Организация приема документов в государственные архивы
Волгоградской области

 

В соответствии с Федеральном Законом от 22 октября2004 г. № 125-Фз «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Волгоградской области от 30 декабря2009 г. № 981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области», одной из основных задач деятельности Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской  области является определение состава учреждений, организаций  и предприятий , граждан, создающих архивные документы, имеющие научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, и отнесение их к числу источников комплектования  Архивного фонда  Российской Федерации, Архивного фонда Волгоградской области.
Нормативно-методической  основой для определения состава организаций, включаемых в списки источников комплектования, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом  Министерства культуры  и массовых коммуникаций  Российской  Федерации от 18 января 2007.
№ 19.
Для государственных архивов и архивных учреждений  муниципальных образований Волгоградской области  Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области  разработаны :
Методические рекомендации по организации и ведению  списков  учреждений, организаций и предприятий – источников  комплектования государственных архивов Волгоградской области (согласовано ЭПМК от   26 ноября  2010  № 11);
Методические рекомендации по составлению и ведению списков источников комплектования архивных учреждений муниципальных образований Волгоградской области  (согласовано ЭПМК от 30 ноября2007 г. № 10).
В списки источников комплектования государственных архивов  и муниципальных архивов  Волгоградской области  включаются:
 государственные органы и органы местного  самоуправления;
организации и граждане, в процессе  деятельности  которых образуются документы Архивного фонда  Российской Федерации, Архивного фонда Волгоградской области.
Негосударственные  организации и граждане включаются в списки на основании договора.
Архивы ведут списки организаций – источников комплектования по установленной форме.
По состоянию на 1 апреля 2011 года в списки источников комплектования государственных архивов включено  279  организаций и  46 собственников   держателей личного происхождения.
От организаций – источников комплектования принимаются документы на госхранение по истечении сроков временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации. От государственных организаций архивные документы принимаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния.
Документы Архивного фонда Волгоградской области  принимаются в  государственные архивы по утвержденным ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области  описям дел.
Архив рассматривает и готовит к утверждению ЭПМК:
 описи дел, документов  постоянного срока  хранения документов, образовавшихся в деятельности его источников комплектования,
акты о неисправимых повреждениях документов,
       документы . находящиеся в частной собственности, которые  оформляются договором между собственником и владельцем .
Прием дел производится поединично. На каждом  экземпляре описи дел делаются отметки о приеме архивных документов в архив. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, который составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой в организации-источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел.
При первичной передаче архивных документов от организаций- источников комплектования принимается историческая справка о фондообразователе, в которой указаны сведения об изменении в названии, функциях, структуре организации.
Прием документов на госхранение в архивы осуществляется в соответствии  с планом работы. С организациями согласовывается период (квартал), в течение которого должна проводиться передача документов. Внеплановый прием документов Архивного фонда Волгоградской области, сроки временного хранения
которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации или реорганизации без правопреемственности документов.
 За 2009 - 2010 гг. были приняты документы 145 организаций (24877 ед. хранения) в связи с ликвидацией и реорганизацией, из них 135 фондов (22833 ед. хранения) документов по личному составу.
Так в 2009 году реорганизовано  Управление социальной защиты населения Администрации Волгоградской области (ликвидация районных отделов),  Комитет по здравоохранению Администрации Волгоградской области, Управление Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Волгоградской области  в форме присоединения к Управлению Федеральной службы государственной регистрации кадастра и картографии по Волгоградской области и переданы документы постоянного срока хранения на момент реорганизации и другие.
За 2010 год в государственные архивы Волгоградской области принято на хранение  164 фонда, что составляет 25286 ед.  хранения.
Практикуется досрочный прием документов от общественных объединений: политических партий, общественных организаций. Это обусловлено необходимостью предотвратить возможную потерю информации вследствие отсутствия места хранения и неправильного обращения с документами.
По договору  документы общественных организаций и политических партий  при передаче на госхранение переходят в собственность государства.
Общественные организации и политические партии  передают на хранение документы  не ежегодно, а один раз в 2-3 года. В течение этого периода необработанные документы хранятся в организациях,  научно-техническая обработка происходит перед передачей на госхранение. Архивисты вместе с членами экспертных комиссий общественных организаций проводят экспертизу ценности и отбирают документы для дальнейшего хранения. Сотрудники архива оказывают бесплатную помощь по научно-технической обработке документов большинству общественных организаций.
По состоянию на 1апреля 2011г. в госархивах на хранении  110 фондов общественных организаций, 44256  ед.хр., в том числе – 4 политические партии.  
В фондах общественных организаций и  политических партий представлены следующие документы: уставы, протоколы конференций, пленумов, заседаний президиумов, бюро, советов, справки, обращения, статьи в местной печати, переписка, анкеты, списки членов организации, документы о выдвижении кандидатов на выборы разных уровней (протоколы собраний группы поддержки, агитационные материалы) и др.
На хранении в архиве имеется коллекция наглядной агитации по выборам депутатов Государственной, областной Думы, Главы Администрации Волгоградской области, мэра г. Волгограда (32 ед.хр. за 1995-2009гг),  документы для этой коллекции (листовки, плакаты, брошюры, календари, буклеты)  сотрудники
 ГУ ЦДНИВО собирали самостоятельно в избирательных штабах кандидатов, областных отделениях партий и движений.
Также осуществляется досрочный прием документов Архивного фонда Волгоградской области на платной основе при наличии свободных площадей. Стоимость   услуги  рассчитывается исходя из прейскуранта свободных цен.
Одним из важных направлений деятельности является пополнение Архивного Фонда Волгоградской области документами личного происхождения. Документы личного происхождения принимаются на хранение на безвозмездной основе.
Составляется  список держателей личных фондов, документы которых подлежат передаче на госхранение и утверждается  экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
Сотрудники отдела комплектования постоянно проводят работу по выявлению, установлению контактов и ведению переговоров с новыми владельцами  личных фондов. Это известные и интересные люди, представители различных областей деятельности: учёные, партийные и комсомольские деятели, политологи, представители общественных организаций, участники и ветераны Великой Отечественной войны.
Основными критериями включения в список держателей личных фондов являются:
- вклад гражданина в развитие  Волгоградской области науки, культуры;
- его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества.
Сотрудники отдела комплектования постоянно следят за событиями научной и культурной жизни региона и их участниками. Поиск держателей личных фондов  трудная и кропотливая работа. Используются различные формы и методы: направление информационных писем, деловые контакты с организациями-источниками комплектования, личные связи. Наиболее эффективные результаты дают личные связи и контакты с держателями личных фондов. После установления контакта с держателями личного фонда и в случае положительного исхода переговоров проводится первичная экспертиза ценности документов.  Готовится заключение об отнесении физического лица к возможным источникам комплектования архива, в котором указывается фамилия имя  отчество владельца документов, характеристика деятельности, характеристика документов, выводы о целесообразности отнесения данного физического лица к источнику комплектования, перспективы использования его документов.
Ранее документы от держателей личных фондов принимались по заявлению владельца документов.  Правила (М. 2007г.) определили новый порядок приёма документов от держателей личных фондов – по договору. Регистрация договоров ведётся отделом комплектования в журнале регистрации договоров.
Документы передаются держателями личных фондов по договору  дарения. В договоре четко определяются права и обязанности каждой из сторон. Владелец имеет право обозначить особые условия использования документов и возможность доступа пользователей к документам: оставить за собой право публикации документов на определенный срок; ограничить или запретить использование всех или некоторых документов на определенный срок, указав формы ограничения использования (публикация, выдача в читальный зал). В основном владельцы устанавливают  открытый доступ к документам. Случаев ограничения в использовании не было.
После заключения договора проводится первичная экспертиза ценности документов совместно с собственником с целью отбора документов на хранение. Сотрудник составляет сдаточную опись и заключение о составе, объёме и значимости документов держателя личного фонда. Сдаточная опись и заключение рассматриваются на заседании ЭМК архива, ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области. Принятые документы учитываются в книге учёта поступлений документов личного происхождения в отделе комплектования.
Экспертиза ценности и научно-техническая обработка проводится сотрудниками отдела комплектования. Состав личных фондов отличается типовым и видовым многообразием документов (письменные документы, личные документы, типографские издания, чертежи, фотографии и т.д.). Дела в описи располагаются в
 соответствии с принятой схемой систематизации,со следующими разделами: рукописи, научные труды, личные документы, документы о фондообразователе, документы собранные фондообразователем, фотографии.
К описям документов личного происхождения составляется научно-справочный аппарат: титульный лист, предисловие, оглавление. В предисловии указываются биографические сведения о владельце документов личного фонда, сведения о составе и особенностях документах. Описи документов личного происхождения рассматриваются и утверждаются на заседании ЭПМК Комитета по управлению архивами. После окончания работ составляется акт приема на хранение архивных документов личного происхождения. После этого производится передача документов на государственное хранение.
С2009 г. по 2011 год в государственные архивы Волгоградской области принято 1670 ед. хранения от держателей личных фондов, которые сформированы в 9 архивных фондов .
В архивы передано на государственное хранение коллекции документов личного происхождения (всего – 2223 ед.хр.). Агашина М. К., Селезнев П. И., Загорулько М. М., Л.Я Щепоткина Н.К., Шкурский А.П., Диденко П.А., Заднепровский Р.П., Тупицын А.Н., Цыганков А.В., Куликов О.А., Тимофеев В.И., Исупова Н.А., Хмельков А.И., Кулик –Павский В.А.
13 января 2011 в читальном зале ГУ «Государственный архив Волгоградской области» в рамках ХIII  Всероссийского конкурса – фестиваля «Святая Русь» состоялась торжественная встреча, посвященная памяти выдающегося просветителя, педагога – историка, общественного деятеля, Ивана Григорьевича Тинина  в связи с передачей его документов на государственное хранение.
В мероприятии приняли участие митрополит Волгоградский и Камышинский Герман, историки, краеведы, филологи,  представители  Администрации Волгоградской области и Администрации Волгограда, директора государственных и муниципального архивов, деятели искусства и культуры, студенты, журналисты.  
В фойе ГУ «Государственный архив Волгоградской области» была организована выставка по материалам личного фонда И.Г. Тинина «От терний к звездам»: И.Г. Тинин: учитель, просветитель, общественный деятель». На выставке были представлены фрагменты из книги Ивана Григорьевича, газеты и журналы с его статьями, фотографии, геральдический альбом, составленный Тининым, книги из личной коллекции. По выставке для участников встречи   была проведена экскурсия.
После экскурсии в читальном зале архива состоялась встреча с теми, кто лично знал Ивана Григорьевича.
 В связи с празднованием  65-й годовщины Победы в  Великой Отечественной войне был создан «Объединенный архивный фонд» «В веках бессмертны имена». В числе последних поступлений можно назвать документы участников и ветеранов Великой Отечественной войны Федотова Николая Степановича,  Лихолай Александры Ивановны, Пахомовой Лидии Яковлевны. Документы представляют интерес для изучения  истории Великой Отечественной войны, для изучения общественной жизни Волгоградской области.
Активное участие  архивы принимают в акции «Наша общая Победа», реализуемой в рамках областного проекта «66 часов до Победы",  все полученные видеоматериалы  ВОООО «Федерация детских организаций» передаст на государственное хранение.
Работа по сбору и упорядочению документов личного происхождения продолжается. Список лиц постоянно уточняется и дополняется.
В 2010 году в государственные архивы Волгоградской области поступило 14392 ед. хранения документов по личному составу, было сформировано 72 фонда.
Договоры  о приеме - передаче документов с конкурсными управляющими ликвидируемых предприятий и организаций заключаются при предъявлении ими письма Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области о необходимости обращения для передачи документов в архив и документов о ликвидации предприятия (решение Арбитражного суда, протокол организации о ликвидации).
По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел по личному составу по установленной форме. Опись подписывается составителем  и согласовывается с экспертной комиссией архива  экспертно-проверочной комиссией Комитета. По итогам приема передачи документов по личному составу составляется акт приема передаче документов, к которому прилагаются описи дел, подписанные конкурсным управляющим, председателем ликвидационной комиссии, историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи указатели,  списки  сокращенных слов.
При приеме документов возникает ряд проблем. Одна из них – неполнота сдаваемых документов.   Практически  в каждом фонде отсутствует часть документов, что крайне затрудняет работу архивистов по исполнению запросов и порой не позволяет в полной мере подтвердить стаж обратившихся граждан или  размер заработной платы. В некоторых случаях это связано с причинами, не зависящими от работы конкурсных управляющих (документы были ранее затоплены или часть из них сгорела), а иногда конкурсные управляющие просто не полностью исполняют обязанности по приему документов от организаций, что ведет к их утрате.
Например, в 2010г. мы столкнулись с тем, что документы ОАО   «Волгоград-Лада»   не  были сданы в полном объеме.  По распоряжению бывшего директора при проведении предварительной  экспертизы ценности документов главный хранитель Кан Н.А. не получила доступа ко всем  хранящимся  документам.     Передача документов велась поэтапно в течение двух месяцев.    В результате , не все документы по личному составу  были сданы в архив - при работе   по заявлению гражданина Волкова В.В.  было обнаружено, что его лицевые счета на хранение не переданы. Помощник  конкурсного управляющего Маркова В.Г. не отрицал того, что   не все документы были переданы на хранение в архив,   обещал о дополнительной сдаче документов.  До настоящего времени документы не поступили на государственное хранение.
Иногда причиной неполной сдачи документов в архив становится, на наш взгляд, нежелание  конкурсных управляющих производить полную оплату за хранение документов. Свою задачу они видят  только в получении акта приема-передачи документов, который необходимо предъявить в Арбитражный суд.   А полнота состава сдаваемых документов в акте не отмечается.
Еще одна причина – отсутствие финансовых средств у конкурсных управляющих (со слов самих к/управляющих) на оплату хранения документов по личному составу.
Нельзя не отметить недостаточное качество проводимой научно-технической обработки документов.
Нередко научно-техническая обработка, организованная конкурсным управляющим, проводится  неправильно. Так, например, документы предприятия «Прикаспийбурнефть»  в процессе систематизации были разбиты на 15 фондов, соответственно по 15 фондам и был составлен научно-справочный аппарат, что крайне  затрудняет работу по исполнению справок социально-правового характера. Вопросы, касающиеся  систематизации документов, должны быть согласованы с архивом и ,естественно, соответствовать существующим Правилам.
На сегодняшний день одной из самых актуальных остается проблема брошенных архивов.  В настоящее время выявлены более 50 архивов ранее ликвидированных организаций.
В 2009-2010гг. на хранение в ГУ «ГАДСПЗГВО»  поступили 3253 ед.хр. документов по личному составу 6 брошенных архивов, в т.ч.: ООО «Волгоградпусконаладка», ОАО «Волгоградский рейд «Волголесосплав», АОЗТ «Керамик», ООО «ВМУ-2 Южсантехмонтаж», ТОО «Завод железобетонных изделий», ОАО «Нижневолжское монтажное управление «Гидроэлектромонтаж». Документы , как правило, приходится    доставлять   в архив  своими  силами    и проводить научно-техническую обработку самим сотрудникам архива. Это процесс очень трудоемкий.  Он включает в себя : проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов, проведение экспертизы ценности, обеспыливание, полистный просмотр документов и уточнение их фондовой принадлежности ( так, при проведении экспертизы ценности АОЗТ «Керамик» были обнаружены документы по личному составу ОАО «Волгоградский рейд «Волголесосплав»), формирование дел из россыпи, составление заголовков дел, нумерацию листов в делах, подшивку, составление описей и т.д. К сожалению,  при проведении НТО брошенных архивов у сотрудников архива нет возможности составить достоверные справки о переименованиях предприятий, по этой причине архив не может давать заявителям компетентные консультации.
На упорядочение документов «бесхозных архивов» в 2009-2010гг. сотрудниками архива было потрачено свыше 400 чел./дн.    В настоящее время, в связи с большой загруженностью сотрудников по исполнению справок социально-правого характера  и увеличением срока исполнения запросов, у архива нет возможности вести прием документов по личному составу брошенных архивов. Да и законных оснований для этого нет, т. к.  мы должны принимать документы, а не подбирать.
Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области  регулярно обращается в Прокуратуру области, теперь  уже в  полицейские  органы  области по розыску документов, отсутствующих должников.
В связи с возникшими проблемами (уже озвученных мною) в регионе 9 февраля текущего года состоялось совещание, проводимое Нижне - Волжским управлением Росохранкультуры  по вопросу приема документов по личному составу ликвидируемых организаций. Были заслушаны выступления председателя Комитета по управлению архивами, представителей Отделения Пенсионного фонда РФ по Волгоградской области, Арбитражного суда Волгоградской области, управления юстиции по Волгоградской области, Прокуратуры Волгоградской области, Главного управления внутренних дел по Волгоградской области, саморегулируемых  организаций арбитражных управляющих. Было принято решение, которое находится на контроле и опубликовано в газете архивистов Волгоградской области «Вести из архивов».
Даже в таком вопросе, как прием документов на государственное хранение вопросов больше, чем ответов.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83