Тема: «Формы и методы работы по организации качественного
комплектования архивных учреждений Краснодарского края
документами органов государственной власти и местного самоуправления»

 
Одним из главных направлений в деятельности архивных учреждений является качественное формирование Архивного фонда документами, всесторонне отражающими современное социально-экономическое развитие муниципальных образований и региона в целом.
Архивистами Краснодарского края проводится планомерная работа по организационно-методическому руководству службами делопроизводства и архива, и особенно изучению и отбору документов постоянного срока хранения, образующихся в процессе деятельности организаций-источников комплектования, важнейшими из которых являются органы государственной власти и местного самоуправления всех уровней.
Работа по формированию Архивного фонда проводится путем решения трех основных задач: 1) определения состава источников комплектования; 2) определения состава документов, подлежащих постоянному хранению; 3) обеспечения сохранности документов в условиях их ведомственного хранения. Эти задачи мы решаем в условиях нового законодательства, в том числе архивного.
Статьей 20-й 125-го закона определяются источники комплектования государственных и муниципальных архивов. При этом мы считаем, что в списках источников комплектования должны быть представлены все органы государственной власти и местного самоуправления.
Практически на каждом заседании экспертно-проверочной комиссии нашего управления уточняются списки организаций-источников комплектования как в индивидуальном порядке, так и системно. Мы внимательно отслеживаем все изменения в структурах органов власти как на краевом, так и на федеральном уровне, изучаем вопрос и выносим его на обсуждение членов комиссии. Изменения в муниципальных органах власти отслеживаются руководителями муниципальных архивов и выносятся также на обсуждение ЭПК. В ряде случаев работники управления, выезжая в командировки, изучают структуру органов власти муниципальных образований и вносят свои предложения по оптимизации состава источников комплектования архивов.
Всего в Сводном списке источников комплектования архивных учреждений края 2080 организаций, из них 1438 (69%) – органы государственной власти  и местного самоуправления.
Из 176 организаций - источников комплектования государственного архива Краснодарского края 78  являются органами государственной власти федерального и краевого уровня (44%).
В Краснодарском крае 7 городских округов, 37 муниципальных районов, 30 городских и 352 сельских поселения. Все органы местного самоуправления являются источниками комплектования муниципальных архивов, что составляет 28% от их общего количества. Кроме того, структурные подразделения местных администраций, которые являются юридическими лицами, включены в списки как самостоятельные источники комплектования. Это комитеты по управлению муниципальным имуществом, управления и отделы сельского хозяйства, культуры, образования, семьи и детства, физкультуры и спорта, туризма и другие.
Значительную группу - более 30% источников комплектования муниципальных архивов составляют органы государственной власти федерального и краевого уровня. За последние 10 лет муниципальные архивы Краснодарского края не потеряли ни одного органа государственной власти без уважительной причины, то есть исключение их из списка проходило только при ликвидации.
Определением состава документов, подлежащих постоянному хранению, занимается экспертно-проверочная комиссия управления. Как известно, основой качественного формирования дел в текущем делопроизводстве, проведении экспертизы ценности документов и своевременной передачи их на архивное хранение является номенклатура дел. Управлением разработаны и направлены в муниципальные архивы Примерная номенклатура дел органов местного самоуправления городских и сельских поселений и Методические рекомендации по составлению номенклатуры дел администрации муниципального образования. На их основе органы местного самоуправления составляют собственные номенклатуры дел. Согласование номенклатур дел проводится на местах муниципальными архивами, так как ЭПК управления своим решением делегировала им полномочия. В связи с этим руководители муниципальных архивов стали больше вникать в вопросы организации делопроизводства, налаживать взаимодействие со службами ДОУ местных администраций.
Номенклатуры дел органов государственной власти представляются на согласование ЭПК управления или ЭМК краевого архива. В связи с утверждением нового Перечня типовых управленческих архивных документов Законодательному Собранию Краснодарского края и всем органам исполнительной власти края было настоятельно рекомендовано представить номенклатуры дел на 2011 год на согласование ЭПК. В этом вопросе мы находим поддержку в управлении делопроизводства администрации края – у нас общие цели и решаем мы их сообща.
Управление активно взаимодействует также со всеми органами местного самоуправления. По  графику, утвержденному заместителем главы (губернатора) края вместе со специалистами управления делопроизводства ежемесячно совершаем инспекционные поездки в города и районы, в ходе которых оказываем методическую и практическую помощь службам делопроизводства и архива администраций не только городских округов и муниципальных районов, но и сельских поселений.
По рекомендации управления в большинстве администраций муниципальных образований ежегодно издаются правовые акты о своевременном упорядочении и приеме архивных документов на муниципальное хранение, а также обеспечении сохранности документов в ведомственных архивах.
С федеральными органами государственной власти формы взаимодействия сложнее. Хочется отметить, что вопросы формирования Архивного фонда решаются гораздо продуктивнее, если из центральных министерств и ведомств в территориальные органы своевременно поступают нормативные правовые документы по делопроизводству и архивному делу, издаются ведомственные перечни, однако по некоторым отраслям  последние не издавались десятилетиями (системы органов ЗАГСа, образования, здравоохранения и другие).
К сожалению, не все федеральные органы (Федеральная антимонопольная служба, Следственный комитет РФ, Роспотребнадзор, Росохранкультура) направили на места письма с образцами трехсторонних соглашений об отношениях и сотрудничестве с архивными органами, поэтому процесс заключения соглашений у нас несколько затянулся.
В то же время актуальные вопросы по формированию Архивного фонда мы продуктивно решаем с управлением Федеральной налоговой службы, управлением Федерального казначейства, краевой прокуратурой, управлением Судебного департамента и другими.
Главным показателем качественного формирования Архивного фонда являются описи дел, на основе которых мы можем судить о составе документов, отобранных на постоянное хранение. Управлением уделяется серьезное внимание упорядочению документов источников комплектования, и особенно органов власти всех уровней. Качество подготовки документов к передаче в государственные и муниципальные архивы в целом в крае, по нашему мнению, остается высоким.
Ежегодно архивным учреждениям края направляются разработанные управлением перечни документов постоянного срока хранения, методические рекомендации и письма по проблемным вопросам комплектования архивными документами. Особое внимание мы уделяем проведению экспертизы ценности документов переписки по основной деятельности, которая часто не включается в описи дел постоянного хранения. А ведь именно в аналитическом, информационном, справочном материале, представленном в переписке, отражена экономическая и социально-политическая жизнь нашего края и муниципальных образований.
На заседаниях ЭПК регулярно рассматриваются вопросы об определении состава документов постоянного срока хранения, причем инициатива идет прежде всего от архивных учреждений. Решения ЭПК по системным проблемам направляются в муниципальные архивы для использования в работе. В настоящее время рассылку методических документов мы проводим электронной почтой, так как почти все архивные учреждения края имеют электронные адреса.
Своевременность упорядочения дел, как известно, один из главных показателей качественного комплектования архивов документами постоянного хранения.
В последние годы средний процент упорядочения дел по краю составляет 96-97%, а краевой государственный архив и более 30 муниципальных архивов из 46 (более 70%) обеспечивают своевременное стопроцентное упорядочение дел.
Ежемесячно на каждом заседании ЭПК  утверждаются описи дел постоянного хранения всех источников комплектования. Проблемные вопросы решаются сообща членами комиссии, в составе которой 17 опытнейших специалистов управления, краевых, муниципальных архивов и ведомственного архива краевой администрации.
На основании представленных описей дел на ЭПК мы можем судить о составе документов и качестве самих описей дел. Лучшими традиционно становятся те муниципальные архивы, которые в ежегодном ранжировании оказываются на 1-х местах по упорядочению дел постоянного хранения. Кроме своевременно представленных описей дел они оцениваются еще и с качественной стороны. Основными критериями описей является полнота состава документов, полнота сведений в предисловии, систематизация дел и техническое оформление описи. Не утвержденные описи дел (3%) ставятся на контроль.
Одной из форм работы архивов с источниками комплектования является постоянное сотрудничество с их экспертными комиссиями. Мы пытаемся добиться, чтобы комиссии выполняли свои функции при проведении экспертизы ценности документов, а не только фиксировали в протоколах результаты работы специалистов.
Методика работы по формированию Архивного фонда является одной из главных тем курсов повышения квалификации работников архивных учреждений, организуемых управлением. Слушатели не только проходят курс обучения, но и пишут рефераты с учетом опыта своей работы.
Специалисты управления и архивных учреждений в качестве лекторов регулярно принимают участие в проведении семинаров-совещаний для работников органов власти края и муниципальных образований.
С целью повышения качества комплектования документами архивных учреждений и улучшения обеспечения сохранности архивных документов в источниках комплектования управлением ежегодно проводятся выездные заседания ЭПК и зональные семинары с ответственными за делопроизводство и архив источников комплектования муниципальных архивов, на базе которых проводится выездное заседание комиссии.
Ежегодно на расширенных заседаниях ЭПК заслушиваются органы государственной власти -  краевые департаменты  и федеральные структуры по вопросам постановки делопроизводства, комплектования и обеспечения сохранности архивных документов. Решения комиссии направляются руководству органов для принятия мер по устранению выявленных недостатков.
Практика проведения ежегодных выездных и расширенных заседаний экспертно-проверочной комиссии показала, что решать вопросы качественного формирования Архивного фонда края надо и на более высоком уровне. Поэтому за последние 4 года этому направлению были посвящены два расширенных заседания коллегии управления,  проведены три совещания – одно с краевыми органами исполнительной власти, а в марте 2010 и феврале 2011 года – с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти.
Одним из методов работы по своевременному и качественному упорядочению дел является ежегодное составление анализов как в целом по работе муниципальных учреждений, так и по отдельным отраслям, которые затем направляются руководству соответствующих органов власти и всем архивным учреждениям.
Одной из форм работы по повышению качественного комплектования документами архивов является проведение смотров-конкурсов.
С 2003 года проведены конкурсы «Лучший архив года» среди ведомственных архивов органов государственной власти Краснодарского края, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, администраций муниципальных образований, администраций городских и сельских поселений, налоговых инспекций, управлений образования. Одной из основных задач смотров-конкурсов – изучение и анализ подготовки документов к передаче на государственное и муниципальное хранение и обеспечения сохранности архивных документов. Так как обеспеченность отдельными помещениями под архивы составляет всего 63%, проведение конкурсов способствует привлечению внимания руководства органов власти к проблемам их архивов и, следовательно, улучшению состояния ведомственного хранения документов.
С целью повышения качества и полноты состава архивных документов управлением проведены конкурсы «Лучшая опись года» среди описей дел администраций муниципальных образований, органов местного самоуправления городских и сельских поселений, городских и районных прокуратур, налоговых инспекций, отделений федерального казначейства по городам и районам, территориальных избирательных комиссий. После подведения итогов конкурса образцы лучших описей дел направляются во все архивные учреждения края для использования в работе.
Комплектование документами архивных учреждений является одним из важных и сложных направлений в их деятельности, требующее от работников архивов высокого профессионализма и опыта. А от этого зависит и качество отобранных документов на постоянное хранение.
Освобожденных работников ведомственных архивов источников комплектования всего 13%, поэтому в  большинстве случаев в органах государственной власти края экспертизу ценности и упорядочение документов проводят профессионалы-архивисты.  Однако в муниципальных органах власти качество отобранных дел постоянного хранения не всегда высокое, так как упорядочение проводят часто меняющиеся работники администраций.
В феральных органах власти упорядочение документов находится под контролем краевого архива и всегда проводится своевременно, однако их качество зависит от квалификации работников.
Только объединив усилия органов управления архивным делом, государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти и местного самоуправления и особенно ведомственных архивов можно добиться значительного улучшения качественного формирования Архивного фонда для будущих поколений, для общей истории как городов и районов, так  и страны в целом.
 
 
 
 
 
 
 
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83