Тема сообщения: «Актуальные вопросы взаимодействия
ОГУ «Государственный архив современной документации Астраханской области»
с организациями-источниками комплектования»

 

Одной из основных задач Областного государственного учреждения «Государственный архив современной документации Астраханской области» (далее - ОГУ «ГАСД АО») является качественное комплектование Архивного фонда Астраханской области, через оказание организационно-методической и практической помощи организациям – источникам комплектования ОГУ «ГАСД АО» по вопросам постановки делопроизводства, формирования материалов Архивного фонда и ведомственного хранения документов до передачи их на государственное хранение.
В целях выполнения основной задачи отдел комплектования документами Архивного фонда Астраханской области ведет многогранную работу с организациями. В Список № 1 учреждений, предприятий и организаций – источников комплектования  ОГУ «ГАСД АО» входят 65 организаций различных форм собственности (в т.ч. государственной – 18, негосударственной -47). Большинство из них – общественные организации. Комплектование документами Архивного фонда Астраханской области является одним из важнейших направлений деятельности ОГУ «ГАСД АО», поскольку АФ должен постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.
Отдел комплектования документами Архивного фонда Астраханской области ОГУ «ГАСД АО» работает с организациями – источниками комплектования по следующим направлениям:
- оказание методической и практической помощи в подготовке номенклатуры дел, положения об экспертной комиссии, положения об архиве организации, инструкции по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу;
- оказание методической и практической помощи в составлении и ведении учетных документов архива;
- ежегодное проведение совещаний-семинаров по составлению паспорта архива учреждения;
- оказание методической помощи в проведении проверки наличия и состояния дел, хранящихся в архивах организаций – источников комплектования государственного архива, в работе по подготовке к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- консультирование работников делопроизводственных служб и архивов организаций;
- информирование организаций по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
Тем не менее, несмотря на всю помощь, оказываемую сотрудниками архива, возникает ряд проблем во взаимодействия ОГУ «ГАСД АО» с организациями-источниками комплектованиями. Это невыполнение договорных обязательств со стороны организаций, нарушение нормативных требований.
Нарушение сроков предоставления документов в архив в упорядоченном состоянии, отсутствие в некоторых организациях согласованных инструкций по делопроизводству, положений об архивах и об ЭК, номенклатур дел.
Несмотря на то, что нами ежегодно проводятся совещания-семинары с представителями организаций-источников комплектования по оказанию методической и практической помощи в составлении и ведении учетных документов ведомственного архива, имеет место нарушение сроков предоставления паспортов архивов организаций, допускают ошибки при составлении учетных документов.
Во многих общественных организациях отсутствуют ответственные за делопроизводство и архив, так как в штате числится только один человек, который, в одном лице исполняет обязанности руководителя, бухгалтера, секретаря и ответственного за делопроизводство.
В связи с отсутствием помещений под архив и соответствующих условий хранения (примерно 40% организаций), ОГУ «ГАСД АО» вынуждено осуществлять прием документы постоянного срока хранения, ранее установленного срока ведомственного хранения документов.
Проще выстроить работу с учреждениями федерального подчинения, так как помимо архива, к ним предъявляются требования со стороны вышестоящих структур по организации документооборота. В список источников комплектования ОГУ «ГАСД АО» включено 3 организации федеральной собственности: Управление Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору в Астраханской области, Управление федеральной службы в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций в Астраханской области и Управление федеральной почтовой связи Астраханской области  - филиал ФГУП «Почта России».
В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академией наук для устранения данных проблем необходимо:
- активизировать работу по предоставлению организациями-источниками комплектования согласованных инструкций по делопроизводству, положений об архивах и об ЭК, номенклатур дел и паспортов архивов организаций;
- принять все меры по своевременному упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу организаций-источников комплектования ОГУ «ГАСД АО»;
- ликвидировать задолженности по передаче в ОГУ «ГАСД АО» документов постоянного хранения;
- соблюдать периодичность проведения проверок, повысить их качество и информативность.
В целом хотелось бы отметить, что работа с организациями, являющимися источниками комплектования архива, имеет свои трудности, однако положительный результат работы с организациями, в большей мере, зависит от того, насколько руководители организаций понимают важность сохранения документов, которые являются историческим наследием и служат ценными источниками информации для исследователей.
Официальный сайт Федерального архивного агентства Портал Архивы России Федерального архивного агентства Сайт Солдат.ru Официальный сайт Министерства культуры Российской Федерации Официальный сайт Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела Портал государственных и муниципальных услуг Выборы Президента России
© 2011 - 2022 Правительство Ростовской области
факс 244-09-83