью 6893,5 тыс. руб. Ввод в эксплуатацию отреставрированной двухэтажной пристройки лит. «Б» к основному зданию ГУ ЦХАД позволил обеспечить прирост протяженности архивных полок центра на 2208 п.м.
В здании государственного учреждения «Центр документации новейшей истории Ростовской области» (ГУ ЦДНИРО) установлена система оповещения людей о пожаре III степени. В зданиях ГУ ГАРО и ГУ ЦХАД проведена огнезащитная обработка деревянных конструкций и стеллажей. Продолжены закупки компьютерного и множительного оборудования, лицензионных программ, сплит-систем и архивных коробок для ГУ ГАРО и ГУ ЦДНИРО.
В соответствии с Областным законом от 22.10.2005 № 375-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений» осуществлялся процесс выплаты субвенций из областного бюджета на исполнение муниципальными архивами переданных им отдельных государственных полномочий. Общая сумма субвенций, выделенных в 2009 году, составила 7759,9 тыс. руб. (в 2008 году – 6671,4 тыс. руб.).
Продолжена работа по контролю за выполнением распоряжения Администрации Ростовской области от 19.10.2005 № 267 «О мерах по обеспечению сохранности архивных документов, укреплению материально-технической базы и пожарной безопасности муниципальных архивных учреждений Ростовской области».
В течение года произошло увеличение площадей архивохранилищ в 5 муниципальных архивах и 3 архивах документов по личному составу. Всего введено в эксплуатацию 216,5 кв.м. хранилищ. Заменены помещения для размещения 4 муниципальных архивов и 4 архивов документов по личному составу. Выведены из подвальных помещений 3 муниципальных архива и 2 архива документов по личному составу.
В соответствии с требованиями Росархива и Администрации Ростовской области серьезное внимание в отчетном периоде было уделено вопросам усиления противопожарной безопасности архивов. Во всех архивных учреждениях области организовано внедрение Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, усилена работа по обучению персонала действиям в условиях чрезвычайных ситуаций, обновлена документация, регламентирующая порядок и содержание работы по обеспечению пожарной безопасности зданий.
Сохранилась положительная динамика в оснащении государственных и муниципальных архивов компьютерной и множительной техникой.
Общее количество компьютеров в течение года возросло на 24, ксероксов – 6, принтеров – 19, сканеров – 5. Заменены устаревшие компьютеры в 2-х муниципальных архивах.
По состоянию на 01.01.2010 года в комитете по управлению архивным делом функционируют 20 компьютеров и 5 ксероксов, в государственных архивах – 105 компьютеров и 17 ксероксов, в муниципальных архивах – 130 компьютеров и 48 ксероксов, 15 сканеров.
Вместе с тем, в работе по укреплению материально-технической базы архивных учреждений области имеется немало нерешенных проблем.
Вследствие качественного отставания в объемах бюджетного финансирования, имевшего место в 1990-2003 годах, значительные капиталовложения и время для их освоения требуются для приведения в соответствие с современными нормативами материальной базы областных государственных архивов.
Несмотря на явный прогресс, достигнутый в последние годы в материально-техническом оснащении муниципальных архивов, завершение формирования нормативной базы хранения документов существенно сдерживается отсутствием необходимых финансовых средств в муниципальных образованиях, в подавляющем большинстве решающих вопросы местного значения за счет дотаций из бюджета Ростовской области.
Серьезной проблемой, отрицательно сказывающейся на качественных и количественных показателях реализации основных направлений архивного дела, остается перегруженность архивохранилищ, недостаточная эффективность мер по оснащению архивов необходимым оборудованием.
В настоящее время 100-процентную загруженность имеют Государственный архив Ростовской области, Таганрогский филиал ГАРО и Центр хранения архивных документов в г. Шахты Ростовской области, ЦДНИРО, а также 13 муниципальных архивов и 16 архивов документов по личному составу. В среднем, загруженность архивохранилищ государственных архивов составляет 104 процента, муниципальных архивов – 83,6 процента, архивов документов по личному составу – 83,6 процента.
Несмотря на предпринимаемые меры не в полном объеме проведены мероприятия по противопожарному и охранному оборудованию муниципальных архивов. Так, системами пожарной сигнализации оснащены только 78 процентов архивных отделов и 73 процента архивов документов по личному составу. Охранную сигнализацию и сторожевую охрану имеют 96 процентов муниципальных архивов и 81 процент архивов документов по личному составу.
Не завершен процесс полного укомплектования архивохранилищ металлическими стеллажами. Их доля в общей протяженности стеллажных полок составляет в государственных архивных учреждениях 80 процентов, муниципальных архивах – 89 процентов, архивах документов по личному составу – 76 процентов.
Несмотря на сложности экономического характера, комитет, государственные и муниципальные архивы продолжают работу по доведению материально-технической базы до уровня нормативных требований, принимают активные меры по наращиванию организационных усилий, оптимизации режима экономии и бережливости в интересах сохранения и развития накопленного материально-технического потенциала.
В отчетном периоде важным направлением в работе комитета являлись вопросы совершенствования сети и штатной численности архивных учреждений, повышения эффективности труда и профессиональной квалификации архивистов.
По состоянию на 01.01.2010 года объем архивных документов, находящихся на государственном и муниципальном хранении в Ростовской области, составляет 4497485 дел за период с 18 века до наших дней. С учетом 4515605 дел, находящихся на ведомственном хранении, общее количество архивных документов, хранящихся на территории Ростовской области, составляет 9013090 дел.
Сохранность, учет и использование данного массива документов обеспечивает орган исполнительной власти Ростовской области, уполномоченный в сфере архивного дела, - комитет по управлению архивным делом Администрации области, 3 государственных архивных учреждения и 2 филиала Государственного архива Ростовской области, 51 муниципальный архив органов местного самоуправления, 52 архива документов по личному составу муниципальных районов и городских округов, 3 объединенных ведомственных архива и 2210 ведомственных архивов организаций.
В 2009 году сеть государственных архивов и муниципальных архивов органов местного самоуправления не изменялась. Вместе с тем, в связи с ликвидацией муниципального учреждения «Междуведомственный архив документов по личному составу г. Новошахтинска» и передачей его документов, штатов и оборудования в состав архивного отдела городской администрации, количество архивов документов по личному составу муниципальных районов и городских округов области сократилось с 53 до 52.
Администрация Ростовской области и комитет по управлению архивным делом продолжили работу по материальному и моральному стимулированию труда работников областной архивной отрасли.
В соответствии с постановлением Администрации Ростовской области от 16.10.2008 № 506 «О системе оплаты труда работников областных государственных учреждений» с 01.01.2009 года работники областных государственных архивов переведены на новую систему оплаты труда.
Во всех архивных учреждениях Ростовской области в течение года заработная плата работникам выплачивалась в полном объеме и без задержек.
В целях оказания дополнительной социальной поддержки осуществлялось обеспечение сотрудников архивных учреждений области страховыми полисами медицинского обслуживания. Продолжена практика выделения детям сотрудников ГУ ГАРО путевок в санатории и детские оздоровительные лагеря.
В связи с празднованием Дня архивов комитет активизировал меры по моральному поощрению работников областной архивной отрасли, общая численность которой составляет 386 человек.
Всего в течение года поощрено 39 архивистов, в т.ч.:
- Почетной грамотой Федерального архивного агентства – 5;
- Благодарностью Руководителя Федерального архивного агентства - 6;
- Почетной грамотой Администрации Ростовской области – 1;
- Благодарственным письмом Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области – 1;
- Почетной грамотой комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области – 15;
- Благодарностью председателя комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области – 11.
Кроме этого, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 05.04.2009 г. № 348 медалью ордена «За заслуги перед Отечеством» II степени награждена директор ГУ ГАРО Чумакова Н.А., а в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2009 г. № 700 почетное звание «Заслуженный работник культуры Российской Федерации» присвоено начальнику отдела организационно-методической и научной работы комитета Цыхно В.Н.
Важным направлением деятельности комитета являлась работа по повышению методической и профессиональной подготовки сотрудников архивных учреждений области.
В течение года 20 специалистов комитета и подведомственных архивных учреждений окончили курсы повышения квалификации по 72-часовой программе при Северо-Кавказской академии государственной службы, Главном управлении МЧС России по Ростовской области и Пилотном Центре государственных закупок Южного федерального университета.
Сотрудники ГУ ЦДНИРО и ГУ ЦХАД приняли участие в работе Шестой Всероссийской научно-практической конференции «Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе» (Москва, июнь 2009 г.).
Кроме этого, более 30 сотрудников комитета и подведомственных архивных учреждений приняли участие в конференциях и семинарах, проведенных Администрацией Ростовской области, Высшей школой управления человеческими ресурсами Центрального института непрерывного образования (г. Москва), Группой компаний Нобиль (г. Санкт-Петербург).
В 2009 году комитетом проведены семинары с заведующими муниципальными архивами на тему: «Состояние и меры совершенствования работы муниципальных архивных учреждений Ростовской области по внедрению «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» и совместно с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Ростовской области с заведующими архивами документов по личному составу «Формы и методы работы по совершенствованию исполнения запросов граждан социально-правового характера в связи с принятием Федерального закона от 24.07.2009 № 213-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».
Проводится работа по повышению квалификации сотрудников комитета и государственных архивов в системе профессиональной подготовки.
Продолжена работа коллегиальных и совещательных органов комитета и государственных архивов.
Проведено 4 заседания коллегии комитета по управлению архивным делом, на которых рассмотрено 11 вопросов, посвященных различным проблемам организации архивного дела в Ростовской области.
В соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства проводилась работа Научно-методического совета архивных учреждений Южного федерального округа.
Очередное заседание Научно-методического совета проведено в октябре 2009 года и включало в себя:
- заседание Научно-методического совета архивных учреждений Южного федерального округа, посвященное актуальным проблемам развития и использования современных информационных и телекоммуникационных технологий;
- совещание-семинар на тему: «Состояние и меры совершенствования работы архивных учреждений по внедрению «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
- заседание Круглого стола, посвященное обсуждению актуальных проблем развития нормативно-правовой базы деятельности архивных учреждений.
В целом, комплекс правовых, организационных, финансово-экономических и научно-методических мероприятий обеспечил стабильную и эффективную работу архивных учреждений по выполнению основных направлений развития архивного дела, запланированных на 2009 год.
Итоговые результаты по основным направлениям деятельности областной архивной отрасли характеризуются следующими показателями:
1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Архивного Фонда Российской Федерации
Работа по обеспечению сохранности и совершенствованию государственного учета документов организовывалась в соответствии с положениями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, рекомендациями Федерального архивного агентства и решениями коллегии комитета.
Принимались меры по поддержанию нормативных параметров температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения архивных документов.
В соответствии с рекомендациями Росархива продолжалась работа по усилению безопасности архивов и архивных фондов, неукоснительному соблюдению нормативных требований по организации хранения и выдачи документов различным категориям пользователей, включая работников архивных учреждений.
С целью обеспечения сохранности документов и улучшения их физического состояния в архивных учреждениях области проведены работы по реставрации 918 дел, физико-химической обработке (переплету и подшивке) 9119 дел, картонированию 148707 дел. Восстановлено 94 листа документов с затухающим текстом. Проведена проверка наличия и физического состояния 65741 дела на бумажной основе и 4040 фотодокументов (позитивов).
В ходе внедрения программного комплекса БД «Архивный фонд» и в соответствии с требованиями Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации при работе с фондами проводилось уточнение учетных документов (листов фондов, карточек фондов, реестров описей). В государственных архивах проведена работа по выверке учетных документов 556 фондов в связи с подготовкой данных для ввода в БД «Архивный фонд». В муниципальных архивах администраций продолжалась работа по уточнению карточек фондов.
Государственными и муниципальными архивными учреждениями области проведена паспортизация архивов по состоянию на 01.01.2010 в соответствии с Регламентом государственного учета документов.
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации
Архивными учреждениями области продолжена работа по уточнению списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В сводный список организаций - источников комплектования включено 14
организаций, исключено из списка 84 организации. Всего в сводном Списке организаций-источников комплектования архивных учреждений Ростовской области значится 2210 организаций.
Продолжена работа по плановому комплектованию архивных учреждений Ростовской области.
Архивными учреждениями Ростовской области осуществлен прием 61585 дел, в том числе, управленческой документации - 30631, документов по личному составу – 27161, научно-технической документации – 1467, документов личного происхождения - 608, фотодокументов – 1718.
В ходе упорядочения документов организаций - источников комплектования архивных учреждений области утверждены на ЭПК комитета описи дел на 40014 единиц хранения документов.
Проведена работа по упорядочению 9886 дел управленческой документации, 1088 дел научно-технической документации и 7478 дел документов по личному составу.
Организована работа ЭПК комитета. В ходе проведения 21 заседания ЭПК комитета рассмотрены и утверждены описи дел постоянного хранения, по личному составу, личного происхождения, НТД, ОЦД, фотодокументов; переработанные описи, акты о выделении к уничтожению. Согласованы инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об ЭК и архивах, памятка по составлению описей дел постоянного хранения организаций управления образования районов и городов Ростовской области, примерные номенклатуры дел муниципальных учреждений здравоохранения «Центральных городских (районных) больниц» и административных комиссий Ростовской области; уточнены списки организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
Проведено совместное расширенное заседание ЭПК комитета и ЭК организаций системы юстиции и судопроизводства Ростовской области. По итогам работы составлены справки о наличии нормативно-методических документов и состоянии материально-технической базы архивов организаций системы юстиции и судопроизводства, проведен анализ рассмотренных описей. Выписка из протокола заседания ЭПК комитета направлена руководителю Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Ростовской области.
Проведено выездное заседание ЭПК комитета в ст. Багаевской, на котором присутствовали первый заместитель главы администрации Багаевского района, управляющий делами администрации, члены ЭПК комитета, председатели ЭК организаций, лица, ответственные за ведение делопроизводства и работу архива, заведующие архивными учреждениями, всего более 30 человек. На выездном заседании были рассмотрены вопросы о роли ЭПК комитета и экспертных комиссий в формировании Архивного фонда Российской Федерации, о составлении исторических справок и предисловий к описям, о проблемах комплектования фотодокументами и документами личного происхождения.
Рассмотрены методические вопросы: о проекте «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения»; о Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных районов и городских округов в Ростовской области и о Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов глав муниципальных районов и городских округов в Ростовской области; об уточнении сроков хранения копий деклараций о розничной продаже продукции, представляемых в лицензирующие организации; о порядке формирования протоколов заседаний собрания депутатов городского (сельского) поселения; о фондировании документов вновь созданных Межрайонных налоговых инспекций и МУ «Расчетный центр образования»; о сроке хранения протоколов участковых избирательных комиссий; об отборе и учёте судебных дел постоянного хранения.
Важное внимание уделялось ЭПК комитета оказанию методической помощи сотрудникам архивных учреждений области и организаций в работе по составлению инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, исторических справок и предисловий к описям.
В архивных учреждениях согласовано 68 инструкций по делопроизводству, 723 номенклатуры дел, 335 положений об архиве организаций и 354 положений об ЭК.
Архивными учреждениями продолжена работа по контролю обеспечения сохранности документов на стадии ведомственного хранения. Проведены обследования состояния хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в 356 организациях - источников комплектования.
Для обеспечения сохранности документов по личному составу ликвидированных, реорганизуемых организаций архивными учреждениями области проводилась координационная работа с руководителями организаций, конкурсными управляющими.
Архивными учреждениями области проведена работа по повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб: проведено 53 семинара, оказано 5958 консультаций организациям по вопросам делопроизводства и архивного дела, в т.ч. муниципальными архивами проведено 37 семинаров с лицами, ответственными за ведение делопроизводства и работу архива и оказано 5051 консультация.
Осуществлялась методическая и практическая помощь архивам документов по личному составу.
Было продолжено внедрение в практику работы государственных и муниципальных архивов «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», «Перечня документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения», «Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения», примерной номенклатуры дел для территориальных органов Федеральной службы по финансовому мониторингу.
3. Создание учетных БД, автоматизированного НСА и информационно-поисковых систем
Продолжена работа по ведению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В БД «Архивный фонд» заложена по государственным и муниципальным архивам информация о 6864 фондах. Всего по государственным архивам числится по паспортным данным на 01.01.2010 8616 фондов, из них введено в БД «Архивный фонд» на 01.01.2010 4955 фондов (58%). Всего по муниципальным архивам числится по паспортным данным на 01.01.2010 3672 фондов, из них введено в БД «Архивный фонд» на 01.01.2010 1909 фондов (52%).
Весь объем информации БД «Архивный фонд» внесен в базу данных комитета «Фондовый каталог». Вся информация передана в Росархив для включения в общеотраслевую систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
В соответствии с решением коллегии Росархива от 12.02.2009 и резолюциями последних заседаний Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, приоритетным направлением работы в сфере информатизации архивной отрасли является внедрение 4-ой версии программного комплекса «Архивный фонд» - полнофункциональной, унифицированной основы для системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
На основе этих требований комитет разработал план работы, в который были включены мероприятия организационно-методического и финансового характера, обеспечивающие в итоге полное и своевременное выполнение этой важнейшей задачи.
После получения дистрибутивов программы комитетом был составлен перечень архивных учреждений, в которых планируется внедрение 4-й версии ПК «Архивный фонд». В него включены 3 государственных и 51 муниципальный архив Ростовской области.
Определено количество рабочих мест для внедрения программного комплекса и режим работы ПК в каждом архиве. Общее количество рабочих мест составляет 62, в т.ч. в государственных архивах – 11, в муниципальных архивах – 51. В двух государственных архивах (Государственный архив Ростовской области (ГАРО) и Центр документации новейшей истории Ростовской области (ЦДНИРО) предусмотрен сетевой режим работы, в остальных архивных учреждениях – однопользовательский.
Принимаются меры по обследованию имеющегося программно-технического и кадрового обеспечения, обеспечению архивных учреждений необходимым оборудованием и прикладными программами.
Важнейшим условием выполнения плана является обучение специалистов архивов практическим навыкам внедрения и эксплуатации нового программного комплекса.
Данный вопрос рассмотрен на семинаре с работниками областной архивной отрасли. До всех государственных и муниципальных архивов доведена информация о возможности обучения новой версии ПК «Архивный фонд» на базе партнера в ЮФО ООО «Электронные офисные системы» НПЦ «Космос-2».
Вместе с тем, в связи с недостатком финансовых средств, основной объем методических мероприятий осуществляется специалистами комитета по управлению архивным делом. На настоящий момент только в муниципальном архиве г. Азова установку ПК «Архивный фонд», конвертацию данных и обучение проводили сотрудники НПЦ «Космос-2».
Главные усилия были направлены на решение двух взаимосвязанных проблем – укомплектовании технической инфраструктуры и непосредственной подготовки специалистов.
Так, в соответствии с письмом Росархива «О техническом и программном обеспечении ПК «Архивный фонд» (4-я версия)» комитетом приобретен MS SQL Server 2005 Standard Edition c одной лицензией клиентского доступа;
- установлено программное обеспечение сервера БД и клиентского рабочего места конечного пользователя 4-ой версии ПК «Архивный фонд» на сервере комитета, оснащенного операционной системой Windows Server For Small Business Server;
- проведена апробация конвертации данных из 3-ей версии ПК «Архивный фонд» в 4-ую и работы ПК «Архивный фонд» (4-я версия) в сетевом и однопользовательском режиме, изучена документация и все основные возможности 4-ой версии ПК «Архивный фонд»;
- начаты тиражирование и передача дистрибутивов 4-ой версии ПК «Архивный фонд» в архивы области;
- во всех государственных и 17 муниципальных архивах при методической и практической помощи комитета или своими силами проведена установка 4-ой версии ПК «Архивный фонд»;
- продолжается работа по установке базы данных в остальных муниципальных архивах, а также консультации заведующих и сотрудников в телефонном режиме.
Повсеместно при обучении архивистов работе с программой, особое внимание было уделено изучению процедуры выгрузки базы данных с помощью программы «Мастер БД» для представления в комитет.
Пионером внедрения ПК «Архивный фонд» в Ростовской области является Центр хранения архивных документов в г. Шахты. К настоящему времени полностью перешли на работу с 4-ой версией ПК «Архивный фонд» Государственный архив Ростовской области и его Таганрогский филиал, ЦХАД. ЦДНИРО и муниципальные архивы, установившие 4-ую версию, также готовы в ближайшее время осуществить перенос данных и начать эксплуатацию нового программного комплекса. Работа по внедрению 4-ой версии ПК «Архивный фонд» в архивных учреждениях Ростовской области продолжается.
В тематическую базу данных «Комплекс-архив» в процессе каталогизации фондов введено 9202 записи в объеме 125,63 Мб.
В процессе создания информационно – поисковых систем описано, усовершенствовано, переработано 166411 ед. хр., закаталогизированны 1297 ед.хр. архивных документов.
Выявлено 574 особо ценных документов.
Ведение областного реестра уникальных документов.
Комитетом по управлению архивным делом Администрации Ростовской области совместно со специалистами ГАРО и ЦДНИРО разработаны организационно – методические документы по созданию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Ростовской области: административный регламент по исполнению комитетом по управлению архивным делом Администрации Ростовской области государственной функции «Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Ростовской области», регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Ростовской области, памятка о порядке выявления, описания, хранения, учета и использования уникальных документов Архивного фонда Ростовской области, методические рекомендации по выявлению, описанию и обеспечению сохранности уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Ростовской области.
Комитетом доведены до сведения руководителей областных государственных архивных учреждений и архивных учреждений органов местного самоуправления организационно-методические документы по созданию и ведению «Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Ростовской области».
Вопрос по выявлению уникальных документов рассмотрен на коллегии комитета, решением которой «О мероприятиях по созданию и внедрению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Ростовской области» закреплены задачи по выявлению уникальных документов на 2009 год и последующие годы.
Организована работа по экспериментальному внедрению разработанных организационно-методических документов по созданию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Ростовской области. Выявленные недостатки в организационно-методических документах доработаны в течение года.
В ГАРО выявлено 5 уникальных документов, которые были представлены на рассмотрение ЭПК комитета. После согласования ЭПК комитета документы включены в «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Ростовской области» и электронную базу данных.
Документы проведены учетом. Работа по выявлению уникальных документов продолжается.
4. Предоставление информационных услуг и использование документов
Архивные учреждения области провели 614 информационных мероприятий. 547 мероприятий осуществлены архивами в качестве головной организации в связи с обращениями государственных органов и органов местного самоуправления, при проведении выставок, радио-телепередач, конференций, встреч с общественностью, круглых столов, лекций, бесед, практики студентов, школьных уроков, экскурсий, при написании статей, участии в подготовке сборника документов.
По заданиям Администрации Ростовской области, Законодательного Собрания, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в ЮФО, депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Росархива, администраций муниципальных образований области, отраслевых министерств Ростовской области государственными и муниципальными архивами подготовлено 156 информаций об образовании населенных пунктов области, о статусе и образовании учреждений области, о награждении орденами и медалями жителей области, об отводе земельных участков, назначении на должности, сведения биографического характера и др.
Государственные и муниципальные архивы участвовали в мероприятиях, предусмотренных подпрограммой Росархива по реализации Государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации» на 2006-2010 гг., информационном обеспечении мероприятий, связанных с памятными и юбилейными датами.
В процессе этой работы архивными учреждениями области организовано 65 постоянно-действующих и временных выставок копий документов, 48 радио и телепередач, подготовлено 142 статьи и подборки документов. Сотрудники архивов приняли участие в проведении 14 конференций, 22 заседаний «круглых столов», 18 встречах с общественностью, 19 уроков для школьников, 29 практик студентов учебных заведений. Проведено 57 обзорных и тематических экскурсий, прочитано 44 лекции для учащихся и студентов.
ЦХАД продолжает работать над сборниками документов совместно с Шахтинским Благочинием Донской Епархии «Из истории Донской Епархии. Шахтинское благочиние» и с департаментом образования Администрации г. Шахты «Система образования г. Шахты и современность». Совместно с Шахтинским научно-исследовательским и проектно-конструкторским угольным институтом созданы альбомы-сборники «50 лет «ШахтНИУИ» и ОАО «ШахтНИУИ».
Важное внимание уделялось работе архивных учреждений по исполнению запросов социально-правового характера. Всего в архивные учреждения области поступило 29595 запросов, исполнено - 29595, с положительным результатом – 25498. Кроме того, исполнено 49493 тематических запроса.
Организация работы читальных залов архивных учреждений области была направлена на полное и своевременное удовлетворение потребностей пользователей и обеспечение сохранности документов. Количество фактических посещений в 2009 году пользователями читальных залов архивных учреждений области составило 4652; пользователей, работавших в читальных залах - 1266. Пользователи работали над темами, посвященными истории населенных мест, церквей, предприятий, различных отраслей народного хозяйства, истории образования, учебных, научных и культурных заведений, общественных организаций, деятельности выдающихся представителей науки, истории немецких и греческих колоний, генеалогическим исследованиям и др.
Общее количество пользователей архивной информацией составило 92986, в т.ч. в муниципальных архивах 56831.
Пользователям выдано 482131 ед.хр., в т.ч. в муниципальных архивах - 136783. Архивными учреждениями области изготовлено 142141 лист копий документов, в т.ч. муниципальными архивами - 112909.
В ходе реализации Указа Президента Российской Федерации от 02.06.2001 №627 «Вопросы межведомственной комиссии по защите государственной тайны» организовано рассекречивание 11 фондов, включающих в себя 5082 ед.хр. документов на 313367 листах
.
ГАРО выведены на открытый режим хранения документы фонда Р-1185 «Управление Северо-Кавказской краевой рабоче-крестьянской инспекции» в количестве 1000 ед.хр. за 1921-1934 гг.
Таким образом, мероприятия и объемы научно-производственных работ, запланированные на 2009 год, выполнены полностью. Достигнутый уровень и результативность работы архивных учреждений соответствуют требованиям по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, предъявляемым Федеральным архивным агентством и Администрацией Ростовской области.