ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ КОМИТЕТА
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ И АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
ОТБОРА НА ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ-ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

 

 
Актуальность рассмотрения вопросов оптимизации работ по отнесению документов к составу Архивного фонда Российской Федерации и совершенствования деятельности экспертно-проверочных комиссий обусловлена необходимостью обобщения опыта, накопленного архивами в последние годы, а также выработки единых подходов к улучшению работы с организациями.
Это особенно важно в условиях продолжающегося реформирования системы государственного управления и местного самоуправления, изменения организационно-правовых форм предприятий и организаций. В связи с этим Стратегией развития архивного дела в Ставропольском крае до 2020 года признано одним из приоритетных направлений улучшение качества комплектования архивов для повышения информационного потенциала Архивного фонда Ставропольского края.
При этом определяющее значение в решении возникающих проблем принадлежит экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов, которой проводится целенаправленная работа по уточнению списков источников комплектования архивов, а также оптимизации состава документов, образующихся в их деятельности.
В целях повышения эффективности работы комиссии и совершенствования отбора на архивное хранение документов организаций комитетом Ставропольского края по делам архивов разработан административный регламент исполнения государственной функции по утверждению описей документов постоянного хранения и согласованию описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению архивных дел, не подлежащих хранению. Регламент определяет как сроки и последовательность административных процедур (действий), так и порядок взаимодействия с организациями, в том числе с использованием современных информационных технологий.
Одновременно совершенствуются формы работы ЭПК. На наш взгляд, продуктивным является проведение выездных заседаний комиссии с участием руководителей муниципальных образований и представителей организаций-источников комплектования муниципальных архивов. Улучшению качества подготовки документов, представляемых на рассмотрение ЭПК, способствует также приглашение на заседания комиссии руководителей архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов.
Реализуя задачи по дальнейшему повышению информационного потенциала и оптимизации Архивного фонда Российской Федерации, комиссия уделяет особое внимание уточнению списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
Важно отметить, что в Ставропольском крае практически завершено выведение из списков организаций, изменивших форму собственности. Обязательным условием их исключения из списков являлась передача на архивное хранение документов бывших государственных структур.
Как правило, сегодня архивы комплектуются документами негосударственных учреждений, которые заинтересованы в развитии сотрудничества. Так, краевые государственные архивы работают с промышленными, финансовыми, профсоюзными организациями, региональными отделениями политических партий, общественных движений и объединений, муниципальные архивы – главным образом с сельскохозяйственными организациями.
Эта работа проводится в соответствии с договорами, предусматривающими прием документов на хранение, оказание методической и практической помощи по подготовке нормативных документов в области делопроизводства и архивного дела, проведение на платной основе работ по упорядочению документов. При определении целесообразности заключения договоров изучаются такие вопросы как стабильность деятельности организации, ее влияние на общественно-политическую жизнь края и Северного Кавказа, вклад в развитие экономики, объемы и новизна производимой продукции и оказываемых услуг.
В тоже время, во взаимоотношениях с негосударственными структурами имеются определенные трудности и проблемы. Повышенный интерес к архивам они проявляют, к сожалению, в ходе проведения ликвидационных процедур, при решении вопросов упорядочения и передачи на архивное хранение документов. В связи с этим архивами отдается предпочтение выборочному повидовому приему документов, отражающих основные направления деятельности этих организаций. Например, в составе фондов сельскохозяйственных предприятий поступают экспликации земель, структура посевных площадей, основные показатели производственной деятельности и анализ их выполнения, агрономические и ветеринарные отчеты и др.
Анализ свидетельствует об увеличении объемов работ с федеральными организациями. При этом развивается взаимодействие с федеральными структурами как в рамках заключенных трехсторонних соглашений о сотрудничестве, так и действующей на территории края сетью налоговых органов, судов и других организаций. В частности, из 48 организаций, с которыми заключены соглашения, следует особо отметить главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ставропольскому краю, управление Федеральной службы судебных приставов, следственное управление Следственного комитета Российской Федерации по Ставропольскому краю, управление Федерального казначейства и др. С 2010 года также развивается сотрудничество со структурами, созданными по Северо-Кавказскому федеральному округу – межрегиональной инспекцией Федеральной налоговой службы, Северо-Кавказским таможенным управлением и др.
Федеральным организациям оказывается необходимая методическая и практическая помощь в проведении экспертизы ценности документов и упорядочении документов, подготовке инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях. В целях повышения эффективности и качества работы с документами, территориальные органы предпочитают включать в состав экспертных комиссий представителей государственных архивов.
В настоящее время проводится значительная работа по отбору на постоянное хранение документов мировых судей и федеральных судов общей юрисдикции (участки мировых судей включены в списки источников комплектования, районные суды – нет). В связи с этим предстоит изучить 2 миллиона уголовных, гражданских и административных дел мировых судей; в судах общей юрисдикции - более 600 тысяч аналогичных дел. Это требует не только значительных затрат времени, но и определенных навыков, опыта работы с данными видами документов.
Наряду с этим мы сталкиваемся также с вопросами дублирования информации в фондах федеральных органов государственной власти и их территориальных структур. Так, например, в Управлении Судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации и районных судах одновременно откладываются на постоянное хранение штатные расписания, годовые планы и отчеты, обзоры судебной практики, подлинники и копии судебных решений, приговоров и других судебных актов. Повторяемость информации отмечается также в Управлении Федеральной налоговой службы России по Ставропольскому краю и межрайонных инспекциях – подлежит постоянному хранению планово-отчетная и статистическая документация, сметы доходов и расходов, уведомления о бюджетных ассигнованиях из федерального бюджета, документы аудиторских проверок. В связи с этим, на наш взгляд, представляется целесообразным глубокое, всестороннее изучение вопроса и выработка единых подходов по уточнению  списков источников комплектования архивов и определения форм приема документов от организаций.
Серьезной проблемой является также то, что отдельные федеральные структуры под разными предлогами отказываются от сотрудничества с архивной службой. Главным образом это организации, в которых документы хранятся с превышением установленных сроков. Среди них территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по Ставропольскому краю (документы находятся с 1985 года, в том числе Всесоюзной переписи населения 1979 года, практически все в неупорядоченном состоянии); прокуратура Ставропольского края (с 1988 года), Главное управление Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ставропольскому краю (с 1998 года). В целом по Ставропольскому краю в федеральных структурах насчитывается около 25,5 тыс. дел, хранящихся в организациях сверх установленного срока.
Для решения указанных проблем, по мнению комитета Ставропольского края по делам архивов, важное значение имеет подготовленный Федеральным архивным агентством проект федерального закона о совершенствовании разграничения полномочий Российской Федерации и ее субъектов в части передачи полномочий Российской Федерации в области архивного дела органам государственной власти субъектов Российской Федерации по комплектованию документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами территориальных органов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, федеральных организаций, расположенных на территории субъектов Российской Федерации, организации их хранения, учета и использования в государственных архивах субъектов Российской Федерации.
Характеризуя деятельность ЭПК, необходимо отметить увеличение объемов работ по утверждению и согласованию описей документов. При этом остается стабильным количество управленческой документации государственных учреждений, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, - ежегодно составляет практически 4 тысячи дел. Вместе с тем, наблюдается сокращение объемов документов в негосударственных организациях. В 2008-2010 годах в состав Архивного фонда Российской Федерации включено около 1 500 ед. хр. личного происхождения и аудиовизуальных документов, в том числе фото и видеодокументы на электронных носителях.
В целях повышения информативности описей архивами Ставропольского края в последние годы проводится значительная работа по их усовершенствованию и переработке - за последние 3 года ЭПК утверждены описи на 47 тыс. дел. Этому направлению уделяется особое внимание в связи с тем, что в ходе работы одновременно обеспечивается перевод описей в электронный вид и таким образом дополнительно решаются задачи наращивания информационной полноты автоматизированной базы данных «Архивный фонд».
В связи с массовым внедрением с этого года органами государственной власти Ставропольского края электронного делопроизводства и документооборота в приоритетном порядке решаются также вопросы регламентации комплектования ведомственных архивов электронными документами, их учета и сохранности, а также преемственности автоматизированных систем «Дело», «Архивное дело», «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», что позволит обеспечить эффективный государственный учет электронных документов.
В ходе внедрения электронного документооборота и реализации Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», предусматривающего предоставление архивных сведений в форме электронных документов, повышенное внимание уделяется  своевременному внесению изменений в инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и положения об архивах организаций-источников комплектования. При этом все острее ощущается потребность приведения в соответствие с современными требованиями отраслевых Перечней документов и утверждения Перечня видов управленческих документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Предлагается также ускорить утверждение и внедрение Правил работы архивов организаций.
Учитывая особую значимость совершенствования работы архивов с организациями и решения актуальных проблем комплектования, считаем целесообразным обобщение накопленного опыта и разработку соответствующих рекомендаций.

 

Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83