Тема: «Новые аспекты работы с организациями по вопросам

комплектования  ГУ «Центр хранения архивных

документов в г.Шахты Ростовской области» в период

социально-экономических  реформ»

 

Работа по организации и ведению списков  учреждений, организаций и предприятий-источников комплектования архивов всегда имела особую актуальность. Прежде всего, потому, что определение состава организаций, создающих ценную документальную базу по истории того или иного района, города и отнесение этих организаций к числу источников комплектования архивов – один из определяющих и важных задач полноценного формирования Архивного фонда Российской Федерации.
Необходимость переработки ранее действовавших списков источников комплектования была продиктована глубокими экономическими и социальными изменениями, произошедшими в стране, появлением и развитием большого числа негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ, а также принятии в РФ и ее субъектах законодательных актов по архивному делу, создавших новую правовую основу взаимоотношения государственных и муниципальных архивов с организациями и предприятиями всех форм собственности.
С началом социально-экономических реформ началось изучение вновь возникших организаций, их статуса, состава документов и возможности включения их в списки. Первоначально список источников комплектования значительно увеличился, а затем из него были исключены многие реструктуризованные  организации. Постепенно началось включение в список новых негосударственных структур, заключение с ними договорных отношений. Проводилась также постоянная работа по изучению функций, задач, состава документов вновь образованных органов государственного управления, территориальных органов федеральной исполнительной власти и включение их в список. При изучении документов организаций и учреждений, имеющих подведомственную сеть, учитывалась поглощенность информации и ее дублирование в фонде вышестоящей организации.
Работа по пересмотру источников комплектования проводилась на основе списка учреждений-источников комплектования районных  и городских    архивов.      В    1999    году    Росархивом    были    разработаны
«Рекомендации     по     организации      и      ведению    списков     учреждений, организаций   и   предприятий-источников комплектования государственных и
муниципальных архивов», в которых изложены основные вопросы правового обеспечения, организации и методики работы в современных условиях. В работе по формированию списков источников комплектования «Рекомендации…» оказали и оказывают значительную помощь.
При формировании списков источников комплектования негосударственных и общественных организаций проводилась и проводится работа по заключению договоров архивных учреждений с этими организациями. После внедрения Регламента государственного учета списки  источников были уточнены, выделены источники негосударственной формы собственности, как имеющие договорные отношения с  архивом, так и не имеющие договорных отношений, но хранящие документы государственной части Архивного фонда РФ. В списке источников представлены бывшие государственные предприятия, ставшие акционерными обществами, вновь образованные негосударственные структуры, учтены отдельно и организации, чьи министерства и  ведомства заключили соглашение с Росархивом.
Центром были учтены объемы создаваемой в организациях документации, возможность создания экспертных комиссий и ведомственных архивов. Проведен сбор сведений по истории каждой организации. Анализ полученного материала и дал основания для определения организаций-источников комплектования.
Еще в 90-е годы началась работа по включению в список источников комплектования большой группы «неустойчивых» источников, в практике работы ранее такого прецедента не было. И хотя многие из них из-за финансовых трудностей отказывались от сотрудничества с архивом, все же решено было продолжить работу с ними.
Учитывая происходящее во многих учреждениях сокращение документооборота и снижение качества документирования, более осторожно применялся при оценке качества отбора документов и описей критерий «полноты состава документов», особенно в работе с негосударственными структурами.
Экспертно-проверочная комиссия комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области, работая в тесном сотрудничестве с архивами, и, в том числе с Центром считала возможным разнообразить формы
выборки документов: принимать, например, от небольших организаций комплекс документов раз в три года, объясняя отсутствие документов за  какой-либо год в справке организации или в заключении эксперта, отказаться от формального подхода к комплектованию.
При  формировании списков источников комплектования было необходимо учитывать такие факторы, как ликвидация жесткой отраслевой вертикали    управления,   задававшая   особенности  документообразования и
документооборота, изменение состава документов: уменьшение или исчезновение плановой отчетности, статистической, распорядительной документации, появление новых видов  документов, изменение функций и возрастание значения финансовой, банковской документации, изменение роли отдельных категорий организаций в жизни города, а, соответственно, возрастание значения документации, образующейся в них, как источника по истории социально-экономической и общественной жизни города.
Все это означает, что списки источников комплектования должны формироваться непосредственно на местах с учетом конкретных обстоятельств.
Говоря о работе в деле совершенствования качества отбора документов в состав Архивного фонда Российской Федерации нужно отметить, что после определения состава источников комплектования следует определение состава документов, поступающих на госхранение,- основной и сложный этап работы в комплектовании архивов. Результаты этой работы – в виде перечней, описей дел постоянного хранения, номенклатур дел – составляли основную часть материалов, рассматриваемых экспертно-проверочной комиссией. Не всегда при отборе документов организаций на госхранение использовались имеющиеся примерные и индивидуальные номенклатуры дел, нередко количество дел, отбираемых  и включаемых в описи, оказывалось в несколько раз меньше ожидаемого, зачастую отсутствовали основные документы деятельности организации, хотя  потом эти дела иногда находились при отборе за последующие годы и включались в поздние разделы описей, создавая путаницу в учете. Важнейший вопрос, который должен быть в центре работы экспертно-проверочной  комиссии – это подготовка и рассмотрение номенклатур дел организаций и предприятий, особенно впервые включенных в списки источников комплектования архивов, поскольку в отсутствии ведомственных перечней только в номенклатуре находили реальное отражение новые виды документов и определялись предварительно сроки хранения.
После проведения необходимой подготовительной, организационной работы, изучения состава документов  новых  видов  организаций вопрос об отнесении их к числу источников комплектования решался на заседаниях экспертно-проверочной комиссии.
Вопросы  отнесения новых организаций к источникам комплектования, отбора конкретных видов документов на госхранение решались в каждом случае индивидуально, так как изменялись некоторые критерии ценности. Куда больше, чем прежде, имели значение масштаб деятельности организаций, их конкурентоспособность, новизна производимой продукции, услуг, сумма продаж продукции (услуг) и др.
При  составлении списков приходилось руководствоваться и новыми критериями, возникшими при переходе к рынку и непосредственно влияющими на качество создаваемых документов и организацию комплектования, в первую очередь, критерием «рентабельность» работы.
Большинство шахт угольного бассейна области, входящих в акционерные общества «Ростовуголь» и «Гуковуголь», были нерентабельны и подлежали реструктуризации. Этот процесс нашел отражение в документах акционерных обществ, а сами шахты как источники комплектования утратили свое значение.
Была продолжена работа по изучению деятельности кооперативов.
Некоторые кооперативы из социально-культурной сферы не дали согласия на сдачу документов на госхранение.  Позиция работников этих кооперативов во многом определялась тем, что они (работники) только что вышли из рамок государственного диктата и цензуры творческой деятельности и это обстоятельство вызывало недоверие к любым государственным структурам, в том числе и архивным, возникали опасения, что архивы монополизируют права на их авторскую, творческую документацию, и ее будет невозможно использовать. Документы кооперативов, специализирующихся в области бытового обслуживания, торговли, посреднической деятельности не имели ценности, так как это, в основном, бухгалтерские документы, и их документация могла приниматься на государственное хранение в составе государственных организаций, которые в той или иной мере и форме их контролировали.
В государственных структурах, созданных в 90-е годы, на госхранение отбирались новые по содержанию документы, характеризующие распределение собственности, состояние земельных ресурсов, решение социальных проблем, проблем трудоустройства, миграции населения, отражающие уровень материально-технической оснащенности структур, финансово-экономическую деятельность, происходящие изменения в экономической, политической и социальной жизни. Это документы по приватизации и акционированию, о создании муниципальных предприятий, о проведении  аукционов, договоры аренды, документы об охране окружающей среды.
В акционерных обществах на хранение отобраны все виды документов, характеризующие процесс их создания (протоколы собраний акционеров, заседаний правления, учредительные документы, списки акционеров, договорные, аналитические и учетные документы). Состав включаемых в опись документов был далеко не однороден, что вызвано как особенностью каждой организации, так и коммерческой тайной.
В связи с реорганизацией в 90-е годы системы управления, созданием новых   государственных   и   возникновением   негосударственных   структур,
на ведомственном хранении оказались документы новых организаций, возникли    новые    группы    документов    негосударственных  организаций
(положения, уставы, договоры, соглашения, протоколы, программы прогнозы, аналитические справки, методические рекомендации, тексты докладов и выступлений, отчеты о командировках, сведения о материально-технической базе новых учреждений системы, различная переписка, раскрывающая характер деятельности структур и т.п.). Вновь созданные и преобразованные структуры перестали заботиться о сохранности документов.
Изучив опыт работы архивных учреждений других краев и областей (в частности, Краснодарского края), а также положение о сохранности документов на предприятиях и в организациях различных форм собственности, Центр начал проводить работу в трех направлениях.
Первое  -  выявление и прием документов ликвидированных, не имеющих правопреемных, реорганизованных, приватизированных предприятий и организаций.
Второе  направление   -   прием документов по личному составу от бюджетных организаций.
Третье направление работы архива     -  прием документов от действующих предприятий и организаций, где их сохранность должным образом не обеспечена.
Из-за постоянных структурных преобразований часть их документов была утрачена, поэтому в связи с очередной реорганизацией на госхранение передавали документы не в полном объеме.
В заключение нужно отметить, что в период проведения социально-экономических реформ требуется не только новое теоретическое осмысление, концептуальные и методические разработки, но и принятие конкретных мер, направленных на решение правовых, организационных, методических и практических задач формирования Архивного фонда РФ.
В постоянном развитии нуждается работа с негосударственными структурами по установлению с ними договорных отношений, решению вопроса отбора документов, образующихся в их деятельности, на постоянное хранение. 
К сожалению, архивистам приходится противостоять беспечному отношению к документам со стороны ликвидируемых или преобразованных структур, стараясь сохранить их для истории. Но, не всегда мы получаем ожидаемый     результат. Большое количество документов было утрачено из-за нерадивого отношения руководителей,   аварий,   пожаров   и неправильного
хранения. Тем, не менее, усилиями нашего Центра Архивный фонд Ростовской   области   пополнился   значительным   количеством документов
государственных и негосударственных учреждений, которые получили соответствующую   научно-техническую   обработку,    описание   и   хранение.

 

Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83